Jak ustalić stawkę VAT na fakturze?

Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt

Autopromocja

Jakie stawki VAT są dostępne?

Każda wystawiana przez przedsiębiorcę faktura musi zawierać określone dane. Należą do nich m.in. oznaczenie sprzedawcy i nabywcy, nazwa towaru lub usługi, cena, a także stawka i kwota VAT. Prawidłowe określenie stawki VAT to obowiązek, który zawsze leży po stronie wystawiającego fakturę, czyli sprzedawcy (z wyjątkiem tzw. samofakturowania, w którym fakturę wystawia nabywca).

Obecnie na fakturach w pozycji dotyczącej VAT-u mogą pojawić się takie stawki:

• 23% - stawka podstawowa, którą stosuje się niejako domyślnie – zawsze, gdy przepisy podatkowe nie przewidują innej stawki podatku dla danego towaru lub usługi,
• 8% - stawka obniżona, którą stosuje się przy sprzedaży m.in. gazet i czasopism, leków i produktów farmaceutycznych oraz usług niektórych twórców i artystów,
• 5% - stawka obniżona, którą obecnie objęte są głównie produkty spożywcze i książki,
• 0% - stawka przewidziana m.in. dla eksportu towarów i Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (czyli niektórych transakcji dokonywanych z innymi firmami z Unii).

Ponadto dla określonych transakcji w miejscu stawki VAT pojawiają się jeszcze dwa inne oznaczenia.

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

• zw (zwolnienie z VAT) – to oznaczenie stosują zarówno przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia na podstawie kwoty limitu, jak i przedsiębiorcy stosujący zwolnienie według branży (np. usługi lekarza);
• np (nie podlega opodatkowaniu) – to oznaczenie stosuje się najczęściej w przypadku sprzedaży usług poza Polskę, kiedy VAT płaci nabywca.

Warto wiedzieć, że te dwa oznaczenia nie są niezbędne na fakturach (nie figurują w przepisach). Są jednak bardzo często stosowane, ponieważ przekazują ważną informację dotyczącą VAT – zarówno dla stron transakcji, jak i dla fiskusa.

Błędna stawka VAT - skutki

Stawka 0% a oznaczenie zw – łatwo o pomyłkę

Częstym błędem, który popełniają przedsiębiorcy jest wpisywanie na fakturze stawki 0% w sytuacji, gdy dana sprzedaż jest zwolniona z VAT (i na fakturze powinna znaleźć się adnotacja „zw”). Wbrew pozorom „zw” i 0% znaczą co innego.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Co prawda ani przy stawce 0%, ani przy sprzedaży zwolnionej na fakturze nie pojawia się kwota VAT, jednakże stosowanie stawki zerowej to nadal sprzedaż opodatkowana (a nie zwolniona). Sprzedaż opodatkowana pozwala przedsiębiorcy odliczać VAT od zakupów, które jej dotyczą, w przeciwieństwie do sprzedaży zwolnionej.

Jeżeli więc przedsiębiorca odliczył VAT od zakupów związanych ze sprzedażą, którą błędnie opodatkował stawką 0% musi skorygować deklarację VAT za okres, w którym niepotrzebnie wykazał podatek do odliczenia.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Zobacz: Kalkulator VAT

Metody obliczania kwoty VAT podawanej na fakturze

Skutki zastosowania błędnej stawki podatkowej

Zdarza się, że przedsiębiorcy wystawiają faktury z błędną stawką podatku VAT. Może to być skutek zwykłej pomyłki albo niewiedzy jaką stawką jest objęta dana usługa lub towar. Jeżeli przedsiębiorca ma wątpliwości jaką stawkę zastosować może zwrócić się z prośbą o rozstrzygnięcie tej kwestii do urzędu skarbowego.

Konsekwencje zastosowania błędnej stawki na fakturze mogą być dwojakie:

• W sytuacji, gdy stawka została zawyżona (np. przedsiębiorca wystawiał faktury ze stawką 23% zamiast 8%) towar lub usługa jest po prostu sprzedawana w wyższej cenie, a fiskusowi trzeba płacić podatek w większej wysokości.

Nabywca może odliczyć VAT ustalony według zawyżonej stawki. Oczywiście sprzedawca może (ale nie musi) zdecydować się na korektę faktury i deklaracji VAT, jeśli została złożona, aby odzyskać nadpłaconą kwotę.

• Jeżeli stawka została zaniżona konsekwencje są znacznie poważniejsze, ponieważ zaniżone zostaje zobowiązanie podatkowe z tytułu VAT. W takiej sytuacji trzeba możliwie szybko skorygować fakturę, a także skorygować deklarację VAT, jeśli została już złożona za okres, którego dotyczy faktura. Trzeba też oczywiście dopłacić brakujący VAT, wraz z ewentualnymi odsetkami. Jeśli taka sytuacja zostałaby wykryta w trakcie kontroli, to trzeba dodatkowo liczyć się z rozpoczęciem postępowania karnoskarbowego.

Dla nabywcy nie ma negatywnych konsekwencji. Ma on wówczas prawo odliczyć wyższą kwotę VAT ze skorygowanej faktury.

Jak widać poważne konsekwencje rodzi zastosowanie zaniżonej stawki, gdyż w wyniku takiej sytuacji fiskus otrzymuje niższą kwotę podatku niż powinien. Natomiast gdy zastosowana stawka jest wyższa niż powinna być to można dokonać korekt, ale nie jest to konieczne.

Uwaga:

Nabywca towaru lub usługi udokumentowanej fakturą z błędną stawką VAT nie ma możliwości samodzielnego skorygowania pomyłki. Nie jest m.in. możliwe wystawienie noty korygującej przez odbiorcę faktury. W takim przypadku powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie korekty – może bowiem okazać się, że sprzedawca nie jest świadomy błędnej stawki. Nabywca, który otrzyma od sprzedawcy fakturę z zaniżoną stawką odlicza mniej VAT-u i w konsekwencji płaci więcej podatku. Dopiero gdy otrzyma skorygowaną fakturę od sprzedawcy może dokonać korekty swoich rozliczeń i odliczyć wyższy VAT.

Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt