Jak obciążyć podwykonawcę kosztami ubezpieczenia - refaktura, faktura ZW, czy nota obciążeniowa

Wystawienie faktury ze stawką „ZW” nie będzie w przedstawionej sytuacji właściwe. Bezpieczniejsze jest obciążenie podwykonawcy kosztami ubezpieczenia notą obciążeniową (księgową).

Odpowiedź na pytanie należy rozpocząć od wyjaśnienia, czym jest refakturowanie. Jest to – jak się przyjmuje – fakturowanie odsprzedaży usług bez doliczania marży. Do odsprzedaży usług dochodzi zaś w przypadkach, o których mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. A więc gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Obciążanie podwykonawców kosztami ubezpieczenia najczęściej nie stanowi odsprzedaży usług, a w konsekwencji nie powinno być dokumentowane fakturami, w tym refakturami. Czynności niepodlegające opodatkowaniu nie mogą być bowiem, co do zasady, dokumentowane fakturami (art. 106a ustawy o VAT). Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 kwietnia 2015 r. (sygn. IPPP3/4512-110/15-2/RD), w której czytamy, że:

(...) w odniesieniu do kosztów ubezpieczenia budowy przeniesionych na poszczególnych podwykonawców należy zauważyć, że Wnioskodawca jako generalny wykonawca budowy jest odbiorcą usługi oferowanej przez ubezpieczyciela. Skoro Wnioskodawca ubezpiecza całą budowę obejmującą również prace wykonywane przez podwykonawców i który jest odpowiedzialny za jej realizację przed inwestorem to uznać należy, że podwykonawcy nie są konsumentami usługi ubezpieczeniowej świadczonej przez firmę ubezpieczeniową. W tej sytuacji wzajemne rozliczenia finansowe pomiędzy Wnioskodawcą a podwykonawcami, części kosztów ubezpieczenia ponoszonych przez Wnioskodawcę nie są wynagrodzeniem należnym z tytułu wykonywanej usługi na ich rzecz. Tym samym czynność polegająca na przeniesieniu odpowiedniej kwoty kosztów ubezpieczenia budowy, nie stanowi odpłatności za czynność określoną w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, a zatem nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. W konsekwencji powyższego Wnioskodawca nie jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT z tego tytułu.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Obciążenie podwykonawcy kosztami ubezpieczenia nie powinno być dokumentowane fakturą.

Najprawdopodobniej taki właśnie przypadek ma miejsce w przedstawionym stanie faktycznym. A więc kosztami ubezpieczenia powinien Pan zapewne obciążyć podwykonawcę, wystawiając mu notę obciążeniową, a nie fakturę. Jak bowiem czytamy w dalszej części cytowanej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 kwietnia 2015 r. (sygn. IPPP3/4512-110/15-2/RD):

(...) dokumentowanie operacji polegającej na przeniesieniu przedmiotowych kosztów ubezpieczenia budowy może odbywać się na podstawie innych dokumentów księgowych, w tym chociażby not księgowych.

Z kolei w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 lutego 2013 r. (sygn. ILPP1/443-1102/12-4/MK) czytamy, że:

(...) przedmiotowa polisa wystawiona jest na Wnioskodawcę, który to uzyska odszkodowanie w przypadku wystąpienia zdarzeń objętych polisą. Konsumentem usługi ubezpieczeniowej jest tu zdecydowanie Spółka, a nie wykonawcy robót. Ponadto, należność za polisę ubezpieczeniową nie jest dokumentowana fakturą VAT, lecz samym dokumentem polisy. W konsekwencji w przypadku tychże kosztów, tj. ubezpieczenia budowy, Spółka może – stosownie do zapisów zawartych umów z wykonawcami – przenosić je za pomocą innego niż faktura VAT dokumentu (np. not obciążeniowych).

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Nota księgowa to uniwersalny dowód księgowy służący dokumentowaniu transakcji, dla których nie przewidziano odrębnych formularzy. Notę księgową wystawia się w celu uznania lub obciążenia kontrahenta z tytułów, które nie dotyczą czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (np. z tytułu obciążenia kontrahenta karami umownymi, z tytułu odsetek od nieterminowej zapłaty itp.).