REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie fakturami i paragonami nieodpłatnej dostawy towarów i nieodpłatnego świadczenia usług

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Piotr Wyrwa
Doradca podatkowy nr 12653
RSM Poland – Audit, Tax, Consulting
Dzięki nam z odwagą spojrzysz w biznesową przyszłość
Dokumentowanie fakturami i paragonami nieodpłatnej dostawy towarów i nieodpłatnego świadczenia usług
Dokumentowanie fakturami i paragonami nieodpłatnej dostawy towarów i nieodpłatnego świadczenia usług

REKLAMA

REKLAMA

Na gruncie VAT opodatkowaniu podlegają tylko takie czynności, które wykonywane są w zamian za wynagrodzenie. Przepisy przewidują jednak od tej zasady dwa istotne wyjątki. Po pierwsze, zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, za odpłatną dostawę towarów uważa się także nieodpłatne przekazanie lub zużycie towarów, po spełnieniu określonych warunków. Z kolei w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT określono przypadki, w których nieodpłatne świadczenie usług jest zrównane z czynnością odpłatną. Zastosowanie tych przepisów w praktyce rodzi wiele wątpliwości. W niniejszym artykule zostało omówione jedno z takich zagadnień problemowych, tj. wymogi dokumentacyjne związane z takim czynnościami.

Na rzecz podatnika – bez faktury

W przypadku gdy czynności wymienione w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT dokonywane są na rzecz innego podatnika VAT, rozważania wymaga to, czy takie czynności powinny zostać udokumentowane fakturami.

REKLAMA

REKLAMA

Wniosek o konieczności wystawienia takiego dokumentu można wysnuć z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, który stanowi, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż. Pojęcie „sprzedaży”, stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, zostało zdefiniowane jako odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Skoro czynności wskazane w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT są traktowane na równi z odpłatną dostawą / świadczeniem usług – można uznać, iż konieczne jest ich dokumentowanie fakturą. Niemniej, całościowa analiza przepisów o VAT prowadzi do zgoła przeciwnego wniosku.

Po pierwsze należy zauważyć, że do 31 grudnia 2012 r. w przypadku czynności wskazanych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT istniał obowiązek wystawiania tzw. „faktur wewnętrznych”, które stanowiły dokument odmienny od „normalnej” faktury. Na mocy nowelizacji wprowadzonej od 2013 r., ustawa o VAT wskazywała już tylko na samą możliwość (a nie obowiązek) wystawienia takiego dokumentu. Wreszcie, od 2014 r. ustawa o VAT milczy na temat „faktur wewnętrznych”. Przepisy nie wskazują również wprost na szczególny sposób dokumentowania czynności nieodpłatnych.

Po drugie należy zauważyć, że w przypadku czynności nieodpłatnych zrównanych z odpłatnymi, podatnicy nie byliby w stanie ująć na fakturze wszystkich obligatoryjnych jej elementów. W szczególności, nie jest możliwe określenie m.in. ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku oraz kwoty należności ogółem (art. 106e ust. 1 pkt 9 i 15 ustawy o VAT).

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że ustawa o VAT nie przewiduje obowiązku wystawienia faktury przez dostawcę lub usługodawcę świadczenia nieodpłatnego. Takie czynności mogą zatem zostać udokumentowane przez podatnika dowolnym dokumentem, np. notą, jak również (wystawianą fakultatywnie) „fakturą wewnętrzną”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: VAT 2018. Komentarz

Na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności – paragon?

REKLAMA

Czynności nieodpłatne wykonywane są równie często na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno pracowników podatnika (którzy otrzymują od swojego pracodawcy nieodpłatne np. karnety sportowe, upominki okolicznościowe) jaki i osób fizycznych niezwiązanych stosunkiem prawnym z darczyńcą (np. pracownicy kontrahentów, klienci).

W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jak już wskazano, pojęcie sprzedaży oznacza m.in. odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Zatem, skoro czynności nieodpłatne – po spełnieniu warunków wskazanych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT – traktowane są tak samo jak odpłatna dostawa lub odpłatne świadczenie usług, należy uznać, że co do zasady, należy je dokumentować z wykorzystaniem kas rejestrujących.

Możliwe zwolnienie

W praktyce, większość czynności dokonywanych nieodpłatnie nie będzie jednak wiązać się z obowiązkiem wystawienia paragonu. Wynika to z postanowień Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2017 r. poz. 2454; dalej: Rozporządzenie).

W § 2 Rozporządzenia wskazano, że zwolnione z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r., są czynności wymienione w załączniku do tego rozporządzenia (analogiczne regulacje obowiązywały także w minionych latach i można się spodziewać, że będą obowiązywać także w przyszłości).

W przypadku świadczeń nieodpłatnych szczególne znaczenie mają dwa wyłączenia wskazane w następujących pozycjach Rozporządzenia, tj.:

  • poz. 36 – dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali;
  • poz. 45 – czynności wymienione w art. 7 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Kłopotliwe wyjątki

Powyższe wyłączenia nie mają bezwzględnego charakteru. Stosownie bowiem do § 4 ust. 1 Rozporządzenia, zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3 – a więc zwolnień wynikających z poszczególnych pozycji załącznika do Rozporządzenia – nie stosuje się w przypadku specyficznych kategorii towarów oraz usług.

Po pierwsze, w § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 Rozporządzenia określono, że zwolnienie nie obejmie dostawy:

  1. gazu płynnego,
  2. części do silników (PKWiU 28.11.4),
  3. silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
  4. nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
  5. przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
  6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
  7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
  8. silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
  9. sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
  10. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
  11. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ,,ustawą'',
  12. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
  13. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
  14. wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
  15. perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

W zakresie usług, zwolnienia z obowiązku rejestrowania na kasach wynikającego z załącznika do Rozporządzenia nie stosuje się do usług:

  1. przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
  2. przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
  3. naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
  4. w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  5. w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
  6. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
  7. prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,
  8. doradztwa podatkowego,
  9. związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie: świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
  10. fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
  11. kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
  12. związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
  13. w zakresie wymiany walut, z wyłączeniem usług świadczonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe.

Spośród tej listy warto zwrócić w szczególności uwagę na pozycje dotyczące towarów, które są częstym przedmiotem nieodpłatnych przekazań na rzecz kontrahentów. Będzie to dotyczyć towarów wymienionych m.in. pod lit. k), tj. wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, pod lit. l), tj. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych (czyli np. pendrive-ów) oraz pod lit. n), tj. wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych oraz lit. o), tj. perfum i wód toaletowych.

Przekazanie tego rodzaju towarów – w świetle brzmienia przepisów – będzie wiązać się z obowiązkiem wystawienia paragonu. Problematyczny może okazać się w takim przypadku wyrażony w ustawie o VAT obowiązek jego wydania. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani m.in. dokonywać wydruku paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

W praktyce oznacza to, że wraz z przekazywanym podarkiem (objętym którąś z kategorii towarów lub usług wskazanych w § 4 ust. 1 Rozporządzenia) należy wydać paragon. Nie sposób nie zauważyć, że taki wymóg – choć może i zgodny z przepisami – może powodować pewną konsternację u obdarowanego…


Końcowo należy jeszcze wskazać na istotny w omawianym przypadku § 4 ust. 2 Rozporządzenia.

Stanowi on, że § 4 ust. 1 Rozporządzenia (a więc omówionego przepisu wyłączającego zwolnienie z obowiązku stosowania kasy w odniesieniu do szczególnych towarów i usług) nie stosuje się do dostawy towarów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. b-l Rozporządzenia będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 36 załącznika do Rozporządzenia. Przypomnijmy, że w poz. 36 wskazano m.in. na dostawy towarów i świadczenie usług na rzecz jego pracowników podatnika.

Oznacza to, że w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów na rzecz pracowników, zakres obowiązku rejestrowania na kasie takich zdarzeń będzie węższy niż w przypadku obdarowania osób niezwiązanych z podatnikiem stosunkiem pracy. Przykładowo, obowiązek nie obejmie zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych (czyli np. pendrive-ów). Niemniej, szczególne rodzaje towarów w dalszym ciągu muszą zostać udokumentowane paragonem – dotyczy to np. alkoholu przekazanego pracownikowi.

Na marginesie, w zakresie nieodpłatnie świadczonych usług przewidziano podobne regulacje. W § 4 ust. 1 Rozporządzenia wskazano, że § 4 ust. 1 pkt 2 nie stosuje się do świadczenia usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 36 załącznika do rozporządzenia przez podatnika, o którym mowa w art. 8 ust. 2a ustawy (przepis art. 8 ust. 2a ustawy dotyczy tzw. refakturowania).

Podsumowanie

Można zauważyć, że czynności określone w art. 7 ust. 2 oraz art. 8 ust. 2 ustawy o VAT wykonywane na rzecz podatników ustawy o VAT nie muszą być dokumentowane fakturami, ani fakturami wewnętrznymi. W przypadku dokonywania tych czynności na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wymagana jest szczegółowa analiza. Powinna ona objąć przede wszystkim określenie rodzaju nieodpłatnego świadczenia oraz stosunku łączącego obdarowanego z podatnikiem.

Piotr Wyrwa, doradca podatkowy 12653, RSM Poland

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

REKLAMA

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te dla osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

REKLAMA

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

REKLAMA