Wewnętrzne kontrole biznesowe jako sposób na wykazanie należytej staranności w VAT

Udowadnianie dobrej woli

Ministerstwo Finansów[1] zaprosiło wszystkich przedsiębiorców do udziału w konsultacjach. Mają one doprowadzić do wypracowania wzorców należytej staranności[2], które będą służyć firmom w ochronie biznesu przed ryzykownymi podatkowo transakcjami. O „należytej staranności” mówimy w kontekście rozważnego sposobu postępowania i prowadzenia dokumentacji gospodarczej – kluczowej dla firm, ponieważ podlegającej sprawdzaniu przez fiskusa w procesie e-kontroli.

Uszczelnianie systemu podatkowego

Podatkiem, z którym wiąże się aktualnie powszechne ryzyko błędnych rozliczeń jest niewątpliwie podatek VAT. Z jednej strony, ze względu na przepisy specyficzne dla wspólnego rynku wymiany towarów i usług obowiązujące w UE, VAT jest wdzięcznym polem do przestępstw podatkowych realizowanych przez wyspecjalizowane międzynarodowe grupy przestępcze. Z drugiej zaś strony, podatek ten stanowi najważniejsze źródło wpływów budżetowych. Szacunki PwC wskazują, że oszustwa podatkowe związane z VAT ograniczyły wpływy budżetowe o 42 miliardy złotych w 2015 roku[3]. Państwo podjęło walkę z tym bardzo niebezpiecznym zjawiskiem wprowadzając nowe obowiązki informacyjne, tj. w połowie 2016 roku Jednolity Plik Kontrolny, od stycznia 2017 roku zaostrzenie przepisów podatkowych oraz w marcu 2017 roku kodeksu karnego. W konsekwencji wpływy budżetowe z podatków wyraźnie wzrosły, a Ministerstwo Finansów zapowiada kolejne, uszczelniające zmiany w przepisach. Planowane jest wprowadzenie podzielonej płatności (split payments), gdzie przedsiębiorca otrzymuje zapłatę za sprzedaż rozdzieloną na dwa osobne rachunki bankowe. Kwotę główną otrzyma na rachunek podstawowy, a VAT na wydzielony rachunek o organicznej możliwości dysponowania. Planowane jest również wprowadzenie kas fiskalnych zdalnie, za pośrednictwem Internetu przekazujących dane do MF.

Przedsiębiorco – udowodnij

Wszystkie te już zrealizowane i planowane działania wskazują jednoznacznie na ogromną determinację MF w dążeniu do „uszczelnienia” systemu podatkowego.
Z założenia to przedsiębiorcy jako tacy są tą grupą, która podejrzewana jest o świadome zaniżanie podatków albo o tolerowanie takich praktyk u innych przedsiębiorców. Z tego wynika prosty wniosek, zapewne każda firma ma coś na podatkowym „sumieniu”, a jeżeli jest inaczej to po stronie przedsiębiorcy leży obowiązek udowodnienia, że działa w dobrej wierze i płaci właściwie obliczone podatki.

Takie podejście jest w jawnej sprzeczności ze stanowiskiem Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (ETS). W słynnym wyroku z 2012 roku[4] Trybunał wyraził pogląd, że to organy państwa członkowskiego powinny wykazać świadome działanie podatnika VAT w celu zaniżenia podatku, względnie zgodę na takie działanie realizowane przez jego kontrahentów.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Dopiero gdy służby skarbowe udowodnią podatnikowi brak dochowania należytej staranności o bezpieczne i zgodne z prawem przeprowadzenie transakcji, można odmówić odliczenia podatku VAT. Wydaje się zatem, że sprawa jest prosta, a przedsiębiorcy mogą czuć się bezpieczni.

Przerzucanie obowiązku służb skarbowych na biznes

W praktyce służby skarbowe nie tylko w Polsce, ale również w innych krajach UE dążą do uzależniania prawa do odliczenia VAT z faktur zakupu od wykonania dodatkowych czynności kontrolnych, np. od zweryfikowania, czy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Lista takich czynności kontrolnych, które może podjąć firma nie jest zapisana w przepisach podatkowych. Ministerstwo Finansów odpowiadając na wielokrotnie zgłaszaną przez przedsiębiorców potrzebę np. przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców[5], rozpoczęło pracę, aby taką listę przygotować zapraszając do konsultacji. To bardzo dobra inicjatywa, warto podzielić się doświadczeniem z Ministerstwem Finansów.

__________________

[1] w komunikacie z 30 czerwca br.

[2]https://ksiegowosc-budzetowa.infor.pl/wiadomosci/759377,Nalezyta-starannosc-w-VAT-konsultacje.html

[3] https://www.pwc.pl/pl/pdf/luka-vat-pwc-wrzesien-2015.pdf

[4] Orzeczenie ETS z 21 czerwca 2012 r. sprawy połączone C-80/11 Mahageben kft oraz C-142/11 Peter David - Węgry

[5] http://new.zpp.net.pl/upload/orwfyg_21.06.2017RaportZPPVATkluczowyproblempolskiegosystemupodatkowego.pdf

---

Lista – rozwiązanie tymczasowe

Należy jednak pamiętać o tym, że nawet gdy już powstanie taka lista, to nigdy nie będzie ona kompletna. Życie gospodarcze jest bowiem bardzo bogate i nieustannie się zmienia. Powstają nowe pomysły i modele biznesowe. Przestępcy również będą zmieniać metody działania, narażając uczciwy biznes kierujący się należytą starannością, na ryzyko utraty VAT i dotkliwe kary z utratą majątku w myśl rozszerzonej konfiskaty włącznie.

Istniejące prawo podpowiada skuteczniejsze rozwiązanie

W obecnym ustawodawstwie funkcjonuje konkretny przepis, a dokładnie art. 106 m Ustawy o VAT, do którego można się odwołać, przygotowując w firmie rozwiązanie znacznie ułatwiające udowodnienie dobrej woli, a wykraczające poza należytą staranność. Nie chodzi bowiem jedynie o kontrolę cech formalnych. Artykuł 106 m zobowiązuje podatników do wprowadzenia w przedsiębiorstwie „dowolnych kontroli biznesowych”. Słowo „dowolnych” jest tutaj kluczowe i oznacza, że kontrole nie mogą być narzucone z zewnątrz, a przeciwnie mają wynikać z potrzeb wewnętrznych i kontekstu biznesowego firmy.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Trzeba również pamiętać, że wprowadzone już przepisy uszczelniające system VAT będą egzekwowane w przyszłości. Czy za kilka lat uczciwy przedsiębiorca i zatrudnieni w firmie pracownicy będą pamiętali przebieg i losy transakcji udokumentowanej na przykład fakturą nr „x” z dnia 14 marca 2017 r., gdy będą zeznawać np. przed sądem w sytuacji uwikłania w karuzelę VAT? Wewnętrzne kontrole biznesowe powinny zatem dokumentować przebieg transakcji.

Rozpoznanie ryzyka podatkowego oznacza wyeliminowanie niebezpiecznych transakcji

Kontrole biznesowe mają być ściśle dostosowane do potrzeby zabezpieczenia przed ryzykiem podatkowym rozpoznanym w konkretnej organizacji. Mają także stanowić pewien spójny system, będący połączeniem procedur wewnętrznych oraz narzędzi informatycznych je realizujących. Celem tego systemu jest wyłapywanie
i wyeliminowanie niebezpiecznych podatkowo transakcji. Narzędzia informatyczne są tu o tyle istotne, że bez nich, wykonanie procedur kontrolnych może okazać się kosztowne albo wręcz niewykonalne.

Kluczowe dla wykazania się dobrą wolą nie jest jednak sprawdzenie konkretnej faktury, a bardziej wykazanie, że w przedsiębiorstwie rozpoznano zagrożenia
i zbudowano system wewnętrznych kontroli biznesowych. Więcej, że zrobiono to we właściwym czasie jeszcze zanim przedsiębiorca mógł paść ofiarą przestępców wciągających w przestępczą działalność, weryfikacja transakcji po fakcie nie przekona służb.

Elementy wewnętrznych kontroli biznesowych

Przykładem może być sprawdzenie statusu podatnika VAT – istnieje możliwość ręcznego sprawdzania każdego kontrahenta na stronie www udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, ale zdecydowanie wygodniej użyć do tych celów odpowiedniego oprogramowania finansowo-księgowego. Sprawdzenie statusu podatnika VAT to jednak kolejny etap.

Warto zacząć od weryfikacji danych kontrahenta w urzędowych rejestrach np. w CEDG, od sprawdzenia, czy reprezentant firmy jest odpowiednio umocowany. Wskazane jest także sprawdzenie historii współpracy w tym terminowości realizacji dostaw i płatności. Istotny jest także sposób dostarczenia faktury w formie elektronicznej i nie mówimy tu o przesyłaniu czy odbieraniu faktur za pomocą poczty elektronicznej. Dopiero dedykowane portale – rozwiązania do wymiany dokumentów elektronicznych są bezpiecznym i dokumentującym obieg ”dowodów” sposobem.  Kolejnym elementem może być realizowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów właśnie, obowiązkowe weryfikowanie zgodności faktury z zamówieniem, czy dowodami magazynowymi na przyjęcie dostawy opisywanej przez fakturę.

Całość wdrożenia kontroli biznesowej powinna opisywać kompletny proces obrotu dokumentami w obsłudze sprzedaży oraz zakupu, w kontekście zidentyfikowanych dla danej firmy ryzyk – będą one nieco inne dla konkretnych branż i ze względu na charakter wykonywanej działalności.

Podsumowując, zachęcamy do udziału w ogłoszonych przez MF konsultacjach. Aktualna, oficjalna i kompletna lista kryteriów „zachowania należytej staranności” zwiększy bezpieczeństwo rozliczeń podatkowych. Nie zapominajmy jednak o profilaktyce. Wdrożenie systemu wewnętrznych kontroli biznesowych to prawdopodobnie najbardziej efektywny sposób zabezpieczenia się przed ryzykiem wynikającym z zaostrzenia przepisów podatkowych.