Kto i kiedy będzie musiał wymienić kasę fiskalną na kasę online

Trwają prace legislacyjne (uzgodnienia, konsultacje, opiniowanie) nad projektem (z 18 września 2018 r.) zmiany ustawy o VAT oraz ustawy - Prawo o miarach, wprowadzający kasy fiskalne online, tj. kasy, do których fiskus będzie miał bezpośredni dostęp. Zakłada się, że zmiany te dotkną podatników z wybranych branż najwcześniej w 2019 r., a resztę firm dopiero w 2023 roku.

Nowelizacja nie wprowadza nakazu jednorazowej wymiany starych kas na e-kasy. Minister Rozwoju i Finansów, wnioskodawca projektu, chce pozwolić zarówno producentom jak i użytkownikom kas na naturalną wymianę urządzeń, jak najszybciej zakazując w pierwszej kolejności sprzedaży kas z rolką papierową, a na kolejnym etapie kas z zapisem elektronicznym.

Dane z automatu

Przedsiębiorcy, których klientami są konsumenci oraz rolnicy ryczałtowi muszą ewidencjonować swoje zarobki przy użyciu kas fiskalnych – jak podaje resort finansów, aktualnie jest ich 1,2 mln. Dane gromadzone dzięki kasom umożliwiają organom podatkowym kontrolę prawidłowości rozliczeń VAT. Ale taka kontrola jest obecnie w wielu przypadkach możliwa dopiero, kiedy podatnik ręcznie udostępni urzędnikowi raporty z kasy. Jeśli przedsiębiorca używa bowiem kasy z rolką papierową, dane o transakcji nie zapisują się w pamięci urządzenia. MF szacuje, że obecnie na rynku ponad połowa posiadaczy kas fiskalnych korzysta właśnie z kas z rolką papierową.

Najważniejsza zmiana, jaka przewiduje projekt noweli VAT to wprowadzenie trzeciego typu kas, tj. kas online. Te kasy oprócz zapisu w pamięci, umożliwiają też przysyłanie informacji za pośrednictwem sieci informatycznej. Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu, taka wysyłka informacji o prowadzonej w firmie ewidencji ma „w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni” trafiać do Centralnego Repozytorium Kas, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Polecamy: Biuletyn VAT

Na pierwszy ogień idzie budowlanka, zakłady mechaniczne i fryzjerzy

Stopniowa wymiana kas ma wyjątek. Przyspieszoną wymianą objęte będą 3 branże, najbardziej narażone na nieprawidłowości związane z ewidencjonowaniem, zdaniem organów kontrolnych. Są nimi:

1. stacje benzynowe oraz usługi motoryzacyjne i wulkanizacyjne – obowiązek wymiany na kasy online obejmie je od 1 stycznia 2019 r.
2. usługi gastronomiczne i budowlane – w ich przypadku od 1 lipca 2019 r.
3. usługi kosmetyczne, fryzjerskie, fitness oraz w zakresie krótkiego zakwaterowania – od 1 stycznia 2020 r.

Przedsiębiorcy z powyższych gałęzi stanowią niemalże ¼ wszystkich posiadaczy kas, jak wynika z danych resortu finansów. Pozostali podatnicy nie będą zobowiązani do wymiany swoich urządzeń. Znikać będą za to z rynku 2 starsze modele kas, co w efekcie sprawi, że podatnicy będą płynnie przechodzić z nich do kas online.

E-kasy odciążą podatnika?

Autorzy projektu wskazali, że na e-kasach zyskają ich użytkownicy. Po pierwsze ma się zmniejszyć obciążenie związane z przeprowadzanymi kontrolami. Ewentualne kontrole ewidencji obrotu i kwot VAT będą mogły być poprzedzone zdalną analizą dokumentów źródłowych, będą więc prostsze w budowie i wydajniejsze.

Poza tym ma się zmienić procedura zgłaszania nowego rodzaju kasy do fiskusa. Dziś przedsiębiorcy robią to na papierowym formularzu, który osobiście dostarczają do swojego urzędu skarbowego. Rejestracja e-kasy będzie automatyczna.

Wzrośnie też kwota refundacji zakupu kasy z 700 zł do 1000 zł, choć będzie dotyczyła tylko zakupu e-kas. Ta regulacja ma na celu promowanie nowego rodzaju kas. Do podatników, którzy nabyli kasy przed wejściem w życie noweli, będą miały zastosowanie przepisy w brzmieniu dotychczasowym.

Polecamy: Pakiet żółtych książek - Podatki 2018

Druga strona medalu

Jak czytamy w dokumentach uzasadniających projekt, dzięki wprowadzeniu e-kas „podatnik będzie miał świadomość, że jego działalność podlega monitorowaniu przez cały okres prowadzenia działalności”. Ten zapis nie powinien martwić uczciwego użytkownika kasy fiskalnej, który ewidencjonuje na niej wszystkie transakcje, jakie powinny się tam znaleźć. Pytanie jednak jak fiskus będzie interpretował sytuację, w której zapracowany przedsiębiorca drukujący np. kilkadziesiąt paragonów dziennie zwyczajnie się pomyli.

Przepisy o e-kasach przewiduje się, że wejdą w życie w I kwartale 2018 r. Nowela VAT ma być dopełnieniem rozporządzenia technicznego w tej sprawie, na podstawie którego kasy będą produkowane i homologowane.

Katarzyna Miazek, Tax Care