Ewidencja odbiorców płatności transgranicznych. Nowy obowiązek od 1 stycznia 2024 r. Kogo dotyczy?

• Ewidencja odbiorców płatności transgranicznych od 2024 roku
• 1. Zasady prowadzenia ewidencji odbiorców płatności i płatności transgranicznych
• 2. Treść ewidencji odbiorców usług płatniczych
• 3. Obowiązek przechowywania i udostępniania ewidencji płatności

Ewidencja odbiorców płatności transgranicznych od 2024 roku

W dniu 1 stycznia 2024 r. wchodzą w życie przepisy określające obowiązek prowadzenia nowego rodzaju ewidencji przez odbiorców płatności i płatności transgranicznych. Przepisy te stanowią implementację do polskiego systemu prawnego zapisów dyrektywy Rady (UE) 2020/284 z 18 lutego 2020 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do wprowadzenia pewnych wymogów dla dostawców usług płatniczych (DUUEL.2020.62.7) i mają na celu zwalczanie oszustw podatkowych w sektorze e-commerce.

Przepisy określające omawiany obowiązek posługują się nowymi pojęciami, których znaczenie definiują przepisy art. 110a i 110b ustawy o VAT (patrz tabela 1).

Tabela 1. Znaczenie pojęć określających prowadzenie ewidencji odbiorców płatności i płatności transgranicznych

Definicje
Pojęcie	Znaczenie	Podstawa prawna
Dostawca usług płatniczych	Dostawca, o którym mowa w art. 4 ust. 2 pkt 1–6 i 9 ustawy o usługach płatniczych; do dostawców usług płatniczych należą zatem: banki krajowe w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo bankowe, oddziały banków zagranicznych w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 20 ustawy – Prawo bankowe, instytucje kredytowe w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 17 ustawy – Prawo bankowe i odpowiednio oddziały instytucji kredytowych w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 18 ustawy – Prawo bankowe, instytucje pieniądza elektronicznego i oddziały instytucji pieniądza elektronicznego – w przypadku gdy oddział znajduje się w państwie członkowskim, a siedziba takiej instytucji pieniądza elektronicznego znajduje się poza państwem członkowskim, o ile usługi płatnicze świadczone przez oddział są związane z wydawaniem pieniądza elektronicznego; oddziały podmiotów świadczących w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim, zgodnie z prawem tego państwa, pocztowe usługi płatnicze, uprawnionego zgodnie z prawem tego państwa do świadczenia usług płatniczych oraz Poczta Polska Spółka Akcyjna w zakresie, w jakim odrębne przepisy upoważniają ją do świadczenia usług płatniczych, instytucje płatnicze, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe oraz Krajowa Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa w rozumieniu ustawy z 5 listopada 2009 r. o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 924 z późn. zm.), w zakresie, w jakim odrębne przepisy uprawniają je do świadczenia usług płatniczych.	art. 110a pkt 3 ustawy o VAT
Odbiorca płatności	Odbiorca, o którym mowa w art. 2 pkt 18 ustawy o usługach płatniczych, czyli osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, będąca odbiorcą środków pieniężnych stanowiących przedmiot transakcji płatniczej.	art. 110a pkt 5 ustawy o VAT
Płatność	Transakcja płatnicza, o której mowa w art. 2 pkt 29 ustawy o usługach płatniczych (tj. zainicjowana przez płatnika lub odbiorcę wpłata, transfer lub wypłata środków pieniężnych), lub usługa przekazu pieniężnego, o której mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o usługach płatniczych (przepis ten stanowi, że usługa przekazu pieniężnego oznacza usługę płatniczą świadczoną bez pośrednictwa rachunku płatniczego prowadzonego dla płatnika, polegającą na transferze do odbiorcy lub do innego dostawcy przyjmującego środki pieniężne dla odbiorcy środków pieniężnych otrzymanych od płatnika lub polegającą na przyjęciu środków pieniężnych dla odbiorcy i ich udostępnieniu odbiorcy), z wyłączeniem wymienionych w art. 6 ustawy o usługach płatniczych czynności, do których nie stosuje się przepisów tej ustawy.	art. 110a pkt 8 ustawy o VAT
Płatność transgraniczna	Płatność, w przypadku której płatnik znajduje się na terytorium jednego państwa członkowskiego, a odbiorca płatności znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego albo na terytorium państwa trzeciego; uznaje się przy tym, że: płatnik znajduje się na terytorium państwa członkowskiego, któremu odpowiada: a) IBAN rachunku płatniczego płatnika lub inny identyfikator, który jednoznacznie identyfikuje płatnika oraz podaje jego lokalizację, b) BIC lub inny kod identyfikacyjny, który jednoznacznie identyfikuje dostawcę usług płatniczych działającego w imieniu płatnika oraz podaje jego lokalizację – w przypadku braku identyfikatorów, o których mowa w pkt. a; odbiorca płatności znajduje się na terytorium państwa członkowskiego albo na terytorium państwa trzeciego, któremu odpowiada: a) IBAN rachunku płatniczego odbiorcy płatności lub inny identyfikator, który jednoznacznie identyfikuje odbiorcę płatności oraz podaje jego lokalizację, b) BIC lub inny kod identyfikacyjny, który jednoznacznie identyfikuje dostawcę usług płatniczych działającego w imieniu odbiorcy płatności oraz podaje jego lokalizację – w przypadku braku identyfikatorów, o których mowa w pkt. a.	art. 110b ust. 2 i 3 ustawy o VAT
Płatnik	Płatnik, o którym mowa w art. 2 pkt 22 u.u.p., czyli osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, składająca zlecenie płatnicze	art. 110a pkt 7 ustawy o VAT

 

1. Zasady prowadzenia ewidencji odbiorców płatności i płatności transgranicznych

Na podstawie art. 110b ust. 1 ustawy o VAT dostawca usług płatniczych będzie obowiązany prowadzić ewidencję odbiorców płatności i płatności transgranicznych:

• w odniesieniu do świadczonych usług płatniczych,
• w postaci elektronicznej, 
• za każdy kwartał, 

jeżeli w ciągu kwartału świadczy usługi płatnicze odpowiadające ponad 25 płatnościom transgranicznym na rzecz tego samego odbiorcy płatności (art. 110b ust. 1 ustawy o VAT). Oznacza to, że jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej wprowadzającej omawiane przepisy:

(…) dostawca usług płatniczych będzie musiał prowadzić ewidencję na temat danego odbiorcy płatności i płatności tylko wówczas, gdy łączna liczba płatności transgranicznych na rzecz tego samego odbiorcy płatności przekroczy próg 25 płatności w kwartale. Próg jest obliczany dla każdego dostawcy usług płatniczych świadczącego usługę płatniczą na rzecz odbiorcy. W takim przypadku, jeżeli próg zostanie przekroczony w obrębie dostawcy usług płatniczych, dostawca ten zgłosi transakcje. Próg powinien być liczony na podstawie każdej indywidualnej płatności otrzymanej przez odbiorcę płatności, a nie na podstawie partii płatności otrzymywanych okresowo.

Żadne obowiązki nie ciążą natomiast na płatnikach i odbiorcach płatności.

1.1. Jak ustalić liczbę płatności

Liczbę płatności transgranicznych oblicza się przez odniesienie do usług płatniczych świadczonych przez dostawcę usług płatniczych w podziale na poszczególne państwa członkowskie i poszczególne identyfikatory lub kody identyfikacyjne (art. 110b ust. 4 ustawy o VAT). Brzmienie tego przepisu powoduje, że:

1. próg 25 transgranicznych płatności jest kalkulowany odrębnie dla poszczególnych państw członkowskich, w których wykonane zostały usługi płatnicze (dostawcy usług płatniczych obliczają próg na poziomie krajowym, na podstawie miejsca świadczenia przez nich usług płatniczych); obliczając ten próg należy brać pod uwagę usługi płatnicze świadczone przez dostawcę usług płatniczych w jednym państwie członkowskim; oznacza to, że – jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej wprowadzającej omawiane przepisy:

(…) próg dotyczy poszczególnych państw członkowskich, a nie jest to próg globalny (np.: jeżeli bank z siedzibą w Polsce posiada oddziały w Niemczech, a oddziały te realizują łącznie ponad 25 płatności na rzecz tego samego odbiorcy płatności, wówczas należy prowadzić rejestr i przekazywać informacje do Niemiec),

2. obliczenia dokonywane są w podziale na poszczególne identyfikatory lub kody identyfikacyjne odbiorcy płatności, o których mowa w art. 110b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT; jeżeli zatem odbiorca płatności posiada więcej niż jeden identyfikator lub kod identyfikacyjny, obliczenia dokonywane są dla każdego odbiorcy płatności według tych identyfikatorów (czyli jeden próg na jeden identyfikator); jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej wprowadzającej omawiane przepisy:

(…) stosując tę zasadę, dostawcy usług płatniczych będą musieli wziąć pod uwagę wszystkie płatności transgraniczne dokonane na jeden IBAN. Jeżeli ilość płatności transgranicznych wykonanych na ten IBAN w danym kwartale przekroczy 25, wówczas dostawca usług płatniczych będzie musiał wykazać wszystkie te transakcje w ewidencji,

3. jeżeli odbiorca płatności posiada kilka identyfikatorów, a dostawca usług płatniczych może zidentyfikować go jako tego samego odbiorcę płatności, to obliczenia dokonywane są dla każdego odbiorcy płatności; sumujemy wtedy płatności z tych wszystkich rachunków danego odbiorcy; jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej wprowadzającej omawiane przepisy:

(…) chodzi o sytuację, gdy odbiorca płatności posiada np. dwa rachunki płatnicze u tego samego dostawcy usług płatniczych i ten może zidentyfikować, że pod tymi rachunkami kryje się ten sam odbiorca - wówczas te dwa rachunki należy uznać za jeden dla celów porównania z progiem i uwzględnić w obliczeniach wszystkie płatności na oba rachunki.

 1.2. Jakich płatności nie uwzględnimy w ewidencji

Dostawca usług płatniczych płatnika nie uwzględnia w ewidencji płatności transgranicznej, w przypadku której co najmniej jeden z dostawców usług płatniczych odbiorcy płatności znajduje się na terytorium państwa członkowskiego. Jak jednak wynika z art. 110b ust. 5 ustawy o VAT, dostawca usług płatniczych płatnika uwzględnia te usługi w obliczeniach limitu 25 płatności (art. 110b ust. 5 ustawy o VAT). Przy czym na potrzeby stosowania tego przepisu lokalizacja dostawcy usług płatniczych odbiorcy płatności stwierdzana jest na podstawie BIC tego dostawcy usług płatniczych lub innego kodu identyfikacyjnego, który jednoznacznie identyfikuje go i podaje jego lokalizację (art. 110b ust. 6 ustawy o VAT).

2. Treść ewidencji odbiorców usług płatniczych

Wymagana treść ewidencji płatności określona jest przepisami art. 110c ustawy o VAT (patrz tabela 2).

 

Tabela 2. Szczegółowe dane dotyczące ewidencji prowadzonej przez dostawcę usług płatniczych

Lp.	Elementy ewidencji
1.	BIC lub inny kod identyfikacyjny, który jednoznacznie identyfikuje dostawcę usług płatniczych
2.	imię i nazwisko lub nazwa odbiorcy płatności zgodnie z danymi posiadanymi przez dostawcę usług płatniczych
3.	numer, za pomocą którego odbiorca płatności jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej albo inny numer, za pomocą którego odbiorca płatności jest zidentyfikowany dla celów podatkowych, jeżeli jest dostępny
4.	IBAN, a jeżeli IBAN nie jest dostępny – inny identyfikator, który jednoznacznie identyfikuje odbiorcę płatności oraz podaje jego lokalizację
5.	w przypadku gdy odbiorca płatności otrzymuje środki pieniężne nie mając rachunku płatniczego – BIC lub inny kod identyfikacyjny, który jednoznacznie identyfikuje dostawcę usług płatniczych działającego w imieniu odbiorcy płatności oraz podaje jego lokalizację
6.	adres odbiorcy płatności, jeżeli jest dostępny, zgodnie z danymi posiadanymi przez dostawcę usług płatniczych
7.	następujące dane dotyczące płatności transgranicznych oraz zwrotów płatności zidentyfikowanych jako odnoszące się do płatności transgranicznych: data i godzina dokonania płatności lub zwrotu płatności, kwota i waluta płatności lub zwrotu płatności, odpowiednio państwo członkowskie pochodzenia płatności otrzymanej przez odbiorcę płatności albo otrzymanej w imieniu odbiorcy płatności albo państwo członkowskie przeznaczenia zwrotu płatności oraz informacje wykorzystane odpowiednio do określenia miejsca pochodzenia, przeznaczenia albo zwrotu płatności, zgodnie z art. 110b ust. 3 ustawy o VAT, informacje inne niż wymienione w powyższych punktach, które jednoznacznie identyfikują płatność, w przypadku gdy płatność jest inicjowana w punkcie handlowo-usługowym akceptanta – informacja o fizycznej obecności płatnika przy inicjowaniu tej płatności

 

3. Obowiązek przechowywania i udostępniania ewidencji płatności

Z przepisów art. 110d i art. 110e ustawy o VAT wynika, że dostawcy usług płatniczych obowiązani są przechowywać ewidencję w postaci elektronicznej przez okres 3 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym nastąpiła płatność. Dostawca usług płatniczych będzie co do zasady udostępniał ewidencję:

1. państwu członkowskiemu pochodzenia dostawcy usług płatniczych, a w przypadku gdy dostawca usług płatniczych świadczy usługi płatnicze w państwie członkowskim innym niż państwo członkowskie pochodzenia – przyjmującemu państwu członkowskiemu;
2. Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej – w przypadku dostawców usług płatniczych, dla których państwem członkowskim pochodzenia lub przyjmującym państwem członkowskim jest Rzeczpospolita Polska.

 

 

Tomasz Krywan, doradca podatkowy