Uniknij kary – lepiej sprawdź kontrahenta czy ma status czynnego podatnika VAT

Portal Podatkowy przygotowany przez Ministerstwo Finansów oraz informatyczne systemy księgowe ułatwią ochronę przed udziałem w przestępstwie podatkowym i pomogą zweryfikować kontrahenta, czy ma status czynnego podatnika VAT, a transakcje z nim nie niosą ryzyka nałożenia przez urząd skarbowy kary finansowej. Systemy Comarch ERP już mają funkcjonalność kontrolującej czy podmiot jest czynnym podatnikiem VAT.

Uwaga na słupy podatkowe! Sprawdzisz je w internecie

Ministerstwo Finansów uruchomiło Portal Podatkowy (https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/), na którym przedsiębiorcy mogą wzajemnie sprawdzać swoje podstawowe dane w rejestrze VAT. Wystarczy wpisać numer NIP, a system od razu podpowie, czy firma, z którą planujemy przeprowadzić transakcję nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT, jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny bądź jest zarejestrowana jako podatnik VAT zwolniony. Portal ten i jego funkcjonalności jest również  dostępny na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu potencjalnego kontrahenta można zweryfikować z każdego miejsca.

– Aktualnie przedsiębiorcy nie mają prawnego obowiązku weryfikacji kontrahentów w bazie udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, jednak dla bezpieczeństwa zaleca się skorzystanie z  Portalu Podatkowego, aby uniknąć przykrych konsekwencji. Przepisy prawa podatkowego mówią, że każdy kto przeprowadza transakcje z firmą, która nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT, może zostać podejrzany o udział w procederze mającym na celu wyłudzenie VAT – mówi Tomasz Tekieli, projektant systemów Comarch ERP.

W przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych kontrahenta można sprawdzić w bazie VIES, którą udostępniła Komisja Europejska (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=pl) . Znajdują się w niej firmy zarejestrowane jako podatnik VAT-UE.

Innym dowodem na to, że kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, jest zaświadczenie z urzędu skarbowego. Taką informację można również uzyskać telefonicznie.

– Programy informatyczne wspierają prace działów księgowych przy sprawdzaniu kontrahentów. Systemy Comarch ERP już posiadają funkcjonalność, która w trakcie wprowadzania danych weryfikuje numer NIP kontrahenta w Portalu Podatnika lub w bazie VIES – zaznacza Tomasz Tekieli.

Polecamy: Biuletyn VAT

Magiczny guzik w systemach ERP

W trakcie edytowania lub dodawania kontrahenta, użytkownicy systemów Comarch ERP mogą uruchomić funkcję sprawdzającą status podatnika w VAT, za pomocą której zostanie zweryfikowany NIP kontrahenta. Informacje o statusie podatnika są pobierane z ministerialnego Portalu Podatkowego oraz bazy VIES, w zależności od typu transakcji biznesowej.

- Po weryfikacji pojawi się komunikat, czy kontrahent ma status czynnego podatnika VAT. Jeżeli wyświetli się informacja, że firma nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT, należy zachować szczególną ostrożność podczas ujmowania takiej transakcji w księgach podatkowych. Czasem warto wręcz zrezygnować z zawarcia takiej umowy  – ostrzega Tomasz Tekieli.

System automatycznie zapisuje informację, że w dniu operacji handlowej, kontrahent był zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, co może się okazać użyteczne w przypadku kontroli urzędu skarbowego. Taką informację, opatrzoną datą weryfikacji, można również wydrukować i przechowywać w dokumentach biurowych.