Prowadzenie ewidencji za pomocą kasy rejestrującej w 2011 r.

Składanie zgłoszenia o liczbie kas

Dokonanie fiskalizacji kasy rejestrującej

Dokonanie fiskalizacji kasy rejestrującej oznacza jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy wraz z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem pierwszego dobowego raportu fiskalnego.

Zgłoszenie kasy w celu otrzymania numeru ewidencyjnego

Podatnik powinien dokonać zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy zgodnie z załącznikiem nr 3 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r.

Dokonywanie wpisów w książce kasy

Po otrzymaniu numeru ewidencyjnego kasy należy nanieść go w sposób trwały na obudowę kasy. Ponadto należy dokonać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, dołączanej przez sprzedawcę kasy do każdego urządzenia. Podatnik obowiązany jest również umożliwiać dokonanie w książce kasy wpisów serwisantowi kasy.

Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej nowej książki musi być umieszczony napis: „Duplikat”.

Sprzedaż i ewidencjonowanie obrotu

Sporządzanie raportów i przechowywanie dokumentów kasowych

Na użytkowniku kasy (podatniku) ciąży obowiązek sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.

Dokumenty kasowe powinny być przechowywane przez okres wymagany w ww. ustawie o podatku od towarów i usług, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, oraz w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

W okresie przejściowym, na zasadzie wyjątku kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do 31 grudnia 2011 r., podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Zgłaszanie kas do przeglądu technicznego

Kasy rejestrujące powinny być zgłaszane do obowiązkowego przeglądu technicznego u właściwego serwisanta co 24 miesiące. W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji taksometru, używanego do współpracy z kasą, określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej. Kasy, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, powinny być również poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. Nieprawidłowości w pracy kasy należy niezwłocznie zgłaszać prowadzącemu serwis kasy.

Ulga z tytułu nabycia kasy rejestrującej

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących ich terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Natomiast dla podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, określono specjalne warunki, których spełnienie umożliwia zwrot określonych przepisami części kwot wydatkowanych na zakup kas.

Dokonanie zwrotu następuje pod warunkiem:

• posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,

• złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania,

Tryb odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących

Obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup

Podatnicy są obowiązani do zwrotu uprzednio odliczonych lub zwróconych kwot w związku z ich wydatkowaniem na zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

• zaprzestaną ich używania,

• nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis,

• zaprzestaną działalności,

• nastąpi otwarcie likwidacji,

Warunki zmiany serwisu kas

Podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych

Czy od 1 stycznia 2011 r. wszyscy podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych będą obowiązani stosować kasy rejestrujące?

W stosunku do stanu prawnego obowiązującego w roku 2010 przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. wyznaczają o wiele większy zakres możliwych do wykorzystania przez podatników zwolnień od ewidencjonowania przy zastosowaniu kas. W zakresie świadczenia takich usług, jak usługi:

• prawnicze, rachunkowo-księgowe, badania rynków i opinii publicznej, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania, z wyjątkiem usług notariuszy prowadzących repertorium A i P,

• rzeczoznawstwa, rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, detektywistyczne i ochroniarskie, komercyjne pozostałe, gdzie indziej niesklasyfikowane – m.in. usługi w zakresie oceny zdolności kredytowej, usługi świadczone przez agencje inkasa – które w całym zakresie sprzedaży były objęte przez podatnika systemem wystawiania faktur,

• sekretarskie i tłumaczenia, z wyłączeniem usług drukarskich i powielaczowych,

• w zakresie ochrony zdrowia i opieki społecznej,

• świadczone przez schroniska dla zwierząt,

• niektóre usługi związane z rekreacją, kulturą i sportem,

• pogrzebowe i pokrewne,

• świadczone w gospodarstwach domowych,

przewidziano jedynie możliwość, i to z pewnymi ograniczeniami, korzystania ze zwolnienia do 30 kwietnia 2011 r.

Również na tych samych zasadach ograniczono możliwość korzystania ze zwolnienia przez podatników rozliczających się w podatku dochodowym w formie karty podatkowej.

Podatnicy ci będą jednak mogli nadal korzystać ze zwolnienia od ewidencjonowania przy zastosowaniu kas w przypadku nieprzekroczenia obrotów za rok ubiegły.

W ww. rozporządzeniu z 26 lipca 2010 r. utrzymano jeszcze na okres do 31 grudnia 2012 r. pewien zakres zwolnień:

1) o charakterze podmiotowym, których stosowanie uwarunkowane jest nieprzekroczeniem obrotów w przypadku podatników kontynuujących działalność na poziomie 40 000 zł za rok ubiegły i 20 000 zł dla rozpoczynających działalność,

2) przedmiotowych od ewidencjonowania w dziedzinach wymienionych w załączniku do tego rozporządzenia,

3) przedmiotowo-podmiotowych dla podatników z dużym udziałem sprzedaży towarów i świadczonych usług objętych ww. zwolnieniem przedmiotowym w ogólnych obrotach detalicznych podatnika.

Należy też zaznaczyć, iż w odniesieniu do niektórych towarów i usług (porównaj § 4 rozporządzenia) utrzymano zasadę, że ww. tytuły zwolnieniowe nie obowiązują bez względu na faktycznie zrealizowany poziom obrotów. Również w przepisach tych uwzględniono postanowienia o utracie mocy określonych tytułów zwolnieniowych w przypadku przekroczenia przez podatnika wyszczególnionego w przepisie poziomu obrotów w trakcie roku podatkowego.

Jaki zakres informacji należy zamieszczać na paragonie?

Jak prowadzić ewidencję w przypadku awarii kasy?

Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika (np. na skutek uszkodzenia kasy) nie może być na kasie prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przy zastosowaniu kasy rezerwowej.

Czy ewidencjonowanie usług medycznych podlega ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kas?

Pacjent nie jest stroną uczestniczącą w procesie rozliczenia świadczenia w ramach zakontraktowanych umów z NFZ-em. Tak więc transakcje te jako dokumentowane fakturami nie wymagają ewidencjonowania na kasie i wydawania paragonu.

Czy lekarze świadczący usługi w miejscu wezwania muszą stosować kasę rejestrującą?

Czy zmianę stawek podatkowych należy odnotować w książce kasy?

Z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. nie wynika obowiązek dokonywania przez podatnika wpisu do książki kasy wykonanej przez niego samodzielnie operacji zmiany zaprogramowanych w kasie stawek podatkowych.

W sytuacji gdy zmiany stawek podatkowych będzie dokonywał w wyniku zgłoszenia przez podatnika serwis kas, wówczas dokonanie takich czynności może być odnotowane w książce kasy przez uprawnionego serwisanta (por. załącznik nr 1 oraz pkt 15 załącznika nr 6 do rozporządzenia), w szczególności jeżeli operacja ta będzie połączona z przeglądem kasy.

Czy w celu stwierdzenia, że lekarz może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej?

Po wejściu w życie rozporządzenia Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, należy sprawdzić, czy do przekroczenia limitu 40 000 zł doszło w roku poprzednim, tj. 2010, czy również w latach wcześniejszych?

Jeżeli w poprzednim roku podatkowym, tj. w roku 2010, u podatnika (również wykonującego zawód lekarza) kwota obrotu z działalności, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług nie przekroczy kwoty 40 000 zł i jeżeli wcześniej nie powstał wobec niego obowiązek ewidencjonowania (np. z tytułu świadczenia innego rodzaju usług nieobjętych zwolnieniem od ewidencjonowania przy zastosowaniu kas) – może on korzystać ze zwolnienia podmiotowego od prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas. Wysokość obrotów realizowanych we wcześniejszych latach niż rok poprzedni w wymienionych okolicznościach nie ma wpływu na możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego w roku 2011 (§ 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). W przypadku jednak, gdy podatnik ten w trakcie roku przekroczy ww. kwotę obrotów, zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie.

Lekarz prowadzący indywidualną praktykę lekarską

Czy podatnik będący lekarzem prowadzącym indywidualną praktykę lekarską w swoim imieniu i na swój rachunek po przekroczeniu obrotu 40 000 zł z tytułu świadczenia usług medycznych na rzecz podmiotów wymienionych w art. 111 ust. 1 ustawy obowiązany jest w każdym przypadku do ewidencjonowania przy zastosowaniu kas?

Działając w oparciu o delegację wynikającą z art. 111 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wprowadził w drodze rozporządzenia, na czas określony, zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących dla niektórych grup podatników oraz niektórych czynności ze względu na rodzaj prowadzonej działalności lub wysokość obrotów.

Korzystanie ze zwolnień z obowiązku stosowania kas w latach 2011–2012 reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. Zgodnie z postanowieniami zawartych w § 2 ust. 1 pkt 1 oraz poz. 34 i 37 załącznika do rozporządzenia zwolnieniem objęte jest również:

• świadczenie usług, gdy ilość transakcji jest niewielka (do 50 w poprzednim roku podatkowym i przy liczbie odbiorców nie większej niż 20),

• świadczenie usług, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub kasy oszczędnościowo-pożyczkowej na rachunek podatnika, pod warunkiem że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcje jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.

Co należy zrobić w przypadku, gdy wykonana usługa została zaewidencjonowana na kasie, a klient zażądał wystawienia faktury?

Zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik powinien wydać fakturę we wszystkich przypadkach, gdy nabywca usługi zażąda jej wystawienia. W takich przypadkach przepisy § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) stanowią, że wystawiony na kasie paragon dołącza się do kopii faktury, którą podatnik ma obowiązek przechowywać przez okres wymieniony w art. 112 ww. ustawy.

Jakie mogą być sankcje za niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas?

Podatnik, zgodnie z ustawą z 10 września 1999 r. Kodeks karnoskarbowy, może odpowiadać za przestępstwo skarbowe lub w przypadkach mniejszej wagi za wykroczenie skarbowe.

W Kodeksie karnym skarbowym przewidziano m.in. kary za sprzedaż dokonaną z pominięciem kasy rejestrującej albo za niewydanie dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży. Na mocy art. 111 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. naczelnik urzędu skarbowego wobec podatników naruszających obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Sankcja ta nie dotyczy podatników będących osobami fizycznymi, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe.