Do celów produkcyjnych skupujemy jabłka od sadowników. Część naszych dostawców jest rolnikami indywidualnymi niemającymi założonego rachunku bankowego. W związku z tym ich dostawy nie mogą być udokumentowane ani fakturą VAT zakupu, ani fakturą VAT RR. Jako dowód dostawy wystawiamy im PZ, gdzie umieszczamy ich oraz nasze dane, ilości surowca, cenę jednostkową i wartość. PZ zostają podpisane przez obie strony. Znajduje się na nich także data dostawy. Zapłata za dostawę często następuje w innym okresie (miesiącu, a nawet innym roku) niż data dostawy. Czy można wartość dostawy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym nastąpiła, czy dopiero w momencie zapłaty? Czy PZ jest wystarczającym dowodem dostawy, aby można było zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów?
Tego typu wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie zapłaty. Mimo nieposiadania rachunku bankowego przez rolników, prawidłowym dokumentem wystawianym w powyższym przypadku jest faktura VAT RR (dokument wewnętrzny powinien być stosowany wyjątkowo).
Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów, czyli fakturę VAT RR (art. 116 ust. 1 ustawy o VAT). Ani z powyższego przepisu, ani z żadnego z kolejnych przepisów nie wynika, że faktury VAT RR wystawiane są jedynie w sytuacji, gdy rolnik posiada rachunek bankowy, na który wpłacany jest zryczałtowany zwrot podatku (posiadanie takiego rachunku jest niezbędne z punktu widzenia możliwości odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku wypłacanego rolnikowi przez nabywcę – art. 116 ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT).
Dlatego też dokumentami, które powinny być wystawiane w celu udokumentowania skupu jabłek, są faktury VAT RR. Wystawienie innego dokumentu dopuszczalne jest wyjątkowo, w szczególności wówczas gdy rolnik ryczałtowy nie udostępnia nabywcy danych umożliwiających wystawienie faktury VAT RR. Dokumentem wewnętrznym wystawianym w takiej sytuacji może być dokument PZ, pod warunkiem że określa nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową oraz jego wartość (z treści pytania wynika, że wystawiany przez Państwa dokument PZ zawiera powyższe dane).
Jeśli chodzi o moment zaliczenia zapłaty za dostawy do kosztów uzyskania przychodów, powinno to następować w chwili zapłaty. Takie wydatki nie dotyczą przychodów konkretnego roku podatkowego, a zatem powinny być potrącalne w roku (miesiącu), w którym zostały poniesione (art. 15 ust. 4 updop).
• art. 116 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 113
• art. 15 ust. 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 78, poz. 684
