Korekta oczywistych pomyłek zewidencjonowanych na kasie rejestrującej

Obowiązek prowadzenia ewidencji

Obowiązkiem prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących objęci są podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Szczegółowe zasady dotyczące stosowania kas rejestrujących zostały określone w ustawy o VAT oraz rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

W szczególności podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1) dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy;

2) dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;

3) udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;

4) zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących;

5) używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach;

6) przechowywać kopie dokumentów kasowych przez wymagany okres;

7) stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży;

8) dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii;

9) prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej;

10) dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy;

11) poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Natomiast sposób prowadzenia przez podatników ewidencji za pomocą kasy rejestrującej określają przepisy rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, zgodnie z którymi podatnicy obowiązani są prowadzić ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej.

Ewidencji podlega otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) z chwilą jej otrzymania. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Z kolei w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

- błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Sprzedaż potwierdzona paragonem a korekta

W świetle przytoczonych wyżej regulacji podatnicy są zatem obowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży i wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego oraz do wydania oryginału paragonu nabywcy. Potwierdzeniem sprzedaży jest więc paragon fiskalny.

Mówiąc o rejestracji sprzedaży i paragonie, warto w tym miejscu zaznaczyć, że kasy rejestrujące po wydrukowaniu paragonu nie dają możliwości dokonanie korekty danych zawartych w pamięci fiskalnej kasy. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej stanowi bowiem urządzenie umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy bez możliwości ich likwidacji. Wobec czego dane raz wprowadzone do kasy nie podlegają już modyfikacji.