Strona główna » Księgowość » Poradniki » Jak rozliczyć firmę prowadzoną w domu

Jak rozliczyć firmę prowadzoną w domu

19 kwietnia 2006, 00:00

REKLAMA

Prowadzenie firmy w mieszkaniu pozwala na zaliczenie wielu wydatków związanych z eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to np. opłat za energię, wodę, telefon. Potrzebne są jednak odpowiednie dokumenty.

SPIS TREŚCI
PORADY PRAWNE
AKTY PRAWNE

SPIS TREŚCI

Firma w mieszkaniu

PORADY PRAWNE

Działalność w mieszkaniu własnym a wynajmowanym
Wydatki zaliczane w koszty firmy prowadzonej w mieszkaniu
Wniesienie wyposażenia do firmy
Czy trzeba prowadzić dokumentację

AKTY PRAWNE

Ustawy i rozporządzenia

Związek kosztu z przychodem

Poza ustaleniem, czy dany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy pamiętać, że wydatek ten musi mieć związek z osiągniętym przychodem. Ustawodawca w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; dalej ustawa o PIT) zastrzegł, że między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami kosztami podatkowymi są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu.

Istnienie związku przyczynowo-skutkowego doskonale wyjaśnił NSA w wyroku z 8 grudnia 2004 r. (sygn. akt FSK 768/04; niepublikowany). Sąd podkreślił, że aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, to między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie czy też zwiększenie przychodu.

Natomiast w wyroku z 14 kwietnia 2004 r. (sygn. akt FSK 113/04; niepublikowany) NSA wskazał, iż użyty zwrot „w celu osiągnięcia przychodów” należy rozumieć w ten sposób, iż decydujący jest moment osiągnięcia przychodu dla przypisania wydatkowi podatkowego kosztu. A zatem dla potrzeb podatkowych ważne jest to, że koszt podatkowy musi być poniesiony i to w określonym celu. Przy czym wykładnia językowa użytego sformułowania „koszty poniesione” wskazuje na czas dokonany, co oznacza, iż chodzi tu o taki stan, w którym nastąpiło obciążenie kosztem nie tylko w sensie ewidencyjnym, ale w znaczeniu realnym, a więc w faktycznym poniesieniu wydatku.

Jak rozliczyć koszty firmy prowadzonej w mieszkaniu – 4 kroki

1. Sprawdź, co może być kosztem

W tym celu należy dokładnie przejrzeć przepisy art. 22 i 23 ustaw podatkowych. W przypadku małej firmy wystarczy lektura przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Aby wydatek zaliczyć do kosztów, trzeba spełnić trzy warunki. Po pierwsze, koszt musi zostać poniesiony przez podatnika. Po drugie, poniesienie kosztu powinno służyć osiągnięciu przychodu. Po trzecie – koszt nie może zostać wymieniony w przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych enumeratywnie wymieniającym wydatki, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

2. Postaraj się o dokumenty

Podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, nie może zapominać o konieczności odpowiedniego dokumentowania ponoszonych wydatków. Szczególnie starannie należy udokumentować te wydatki, które związane są z normalną eksploatacją mieszkania, w którym prowadzona jest firma podatnika. Wydatki związane z opłatami, które fakturowane są na podatnika, a nie na jego firmę, np. za wodę, gaz, energię, można dokumentować dowodem wewnętrznym obejmującym tylko taką część kosztu, która odnosi się do prowadzonej działalności. Trzeba też pamiętać o posiadaniu dowodów poniesienia całej opłaty.

3. Rozlicz wydatki proporcjonalnie

Osoba prowadząca działalność gospodarczą we własnym domu lub mieszkaniu musi się liczyć z pewnymi ograniczeniami przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków na opłacenie części opłat związanych z ich eksploatacją. Niektóre zaliczone do kosztów uzyskania przychodów wydatki mogą bowiem być rozliczane tylko proporcjonalnie. Takie wydatki zalicza się do kosztów w takiej proporcji, jaka wynika z udziału powierzchni przeznaczonej na działalność w całej powierzchni mieszkania lub domu.

4. Zaksięguj koszty

Prawidłowo ustalone i udokumentowane koszty związane z eksploatacją mieszkania lub domu w części przypadającej na firmę należy zaksięgować w kolumnie 14 księgi – pozostałe wydatki.

Warto również podkreślić, że to na podatniku będzie spoczywał obowiązek udowodnienia przed organem podatkowym, że dany koszt miał związek z osiągniętym przychodem. Z wyroku WSA w Warszawie z 10 marca 2004 r. (sygn. akt III SA 2219/02; niepublikowany) wynika bowiem, że nie można nakładać na organy podatkowe nieograniczonego obowiązku poszukiwania faktów potwierdzających zasadność zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych określonych kwot, jeżeli strategia podatnika opiera się wyłącznie na negowaniu działań podejmowanych przez te organy.

WAŻNE

Podatnik jest zobowiązany prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Rozliczenie proporcjonalne

Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z działalnością prowadzoną w mieszkaniu nie jest proste. W takim przypadku należy określić, w jakiej części można zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki, które ponosi podatnik, prowadząc firmę we własnym domu lub mieszkaniu (np. w jednym lokalu), nie w całości będą mogły być zaliczone do kosztów. Do kosztów takich będą mogły być zaliczone tylko te wydatki, które przypadają na część, w której prowadzona jest działalność gospodarcza.

Podatnik prowadzący firmę we własnym mieszkaniu lub domu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z podatkiem od nieruchomości od tej części, jaka zajmowana jest na prowadzenie tej działalności. Kwota zapłaconego podatku od nieruchomości od części budynku mieszkalnego zajętego na prowadzenie działalności gospodarczej będzie mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych.

Jednak w tym celu należy dokonać odpowiednich obliczeń, a więc określić, jaką powierzchnię z całego mieszkania (lub domu) wykorzystuje się do prowadzenia działalności gospodarczej. W takiej sytuacji należy wyodrębnić tę powierzchnię z całego mieszkania (domu), a potem obliczyć jej powierzchnię. Warto pamiętać, że powierzchnię pomieszczeń lub ich części oraz część kondygnacji o wysokości w świetle od 1,40 m do 2,20 m zalicza się do powierzchni użytkowej budynku w 50 proc., a jeżeli wysokość jest mniejsza niż 1,40 m, pomija się tę powierzchnię.

PRZYKŁAD

Podatnik jest właścicielem domu, którego powierzchnia użytkowa wynosi 250 mkw., z czego 50 proc., czyli 125 mkw., przypada na część mieszkalną, a 50 proc., czyli 125 mkw., na część, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza. W całym domu energia elektryczna jest mierzona specjalnymi miernikami. W takim przypadku do kosztów uzyskania przychodów może być zaliczona jedynie ta część rachunków za energię, która dotyczy pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność gospodarcza. Gdy podatnik nie ma możliwości innego ustalenia, ile zostało zużytej energii w pomieszczeniach, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza, należy rozliczyć to procentowo, w takim stosunku, w jakim wykorzystywana jest powierzchnia użytkowa na działalność gospodarczą. Jeśli zatem na działalność taką podatnik wykorzystuje połowę powierzchni domu, a rachunek za energię to np. 400 zł, do kosztów może zaliczyć tylko 200 zł (50 proc. z 400 zł).

Księgowanie wydatków

Korzyści z rozliczania wydatków odnieść mogą ci podatnicy prowadzący firmę w mieszkaniu, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, tj. prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. Podatnicy, którzy wybrali kartę podatkową lub ryczałt, nie uwzględniają w swych rozliczeniach kosztów uzyskania przychodów.

Podatnicy opodatkowani na zasadach ogólnych powinni zapoznać się z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.; dalej rozporządzenie). Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Zapisów w księdze można dokonywać również na podstawie innych dowodów. Z przepisów rozporządzenia wynika, że podstawą zapisów w księdze są inne dowody, spełniające pewne wymogi. Muszą być one: zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody te mogą dotyczyć wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, a podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Tak sporządzone dowody wewnętrzne są podstawą zapisów w kolumnie 14 księgi – pozostałe wydatki. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu w kosztach uzyskania przychodów znajdzie się tylko część wydatków poniesionych w związku z eksploatacją tego mieszkania przypadająca na działalność. W tym celu należy sporządzić dowody wewnętrzne, które będą określały wydatki przypadające na działalność gospodarczą, i na ich podstawie dokonać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

WAŻNE

Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten nie precyzuje, co może zostać uznane za koszt, odsyła jednak do przepisu, który dokładnie wymienia, co kosztem być nie może. Zatem podatnik może mieć pewność tylko co do tego, jakie wydatki nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Konieczna dokumentacja

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z działalnością prowadzoną w mieszkaniu jest uzależnione od posiadania stosownych dokumentów.

W przypadku takich wydatków, jak: czynsz, zużycie energii, wody, gazu najlepiej rozliczyć je na podstawie wyliczenia proporcji do powierzchni. Jak już wcześniej wyjaśniłam, konieczne będzie sporządzenie dowodu wewnętrznego. Sporządza się go na podstawie faktury, książeczki opłat czynszowych. Uwzględnia się na nich opłaty tylko w części przypadającej na działalność gospodarczą. Na dowodzie wewnętrznym należy określić rodzaj wydatku, wysokość kosztu, a także opatrzyć go datą i podpisem. Dokumenty, na podstawie których sporządzono dowody wewnętrzne, trzeba przechowywać z innymi dowodami poniesienia wydatków.

Nie wszystko kosztem

Trzeba także pamiętać, że nie wszystkie wydatki będą mogły być zaliczone w koszty firmy. Trudno bowiem uznać, że sprzęt gospodarstwa domowego, jaki kupujemy do celów prywatnych, będzie mógł stanowić koszt firmy, tylko dlatego, że znajduje się on w mieszkaniu, w którym prowadzimy działalność gospodarczą. Oczywiście może się zdarzyć, że kupiony sprzęt okaże się niezbędny w prowadzonej działalności. W takiej sytuacji będzie trzeba wprowadzić go do ewidencji środków trwałych lub wpisać do ewidencji wyposażenia. Jednak wtedy sprzęt taki nie może znajdować się w innych pomieszczeniach niż te, w których prowadzona jest firma i nie może być wykorzystywany dla potrzeb osobistych.

Również rozmowy telefoniczne mogą być kosztem dla podatnika prowadzącego firmę w mieszkaniu. Warto jednak posiadać stosowne billingi, jeśli do celów służbowych używamy prywatnego telefonu. Tylko szczegółowe billingi będą dowodem na to, że podatnik prawidłową kwotę zaliczył do kosztów.

Warto podkreślić, że kosztem uzyskania przychodów będą także wydatki poniesione na remont pomieszczeń zajmowanych na działalność gospodarczą. Mogą one polegać, np. na: naprawie, odnowieniu, wymianie pewnych elementów, instalacji. Te wydatki mogą być odliczane, jeżeli wcześniej nie zostały już uwzględnione w uldze remontowej oraz podatnik potrafi udowodnić związek ponoszonych kosztów z osiąganymi przychodami.

Należy zachować szczególną ostrożność przy kwalifikowaniu do kosztów wydatków na zakup wyposażenia mieszkania służącego jednocześnie działalności gospodarczej i celom prywatnym. W takich sytuacjach można narazić się na kwestionowanie prawidłowości zaliczenia takich wydatków do kosztów ze strony organów podatkowych.

WAŻNE

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków są poza fakturami i rachunkami, także faktury korygujące, dowody opłat pocztowych i bankowych, dowody wewnętrzne czy dowody innych opłat oznaczone numerem i przyporządkowane do danej operacji (np. opłaty za ogrzewanie, energię, wodę itp.). Ważne, aby zawsze były to oryginały faktur i rachunków. Nie mogą być to kserokopie, bo te nie stanowią podstawy do zaliczenia określonych w nich wydatków do kosztów podatkowych.

Z meblami będzie problem

Podobne, jak w przypadku zaliczenia do kosztów podatkowych sprzętu AGD, problemy mogą wystąpić w przypadku zakupu mebli.

Zgodnie z ustawą o PIT nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

WAŻNE

Warto przechowywać rachunki i faktury, które zostaną wystawione za media wykorzystywane w budynku mieszkalnym, gdyż są one podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego, który będzie dokumentem poświadczającym zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Do środków trwałych nie zalicza się składników majątkowych, których przewidywany okres używania jest krótszy niż rok. Podatnik może także nie zaliczyć do środków trwałych przedmiotów majątkowych o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 3500 zł.

Można zatem wnioskować, że jeśli nie znajdą zastosowania wymienione przesłanki, wydatki na zakup mebli podatnik będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Niestety, nie będzie to takie oczywiste, w sytuacji gdy zakupione meble znajdują się w mieszkaniu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, a po godzinach urzędowania służą one na potrzeby prywatne właściciela firmy. Zakup mebli do mieszkania, które służy i działalności gospodarczej, i celom osobistym (mieszkalnym), nie zawsze będzie kosztem. Warto w tym przypadku być ostrożnym i do kosztów zaliczyć tylko te wydatki na zakup mebli lub wyposażenia, które służą prowadzeniu firmy, np. wydatki na zakup szafy przystosowanej do przechowywania segregatorów, która nie może z powodu swojej konstrukcji służyć do innych celów.

Praca rodziny to nie koszt

W przypadku prowadzenia firmy w domu częściej niż w innych przypadkach zdarza się, że w jej prowadzeniu pomaga rodzina. Jednak wartość pracy domowników nie będzie mogła być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Tak bowiem stanowi ustawa o PIT. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszt uzyskania przychodu wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników.

Potwierdza to m.in. wyrok NSA z 7 lutego 2001 r. (I SA/Gd 2349/98; publikowany w POP z 2002 r. nr 4, poz. 110), w którym sąd wyjaśnił, że praca małżonka podatnika świadczona w ramach prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej niezależnie od tego, w jakiej formie jest wykonywana (czy to bezumownie, czy też na podstawie umowy o pracę, czy też umowy zlecenia lub umowy o dzieło) nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Wartość mieszkania

Jeśli działalność jest prowadzona w mieszkaniu, to wtedy podatnik oprócz zasad ogólnych ustalania wartości początkowej środków trwałych określonych w art. 22g ustawy o PIT ma możliwość ustalenia wartości lokalu w sposób szczególny. Podatnicy mogą ustalić wartość początkową budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych: wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, przyjmując w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych wynajmowanej, wydzierżawianej lub używanej przez właściciela powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu i kwoty 988 zł, przy czym za powierzchnię użytkową uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości. Warto przy tym pamiętać, że odpisów amortyzacyjnych od własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej dokonuje się przy zastosowaniu rocznej stawki amortyzacyjnej w wysokości 2,5 proc., a przy ustalaniu wartości początkowej tych praw z zastosowaniem kwoty 988 zł – 1,5 proc.w

WAŻNE

Wartość wynagrodzenia małżonka nie stanowi kosztów uzyskania przychodu bez względu na małżeński ustrój majątkowy (rozdzielność majątkowa) – pismo Urzędu Skarbowego w Piotrkowie Trybunalskim z 12 września 2005 r., nr US I/1-415/12/2005).

Ewa Matyszewska

Gazeta Prawna Nr 68/2006 z dnia 2006-04-05

- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)
- rozporządzenie ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)

REKLAMA

Autopromocja

KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Rejestrując działalność we własnym mieszkaniu, należy okazać w urzędzie skarbowym uwierzytelnioną kopię notarialnego aktu własności. W mieszkaniu należałoby wydzielić np. jeden pokój na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Pokój ten powinien być również zgłoszony w wydziale podatków i opłat urzędu miasta celem naliczenia podatku od nieruchomości według właściwej dla lokali użytkowych stawki. Osobne pomieszczenie powinno być również wydzielone w mieszkaniu będącym przedmiotem najmu przedsiębiorcy, który chciałby zarejestrować w nim siedzibę swojej firmy. Właściwym rozwiązaniem byłoby również zawarcie z właścicielem mieszkania osobnej umowy najmu tego pomieszczenia na potrzeby działalności lub przynajmniej uzyskanie jego zgody na rejestrację w mieszkaniu działalności gospodarczej. Umowę najmu również należy okazać w urzędzie skarbowym podczas rejestracji. Przy wysokich stawkach za metr kwadratowy lub przy wynajmie kilku lokali użytkowych, po przekroczeniu kwoty limitu (w 2006 roku 39 200 zł w skali roku) właściciel mieszkania może stać się podatnikiem VAT. Wynajem lokali na potrzeby działalności gospodarczej nie korzysta ze zwolnienia i po przekroczeniu tego limitu jest opodatkowany 22-proc. stawką VAT.

Zgodnie z proporcją obliczoną według stosunku powierzchni lokalu, wydzielonego na potrzeby działalności gospodarczej, do ogólnej powierzchni mieszkania, podatnik będzie mógł zaliczać w koszty prowadzonej działalności opłaty wspólnie ponoszone w związku z utrzymaniem mieszkania. Są to przede wszystkim koszty najmu mieszkania oraz opłaty administracyjne (ogrzewanie, energia elektryczna, woda, ochrona, utrzymanie czystości itp.).
Chcąc zaliczać w koszty działalności gospodarczej opłaty za używanie telefonu, należy ustalić właściwą ich wysokość w oparciu o billing rozmów. Na pewno wygodniejszym rozwiązaniem jest założenie osobnego numeru i uwzględnianie w kosztach danych rzeczywistych wynikających z osobnej faktury VAT wystawionej na przedsiębiorstwo podatnika.

Podatnik może również wnieść do swojego przedsiębiorstwa posiadane sprzęty, urządzenia czy wyposażenie, które będą wykorzystywane w prowadzonej działalności jako środki trwałe, np. komputer, samochód. W tym celu należy przygotować stosowne oświadczenie o przeznaczeniu danego urządzenia na potrzeby działalności gospodarczej i podać w nim jego rynkową wartość. Urządzenia czy sprzęty o wartości rynkowej nieprzekraczającej kwoty 3500 zł mogą zostać zaliczone jednorazowo w koszty działalności. Przy wartości większej niż 3500 zł przedmioty te powinny być amortyzowane i zgodnie z właściwą stawką amortyzacji będą stopniowo zaliczane w koszty działalności. Ewentualna sprzedaż wniesionych środków trwałych będzie stanowiła przychód z działalności gospodarczej i zostanie opodatkowana zgodnie z wybraną przez przedsiębiorcę formą opodatkowania.

Tak. Podatnik musi posiadać odpowiednie dowody księgowe. Są nimi poza fakturami i przeróżnymi rachunkami, także faktury korygujące, dowody opłat pocztowych i bankowych, dowody wewnętrzne czy dowody innych opłat oznaczone numerem i przyporządkowane do danej operacji (np. opłaty za centralne ogrzewanie, za prąd, wodę itp.). Podatnik powinien postarać się o oryginały faktur i rachunków. Nie mogą być to kserokopie, bo te nie stanowią podstawy do zaliczenia określonych w nich wydatków do kosztów podatkowych.