| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Kasy fiskalne > Kasy online - szczegółowe zasady używania, obowiązki podatnika

Kasy online - szczegółowe zasady używania, obowiązki podatnika

Od 1 maja 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie dotyczące stosowania kas rejestrujących. Zostały w nim określone szczegółowe zasady używania kas rejestrujących nowego typu, czyli kas online. Prezentujemy broszurę informacyjną przygotowaną przez Ministerstwo Finansów w tym zakresie.

OBOWIĄZKI PODATNIKA

Główne obowiązki związane z używaniem wszystkich rodzajów kas zasadniczo się nie zmieniły. Podatnicy w szczególności:
- wydają paragon fiskalny nabywcy;
- zgłaszają każdą nieprawidłowość w pracy kasy do serwisu;
- poddają kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu;

W przypadku nie poddania kasy w obowiązującym terminie przeglądowi technicznemu, naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł (art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT)

- muszą zakończyć używanie kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy;
- w przypadku kas on-line: zapewniają połączenie umożliwiające przesłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas

Mając na uwadze problemy związane z brakiem zasięgu sieci komórkowych, brakiem operatorów świadczących na danym obszarze kraju usługi w zakresie zapewnienia dostępu do sieci telekomunikacyjnej, zaproponowano rozwiązanie umożliwiające w tego typu sytuacjach zmianę sposobu realizacji przez podatników obowiązków nałożonych przez ustawodawcę.

W takiej sytuacji, gdy podatnik:

- czasowo nie ma możliwości uzyskać połączenia poprzez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas – wówczas obowiązek ten spełnia niezwłocznie po ustaniu  przejściowej przyczyny i jednocześnie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy rejestrującej online,

- trwale nie ma możliwości uzyskać połączenia poprzez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas – wówczas jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy rejestrującej online i jednocześnie jest zobowiązany do uzyskania zgody naczelnika urzędu skarbowego na przesyłanie danych z kas online do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych. O zgodę taką podatnik będzie mógł występować zarówno przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jak również w przypadku zmiany warunków dostępu do sieci już w trakcie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas.  

Wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych podatnik składa według ustalonego wzoru.

(Podstawa prawna: art. 111 ust. 3a i 3ab ustawy o VAT oraz § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Pozostałe obowiązki:
- wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (z zastrzeżeniem przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które  w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, opisanego szczegółowo w wyjaśnieniach dotyczących paragonu fiskalnego);
- w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

  • w gotówce – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego najpóźniej z chwilą jej otrzymania; praktycznie klient powinien otrzymywać paragon fiskalny równocześnie z dokonaniem zapłaty (klient dokonuje zapłaty i od razu otrzymuje od sprzedawcy paragon),
  • za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;

- wystawianie raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
- wystawianie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;  w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);
- przypisywanie oznaczenia literowego od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, według nowych wymogów, tj.  w następujący sposób:

  • literze „A” – jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
  • literze „B” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
  • literze „C” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
  • literze „D” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
  • literze „E” – jest przypisane zwolnienie od podatku,
  • literze „F” i „G” – są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;

UWAGA!
Dla podatników, którzy na dzień wejścia w życie rozporządzenia prowadzili już ewidencję przy użyciu kas rejestrujących wprowadza się trzymiesięczny okres przejściowy dla realizacji obowiązku. Podatnicy mogą stosować do dnia 31 lipca 2019 r. dotychczas stosowane oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku przypisane do nazw towarów i usług.  
Okres przejściowy nie dotyczy kas (on-line, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) instalowanych od 1 maja 2019 r. We wszystkich kasach instalowanych od 1 maja 2019 r. należy stosować nowe wymogi dotyczące przypisywania oznaczenia literowego do stawek podatku lub zwolnienia od podatku.
Uwzględniając obowiązek prawidłowego przypisania tabeli VAT do odpowiednich liter, prawidłowego przyporządkowania stawek podatku do towarów i usług oraz ograniczoną pojemność pamięci kasy rejestrującej do dokonywanych zmian, zalecana jest konsultacja z serwisem kasy. W skrajnych przypadkach nieprawidłowe przeprowadzenie całego procesu spowodować może zablokowanie kasy oraz konieczność dokonania wymiany pamięci fiskalnej.

- przedstawianie, na żądanie organu podatkowego, przypisania odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku, o których mowa w pkt e;
- przechowywanie odpowiednio dokumentów fiskalnych i kopii dokumentów fiskalnych, w tym danych z pamięci chronionej, przez okres wymagany  w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, i zapewnianie do nich dostępu;
- umieszczanie wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych;  
- zapewnianie stanu technicznego kasy gwarantującego czytelny wydruk paragonów fiskalnych i faktur, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

(Podstawa prawna: § 6 ust. 1, § 59 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Informacja o zasadach ewidencji

UWAGA: nowy obowiązek!

Nowym obowiązkiem podatnika jest zapoznać wszystkie osoby prowadzące u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia przez te osoby oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tym osobom prowadzenia tej ewidencji, z informacją  o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji  i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

Te podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego, z którymi należy zapoznać osoby prowadzące ewidencje, są następujące:

1) Każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki), jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej.

2) Sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania.

3) Paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.).

4) Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny  z chwilą jej otrzymania.

5) Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca,  w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży.

6) Paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej.

7) Dokument, który nie zawiera danych wymienionych w pkt 6, nie jest paragonem fiskalnym.

Z kolei skutki nieprzestrzegania podstawowych zasad, z którymi to skutkami należy zapoznać  osoby obsługujące ewidencje, są następujące:

1) Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury)  może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe zgodnie Kodeks karny skarbowy.

2) Niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana.

3) Wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury).

Informacja o zasadach oraz oświadczenie, o zapoznaniu się z tymi zasadami, sporządzane są  w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby prowadzącej ewidencję. Podatnik powinien, dla celów dowodowych, przechowywać egzemplarz oświadczenia podpisany przez osobę prowadzącą ewidencję.

Polecamy: Elektroniczna dokumentacja podatkowa

Wzór informacji o zasadach ewidencji oraz oświadczenia składanego przez prowadzącego ewidencję, który może być zastosowany przez podatnika, stanowi załącznik nr 1  do rozporządzenia. Wzór ten dostępny jest na stronie MF podatki.gov.pl/VAT/Kasy on-line  w zakładce Akty prawne.

Osoby prowadzące u podatnika ewidencję, które rozpoczęły prowadzenie ewidencji przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia, składają oświadczenie o zapoznaniu się  z zasadami ewidencji i wystawiania paragonów fiskalnych oraz ze skutkami nieprzestrzegania tych zasad do dnia 31 maja 2019 r.

(Podstawa prawna: § 6 ust. 3-6, § 58  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

PARAGON FISKALNY

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają paragony fiskalne  i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas, z pewnym zastrzeżeniem.

Zastrzeżenie dotyczy przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę. W takim przypadku, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się  z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług w sposób określony w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas, tj. pod warunkiem wyświetlenia na wyświetlaczu dla nabywcy odpowiednich pozycji paragonu dotyczących transakcji sprzedaży, przez nie mniej niż 30 sekund lub do rozpoczęcie kolejnej transakcji sprzedaży.

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas (online,  z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) o zastosowaniu specjalnym, paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub specyfiki prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone we właściwej kolejności, zgodnie z przepisami  o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

(Podstawa prawna: § 12 i 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących oraz § 23 i 54 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące)

SERWISOWANIE KAS (NOWE OBOWIĄZKI!)

Podatnik używający kas (online, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) jest obowiązany do wyboru oraz korzystania z usług podmiotu prowadzącego serwis, widniejącego w wykazie serwisantów, który jest opublikowany i niezwłocznie aktualizowany. Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi, na stronie BIP MF, w postaci elektronicznej, wykaz serwisantów, którzy są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów), a wykaz serwisantów jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Wykaz zawiera dla konkretnego serwisanta numer jego identyfikatora oraz listę typów kas, do których posiada uprawnienia  wraz z datą (przy każdym typie) ważności uprawnienia dla tego typu kasy. Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępni wykaz do dnia 31 maja 2019 r.

(Podstawa prawna: § 9 ust. 4, § 50 ust. 1 i 2 i § 63 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Do dnia 30 czerwca 2019 r. zmiana podmiotu prowadzącego serwis niewynikająca z naruszenia warunków jego prowadzenia może być dokonana, na wniosek podatnika, za zgodą podmiotu prowadzącego serwis główny, z tym że nie może on odmówić zgody na zmianę podmiotu prowadzącego serwis, jeżeli warunki cenowe i miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika.

Zgodnie z nowymi zasadami zmiany podmiotu prowadzącego serwis kasy, po 30 czerwca 2019 r. podatnik może dokonać bez uprzednio uzyskanej zgody podmiotu prowadzącego serwis główny. Jest natomiast zobowiązany o tej zmianie zawiadomić podmiot prowadzący serwis główny w ciągu 5 dni od jej dokonania. Nie ma natomiast obowiązku powiadamiania  o zmianie naczelnika urzędu skarbowego. Dokonując wyboru podmiotu prowadzącego serwis kas należy sprawdzić, czy serwisant z tego (nowego) podmiotu znajduje się w ww. wykazie.

(Podstawa prawna: § 9 ust. 3 i § 60 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Uwzględniając nowe obowiązki nałożone zarówno na podatników jak i na serwisy świadczące usługi w zakresie serwisu kas, zwraca się uwagę że wybór serwisu powinien być dokonany przez podatnika z dużą starannością. Rekomendowane jest podpisywanie umów  z serwisantami. Sporządzana pisemna umowa pomiędzy podatnikiem a serwisem na obsługę urządzeń powinna zabezpieczać interesy podatnika, a w szczególności: zapewnienie prawidłowego nadzoru nad pracą kasy oraz terminowym wykonywaniem przeglądów przez upoważnionych serwisantów widniejących w wykazie udostępnionym na stronie BIP, sprawne realizowanie powierzonych czynności serwisowych, pomoc z weryfikacją połączenia kasy online z CRK.

Ministerstwo Finansów mając na uwadze konieczność weryfikacji prawidłowości działania użytkowanych przez podatników kas rejestrujących (wszystkich rodzajów), zobowiązuje podatników do poddawania kas w terminach określonych w przepisach, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas. Podatnicy są zobowiązani do dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych kas nie rzadziej niż co 2 lata, jak dotychczas.

Podatnik, w okresie zawieszenia działalności, jeśli nie prowadzi w tym okresie ewidencji, nie ma obowiązku dokonywania przeglądów technicznych, natomiast po wznowieniu działalności a przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji należy przegląd wykonać.

(Podstawa prawna: § 54 ust. 1 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Kasy online oddane w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy  o podobnym charakterze muszą być również, przed ich fiskalizacją, poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu.

(Podstawa prawna: § 54 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Obecnie serwisant wykonuje przegląd techniczny kasy w terminie 3 dni od momentu zgłoszenia kasy do przeglądu (dotychczas było to 5 dni).

(Podstawa prawna: § 51 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas)

W stosunku do poprzednich przepisów serwisant ma obowiązek dodatkowo, podczas obowiązkowego przeglądu, sprawdzić poprawność ustawień zegara kasy.

(Podstawa prawna: § 55 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Niedopełnienie przez podatników obowiązku poddawania kas przeglądom technicznym  w obowiązujących terminach – nie rzadziej niż co 2 lata - wiąże się z nałożeniem kary pieniężnej w wysokości 300 zł.

(Podstawa prawna: § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących i art. 111 ust. 6ka ustawy)

Ponadto, jeśli przegląd kasy nie zostanie wykonany w okresie 3 lat od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji na tej kasie oraz podatnik wcześniej skorzystał z odliczenia (lub zwrotu) na zakup tej kasy – obowiązany będzie do zwrotu tego odliczenia (lub zwrotu) na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

(Podstawa prawna: art. 111 ust. 6 ustawy)

Przegląd techniczny jest odnotowywany w książce kasy oraz zarejestrowany jako zdarzenie  w pamięci fiskalnej – w przypadku kas online. Do książki kasy dołącza się zalecania pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu.

(Podstawa prawna: § 55 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Podmioty prowadzące serwis kas, zobowiązane są składać do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wykaz wykonanych przeglądów technicznych w kasach  z kopią papierową i z kopią elektroniczną w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został dokonany przegląd. Wykaz zawiera imię i nazwisko lub nazwę i numer identyfikacji podatkowej podmiotu prowadzącego serwis i podatnika, numer ewidencyjny i numer unikatowy kasy rejestrującej oraz datę dokonania przeglądu.

(Podstawa prawna: art. 145a ust. 13 ustawy)

Źródło: Broszura informacyjna Ministerstwa Finansów - Zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 maja 2019 r. - kasy on-line

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Aleksandra Bielicka

Prawnik, specjalista w zakresie prawa konsumenckiego, cywilnego i handlowego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »