REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy można odliczyć VAT na podstawie skanu lub zdjęcia faktury?

Subskrybuj nas na Youtube
Czy można odliczyć VAT na podstawie skanu lub zdjęcia faktury?
Czy można odliczyć VAT na podstawie skanu lub zdjęcia faktury?

REKLAMA

REKLAMA

Czy skan lub zdjęcie faktury pozwala na odliczenie z niej VAT? Czy powinniśmy posiadać także faktury w formie papierowej, aby podczas ewentualnej kontroli podatkowej nie zarzucono nam, że odliczyliśmy VAT bezpodstawnie?

Tak, nabywcy mogą odliczać kwoty podatku naliczonego na podstawie faktur wystawionych przez sprzedawców w formie papierowej, a następnie zeskanowanych lub sfotografowanych i wysłanych im w formie skanu lub zdjęcia. Szczegóły w dalszej części artykułu.

REKLAMA

Prawo do odliczenia podatku naliczonego

Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

A zatem przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury, ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Wskazują jedynie, że podatnik ma prawo odliczyć tę kwotę VAT, która widnieje na fakturze. Wynika to bezpośrednio z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. W jego treści możemy przeczytać, że kwotę podatku naliczonego stanowi przede wszystkim suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz z tytułu dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Jednocześnie obowiązujące przepisy przewidują możliwość wystawiania lub przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Polecamy: Biuletyn VAT

Czy można przesłać papierową fakturę w formie skanu lub zdjęcia?

REKLAMA

Jedną z form przesyłania faktur drogą elektroniczną jest przesyłanie ich skanu lub zdjęcia. W konsekwencji nabywcy mogą odliczać kwoty podatku naliczonego na podstawie faktur wystawionych przez sprzedawców w formie papierowej, a następnie zeskanowanych lub sfotografowanych i wysłanych im w formie skanu lub zdjęcia. Potwierdzają to w udzielanych wyjaśnieniach organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 czerwca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.2.PRM). W interpretacji tej czytamy, że:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

(…) w stosunku do faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowaniu - poprzez skanowanie lub fotografowanie - wysłanych do Spółki będzie Wnioskodawcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

Przepisy nie zakazują wystawiania faktur w formie papierowej, a następnie zdigitalizowania ich poprzez skanowanie lub fotografowanie i wysłanie do nabywcy.

Czy konieczna jest zgoda nabywcy na przesyłanie faktury w formie skanu?

Dodać należy, że nie jest konieczne formalne wyrażenie przez nabywcę zgody na przesyłanie faktur w formie skanu czy zdjęcia, jak to jest w przypadku faktur elektronicznych (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT). Jest tak:

  • po pierwsze, dlatego, że faktury wystawione w formie papierowej, a następnie zdigitalizowane i wysłane w formie elektronicznej, nie stanowią faktur elektronicznych w myśl definicji określonej w ustawie o VAT;

Definicja
Fakturami elektronicznymi w rozumieniu VAT są bowiem faktury wystawione i otrzymane w formie elektronicznej (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

  • po drugie, dlatego, że akceptacja stosowania faktur elektronicznych może być wyrażona w dowolny sposób. Może to być sposób dorozumiany, np. przez opłacenie faktury przesłanej w formie elektronicznej (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 21 lipca 2016 r. (sygn. 1061-IPTPP3.4512.281.2016.2.MK).

Jak należy przechowywać faktury otrzymane w formie skanu?

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem:

  • do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat,
  • w podziale na okresy rozliczeniowe,
  • w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dlatego jeśli faktury otrzymane w formie skanu czy zdjęcia będą przechowywane przez Państwa:

  • co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  • w podziale na okresy rozliczeniowe,
  • w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, tj. np. w formacie PDF, JPG, GIF, TIFF,

to ewentualna kontrola podatkowa na pewno nie zakwestionuje prawa do odliczenia z takich faktur. Nie zarzuci też Państwu, że dokumenty są przechowywane w sposób nierzetelny. Tak przyjęty system przechowywania umożliwia bowiem dostęp do dokumentów księgowych, a w razie konieczności - udostępnienie ich treści organom podatkowym. Nie ma potrzeby drukowania takich faktur.

Podstawa prawna:

Tomasz Krywan, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA