Księga przychodów i rozchodów w praktyce

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzenie i zamknięcie

Podatki 2015 - komplet

SPIS TREŚCI

• Księga dla rozpoczynających działalność
  • Informacje ogólne związane z prowadzeniem księgi
  • Kto musi prowadzić księgę
  • Kto jest zwolniony z prowadzenia księgi
  • Jak założyć księgę
  • Księga w komputerze
  • Gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe
  • Przechowywanie księgi i dowodów
  • Pięć kroków do powierzenia księgi biuru
  • Ewidencje
  • Rzetelność i niewadliwość
  • Poprawianie zapisów
  • Dowody księgowe
  • Dowody przesunięć
  • Data powstania przychodu
  • Księgowanie w dacie wystawienia faktury
  • Podatnicy ewidencjonujący obrót za pomocą kas rejestrujących
  • Podatnicy VAT
  • Ewidencjonowanie w kwocie brutto
  • Zapisy w kolumnach
  • Księgowanie kosztów
  • Koszty działalności firmy w mieszkaniu
  • Ewidencjonowanie zakupu towarów handlowych i materiałów
  • Koszty uboczne zakupu
  • Spis z natury
  • Zasady wyceny materiałów
  • Zamknięcie księgi
  • Roczne podsumowanie księgi

PORADY PRAWNE

• Faktura w księdze
• Ewidencja w księdze w przypadku odmówienia opodatkowania w formie karty podatkowej
• Jak poprawić błąd w pkpir i deklaracji

ORZECZNICTWO

• Wyroki NSA

AKTY PRAWNE

• Ustawy i rozporządzenia

FORMULARZE I WZORY

• Wzór ewidencji sprzedaży

Rozlicz szybko PITY 2015 z płytą CD

Zobacz: Przewodnik po zmianach przepisów 2014/2015

Monitor Księgowego – prenumerata

---

Informacje ogólne związane z prowadzeniem księgi

Obowiązek prowadzenia księgi zależy od formy opodatkowania przedsiębiorcy. Osoby opłacające podatek w formach zryczałtowanych (tj. w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej) nie mają obowiązku prowadzenia księgi. Zaś osoby opodatkowane na zasadach ogólnych (tj. według skali lub liniowo) są do tego obowiązane.

 

Kto musi prowadzić księgę

Zasady prowadzenia księgi reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 282, poz. 2807; dalej rozporządzenie MF). Z kolei to, jakie podmioty powinny prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, wymienione zostało w art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 183, poz. 1538, dalej u.p.d.o.f.). Obowiązek prowadzenia księgi ciąży na wykonujących działalność gospodarczą:

• osobach fizycznych,

• spółkach cywilnych osób fizycznych,

• spółkach jawnych osób fizycznych,

• spółkach partnerskich.

ZAPAMIĘTAJ

Nie mogą prowadzić księgi spółki cywilne i spółki jawne osób prawnych. Takie podmioty obowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Przedsiębiorca może prowadzić księgę, dopóki nie będzie zobligowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jak wynika z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 184, poz. 1539), obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje, jeżeli w poprzednim roku podatkowym przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro. Po przekroczeniu limitu wynikającego z tej ustawy przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów będą obowiązani założyć księgę rachunkową. Prowadzenie jej należy rozpocząć od nowego roku podatkowego. Wielkości euro przeliczamy na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP, który obowiązuje 30 września roku poprzedzającego rok podatkowy (w 2004 r. kwota 800 000 euro odpowiada 3 506 560 zł). Z kolei w 2006 r. będzie to kwota 3 133 280 zł (na 30 września 2005 r. kurs euro wyniósł 3,9166 zł).

Ustawodawca nie zabrania prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcom, którzy mają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Mogą oni prowadzić księgi rachunkowe, jeżeli ich przychody z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy były niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty 800 000 euro. Mają oni obowiązek zawiadomienia o fakcie rozpoczęcia prowadzenia księgi rachunkowej naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Prowadzenie księgi należy rozpocząć od początku następnego roku podatkowego. Ponadto obowiązek prowadzenia księgi dotyczy:

• osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,

• osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,

• duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Nie mają obowiązku prowadzenia księgi osoby, które:

• opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,

• wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,

• wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,

• dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są również zobowiązani rolnicy prowadzący działalność gospodarczą. Jeżeli przychód z działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł, wówczas rolnicy prowadzą księgę, która ma uproszczoną formę (wzór tej księgi stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia MF). Jeżeli przychód rolnika z wykonywanej działalności gospodarczej przekroczy w roku podatkowym 10 000 zł, ma on obowiązek prowadzić taką księgę, jaką prowadzą inni przedsiębiorcy.

 

---

Kto jest zwolniony z prowadzenia księgi

Na wniosek podatnika naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Dotyczy to przypadków uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia. Podatnik musi złożyć wniosek co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane. W razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

 

Jak założyć księgę

Jak stanowi § 10 rozporządzenia MF, powinniśmy zakładać księgę na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. W przypadku gdy jesteśmy obowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży, również mamy obowiązek założenia ewidencji sprzedaży na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Na podatników został nałożony obowiązek zawiadomienia w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi w ciągu 20 dni od dnia jej założenia. W praktyce często w urzędach przygotowane są specjalne druki, na których składamy takie zawiadomienie. Jeżeli rozpoczynamy działalność gospodarczą, zawiadomienie składamy wraz ze wszystkimi dokumentami, które należy złożyć, aby zarejestrować działalność w urzędzie skarbowym, np. osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą składa NIP-1 aktualizacyjny, VAT-R (jeżeli będzie podatnikiem VAT) wraz z koniecznymi załącznikami, takimi jak: wpis do ewidencji działalności gospodarczej, umowa o otwarcie rachunku bankowego, umowa najmu lokalu, umowa o prowadzenie księgi itd.

ZAPAMIĘTAJ

Wszelkie zmiany związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, np. zmiana formy opodatkowania, zmiana biura prowadzącego księgę czy zmiana siedziby, powinny być zgłaszane do urzędu skarbowego na właściwych formularzach aktualizacyjnych, np. NIP-1.

Obowiązek zgłoszenia założenia księgi nałożony został również na podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe. Zgłoszenie w formie pisemnej powinno być złożone w terminie 20 dni od założenia księgi.

W przypadku prowadzenia działalności przez osoby fizyczne w formie spółki cywilnej, jawnej czy partnerskiej księga powinna być prowadzona dla spółki. Każdy ze wspólników ma obowiązek złożenia zawiadomienia o założeniu księgi do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania każdego ze wspólników.

 

Księga w komputerze

Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie księgi za pomocą programu komputerowego, księga będzie uznana za prowadzoną prawidłowo, jeżeli będziemy:

• posiadali pisemną instrukcję obsługi programu komputerowego,

• w taki sposób wykorzystywać program komputerowy, który zapewni bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,

• przechowywali zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, mamy obowiązek sporządzenia wydruku zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF.

Jeżeli program komputerowy nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF, mamy obowiązek założenia księgi. Po zakończeniu miesiąca powinniśmy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

 

---

Gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe

Księgę możemy prowadzić samodzielnie lub przekazać jej prowadzenie profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Zanim zdecydujemy się powierzyć prowadzenie księgi jakiemuś biuru, ważne jest sprawdzenie, czy ma ono odpowiednie kompetencje. Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów upoważnione są bowiem osoby posiadające uprawnienia wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 120, poz. 1022 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2003 r. nr 210, poz. 2044). Za uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych uznaje się również osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

 

Przechowywanie księgi i dowodów

Księga i dowody, na podstawie których dokonywane są zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli prowadzenie księgi przekazaliśmy biuru rachunkowemu, księga wraz z dowodami powinna znajdować się w miejscu, które jest podane w zawiadomieniu złożonym do urzędu skarbowego. Zwykle miejscem przechowywania księgi przez biuro rachunkowe jest miejsce, gdzie biuro rachunkowe posiada swoją siedzibę. Może też się zdarzyć, że miejscem przechowywania księgi przez biuro rachunkowe jest miejsce, gdzie biuro prowadzi działalność gospodarczą, a nie miejsce siedziby biura. W każdym przypadku urząd powinien wiedzieć, gdzie faktycznie przechowywane są księgi przez biuro rachunkowe.

Podatnicy prowadzący przedsiębiorstwo wielozakładowe muszą przechowywać księgi w każdym zakładzie. Podatnicy tacy mogą prowadzić tylko jedną księgę w miejscu swojej siedziby, jeżeli w poszczególnych zakładach prowadzona jest przynajmniej ewidencja sprzedaży lub ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych czy ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy. Podatnicy prowadzący działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego powinni przechowywać księgę w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli taki podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji sprzedaży, to powinna ona znajdować się w miejscu wykonywania działalności.

Mamy obowiązek przechowywania księgi do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za 2005 r. upływa 30 kwietnia 2006 r. Okres przedawnienia upływa z okresem 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Tak więc księgę prowadzoną w 2005 r. powinniśmy przechowywać do końca 2011 r.

---

Pięć kroków do powierzenia księgi biuru

1. Sprawdź posiadanie uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg.

2. Podpisz umowę o prowadzenie księgi.

3. Zawiadom o zawartej umowie naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi. Zawiadomienie powinno być złożone w formie pisemnej w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym. W zawiadomieniu wskazujemy nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

4. Przygotuj NIP-1 (zwykle jest to NIP-1 aktualizacyjny). Formularz ten przygotowujemy, jeżeli z chwilą rozpoczęcia działalności zlecamy prowadzenie księgi biuru rachunkowemu lub gdy po jakimś czasie od rozpoczęcia działalności zlecimy prowadzenie księgi biuru rachunkowemu. Wypełniamy stosowne rubryki, w których umieszczamy informacje o nazwie i NIP biura rachunkowego, adresie miejsca przechowywania dokumentacji podatkowej. Zwykle do druku aktualizacyjnego dołączamy ksero umowy o prowadzenie księgi. Oryginał umowy jest przedstawiany w urzędzie skarbowym do wglądu. Jeżeli nie chcemy udawać się do urzędu skarbowego i chcemy wysłać wszystkie dokumenty pocztą, wówczas kopie dokumentów muszą być potwierdzone przez notariusza lub radcę prawnego za zgodność z oryginałem. Niektórzy uważają, że samo złożenie zgłoszenia NIP aktualizacyjnego jest wystarczającym zawiadomieniem urzędu skarbowego o powierzeniu prowadzenia księgi biuru rachunkowemu.

5. W miejscu prowadzenia działalności zaczynamy prowadzić ewidencję sprzedaży (jeśli mamy obowiązek jej prowadzenia). Nie prowadzimy ewidencji sprzedaży, jeżeli ewidencjonujemy obrót za pomocą kasy rejestrującej. Podmioty wykonujące działalność kantorową powinny w miejscu prowadzenia działalności prowadzić ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych, a podmioty prowadzące działalność w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenie lombardów) powinny prowadzić ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.

Wszelkie zmiany związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, np. zmiana formy opodatkowania, zmiana biura prowadzącego księgę czy zmiana siedziby, powinny być zgłaszane do urzędu skarbowego na właściwych formularzach aktualizacyjnych, np. NIP-1.

Obowiązek zgłoszenia założenia księgi nałożony został również na podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe. Zgłoszenie w formie pisemnej powinno być złożone w terminie 20 dni od założenia księgi.

W przypadku prowadzenia działalności przez osoby fizyczne w formie spółki cywilnej, jawnej czy partnerskiej księga powinna być prowadzona dla spółki. Każdy ze wspólników ma obowiązek złożenia zawiadomienia o założeniu księgi do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania każdego ze wspólników.

 

---

Ewidencje

Oprócz podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązani jesteśmy do prowadzenia dodatkowych ewidencji.

Rodzaje ewidencji uzależnione są od tego, czy zatrudniamy pracowników czy jesteśmy podatnikami VAT, jaką prowadzimy działalność itd. Nie tylko przepisy rozporządzenia nakładają na nas obowiązek prowadzenia ewidencji, lecz do prowadzenia ewidencji obowiązani jesteśmy na podstawie innych przepisów, takich jak ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 179, poz. 1484; dalej ustawa o VAT). Do tych ewidencji należą:

• ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – wprowadzamy do niej składniki majątku będące środkami trwałymi i wartościami materialnymi i prawnymi; zwykle są to składniki majątku, których wartość początkowa przekracza 3500 zł; zapisów w tej ewidencji powinniśmy dokonywać najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia do używania;

• ewidencja wyposażenia – do tej ewidencji wprowadzamy wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł;

• ewidencja sprzedaży (patrz: Formularze i wzory) – jest to ewidencja, którą w praktyce prowadzą podatnicy dokonujący sprzedaży i świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej; ponadto ewidencja musi być prowadzona przez podmioty prowadzące przedsiębiorstwo wielozakładowe, gdy jest prowadzona jedna księga dla wszystkich zakładów; zakładają ją też podatnicy prowadzący działalność w zakresie handlu obwoźnego i obnośnego; ewidencja powinna zawierać następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę przychodu; powinniśmy zbroszurować i ponumerować jej karty; nie ma obowiązku informowania urzędu skarbowego o rozpoczęciu prowadzenia ewidencji; jeżeli ewidencjonujemy obrót za pomocą kasy rejestrującej, to nie mamy obowiązku prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży; jeżeli dokonujemy czynności udokumentowanych fakturami i bez takiego dowodu, to w ewidencji wpisujemy tylko przychód nieudokumentowany fakturami; zapisów dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym; jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT i nie prowadzi odrębnej ewidencji sprzedaży, która jest wymagana art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, może w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające VAT od czynności określonych w art. 105 ustawy o VAT oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur; przychody te powinny być wykazane nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym;

• ewidencja przebiegu pojazdów – dane, jakie powinna zawierać ta ewidencja, są wymienione w art. 23 ust. 7 u.p.d.o.f. (nazwisko, imię i miejsce zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy, liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika /pracodawcy/ i jego dane);

• karty przychodów pracowników – obowiązek prowadzenia indywidualnych (imiennych) kart przychodów mają podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku pracy; karty powinniśmy wypełnić najpóźniej w terminie przewidzianym do przekazania zaliczki na podatek dochodowy od przychodów pracownika na konto urzędu skarbowego;

• ewidencja sprzedaży VAT – ewidencję tę mają obowiązek prowadzić podatnicy zwolnieni z VAT (art. 109 ustawy o VAT);

• ewidencja sprzedaży i zakupu VAT – ewidencja ta jest prowadzona przez czynnych podatników VAT (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT); dane z niej wynikające mają służyć do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej; zwykle prowadzone są dwie ewidencje zakupu i sprzedaży.

Pomimo iż przepisy rozporządzenia MF podają, jakie dane powinny zawierać ewidencje wyposażenia czy karty pracowników i podatnik mógłby sam przygotować takie dokumenty samodzielnie, to jednak istnieje możliwość kupienia gotowych druków, np. ewidencji wyposażenia. Zwykle znajdują się w sklepach papierniczych, specjalistycznych księgarniach czy kioskach znajdujących się na terenie urzędu skarbowego.  

---

Rzetelność i niewadliwość

Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia MF i objaśnieniami do wzoru księgi. Wady w księdze to brak dat, niechronologiczne zapisy, zaklejanie zapisów, brak wszystkich danych kontrahenta. Aby jednak można było uznać księgę za wadliwą, organ podatkowy musi stwierdzić, że błędy mają istotne znaczenie. Nie tylko przepisy rozporządzenia MF wyjaśniają, jak należy prowadzić księgi, ale również objaśnienie do rozporządzenia MF zawiera szereg informacji mających pomóc podatnikowi w prowadzeniu księgi.

Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy,

• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,

• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,

• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,

• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom wynikającym z przepisów. Księgę uznaje się za rzetelną w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.

PLUSY I MINUSY

- Jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że podatnik nie wpisał danych do księgi w odpowiednim terminie, wówczas księga uznawana jest za nierzetelną. Przykładowo zakup materiałów podstawowych wpisywany powinien być do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu. Jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że w magazynie są towary niewpisane do księgi w wymaganym przepisami prawa terminie, księga jest traktowana jako nierzetelna.

Przy badaniu rzetelności czy niewadliwości księgi nie jest brany pod uwagę stopień winy podatnika. Nie jest ważne, czy podatnik nieprawidłowo wypełnił księgę, chcąc zawyżyć koszty, czy nieświadomie się pomylił.

+ Jedynie zdarzenie losowe, np. pobyt w szpitalu, może być czynnikiem, który jest brany pod uwagę podczas oceny prawidłowości prowadzenia księgi.

ZAPAMIĘTAJ

• Zapisy powinny być dokonywane w języku polskim i walucie polskiej, a ponadto w sposób staranny, czytelny i trwały.

• Podatnik ma obowiązek zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

 

Poprawianie zapisów

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub

• wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów; zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (–) lub kolorem czerwonym.

Nie można poprawiać błędów w księdze poprzez ścieranie gumką, kilkakrotne przekreślanie, zamazywanie korektorem czy taśmą korygującą. Takiego sposobu korekty nie przewidują przepisy rozporządzenia MF, w związku z czym w postępowaniu podatkowym taka księga może zostać potraktowana jako wadliwa.

Jeżeli księgę prowadzi biuro rachunkowe, wówczas zapisy dokonywane są w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży lub danych wynikających z zestawienia raportów dobowych, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy. Zapisy powinny być dokonywane w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Powyższe zasady zapisów stosują podatnicy prowadzący przedsiębiorstwa wielozakładowe.

Podatnicy mogą dokonywać wpisów do księgi w taki sposób jak biura rachunkowe, pod warunkiem prowadzenia równocześnie ewidencji sprzedaży. Warunek ten nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami.

 

---

Dowody księgowe

Wszelkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane za pomocą prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych. Dowody księgowe powinny:

• stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,

• zawierać:

– wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

– datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

– przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

– podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

• być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Każdy dowód powinien posiadać numer odpowiadający liczbie porządkowej, pod którą został zaksięgowany w księdze. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Nie ma w rozporządzeniu MF przepisu, na podstawie którego można byłoby korzystać z tłumaczeń dowodów księgowych wystawionych w języku obcym na język polski. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. Błędów nie można poprawiać w opisany sposób w dowodach, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek. Nie można też poprawiać dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

Podstawowymi dowodami księgowymi są:

• faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP,

• dokumenty celne,

• rachunki oraz

• faktury korygujące i noty korygujące.

Zasady, którym podlegają faktury, opisane są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 102, poz. 860).

Za dowody księgowe uważa się również:

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

• dowody przesunięć,

• dowody opłat pocztowych i bankowych,

• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, które są wymagane dla dowodów księgowych.

Można dokumentować zapisy dotyczące kosztów (wydatków) w księdze na podstawie dowodów wewnętrznych. Dowody wewnętrzne powinny być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,

• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43),

• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,

• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych (materiały zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości),

• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,

• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,

• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,

• opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych,

• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, wymaganych przepisami rozporządzenia MF – podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Ponadto dowodami księgowymi mogą być paragony. Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

PRZYKŁAD

Urzędy skarbowe mogą kwestionować dokumentowanie wydatków ponoszonych w jednostkach handlu detalicznego, które mogą być dokumentowane paragonami. Ważne jest zwrócenie uwagi, co jest materiałem biurowym, a co jest wyposażeniem firmy. Przykładowo kalkulator może być uznawany za wyposażenie firmy, w związku z czym urzędy skarbowe kwestionują dokumentowanie powyższego zakupu na podstawie paragonu. Prawidłowym dowodem księgowym powinna być faktura. Dla bezpieczeństwa warto więc posiadać faktury na zakup materiałów biurowych, które mogą być potraktowane jako wyposażenie firmy.

Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragon powinien być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, powinien określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

PLUSY I MINUSY

+ Fakturami mogą być również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi. Ważne jest, aby taki dowód zapłaty zawierał następujące dane: nazwę i NIP sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku.

W przypadku gdy podatnik prowadzi działalność w mieszkaniu prywatnym, to może niektóre wydatki związane z eksploatacją mieszkania (np. energię elektryczną) zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą zaksięgowania takich wydatków powinien być dowód wewnętrzny. Ważne jest, aby dowód wewnętrzny zawierający wymagane dane był przechowywany wraz z fakturą, na podstawie której został sporządzony.

Podstawą zapisów opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne może być wydruk z rachunku bankowego. Taki dowód księgowy jest akceptowany przez organy podatkowe.

PRZYKŁAD

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek posiadania konta bankowego, za pomocą którego rozlicza się z urzędem skarbowym. Odsetki na firmowym koncie stanowią przychód podatnika. Na koniec miesiąca bank nalicza odsetki od zgromadzonych kwot na rachunku. Wyciąg bankowy będzie dla podatnika podstawą zaksięgowania tego przychodu w księdze.

---

Dowody przesunięć

Podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi „dowodami przesunięć w przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi – w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały. Dowody przesunięć powinny zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę dokonania przesunięcia, nazwę towarów lub materiałów oraz ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu. Jeżeli podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału), nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary.

 

Data powstania przychodu

W myśl art. 14 ust. 1 u.p.d.o.f., za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Za datę powstania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym:

• wydano rzecz, zbyto prawo majątkowe lub

• wykonano usługę, w tym częściowo wykonano usługę, jeżeli jej częściowe wykonanie stanowi wynikający z umowy lub z odrębnych przepisów tytuł do zapłaty, lub

• otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia – w pozostałych przypadkach.

PRZYKŁAD

Podatnik wykonał usługę w maju 2005 r. Fakturę za wykonaną usługę wystawił 5 czerwca 2005 r. Termin płatności został określony na 21 czerwca 2005 r. W którym miesiącu powstaje przychód? Ze względu na to, że faktura dotyczy usługi wykonanej w maju, przychód należny powstanie w maju 2005 r.

Za przychody z tytułu umów najmu, dzierżawy, leasingu lub innych umów o podobnym charakterze, których przedmiotem są składniki majątku związane z działalnością gospodarczą, uważa się przychody należne określone na dzień, w którym należności wynikające z tych umów stają się wymagalne.

PRZYKŁAD

Podatnik jest właścicielem budynku. Pomieszczenia wynajmuje firmom na prowadzenie biur. W umowach z firmami ustalił, że czynsz będzie płacony co miesiąc do 15 dnia następnego miesiąca. Przychód jest wymagalny 15 dnia miesiąca, więc w tym terminie powstanie przychód u właściciela budynku.

Za datę powstania przychodu należnego uważa się wynikający z faktury termin płatności, a jeżeli termin nie jest określony, ostatni dzień miesiąca, w którym wystawiono fakturę. Dotyczy to rozliczeń z tytułu:

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub gazu przewodowego,

• świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych, z wyjątkiem usług opłacanych za pomocą żetonów (monet) lub kart, w tym telefonicznych,

• usług rozprowadzania wody, gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów.

Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 1 u.p.d.o.f., pobrane zaliczki na poczet dostaw towarów i usług nie stanowią przychodu podatnika.

 

---

Księgowanie w dacie wystawienia faktury

Za datę powstania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (art. 14 ust. 1f u.p.d.o.f.). Jeżeli faktura nie została wystawiona w terminie określonym przepisami ustawy o VAT, za datę powstania przychodu uważa się dzień, w którym faktura powinna być wystawiona. Powyższa zasada dotyczy podatników, którzy:

• są podatnikami podatku od towarów i usług niekorzystającymi ze zwolnienia od tego podatku oraz

• prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, oraz

• ewidencjonują przychody w dacie wystawienia faktury, zgodnie przepisami ustawy o VAT.

Ustawodawca w tym wypadku odszedł od zasady ewidencjonowania przychodu w dniu wydania towaru lub wykonania usługi. Będąc podatnikiem VAT, prowadzącym księgę, możemy więc ewidencjonować przychody w dacie wystawienia faktury, nawet jeżeli usługa czy wydanie towaru miało miejsce wcześniej. Jeżeli faktury nie wystawimy w terminie (zgodnie z przepisami ustawy o VAT), to i tak przychód powinniśmy ująć nie później niż w dniu, w którym powinna być wystawiona faktura.

PRZYKŁAD

Podatnik jest podatnikiem VAT i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. 29 grudnia 2004 r. sprzedał towar, a fakturę wystawił 3 stycznia 2005 r. Zgodnie z przepisami u.p.d.o.f. i § 22 rozporządzenia MF, podatnik powinien ująć ten przychód w księdze prowadzonej w 2004 r., ewidencjonując w dacie 31 grudnia 2004 r.

Konieczne jest, aby podatnik po wystawieniu faktury wpisał daty i numery faktur w księdze za dany rok podatkowy w kolumnie 17 „Uwagi” przy każdej pozycji odnoszącej się do danej transakcji. Podatnik, ewidencjonując przychody, w roku następnym nie wykazuje wartości przychodów wynikających z faktur odnoszących się do przychodów z roku poprzedniego.

Przychody ewidencjonuje się na podstawie różnych dokumentów, tj.:

• faktur,

• dziennego zestawienia faktur (jeżeli wystawiamy wiele faktur w jednym dniu zapisów w księdze, możemy dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego „zestawieniem sprzedaży”); zestawienie sprzedaży powinno zawierać co najmniej dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od – do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą faktur, podpisy podatnika lub osoby sporządzającej zestawienie,

• dowodu wewnętrznego (w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami, gdy nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących); w dowodzie wewnętrznym wykazujemy w jednej kwocie wartość przychodów za dany dzień,

• dobowych raportów z kasy fiskalnej,

• miesięcznego zestawienia raportów dobowych,

• ewidencji sprzedaży.

Zapisów dokonujemy raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jeżeli prowadzimy w miejscu wykonywania działalności gospodarczej ewidencję sprzedaży, wówczas możemy dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów powinny być dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody.

 

Podatnicy ewidencjonujący obrót za pomocą kas rejestrujących

Podatnicy ewidencjonujący obrót przy zastosowaniu kasy fiskalnej dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Podatnicy ci mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Zapisów tych możemy dokonywać w terminie zapewniającym prawidłowe rozliczenie się z budżetem, nie później niż do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

 

---

Podatnicy VAT

Podatnicy VAT mogą ewidencjonować przychody według uproszczonych zasad. Dotyczy to zarówno podatników płacących VAT, jak też podatników zwolnionych z VAT. Podatnicy VAT mogą ewidencjonować przychody w uproszczony sposób, jeżeli prowadzą ewidencję sprzedaży dla celów VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub ust. 3 ustawy o VAT. Podatnicy VAT mogą dokonywać zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych z ewidencji VAT.

Zestawienie powinno zawierać: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

Obrót w rozumieniu ustawy o VAT nie jest tożsamy z przychodem dla celów podatku dochodowego. Niekiedy będziemy musieli skorygować obrót VAT o wartość sprzedaży, która nie jest traktowana jako przychód, i powiększyć go o przychód niebędący obrotem w rozumieniu ustawy o VAT. Przykładowo darowanie towarów nie jest przychodem w rozumieniu przepisów o podatkach dochodowych, ale jest obrotem w rozumieniu ustawy o VAT. Z kolei dotacje, różnice kursowe, otrzymane kary umowne, odsetki na rachunku bankowym są przychodem w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym, a nie obrotem w rozumieniu ustawy o VAT.

 

Ewidencjonowanie w kwocie brutto

Za przychód ze sprzedaży u podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT uważa się przychód pomniejszony o należny VAT. Ustawodawca przewidział wyjątek od tej zasady w § 24 rozporządzenia MF (art. 14 ust. 1 u.p.d.o.f.). Przepis dotyczy podatników, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT, tj. podatników rozliczających podatek należny VAT na podstawie metody uproszczonej, zwanej potocznie strukturą zakupów. Podatnicy, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT, mogą ewidencjonować przychody w księdze oraz w ewidencji sprzedaży łącznie z podatkiem od towarów i usług, z tym że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług.

 

---

Zapisy w kolumnach

Bardzo ważne jest dokonywanie zapisów w odpowiednich kolumnach. I tak w kolumnie 7 zapisywane są przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych).

W kolumnie 8 wpisujemy pozostałe przychody. Przychody te wymienione są w art. 14 ust. 2 u.p.d.o.f. Są to m.in.: odpłatne zbycia składników majątku oraz towarów handlowych, różnice kursowe, otrzymane kary umowne, wartość otrzymanych świadczeń w naturze, otrzymane odszkodowania, odsetki na rachunku bankowym prowadzonym w związku z działalnością gospodarczą. Zapisy w tej kolumnie powinny być dokonywane na podstawie dowodów dotyczących przychodów.

PRZYKŁAD

Podatnik zakupił na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej towary handlowe. Część faktury za zakupiony towar została opłacona bonem otrzymanym przez podatnika za uzbierane punkty premiujące zakupy dokonane w tym sklepie, a część gotówką. Jak podatnik powinien zaksięgować ten zakup? Wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2–2b u.p.d.o.f., z wyjątkiem otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn, jest przychodem z działalności gospodarczej zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.f. Otrzymany więc przez podatnika – za uzbierane punkty premiujące zakupy – bon, za który podatnik może nabyć w sklepie nieodpłatnie towary, należy traktować jako świadczenie w naturze, którego wartość stanowi u podatnika przychód z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Podatnik winien ująć wartość bonu – w momencie jego otrzymania – w kolumnie 8 księgi przychodów i rozchodów (pozostałe przychody).

Natomiast w momencie zakupu towaru całą kwotę (netto) wynikającą z faktury podatnik powinien ująć w księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 10 (Zakup towarów handlowych i materiałów), mimo że zakup tego towaru został opłacony częściowo gotówką, a częściowo bonem towarowym.

Kolumna 9 jest przeznaczona do łącznej kwoty przychodów zaewidencjonowanych w kol. 7 i 8.

W kolumnie 12 ewidencjonujemy koszty reprezentacji i reklamy niepublicznej, tj. prowadzonej w inny sposób niż w środkach masowego przekazu lub prowadzonej publicznie w inny sposób.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodu, chyba że reklama jest prowadzona w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Z cytowanego przepisu wynika, że:

• wydatki na reklamę publiczną stanowią koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości (wpisywane są one do kolumny 14),

• wydatki na reklamę niepubliczną stanowią koszt uzyskania przychodów do wysokości 0,25% przychodu,

• wydatki na reprezentację stanowią koszt uzyskania przychodu do wysokości 0,25% przychodu.

Limit kosztów reprezentacji i reklamy (0,25% przychodu) oblicza się, stosując ceny netto towarów i usług. W celu ustalenia limitu bierze się pod uwagę wielkość przychodu za rok podatkowy wykazany w kolumnie 9. W przypadku przekroczenia limitu trzeba sporządzić notę księgową i na jej podstawie wystornować wydatki przekraczające limit.

Podatnicy często mają problem z zakwalifikowaniem, co jest reklamą, a co jest informacją (wydatki związane z informacją zaliczane są w całości do kosztów).

Przypomnijmy, że do cech charakterystycznych informacji należy zaliczyć:

• posiadanie niezbędnych danych do złożenia oferty lub podjęcia rokowań, takich jak: adres, przedmiot oferty, cenę sprzedaży, warunki nabycia,

• charakter obiektywny, niezawierający elementów ocennych,

• wyłącznie informacyjny charakter.

Reklama zaś zawiera:

• dane niezbędne o danym produkcie,

• informacje wartościujące, zachęcające do nabycia przedmiotu reklamy.

Ponadto celem reklamy jest nakłonienie jak największej liczby nabywców do zakupu towaru.

Podobnych kłopotów przysparza niekiedy jednoznaczne stwierdzenie, czy dany wydatek jest związany z reklamą publiczną czy reklamą niepubliczną. W tej kwestii niejednokrotnie wypowiadał się również NSA.

W kolumnie 13 wpisujemy koszty wynagrodzeń brutto w gotówce i w naturze.

Wynagrodzenia wypłacane pracownikom wpisujemy w kwocie brutto, tj. wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne, które finansowane są przez pracownika. Pozostałą część składki opłacaną przez pracodawcę wpisujemy w kolumnie 14.

Wpisu dokonuje się na podstawie list płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze. W tej kolumnie wpisuje się również wynagrodzenia wypłacane z tytułu umów zlecenia lub o dzieło.

ZAPAMIĘTAJ

Od 1 stycznia 2005 r. kosztem są tylko te wynagrodzenia, które są faktycznie wypłacone. Dotyczy to również składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, które muszą być opłacone, aby mogły być zaliczone do kosztów.

Warto również pamiętać, że za koszt uzyskania przychodów nie uznaje się wartości pracy własnej podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników.

W kolumnie 14 wpisujemy wszystko, czego nie możemy ująć we wcześniejszych kolumnach. W objaśnieniach do księgi podane są jedynie przykładowe wydatki, takie jak: zakup paliwa, czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, gaz, centralne ogrzewanie, opłaty za telefon, koszty używania samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, koszty podróży służbowych pracowników, a także właściciela i osób z nim współpracujących (w tym diety i wydatki objęte ryczałtem), wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę oraz składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, podatki i opłaty, koszty finansowe, odsetki od kredytów i pożyczek, wartość zakupionego wyposażenia, koszty reklamy publicznej.

Podstawą wpisu do księgi są przede wszystkim faktury dokumentujące nabycie tych usług czy towarów. Odpisy amortyzacyjne są księgowane na podstawie ewidencji środków trwałych.

 

---

Księgowanie kosztów

Przypomnijmy, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Wydatki niebędące kosztami uzyskania przychodów wymienione są w art. 23 u.p.d.o.f.

Podatnik ma więc prawo do odliczenia wszelkich poniesionych kosztów, jeżeli wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. „Związek z prowadzoną działalnością gospodarczą” oznacza prowadzenie działalności, którą zajmuje się podatnik w celu uzyskania dochodu. Przykładowo do kosztów nie mogą być zaliczone wydatki związane z wyposażeniem prywatnego mieszkania przedsiębiorcy czy wydatki związane z jego urlopem. Pojęcie „w celu uzyskania przychodów” oznacza, że działalność musi być prowadzona w celu uzyskania dodatniego wyniku finansowego. Istotne jest również to, że nie zawsze przychód musi być osiągnięty przez podatnika. Wydatki mogą mieć wpływ zarówno bezpośredni, jak i pośredni na osiągnięcie przychodu.

To, w jakim momencie powinny być księgowane wydatki, zależy od przyjętej przez podatnika metody rozliczania kosztów. Chodzi tutaj o metodę kasową i metodę memoriałową. Według metody kasowej podatnik księguje wydatki w momencie ich poniesienia. Według metody memoriałowej podatnik księguje wydatki w okresie, w którym uzyskuje się przychód związany z danym kosztem.

Zasadę kasową odzwierciedla przepis art. 22 ust. 4 u.p.d.o.f., zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Wyjątki od tej zasady przewidziane są w art. 22 ust. 5 u.p.d.o.f., zgodnie z którym u podatników prowadzących księgi rachunkowe (handlowe) koszty uzyskania przychodów objętych tymi księgami są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą.

Oznacza to, że są potrącalne:

• koszty poniesione w danym roku i związane z przychodami tego roku,

• koszty poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego,

• określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Opisane zasady potrącania kosztów mają również zastosowanie do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Jeżeli podatnik wybrał jedną z metod, to jest on obowiązany metodę tę stosować przez cały rok podatkowy. Pomimo – wydaje się – jasnych reguł księgowania, w praktyce pojawia się szereg problemów. Szczególnie dotyczą one wydatków ponoszonych na przełomie roku.

ZAPAMIĘTAJ

Należy zwrócić uwagę na zasady rozliczenia VAT. Nie będą one się niekiedy pokrywały z zasadami rozliczeń w podatku dochodowym. Podatek naliczony VAT może być odliczony w miesiącu, w którym upłynął termin płatności za fakturę. Dotyczy to przede wszystkim faktur za tzw. usługi medialne.

ZAPAMIĘTAJ

Podatnicy będący płatnikami VAT ewidencjonują koszty bez VAT naliczonego. Wyjątek stanowią koszty, które są związane z czynnościami zwolnionymi z VAT lub podatek naliczony nie podlega odliczeniu od podatku należnego lub nie podlega zwrotowi. Wówczas koszty te wykazuje się w kwocie brutto. Najczęściej ewidencjonujemy w kwocie brutto wydatki na paliwo. Ponadto w kwocie brutto koszty wykazują podatnicy zwolnieni z VAT.

  

---

Koszty działalności firmy w mieszkaniu

Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, w którym jednocześnie mieszka, to nie może wszystkich wydatków związanych z korzystaniem z mieszkania zaliczyć w koszty działalności firmy. Dotyczy to takich wydatków, jak czynsz za mieszkanie, opłaty za energię elektryczną, opłaty za telefon. Wydatki za korzystanie z mieszkania podatnik może zaliczyć do kosztów według ustalonej przez siebie proporcji. Przykładowo, jeżeli wykorzystuje do działalności gospodarczej pokój, który stanowi 1/4 część mieszkania, wówczas do kosztów może zaliczyć 1/4 czynszu, który płaci za to mieszkanie. Taka sama proporcja powinna być zastosowana również za energię elektryczną. Zastosowanie takiej proporcji do każdego rodzaju opłat wydaje się być rozsądnym rozwiązaniem. Trudno bowiem będzie udowodnić fiskusowi, że podatnik wykorzystywał 1/4 mieszkania do prowadzenia działalności gospodarczej, ale światło wykorzystywał w wysokości 1/2 opłat.

Inaczej sprawa ma się z telefonami. Najprostszym rozwiązaniem byłoby posiadanie odrębnej linii telefonicznej wykorzystywanej tylko w działalności gospodarczej. Wówczas wszystkie należności wynikające z rachunków telefonicznych mogłyby być zaliczone do kosztów. Jeżeli takiej linii nie ma, wówczas podstawą do rozdzielenia rozmów prywatnych od rozmów związanych z działalnością gospodarczą są billingi telefoniczne. Należy mieć również na uwadze fakt, że gdy nie ma wyodrębnionej linii telefonicznej dla działalności gospodarczej, wówczas organy podatkowe nie pozwalają zaliczyć do kosztów opłat za abonament telefoniczny. Urzędy argumentują to w ten sposób, że abonament i tak powinien być płacony, niezależnie od tego, czy w mieszkaniu jest prowadzona działalność gospodarcza czy też nie.

---

Ewidencjonowanie zakupu towarów handlowych i materiałów

Ze względu na swoją specyfikę zakup towarów handlowych i materiałów ewidencjonujemy w odrębnej kolumnie. Powinniśmy go również we właściwy sposób udokumentować.

Ewidencji tego rodzaju zakupów dokonuje się w kolumnie 10. W kolumnie tej co do zasady ewidencjonowane są towary. Przez towary należy rozumieć towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki, z tym że:

• towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

• materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,

• materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,

• wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,

• produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,

• brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,

• odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Zakup towarów handlowych i materiałów powinien być odpowiednio udokumentowany. Przede wszystkim podstawą zapisów powinny być faktury VAT, rachunki i noty korygujące.

Niekiedy zakup towarów i materiałów powinien być udokumentowany dowodami wewnętrznymi. Chodzi tu przede wszystkim o:

• zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,

• zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43),

• zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,

• zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych.

Jeżeli materiał lub towar (udokumentowany fakturami) został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, musimy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego.

Opis powinien zawierać imię i nazwisko (firmę) dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) oraz datę i podpis osoby przyjmującej towar.

Opis musi być potwierdzony na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która go przyjęła. Powinien być przechowany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną fakturą. Zakup powinien być niezwłocznie zaksięgowany na podstawie opisu w kolumnie 10.

Jeżeli zaistnieje różnica pomiędzy wartością towaru wynikającego w opisie a wartością podaną na fakturze, to tę różnicę wpisujemy do księgi (ewidencji) w kolumnie 10 w dniu otrzymania faktury.

ZAPAMIĘTAJ

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych wpisujemy do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeżeli zakup nie zostanie zaksięgowany w powyższym terminie, a w firmie będzie kontrola, to księga może zostać uznana za nierzetelną.

Jeżeli otrzymamy materiał lub towar handlowy oraz fakturę za ten materiał lub towar w tym samym miesiącu, to opis dołączamy do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonujemy na podstawie otrzymanej faktury.

Nie sporządzamy opisu, jeżeli zakup towarów udokumentowany jest specyfikacją dostawcy. Konieczne jest, aby specyfikacja zawierała te same dane co opis.

Zagadnienia związane z ewidencjonowaniem zakupu towarów handlowych i materiałów często są przedmiotem wyjaśnień organów podatkowych.

Pamiętajmy, że na wniosek podatnika naczelnik urzędu skarbowego może zwolnić go od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi.

 

---

Koszty uboczne zakupu

Koszty uboczne zakupu wpisujemy do kolumny 11 księgi. Do nich należą przede wszystkim koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Koszty ubezpieczenia księguje się na podstawie polis i innych dokumentów, które wystawiają zakłady ubezpieczeniowe. Koszty transportu zwykle dokumentujemy fakturami wystawionymi przez przewoźnika. Jeżeli są to koszty transportu własnego (środkiem transportu ujętym w ewidencji środków trwałych), to powinny być one dokumentowane fakturami dokumentującymi zakup paliwa, części zamiennych i innych wydatków eksploatacyjnych.

W przypadku gdy transport odbywa się samochodami niestanowiącymi środków trwałych w firmie, wysokość wydatków ustalamy na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu i faktur (w przypadku właściciela) oraz ewidencji przebiegu pojazdu, odbioru pokwitowań ryczałtu i delegacji służbowych (w przypadku pracowników).

Jeżeli mamy do czynienia z transportem, który związany jest z zakupem towarów i materiałów, a również z działalnością gospodarczą i nie jesteśmy w stanie wyodrębnić kosztów związanych z tymi czynnościami, wówczas wszystkie wydatki wpisujemy do kolumny 14 „Pozostałe wydatki”.

 

Spis z natury

Sporządzenie remanentu, czyli spisu z natury towarów, jest konieczne do obliczenia rocznego dochodu z działalności gospodarczej u podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów.

Dochodem, zgodnie z art. 24 ust. 2 u.p.d.o.f., jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Mamy obowiązek sporządzenia i wpisania spisu z natury:

• na dzień 1 stycznia,

• na koniec każdego roku podatkowego,

• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,

• w razie zmiany wspólnika,

• w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,

• na dzień likwidacji działalności.

Spis z natury obejmuje spis towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Podlega on wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.

ZAPAMIĘTAJ

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Dane, które powinny znajdować się przy sporządzaniu spisu z natury, są modyfikowane w przypadku:

• księgarń i antykwariatów księgarskich – spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,

• działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,

• działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw – spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,

• działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

 

---

Zasady wyceny materiałów

Towary wyceniamy najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury. W zależności od rodzaju materiałów różne są zasady wyceny. Tak więc:

• materiały i towary handlowe wyceniamy według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia,

• półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia,

• odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,

• niesprzedane wartości dewizowe wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy,

• wartość rzeczy zastawionych – według ich wartości rynkowej,

• produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej,

• produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Spis z natury wpisujemy do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą.

W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli sporządzamy spis z natury na dzień likwidacji działalności, wyceny dokonujemy według cen zakupu. Istnieje konieczność objęcia spisem z natury wyposażenia, które powinno być wycenione również według cen zakupu.

 

---

Zamknięcie księgi

Po zakończeniu miesiąca i po dokonaniu ostatniego wpisu należy dokonać podsumowania.

Podsumowujemy kolumny księgi od 7 do 15. Można też dokonać podsumowania zapisów miesięcznych narastająco. Wówczas pod podsumowaniem zapisów miesięcznych wpisujemy sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego obliczany miesiąc (np. jeżeli obliczamy dochód za sierpień, to pod podsumowaniem sierpnia wpisujemy sumy poszczególnych kolumn za miesiące od stycznia do lipca). W kolejnym podsumowaniu wpisujemy sumę wszystkich kolumn od początku roku. W ten sposób możemy ustalić dochód, aby obliczyć miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy.

Ustalając miesięczny dochód, musimy od sumy przychodu wykazanej od początku roku w kolumnie 9 odjąć sumę wydatków wykazanych w kolumnie 15 oraz odjąć sumę wydatków na zakup towarów handlowych i materiałów wykazanych w kolumnie 10 oraz sumę kosztów ubocznych zakupu wykazanych w kolumnie 11.

Ustalenie dochodu uwzględniającego remanent w ciągu roku może być korzystne dla podatników, którzy dokonują w trakcie roku zakupów towarów handlowych i materiałów, u których występują zapasy magazynowe. Pomimo iż taki podatnik płaci niskie zaliczki na podatek, to na koniec roku z powodu wysokiej wartości remanentu końcowego musi zapłacić wysoki podatek dochodowy.

ZAPAMIĘTAJ

Remanent nie tylko jest konieczny do ustalenia dochodu na koniec roku czy na dzień likwidacji, ale również może być potrzebny do ustalenia dochodu będącego podstawą obliczenia miesięcznych zaliczek. Sporządzenie remanentu w trakcie roku podatkowego może mieć miejsce, gdy podatnik dobrowolnie sam sporządzi remanent, a także na zarządzenie urzędu skarbowego.

PRZYKŁAD

Podatnik zamierza zakupić sporą ilość towarów w grudniu 2005 r. Zamierza je sprzedać dopiero w marcu 2006 r. Ze względu na wysoki dochód, jaki może powstać w marcu 2006 r., podatnik chce dokonać spisu z natury i rozliczyć się z uwzględnieniem remanentu.

Sporządzenie remanentu pozwoli pomniejszyć dochód do opodatkowania za 2005 r., bowiem wartość zakupionych towarów stanie się kosztem uzyskania przychodu jeszcze w 2005 r.

Dane liczbowe wynoszą:

remanent początkowy: 51 000 zł

wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów: 48 000 zł

koszty uboczne zakupu: 3100 zł

pozostałe wydatki: 12 000 zł

przychód: 105 000 zł

remanent końcowy: 43 000 zł

Dochód bez uwzględnienia różnic remanentowych:

105 000 zł – (48 000 zł + 3100 zł + 12 000 zł) = 41 900 zł

Dochód z uwzględnieniem różnic remanentowych:

105 000 zł – (51 000 + 48 000 zł + 3100 zł – 43 000 zł + 12 000 zł) = 105 000 zł – 71 100 = 33 900 zł.

Z podanego przykładu widać, że dochód uwzględniający różnice remanentowe jest niższy od dochodu, który nie był obliczony z uwzględnieniem remanentu. Tym samym opodatkowanie jest niższe.

 

Roczne podsumowanie księgi

Wysokość dochodu oblicza się zgodnie z art. 24 ust. 2 u.p.d.o.f. Dochodem jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Zasady ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym uregulowane są w pkt. 22–24 objaśnień, które stanowią załącznik do rozporządzenia MF.

3 kroki do obliczenia dochodu

1) Ustalamy wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9).

2) Ustalamy wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w następujący sposób:

• do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego należy doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego;

• kwotę wynikającą z tego obliczenia trzeba powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 15 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów.

3) Pomniejszamy wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Luiza Boczek

Poradnik Gazety Prawnej Nr 042/2005 z dnia 2005-11-15

---

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

---

Wyrok NSA z 18 lutego 1998 r., sygn. akt I SA/Ka 1241/96, niepublikowany

Większość wydatków ponoszonych przez podatników stanowi bezspornie koszt uzyskania przychodu. Są jednak sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest tak wyraźny. Wszystkie te sytuacje należy rozwiązywać według zasad zdrowego rozsądku. Nie ma tu żelaznych reguł; każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania.

Wyrok NSA z 11 grudnia 1997 r., sygn. akt I SA/Po 722/97, niepublikowany

Opłata za abonament stacji telefonicznej, zainstalowanej w mieszkaniu podatnika, nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu, co wyczerpująco wyjaśnia Izba Skarbowa (...) podkreślając, że celem założenia telefonu w prywatnym lokalu mieszkalnym i domu – było ułatwienie kontaktów prywatnych podatnika i jego rodziny. Kosztem uzyskania przychodu jest opłata za rozmowy z telefonu założonego w siedzibie działalności gospodarczej dokonywane w sprawach związanych z tą działalnością.

Wyrok NSA z 29 stycznia 1999 r., sygn. akt I SA/Wr 1590/97, niepublikowany

Reklama jest prowadzona w sposób publiczny, gdy może być dostępna (dostrzegalna) przez nieokreśloną liczbę osób, czyli jej odbiorcami może być potencjalnie nieograniczony, anonimowy krąg osób. Prowadzenie zatem reklamy w sposób zakrojony na szeroką skalę, lecz adresowany do określonej, nieanonimowej liczby odbiorców, znanych z imienia, nazwiska i adresu (...) – nie spełnia kryterium uznania jej za prowadzoną w sposób publiczny. Sąd uznał, że wydatki poniesione na kampanię reklamową w postaci wysłania 50 000 listów reklamowych do losowo wybranych osób nie mogą zostać zaliczone do kosztów reklamy prowadzonej w inny publiczny sposób.

---

RADA

Przede wszystkim powinny być skorygowane deklaracje.

UZASADNIENIE

Jak stanowi § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Faktura, dotycząca zakupu, wystawiona w czerwcu powinna być zaewidencjonowana w tymże miesiącu.

Na podstawie art. 81a § 1 Ordynacji podatkowej, podatnik może dokonać korekt złożonych deklaracji podatkowych w związku z niezaewidencjonowaniem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów faktury dotyczącej poniesionego kosztu. Nie wystarczy tylko zaksięgowanie w rozliczeniu rocznym nieujętej w czerwcu faktury dotyczącej poniesionego kosztu. O wartość wynikającą z omyłkowo niezaksięgowanej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów faktury, wystawionej w sierpniu, należy powiększyć koszty i dokonać korekt wcześniej złożonych do tutejszego organu podatkowego – deklaracji na zaliczki miesięczne na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jednocześnie na podstawie art. 81 Ordynacji podatkowej, skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

 

Poradnik Gazety Prawnej 42/2005 z dnia 15.11.2005

---

RADA

Zapisów w księdze należy dokonać na podstawie posiadanych dowodów w porządku chronologicznym w odpowiednich kolumnach księgi. Podsumowane przychody (kolumna 9) oraz koszty (kolumna 15) pozwolą na wyliczenie osiągniętego dochodu. Należy także założyć (i jeśli jest taka potrzeba – uzupełnić) ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję wyposażenia. Jeśli Czytelnik nie posiada dokumentów, na podstawie których można by obliczyć dochód, należy go ustalić w drodze oszacowania.

UZASADNIENIE

W związku z odmową opodatkowania w formie karty podatkowej należy założyć księgę podatkową, w której zostaną ujęte wszystkie operacje gospodarcze od 20 kwietnia 2005 r., podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Sposób prowadzenia, szczególne warunki oraz obowiązki związane z prowadzeniem księgi określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księga prowadzona zgodnie z tymi zasadami powinna zapewnić ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku. Ponadto podatnik oprócz podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinien prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencję wyposażenia. Zapisy w księdze powinny być dokonywane na podstawie posiadanych dowodów ułożonych w porządku chronologicznym (według dat zdarzeń gospodarczych). Należy zatem poniesione wydatki (kolumny 10–15) oraz osiągnięte przychody (kolumny 7–8) ułożyć chronologicznie, zapisując w odpowiednich kolumnach księgi. Podsumowane koszty (kolumna 15) oraz przychody (kolumna 9) pozwolą na wyliczenie osiągniętego dochodu.

WAŻNE!

Zapisy dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, jeśli nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja z zastosowaniem kas rejestrujących.

Natomiast zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów muszą być dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody. Jeżeli podatnik byłby ponadto zgłoszony jako podatnik VAT, to prowadzona ewidencja sprzedaży będzie bardzo pomocna w udokumentowaniu osiąganych przychodów podlegających opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Jeżeli jednak od 20 kwietnia 2005 r. osiągano przychody niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, nie udokumentowano ich rachunkami, to należy ustalić dochód (stratę) za ten okres w sposób przewidziany w art. 24b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w drodze oszacowania.

WAŻNE!

Podatnikowi, który naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania, organ podatkowy na podstawie art. 23 § 1 Ordynacji podatkowej określa podstawę opodatkowania w wyniku oszacowania.

Dochód określa się w wyniku oszacowania, z zastosowaniem następujących metod, które powinny zmierzać do określenia podstawy opodatkowania w wysokości zbliżonej do rzeczywistej podstawy opodatkowania:

• porównawczej wewnętrznej – polegającej na porównaniu wysokości obrotów w tym samym przedsiębiorstwie za poprzednie okresy, w których znana jest wysokość obrotu,

• porównawczej zewnętrznej – polegającej na porównaniu wysokości obrotów w innych przedsiębiorstwach prowadzących działalność o podobnym zakresie i w podobnych warunkach,

• remanentowej – polegającej na porównaniu wartości majątku przedsiębiorstwa na początku i na końcu okresu, z uwzględnieniem wskaźnika szybkości obrotu,

• produkcyjnej – polegającej na ustaleniu zdolności produkcyjnej przedsiębiorstwa,

• kosztowej – polegającą na ustaleniu wysokości obrotu na podstawie wysokości kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo, z uwzględnieniem wskaźnika udziałów tych kosztów w obrocie,

• udziału dochodu w obrocie – polegającej na ustaleniu wysokości dochodów ze sprzedaży określonych towarów i wykonywania określonych usług, z uwzględnieniem wysokości udziału tej sprzedaży (wykonanych usług) w całym obrocie.

Monitor księgowego 19/2005 z dnia 01.10.2005

---

RADA

Jeśli wykryty błąd miał wpływ na koszty lub przychody, należy dokonać korekty PIT-5. Sposób poprawiania błędów w dowodach księgowych i zapisach w księdze – w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Z przedstawionego opisu nie wynika, na czym dokładnie polega wykryty błąd. Czy dotyczy kosztów, przychodów, dokumentów zewnętrznych, wewnętrznych, zapisów dokonanych w księdze, czy może właściwego ustalenia sumy przychodów i kosztów przypadających na obu podatników. W tej sytuacji trudno udzielić precyzyjnej odpowiedzi na zadane pytanie.

Jeżeli wykryty błąd miał wpływ na koszty lub przychody wykazane w deklaracji PIT-5 za poszczególne miesiące, to podatnicy są zobowiązani do złożenia korekty tych deklaracji wraz z ich wyjaśnieniem. Błąd, który wpłynął na zawyżenie kosztów lub zaniżenie przychodów, może wiązać się z powstaniem zaległości podatkowej, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym powstał dochód powodujący obowiązek zapłaty podatku. W takim przypadku wraz ze złożeniem korekty deklaracji z uzasadnieniem należy dokonać dopłaty podatku oraz uiścić odsetki od powstałej zaległości podatkowej.

Natomiast w sytuacji gdy stwierdzony błąd spowodował zaniżenie kosztów lub zawyżenie przychodów, mogło dojść do powstania nadpłaty, jeżeli w poszczególnych okresach powstał dochód powodujący obowiązek zapłaty zaliczek na podatek i podatnik je uiścił. W takim przypadku należy złożyć korekty deklaracji PIT-5 za poszczególne miesiące, wyjaśnienie tych korekt oraz wniosek o stwierdzenie nadpłaty w zakresie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych uzasadniony ważnym interesem podatnika. Należy bowiem pamiętać o tym, że co do zasady nadpłata w zakresie podatku dochodowego powstaje z dniem złożenia zeznania rocznego, jednak organ podatkowy na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych jego ważnym interesem, może dokonać zwrotu nadwyżki wpłaconych kwot zaliczek.

Z przepisów rozporządzenia określającego zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana na dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. Tych zasad nie stosuje się jednak do dowodów obcych oraz dowodów, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek. Dowody takie można poprawiać jedynie poprzez wystawienie dowodu korygującego (noty). Wobec tego nie można np. samodzielnie poprawiać błędów stwierdzonych w otrzymanej fakturze VAT. W zależności od rodzaju błędu można wystawić do niej notę korygującą albo zwrócić się do kontrahenta o wystawienie faktury korygującej. Jeżeli jednak podatnik pomylił się przy wystawianiu dowodu wewnętrznego dotyczącego np. rozliczenia kosztów podróży służbowej, to może go poprawić w wyżej opisany sposób.

Błędy stwierdzone w zapisach dokonanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów poprawia się w zależności od rodzaju błędu przez:

• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub

• wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus lub kolorem czerwonym.

 

Monitor księgowego 20/2005 z dnia 16.10.2005

---