Fakturowanie sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej

Jak wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, gdy klient zgubił paragon

W moim sklepie pojawił się klient (osoba fizyczna), który kilka miesięcy temu kupił u mnie odzież. Dostał wtedy paragon fiskalny. Teraz domaga się ode mnie faktury, ale nie ma paragonu, bo go zgubił. Co mam zrobić w takiej sytuacji?

Po pierwsze, powinien Pan sprawdzić, czy klient w ogóle ma prawo domagać się wystawienia faktury. Dokument taki należy wystawić tylko wtedy, gdy nabywca zażąda go w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym sprzedano mu towar lub wykonano usługę. Po tym terminie sprzedawca nie musi już faktury wystawiać - chyba, że zrobi to z własnej woli.

Po drugie, jeśli okaże się, że nabywca ma jednak prawo domagać się faktury, powinien mu ją Pan oczywiście wystawić. Obowiązuje zasada, że do egzemplarza takiego dokumentu pozostającego u sprzedawcy powinno się dołączyć paragon dokumentujący tą sprzedaż. Paragon jest więc swego rodzaju załącznikiem do wystawionej później faktury. Jeśli kupujący nie ma paragonu, to sprzedawca powinien wystawić fakturę, opatrując ją adnotacją o przyczynach braku paragonu (np. informację, że klient go zgubił).

Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 stycznia 2013 r. (sygn. IPPP2/443-1165/12-2/KOM), które jest aktualne również w obecnym sta­nie prawnym:

Biorąc zatem pod uwagę przytoczone powyżej przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy, tut. Organ stwierdza, że w sytuacji, gdy zgłosi się do Niego klient po fakturę bez przedstawienia paragonu fiskalnego, który uległ np. zagubieniu, Wnioskodawca ma obowiązek wystawienia takiemu klientowi faktury VAT i nie powoduje to obowiązku ponownej zapłaty podatku VAT od tej samej transakcji.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106h ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Kiedy nie trzeba dołączać paragonu do faktury

Klient - osoba fizyczna - żąda ode mnie wystawienia faktury dla sprzedaży udokumentowanej wcze­śniej paragonem. Transakcja, na którą się powołuje, jest zarejestrowana w raporcie dobowym kasy fiskalnej. Czy w tej sytuacji muszę dołączyć do faktury paragon?

Nie, nie musi Pan. W przypadku sprzedawcy, który wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż potwier­dzoną wcześniej paragonem fiskalnym obowiązuje zasada - o ile to oczywiście możliwe - dołączania paragonu do faktury pozostającej u podatnika. Od zasady tej jest jednak wyjątek - nie trzeba dołączać paragonu do faktury wystawianej przy pomocy kasy fiskalnej, o ile tylko wartość sprzedaży i kwota po­datku transakcji potwierdzanej wcześniej paragonem są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. Jeśli więc sprzedawca ma te dane w raporcie dobowym i na ich podstawie wystawi fakturę przy pomocy kasy fiskalnej, to nie musi dołączać do faktury paragonu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106h ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312 .

Czy można wystawić dwie faktury do jednego paragonu fiskalnego

W naszym hotelu oferujemy gościom noclegi głównie w pokojach dwuosobowych. Często zdarza się, że w takim pokoju nocują dwie osoby i każda z nich prosi nas o wystawienie osobnej faktury do jed­nego paragonu, którym wcześniej na kasie fiskalnej została udokumentowana sprzedaż usługi nocle­gowej. Czy możemy spełnić taką prośbę nie narażając się na zakwestionowanie poprawności takiego udokumentowania tej usługi?

Tak. Nie ma przeszkód, aby w opisanej w pytaniu sytuacji spełnili Państwo prośbę gości i wystawili dwie osobne faktury do jednego paragonu dokumentującego sprzedaż usługi noclegowej, który został uprzed­nio wydrukowany z kasy fiskalnej. Nie ma tutaj bowiem ryzyka uniknięcia opodatkowania VAT bądź też zaniżenia kwoty tego podatku, gdyż zarówno obrót, jak i podatek należny został w prawidłowej wysokości zaewidencjonowany na kasie fiskalnej.

Ponadto, wystawiając fakturę dotyczącą sprzedaży zarejestrowa­nej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika podatnik obowiązany jest dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Ten wymóg wynika wprost z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT. Dysponując zatem paragonem (który klienci otrzymujący fakturę są zobowiązani Pań­stwu zwrócić) oraz egzemplarzami wystawionych do niego faktur nie powinni się Państwo obawiać zakwe­stionowania poprawności udokumentowania tej transakcji dla celów VAT. Wypełniając zaś wymóg kontroli biznesowej, w celu jednoznacznego powiązania wszystkich tych dokumentów dla celów dowodowych, na egzemplarzu faktury, do którego fizycznie nie zostanie dołączony paragon, mogą Państwo wpisać dodat­kowo dane identyfikujące ten paragon, bądź dane faktury, z którą ten paragon zostanie połączony.

Potwierdzają to także organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 stycz­nia 2010 r. (sygn. ITPP1/443-1067/09/BK), aktualnym również w obecnym stanie prawnym, czytamy:

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca świadczy usługi noclegowe, które są ewidencjonowane za pomocą kasy rejestrującej. Cena za nocleg w pokoju 2-osobowym wynosi 100 zł. Klient wynajmuje pokój i dokonuje zapłaty. Recepcjonista-kasjer rejestruje na kasie fiskalnej sprzedaż na kwotę 100 zł i wystawia na tę kwotę paragon fiskalny. Po dokonaniu zapłaty klient informuje kasjera, że życzy sobie wystawienia dwóch faktur do jednego para­gonu dla dwóch osób. Mając na uwadze powyższe przepisy oraz okoliczności przedstawione we wnio­sku, stwierdzić należy, iż w tym konkretnym przypadku nie ma przeszkód prawnych do wystawienia dwóch faktur dokumentujących powyższą transakcję, bowiem obrót i podatek należny został na kasie zaewidencjonowany w prawidłowej wysokości. Przy czym dla celów dowodowych na wystawionych fak­turach VAT należałoby umieszczać adnotację zawierającą numer paragonu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106h ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312