Strona główna » Księgowość » Poradniki » Jak opodatkować najem majątku firmy

Jak opodatkować najem majątku firmy

20 grudnia 2006, 00:00

REKLAMA

Umowa najmu jest jednym z podstawowych rozwiązań, które umożliwia wykorzystywanie w prowadzonej działalności gospodarczej cudzych składników majątku. Podstawowym celem zawierania tego typu umów jest przede wszystkim zmniejszenie czy też optymalizowanie kosztów prowadzonej działalności bez potrzeby nabywania wykorzystywanego majątku na własność.

SPIS TREŚCI

Opodatkowanie najmu

PORADY PRAWNE

Kto zalicza w koszty podatek od nieruchomości
Czy trzeba płacić VAT od firmowego lokalu
Kiedy czynsz zaliczyć do kosztów podatkowych

AKTY PRAWNE

Ustawy

Umowa najmu

Umowy najmu regulują przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Co do zasady przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. W tej umowie najemca może używać rzeczy, ale nie może pobierać z niej pożytków. Jak wiadomo, przepisy kodeksu cywilnego nie wymagają żadnej szczególnej formy, w której powinny być zawierane umowy najmu. Przede wszystkim ze względów dowodowych wskazana jest jednak forma pisemna. W praktyce najczęściej zawierane są umowy najmu, których przedmiotem może być lokal, grunt, przedsiębiorstwo albo inne składniki majątku prywatnego, jak i związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tego rodzaju sytuacjach nie zawsze umowa najmu będzie zawierana w warunkach samodzielnie prowadzonej działalności. Dość powszechne są również sytuacje, kiedy mamy do czynienia z umowami najmu zawieranymi prywatnie - wówczas stanowią odrębne źródło przychodów. Przychody uzyskane w związku z płaconym czynszem podlegają opodatkowaniu.
Pamiętajmy, że przychodem z działalności gospodarczej będą też przychody z tytułu najmu składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, np. wynajem lokali i budynków należących do firmy lub innych składników majątku firmy. Trzeba wziąć pod uwagę, że jeśli najem lub dzierżawa stanowią dodatkowe źródło przychodów (najem prywatny), wówczas zastosowanie mają przepisy art. 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.), dalej ustawa o PIT.

Źródło przychodu

Jak wiadomo przychód z najmu podlega opodatkowaniu. Zasadniczo przepisy regulują dwa sposoby opodatkowania najmu. Najem może być opodatkowany albo na zasadach ogólnych, albo na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Podstawową jednak wątpliwością wynajmujących jest prawidłowe zakwalifikowanie przychodów z najmu do odpowiednich źródeł przychodów. Mają z tym problem zwłaszcza osoby prowadzące działalność gospodarczą.
Tymczasem ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje, że źródło przychodów stanowi m.in. pozarolnicza działalność gospodarcza oraz najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. Definicję działalności gospodarczej dla celów podatkowych zawiera art. 5a pkt 6 ustawy o PIT. Zgodnie z treścią tego przepisu działalnością gospodarczą jest działalność zarobkowa wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły, prowadzona we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, z której przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9 ustawy o PIT. Trzeba jednak mieć na uwadze, że od 1 stycznia 2007 r. podana definicja ulegnie zmianie. I tak, od przyszłego roku za działalność gospodarczą albo pozarolniczą działalność gospodarczą będzie uznawało się działalność zarobkową:
- wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,
- polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,
- polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych,
prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9 ustawy o PIT.

Moment powstania przychodu

Pamiętajmy, że co do zasady przychody z najmu będzie można zakwalifikować jako przychody z działalności gospodarczej wtedy, gdy działalność w tym zakresie zostanie zarejestrowana przy jednoczesnym spełnieniu wymaganych warunków właściwego jej zorganizowania. Chodzi tu przede wszystkim o kwestie związane ze zgłoszeniem takiej działalności do urzędu skarbowego, urzędu statystycznego czy ZUS. Trzeba też dopilnować formalności związanych z założeniem firmowego rachunku bankowego. Inaczej mówiąc, jeśli podatnik dokona wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, podając najem jako przedmiot działalności i będą spełnione wspomniane warunki związane z jej zorganizowaniem, to wówczas przychody uzyskiwane z tego tytułu należy traktować jako przychody z działalności gospodarczej.
Jako przychody z działalności gospodarczej traktuje się również przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz innych umów o podobnym charakterze, jeśli przedmiotem tych umów są składniki majątku związane z działalnością gospodarczą. Chodzi tutaj m.in. o sytuacje, gdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą zawiera umowę najmu składnika majątku związanego z tą działalnością - np. wtedy, gdy przedsiębiorca wynajmuje na pewien czas halę produkcyjną będącą środkiem trwałym w firmie. Uzyskany przychód będzie stanowił przychód z działalności gospodarczej.
A zatem generalnie przychody z najmu wtedy będą zaliczane do przychodów z działalności gospodarczej, jeśli najem będzie stanowił przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej lub wynajmowany składnik majątku będzie związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
W każdym innym przypadku będzie można mówić o najmie prywatnym, który co do zasady stanowi odrębne źródło przychodów.

Najem w działalności gospodarczej

Przychody osiągnięte z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej należy rozliczać tak, jak tego wymagają zasady określone dla tego źródła przychodów. Warto przy tym mieć na uwadze, że dla przychodów z umów najmu, dzierżawy, leasingu lub innych umów o podobnym charakterze, których przedmiotem majątku są składniki majątku związane z działalnością gospodarczą, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje moment ich powstania. Do ustalenia momentu powstania przychodu z tytułu najmu, którego przedmiotem są składniki majątku związane z działalnością, będzie miał zastosowanie przepis art. 14 ust. 1e ustawy o PIT. I tak, za przychody z wymienionych umów uważane są przychody należne określone na dzień, w którym należności wynikające z tych umów stają się wymagalne. Innymi słowy uznaje się, że przychód z najmu będącego przedmiotem działalności gospodarczej powstaje w dniu, w którym zgodnie z postanowieniami zawartej umowy najmu najemca ma obowiązek zapłaty czynszu. Przy czym trzeba pamiętać, że nie ma tutaj znaczenia, czy najemca faktycznie dokonał zapłaty i terminowo wywiązał się ze swojego zobowiązania. Przychód powstanie w dniu wskazanym w umowie jako dzień zapłaty niezależnie od tego, czy najemca dokona zapłaty w późniejszym terminie lub też nie zapłaci w ogóle.
Jeśli zaś przedmiotem umowy najmu będą składniki majątku, związane z prowadzoną działalnością, to jeśli wynajmujący przeniesie na rzecz osoby trzeciej wierzytelności z tytułu opłat wynikających z takich umów, a umowy między stronami nie wygasają, to wówczas do przychodów wynajmującego nie zalicza się kwot wypłaconych przez osobę trzecią z tytułu przeniesionych wierzytelności. Opłaty ponoszone przez najemcę stanowią przychód wynajmującego w dniu wymagalności zapłaty. Te same zasady mają zastosowanie w odniesieniu do umów dzierżawy lub umów o podobnym charakterze.
Warto pamiętać, że rozliczenie najmu, z którego przychody są uznawane za przychody z działalności gospodarczej powinno się odbywać na zasadach dotyczących właśnie tego źródła przychodów. Oznacza to, że w przypadku zasad ogólnych podstawę opodatkowania stanowi dochód, którym jest nadwyżka przychodu nad kosztami jego uzyskania. Dochody z tytułu najmu uzyskiwane w ramach działalności gospodarczej mogą również podlegać opodatkowaniu 19-proc. podatkiem liniowym. Wybór metody opodatkowania należy do podatnika. Przy czym należy mieć na uwadze, że podatnik, który chciałby skorzystać z podatku liniowego, powinien złożyć odpowiednie oświadczenie we właściwym urzędzie skarbowym do 20 stycznia przyszłego roku.

Obowiązki stron umowy najmu

Obowiązki wynajmującego:
- wydanie rzeczy najemcy,
- utrzymywanie przedmiotu najmu w odpowiednim stanie przez cały czas trwania umowy (naprawy, usuwanie usterek, remonty),
- w sytuacji gdy przedmiot najmu ulegnie zniszczeniu z przyczyn, za które odpowiada wynajmujący, jest on zobowiązany do przywrócenia go do stanu poprzedniego, jeżeli to możliwe albo do rozwiązania umowy poprzez wypowiedzenie (najemcy przysługuje wówczas roszczenie odszkodowawcze),
- w przypadku gdy przedmiot najmu ulegnie zniszczeniu z przyczyn, za które nie odpowiada wynajmujący, nie jest on zobowiązany do przywrócenia go stanu poprzedniego.
Obowiązki najemcy:
- płacenie czynszu,
- finansowanie drobnych nakładów związanych ze zwykłym używaniem rzeczy, np. malowanie ścian, drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych,
- używanie rzeczy w sposób przewidziany w umowie i sprawowanie nad nim opieki,
- po zakończeniu umowy zwrócenie przedmiotu najmu w stanie niepogorszonym (najemca nie ponosi odpowiedzialności za normalne zużycie rzeczy).

Odrębne źródło przychodów

Najem może być również traktowany jako odrębne źródło przychodów. Dzieje się tak w sytuacji, gdy najem nie jest przedmiotem działalności gospodarczej lub wynajmowane składniki majątku nie są związane z działalnością gospodarczą. W takiej sytuacji przychód będą stanowiły otrzymane lub postawione do dyspozycji wynajmującego w roku kalendarzowym pieniądze lub wartości świadczeń w naturze, lub inne nieodpłatne świadczenia. Wówczas przychód powstaje w momencie faktycznego otrzymania zapłaty. Takie rozwiązanie oznacza, że w przypadku gdy najemca nie zapłaci czynszu - po stronie wynajmującego nie powstanie żaden przychód.
Należy pamiętać, że przychodem w tym przypadku będzie wartość rzeczywiście otrzymanego przysporzenia majątkowego. W związku z tym zawierana umowa najmu powinna możliwie dokładnie określać warunki dotyczące zobowiązań każdej ze stron. Należy więc wskazać nie tylko kwotę czynszu należnego wynajmującemu, ale również określić, która strona będzie zobligowana do ponoszenia opłat związanych z przedmiotem najmu. Ma to znaczenie dla późniejszych rozliczeń, ponieważ wydatki ponoszone w ramach umowy przez najemcę nie będą stanowiły przychodu wynajmującego. Jeśli więc strony w umowie postanowią, że poza czynszem najemca będzie miał obowiązek ponoszenia kosztów związanych z opłatami za energię czy wodę - nie będzie to powodowało powstania przychodu po stronie wynajmującego, ponieważ w związku z tym nie osiąga on żadnych korzyści majątkowych.
Rozważając kwestie związane z opodatkowaniem przychodu z najmu, który stanowi odrębne źródło przychodów, należy mieć na względzie, że opodatkowanie go na zasadach ogólnych będzie odnosiło się tylko do skali podatkowej. Wyłączona będzie tu zatem możliwość skorzystania z podatku liniowego, ponieważ ten może dotyczyć tylko przychodów pochodzących z działalności gospodarczej.

Koszty uzyskania przychodów

Opodatkowaniu na zasadach ogólnych podlega dochód, który stanowi przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. W razie uzyskiwania przychodów z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej rozliczanie kosztów uzyskania przychodów co do zasady nie różni się od rozliczania innych kosztów ponoszonych z tytułu prowadzenia działalności.
Zasadniczo kwalifikacja ponoszonych przez podatnika wydatków jako kosztów uzyskania przychodów następuje z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wyraźnie wyłączonych.
Konkretny wydatek będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy zostaną spełnione określone warunki. Przede wszystkim wydatek powinien być faktycznie poniesiony przez podatnika, jego poniesienie musi mieć związek z prowadzoną przez podatnika działalnością i dodatkowo powinien być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów.
Aby zaliczenie danego wydatku w poczet kosztów uzyskania przychodu było możliwe, konieczne jest wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego kosztu z uzyskanym przychodem. Jak wiadomo, przepisy nie zawierają enumeratywnego wyliczenia wydatków, które mogą być uznane za koszt, wiadomo jednak jakie wydatki nie mogą być uznane za koszt. Jak wskazał NSA w wyroku z 9 lutego 2001 r., wydatek musi być poniesiony w taki sposób, by racjonalnie działający przedsiębiorca mógł w związku z nim spodziewać się z dużym prawdopodobieństwem wystąpienia przychodu (sygn. akt I SA/Gd 1367/98, niepublikowany). Zasadniczo podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów, pod warunkiem że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub mogło mieć bezpośredni albo pośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu i wydatek ten nie znajduje się w tzw. negatywnym katalogu kosztów.
POWSTANIE PRZYCHODU
W razie uzyskiwania przychodów z najmu jako przychodów z działalności gospodarczej przychód powstaje w momencie, w którym należności z umów najmu stały się wymagalne. Nie ma natomiast tutaj znaczenia fakt, czy rzeczywiście zostały one przez najemcę zapłacone.
MOŻLIWOŚCI OPODATKOWANIA
Przychody wynikające z umów najmu zawartych w ramach działalności gospodarczej mogą być opodatkowane skalą progresywną lub podatkiem liniowym, przy czym opodatkowaniu podlega zawsze dochód.
WYŁĄCZENIE Z PODATKU LINIOWEGO
Nie można opodatkować podatkiem liniowym przychodów uzyskanych z najmu jako odrębnego źródła przychodów.

Podatek od nieruchomości

W przypadku podatku od nieruchomości raczej trudno będzie dowodzić, że stanowi on koszt, który mógłby tworzyć czy umożliwiać konkretne przychody w sposób bezpośredni. Nie można jednak odmówić zaliczenia go do pośrednich kosztów przyczyniających się do zwiększenia przychodu, a związanego ogólnie z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Zazwyczaj przedsiębiorcy w swojej działalności wykorzystują nieruchomości i mają obowiązek płacenia od nich podatku. W tym sensie podatek ten należy uznać za koszt związany z prowadzoną działalnością, będący jej następstwem - to koszt funkcjonowania podmiotu gospodarczego. Tym bardziej że podatek od nieruchomości ma obowiązek uiszczać podatnik posiadający nieruchomości.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 121, poz. 844 z późn. zm.) za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, (...) chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Oznacza to, że każda taka nieruchomość będąca w posiadaniu podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą podlega opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. A zatem nie ma znaczenia, czy nieruchomość jest rzeczywiście wykorzystywana do prowadzenia działalności, czy też nie. Na związek z działalnością gospodarczą wskazuje sam fakt posiadania nieruchomości przez przedsiębiorcę.
Jako podatników podatku od nieruchomości uznaje się osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące właścicielami nieruchomości lub obiektów budowlanych, ich posiadaczami samoistnymi, jak również użytkownikami wieczystymi gruntów.
Nie można jednak uznać, że podatek ten może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie przez właściciela lub użytkownika wieczystego gruntu albo posiadacza samoistnego nieruchomości. Potwierdza to treść wyroku NSA z 8 lutego 1996 r., w którym sąd uznał, że żaden przepis prawa nie łączy możliwości zaliczenia w koszty uzyskania przychodów podatku od nieruchomości tylko przez właściciela lub samoistnego posiadacza (sygn. akt SA/Kr 2170/95, niepublikowany). W konsekwencji można uznać, że w koszty uzyskania przychodu mogą zaliczyć wydatki związane z tym podatkiem również ci podatnicy, którzy faktycznie używają konkretnej nieruchomości np. na podstawie umowy najmu czy dzierżawy. W takiej sytuacji zapłacony przez najemcę czy dzierżawcę podatek od nieruchomości wykorzystywanej w prowadzonej działalności na podstawie umowy powinien stanowić jego koszty uzyskania przychodów.
Podatek od nieruchomości stanowi obciążenie fiskalne dla każdego podatnika, który jest właścicielem, posiadaczem samoistnym nieruchomości lub obiektów budowlanych czy też użytkownikiem wieczystym gruntów. W uproszczeniu, podatek ten musi z mocy prawa opłacać podatnik w związku z posiadanymi nieruchomościami. Kierując się zasadą powiązania wydatku z działalnością gospodarczą, nie można jednak uznać, że każdy przedsiębiorca, który posiada nieruchomość, będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z podatkiem od nieruchomości niezależnie od tego, czy z takiej nieruchomości będzie w rzeczywistości korzystał, czy też nie. Potwierdza to wyrok WSA w Warszawie z 30 grudnia 2004 r. W wyroku sąd stwierdził, że jeśli przedsiębiorca nie prowadzi działalności na gruncie, za który płaci podatek od nieruchomości, to wydatku tego nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym (sygn. akt III SA/ Wa 1750/2004).

Moment powstania kosztu

Ponieważ podatek od nieruchomości nie stanowi kosztu uzyskania przychodu o charakterze bezpośrednim, a jedynie pośrednim, to trudne może być ustalenie, w którym roku podatkowym wystąpi przychód uzasadniający potrącenie takich kosztów. W konsekwencji należy uznać, że momentem podatkowego potrącenia takiego kosztu musi być moment jego faktycznego poniesienia. Gdy płatność dokonywana jest w ratach, to do kosztów uzyskania przychodów danego okresu może być zaliczona tylko faktycznie zapłacona w tym okresie rata płatności. Podatnicy mają też wątpliwości, w którym momencie będzie można zakwalifikować wydatki związane z nieruchomością zakupioną w celu odsprzedaży, zwłaszcza jeśli zakupu dokona osoba prawna. Chodzi tu przede wszystkim o podatek od nieruchomości i ubezpieczenie tej nieruchomości. Wydaje się, że wydatki poniesione w związku z uiszczeniem przedmiotowych kwot stanowić będą koszty uzyskania przychodu w momencie sprzedaży nieruchomości. Podobnie rzecz się ma z zapłaceniem zaległego podatku od nieruchomości. W przypadku kosztów podatkowych, które pozostają jedynie w pośrednim związku z przychodami, a więc nie można przypisać ich do konkretnego przychodu, koszty te należy rozpoznawać w rozliczeniach podatkowych w roku ich poniesienia.
Podatek od nieruchomości również ma jedynie pośredni związek z uzyskanym przychodem. Oznacza to, że podlega on zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w momencie faktycznego poniesienia, tj. dokonania wydatku z tego tytułu.

Opłata targowa

Może też się zdarzyć, że wynajmowana nieruchomość będzie położona np. na targowisku, a według postanowień umowy najmu najemca będzie zobowiązany do opłacania podatku od nieruchomości. W takim przypadku najemca nie będzie podlegał opłacie targowej.
Przypomnijmy, że opłata targowa pobierana jest od osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, dokonujących sprzedaży na targowiskach, z wyjątkiem osób, które są podatnikami podatku od nieruchomości, w związku z przedmiotami opodatkowania położonymi na targowiskach. Za targowiska można uznać każde miejsce, gdzie prowadzony jest handel. Do tej kategorii będą się zaliczały również targowiska pod dachem czy hale używane do targów i wystaw. Jeśli więc osoba handlująca na targowisku w wynajętym boksie lub kiosku będzie - z tytułu umowy najmu - podatnikiem podatku od nieruchomości, wówczas nie będzie od niej pobierana opłata targowa od dokonywanej tam sprzedaży.

Koszty najmu prywatnego

Warto wiedzieć, że inaczej wygląda rozliczanie kosztów uzyskania przychodów z umów najmu jako przychodów z odrębnego źródła (najmu lokali prywatnych), tym bardziej że - jak zostało wspomniane - przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie precyzują, które wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ustawa zawiera jedynie tzw. negatywny katalog wydatków, czyli taki, który nie pozwala na zakwalifikowanie ich jako kosztów. Mogą je stanowić opłaty za media, koszty wyposażenia, wspomniany podatek od nieruchomości czy nawet składki na ubezpieczenie. W każdym jednak przypadku konieczne jest ustalenie już w treści umowy najmu, kto i na jakich warunkach pokrywa koszty związane z najmem. Będzie to miało wpływ na późniejsze rozliczenia kontrahentów, ponieważ zasadniczo strona, która zobowiąże się do pokrywania wydatków związanych z najmem i która będzie faktycznie to robiła, będzie miała prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
I tak, gdy wynajmujący pokrywa koszty związane z całym budynkiem, a wynajmuje tylko jego część, do kosztów uzyskania przychodów nie będzie mógł zaliczać całości ponoszonych opłat. Kosztami będą jedynie wydatki przypadające na część objętą umową najmu. Aby określić, jaka część wydatków może być zaliczana do kosztów uzyskania przychodów, należy ustalić stosunek wynajmowanej powierzchni do ogólnej powierzchni budynku. Rozliczenie kosztów będzie następowało wg tak ustalonej proporcji.

Amortyzacja

Oprócz wydatków bezpośrednio związanych z przedmiotem najmu wynajmujący może do kosztów uzyskania przychodów z najmu zaliczyć odpisy amortyzacyjne. Amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. budynki, budowle i lokale będące odrębną własnością, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok (środki trwałe). Amortyzacji podlegają również wartości niematerialne i prawne, którymi są m.in. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Wynajmowane budynki i lokale mieszkalne podlegają amortyzacji, jeśli podatnik tak zdecyduje. A zatem podatnik będzie mógł amortyzować budynek lub lokal, jeśli uzna go za środek trwały - jeżeli przedmiotem najmu jest budynek lub lokal stanowiący odrębną własność. Ta sama zasada będzie mieć zastosowanie również do amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych - jeśli przedmiotem najmu miałoby być np. własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego. Trzeba też pamiętać, że podatnik nie będzie miał prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych i tym zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów, jeśli najem miałby trwać krócej niż przez rok. Składnik majątku tylko wtedy będzie mógł być uznany za środek trwały lub wartości niematerialne i prawne i poddany amortyzacji, jeśli będzie przedmiotem umowy najmu na okres dłuższy niż rok.
JAK EWIDENCJONOWAĆ PRZYCHÓD
Sposób umówienia się stron co do momentu płatności czynszu ma wpływ na prowadzenie przez nich ewidencji przychodu. Jeśli z postanowień zawartych w umowie najmu wynika, że czynsz jest płatny z góry, do wyznaczonego dnia miesiąca, wówczas wynajmujący ma obowiązek zaewidencjonować przychód w księgach w każdym miesiącu, bez względu na ewentualne opóźnienie w zakresie zapłaty ze strony najemcy.
Wyznaczone terminy zapłaty kolejnych rat czynszu określają jednocześnie datę powstania należnego przychodu w następnych miesiącach roku podatkowego. Natomiast w sytuacji kiedy strony w umowie najmu określiły, że czynsz za cały okres trwania umowy należy uiścić z góry do określonego dnia miesiąca, przychód należny powstanie od razu w pierwszym miesiącu, od całej wymagalnej kwoty czynszu, za cały okres trwania umowy.
KOSZTY ZWIĄZANE Z NAJMEM
Do kosztów uzyskania przychodów z najmu rozliczanych przez wynajmującego można zaliczyć np. odpisy amortyzacyjne, podatek od nieruchomości, opłaty za wodę, energię, gaz, wydatki na remonty, jeżeli zgodnie z treścią umowy opłaty te obciążają wynajmującego, a nie najemcę.
Do dokonywania amortyzacji składników majątku będących przedmiotem umowy najmu konieczne jest ustalenie ich wartości początkowej. Wartość początkową tych składników stanowi:
- cena nabycia - jeśli składnik majątku został nabyty w drodze kupna,
- cena nabycia powiększona o wartość przychodu, określonego przy świadczeniach częściowo odpłatnych - jeśli składnik majątku został nabyty częściowo odpłatnie,
- koszt wytworzenia - jeśli został wytworzony we własnym zakresie,
- wartość rynkowa z dnia nabycia - jeśli został nabyty w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób (jeśli umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości, wówczas wartością początkową jest wartość określona w umowie),
- wartość ustalona tzw. metodą uproszczoną (chodzi tu o iloczyn metrów kwadratowych wynajmowanej powierzchni użytkowej lokalu i kwoty 988 zł.
Za powierzchnię użytkową przy wartości ustalonej w sposób uproszczony uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości. Metodę uproszczoną można stosować wyłącznie dla ustalenia wartości początkowej wynajmowanych budynków mieszkalnych, lokali mieszkalnych oraz spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.
Warto przy tym pamiętać, że jeśli wynajmowana jest jedynie część nieruchomości, odpisy amortyzacyjne będą możliwe tylko w wysokości ustalonej od wartości początkowej, odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wynajmowanej do ogólnej powierzchni danego budynku lub lokalu.
Trzeba jednak mieć na względzie obowiązek podatnika osiągającego przychody z najmu. Musi on prowadzić ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Obowiązek ewidencji nie dotyczy składników majątku, których wartość początkowa została ustalona metodą uproszczoną.
Nie zawsze będzie możliwe zaliczenie w koszty podatkowe dokonanych odpisów amortyzacyjnych. Nie będą stanowiły takich kosztów odpisy dokonywane od wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, która odpowiada poniesionym wydatkom na ich nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Inwestycje w obcych środkach

W przypadku dokonywania nakładów na wynajmowane lokale istnieje również możliwość zaliczania tych nakładów do kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne. NSA w wyroku z 29 maja 1995 r. (sygn. akt SA/Kr 2822/94, niepublikowany) stwierdził, że inwestycjami w obcych środkach trwałych są także wydatki poniesione przez podatnika na ulepszenie (unowocześnienie) środków trwałych wykorzystywanych przez niego na potrzeby działalności gospodarczej, ale stanowiących obcą własność. Przy czym przez ulepszenie środka trwałego należy rozumieć także jego unowocześnienie, które podnosi wartość techniczną (użytkową) tego urządzenia i przynosi konkretne efekty, jak istotna poprawa parametrów użytkowych oraz zwiększenie ogólnej sprawności technicznej w stosunku do sprawności pierwotnej. Tego rodzaju inwestycje mogą dotyczyć chociażby przystosowania wynajmowanych pomieszczeń do określonych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zgodnie z art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych podlegają amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu używania. Amortyzacji nie podlegają m.in. środki trwałe, które nie są używane na skutek zaprzestania działalności, w której dane składniki majątku były używane. Wówczas nie podlegają one amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaprzestano tej działalności.
Inwestycje w środkach trwałych będą podlegały amortyzacji w wysokości i na zasadach określonych w ustawach, a odpisy amortyzacyjne będą co do zasady zaliczane przez najemcę do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, iż nakłady będą pozostawały w związku z uzyskiwanymi przez niego przychodami z działalności prowadzonej w przedmiocie najmu. Podatnicy mają prawo indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla przyjętych przez siebie do używania inwestycji w obcych środkach trwałych. Jednak dla inwestycji w obcych budynkach lub budowlach okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat.

VAT od najmu

Umowy, takie jak: najem, dzierżawa, leasing, w których nie przewidziano opcji przeniesienia własności po zakończeniu jej trwania, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.), będą świadczeniem usług. Jest to istotne ze względu na moment powstania obowiązku podatkowego. Inna jest sytuacja, gdy umowy te traktuje się jak dostawę towaru. W przypadku wydania towarów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towarów. Przypomnijmy, że chodzi tu o umowy, kiedy jedną z czynności stanowiących przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, będącą dostawą towarów, jest wydanie towarów na podstawie umowy dzierżawy, najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej na czas określony lub umowy sprzedaży na warunkach odroczonej płatności, jeżeli umowa przewiduje, że w następstwie normalnych zdarzeń przewidzianych tą umową lub z chwilą zapłaty ostatniej raty prawo własności zostanie przeniesione.
Natomiast w przypadku świadczenia usług najmu czy dzierżawy, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż przed upływem terminu płatności określonego w umowie lub w fakturze. Generalnie usługi najmu, dzierżawy są opodatkowane VAT według stawki podstawowej 22 proc. Zwolniony jest natomiast wynajem nieruchomości mieszkalnych i dzierżawa gruntów rolnych oraz zbycie prawa użytkowania wieczystego tych gruntów.

Edyta Wereszczyńska

Gazeta Prawna Nr 240/2006 [Dodatek: Tygodnik Prawa Podatkowego] z dnia 2006-12-11

- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 121, poz. 844 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.)

REKLAMA

Autopromocja

Komplet Podatki 2025 - wiedza dla księgowych i biur rachunkowych

Sygnaliści w biurze rachunkowym. Wzory dokumentów

Przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wymieniają podmioty, na których ciąży obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości. Ustawodawca zalicza do grona podatników właścicieli, posiadaczy samoistnych oraz użytkowników wieczystych, a nadto podmioty będące posiadaczami (w tym najemcami) nieruchomości stanowiących własność skarbu państwa lub jednostek samorządu terytorialnego. Jak wynika z powyższego, najemcy stają się podatnikami podatku od nieruchomości tylko wówczas, gdy w wyniku zawartej umowy najmu obejmują w posiadanie nieruchomość państwową lub komunalną. Nie są natomiast podatnikami w stosunku do posiadanych przez nich nieruchomości i obiektów budowlanych stanowiących własność innych podmiotów niż skarb państwa lub jednostki samorządu terytorialnego. Jeżeli wynajmowana nieruchomość należy do firmy - podmiotu prywatnego, wówczas najemca nie będzie podlegał w stosunku do tej nieruchomości obowiązkowi podatkowemu w podatku od nieruchomości. Niezależnie od tego jednak w obrocie prawnym występują często umowy najmu, w których strony zastrzegają, iż najemca oprócz czynszu będzie obowiązany uiszczać podatki i inne ciężary związane z przedmiotem najmu. Tego rodzaju zobowiązanie umowne nie przesuwa obowiązku podatkowego z właściciela na najemcę, a jedynie nakłada na niego obowiązek ponoszenia wynikających z umowy dodatkowych świadczeń. Nie oznacza to jednak, że faktyczne opłacanie przez najemcę podatku od nieruchomości nie jest równoznaczne z ponoszeniem przez niego kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Powszechnie przyjmuje się, że aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, jego poniesienie musi mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu bądź na funkcjonowanie źródła przychodu. Kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodu (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodu).
Dlatego też, jeżeli umowa przewiduje, że obok czynszu najemca będzie zobowiązany płacić czy też zwracać właścicielowi wydatki związane z podatkiem od nieruchomości, wydatki te będą stanowiły dla niego koszt uzyskania przychodu w rozliczeniu za rok, w którym zostały poniesione.
W przypadku dokonywania nakładów na wynajmowane lokale zastosowanie znajdą przepisy ustaw o podatkach dochodowych, dotyczące inwestycji w obcych środkach trwałych. Inwestycje te będą podlegały amortyzacji w wysokości i na zasadach określonych w powyższych ustawach, a odpisy amortyzacyjne będą co do zasady zaliczane przez najemcę do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, iż nakłady będą pozostawały w związku z uzyskiwanymi przez niego przychodami z działalności prowadzonej w przedmiocie najmu.

Obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług wynajmu lokalu w VAT powstanie z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze. Należy pamiętać, że jeżeli czynsz zostanie przez najemcę uiszczony przed terminem płatności, w stosunku do zapłaconej części czynszu powstanie obowiązek podatkowy, mimo nieupłynięcia jeszcze terminu płatności określonego w umowie lub fakturze VAT dotyczącej powyższej usługi.
Świadczenie przedmiotowej usługi powinno być udokumentowane wystawieniem faktury VAT, jednakże gdy usługa najmu lokalu jest świadczona na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, fakturę wystawia się tylko na żądanie tych osób (taka faktura VAT może nie zawierać numeru NIP nabywcy).
Rozporządzenie wykonawcze do ustawy dotyczące wystawiania faktur, przewiduje odmienne od zasad ogólnych obowiązki wystawiania faktur VAT w przypadku usługi najmu w zakresie momentu ich wystawienia. Fakturę dotyczącą usługi najmu wystawia się nie później niż w momencie powstania obowiązku podatkowego, jednak nie wcześniej niż na 30 dni przed powstaniem tego obowiązku. Wobec powyższego, możliwe jest wystawienie faktury jeszcze przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, którego najem dotyczy. W tym miejscu należy też wspomnieć o ewentualnej kaucji, którą wpłaca się jako gwarancję dotrzymania zobowiązania i zabezpieczenie wypłaty odszkodowania w razie niewywiązania się z zobowiązania. Należy podkreślić, że pobranie kaucji nie jest tożsame z zaliczką ani z częściową zapłatą za wykonanie usługi, a zatem nie podlega ona opodatkowaniu VAT. Do jej udokumentowania nie wystawia się również faktury VAT, tylko dokument spełniający wymogi rachunkowości (np. dokument KP czy notę księgową). Generalnie usługi najmu, podlegają opodatkowaniu VAT według stawki 22 proc. Ta jednak zasada ma kilka wyjątków.
Jednym z nich jest zwolnienie podmiotowe z podatku od towarów i usług gdy wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotych odpowiadającej 10 000 euro.
Innym wyjątkiem jest zwolnienie przedmiotowe wymienione w załączniku nr 4 do ustawy o VAT, które dotyczy usługi w zakresie wynajmowania lub dzierżawienia nieruchomości o charakterze mieszkalnym na własny rachunek, z wyłączeniem wynajmu lokali w budynkach mieszkalnych na cele inne niż mieszkaniowe (PKWiU 70.20.11). Warto podkreślić, że wynajęcie lokalu mieszkaniowego na cele biurowe nie będzie pozwalało na skorzystanie z tego zwolnienia.
Kwestią, która może się pojawić przy udostępnianiu lokalu, jest konieczność dokonania tzw. refakturowania. Refakturowanie jest czynnością polegającą na zafakturowaniu odsprzedaży, np. usług telekomunikacyjnych albo takich, jak dostawa energii elektrycznej, cieplnej, gazu czy wody bez doliczania jakiejkolwiek marży. A zatem cena netto i stawki VAT w fakturach odsprzedaży usług muszą być dokładnie takie same jak w fakturze wystawionej przez usługodawcę. Natomiast VAT należny musi być równy podatkowi przypadającemu na część odsprzedaży.
Wynajmujący może refakturować na najemcę koszty związane ze świadczeniem ww. usług tylko wtedy, gdy w zawartej między nimi umowie jest zapis mówiący o tym, że dana usługa jest odrębnym świadczeniem (przedmiotem fakturowania).

Z uwagi na fakt, że pytanie dotyczy podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe, te same zasady dotyczyć będą zarówno osób prawnych, jak i osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Dla uproszczenia, w poniższych wyjaśnieniach powołane zostały przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą. Rozwijając powyższą zasadę przepis ten stanowi ponadto, iż w danym roku potrącane są także koszty uzyskania przychodów poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, jeżeli dotyczą one danego roku podatkowego.
W przedmiotowej sytuacji przyjąć należy założenie, że koszt w postaci czynszu najmu jest bezpośrednio związany z przychodami osiąganymi przez podatnika. Koszt ten można przypisać do przychodów konkretnego roku. Odnosząc zatem powyższy przepis do zapłaconych z góry kosztów najmu, należy stwierdzić, że poniesiony w związku z tym wydatek powinien zostać przyporządkowany do przychodów osiągniętych przez podatnika w okresie trwania najmu.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie wprowadzają wymogu przyporządkowywania kosztów do przychodów osiąganych w danym miesiącu, jednakże zgodnie z praktyką organów podatkowych przyporządkowanie takie powinno mieć miejsce także w trakcie roku podatkowego. W piśmie ministra finansów z 4 stycznia 2002 r., nr PB4/AS-8214-2365-441/01 wyrażony został następujący pogląd, że (.) jeżeli dana usługa o charakterze ciągłym (np. najem) wykonywana jest w dłuższym okresie sprawozdawczym, natomiast opłaty za wykonanie tej usługi (czynsz najmu) uiszczane są zanim nastąpi wykonanie tej usługi, to również rozliczenie kosztów, w myśl powołanego art. 15 ust. 4 ustawy, powinno nastąpić w miesiącu wykonania usługi lub częściowego jej wykonania, a więc zgodnie z zasadą potrącalności kosztów w czasie.
Analogiczny pogląd prezentowany jest w pismach organów podatkowych (przykładowo pismo naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 6 maja 2004 r., nr US 72/ROP1/423 /426/04/PS).
Reasumując, w opisanej sytuacji podatnik przez okres trwania najmu powinien co miesiąc zaliczać do kosztów uzyskania przychodów proporcjonalną część wydatku poniesionego w związku z zapłatą czynszu najmu z góry.
Powyższe wnioski pozostaną aktualne także na gruncie znowelizowanych przepisów ustaw regulujących podatki dochodowe (nowelizacja wchodzi w życie w dniu 1 stycznia 2007 r.). Utrzymana została zasada, zgodnie z którą koszty dotyczące przychodów danego roku są rozliczane w tym roku, także w sytuacji, gdy zostały poniesione przed rokiem, w którym osiągnięty został przychód związany z tymi kosztami (w opisanej sytuacji chodzi o część opłaconych z góry kosztów najmu, która przypada na działalność prowadzoną w drugim roku trwania umowy).

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Firma Jodła prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie najmu, wynajmując dwa magazyny. Umowa najmu zawarta została na okres 3 lat. Czynsz za wynajmowane powierzchnie wynosi 4000 zł miesięcznie, zgodnie z postanowieniami umowy najmu jest płatny do 15 dnia każdego miesiąca. Najemca spóźnił się z zapłatą za wrzesień (uregulował należność 20 września), a za październik nie zapłacił wcale. Jednak w firmie wynajmującej te magazyny każdorazowo przychód powstanie w dniu będącym terminem płatności wynikającym z zawartej umowy najmu, a zatem odpowiednio 15 września i 15 października.

Lucyna K. jest właścicielką garażu przydomowego, który wynajmuje od czerwca. W umowie najmu ustalono wysokość czynszu za ten garaż na kwotę 300 zł miesięcznie, płatny do 7 każdego miesiąca. Gdyby okazało się, że najemca ureguluje czynsz za wrzesień dopiero w następnym miesiącu, czyli w październiku, to przychód powstanie dopiero w październiku. We wrześniu podatniczka nie odnotuje żadnego przychodu, ponieważ w tym miesiącu nie otrzymała należnego czynszu.