REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ująć w księgach rachunkowych refundację pracownikom kosztu zakupu okularów

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Nasza spółka refunduje pracownikom koszt zakupu okularów do wysokości 300 zł. Faktura VAT jest wystawiona na pracodawcę, ale na 1300 zł brutto. Jak powinniśmy zaksięgować taką fakturę?
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Ewidencjonując te zdarzenia w księgach rachunkowych, należy pamiętać, że prawo do odliczenia podatku VAT będzie przysługiwało proporcjonalnie do kwoty kosztów uzyskania przychodu (kosztów pokrywanych przez pracodawcę). Szczegóły wraz z przykładem liczbowym – w uzasadnieniu.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Obowiązek taki wynika z uregulowań Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Zwrot kosztów okularów w Kodeksie pracy
Kodeks pracy stanowi między innymi (art. 2376 § 1 i 3), iż pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.
Kodeks pracy wskazuje również, że Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określi, w drodze rozporządzenia, ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy oraz że ministrowie właściwi dla określonych gałęzi pracy lub rodzajów prac w porozumieniu z Ministrem Pracy i Polityki Socjalnej oraz Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określą, w drodze rozporządzenia, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące tych gałęzi lub prac (art. 23715 § 1 i 2).
Zwrot kosztów okularów w rozporządzeniu MPiPS
W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wskazuje się, że:
 pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach (§ 8 ust. 1). Obowiązek dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – czas faktycznie przepracowany przy monitorze (§ 2 ust. 4);
 pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 ust. 2).
Zwrot kosztów okularów w podatku dochodowym
W świetle przytoczonych wyżej przepisów, (...) uwzględniając unormowania art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stwierdzić należy, iż wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia, wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra. Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, iż przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu okularów jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przepisy prawa podatkowego nie określają natomiast, czy faktura za okulary powinna być wystawiona na zakład pracy, czy powinna być to faktura imienna wystawiona na nazwisko pracownika. (Pismo Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, sygnatura L. IUS. XVII/415/61/04 z 4 października 2004 r.)
Podobnie wypowiada się Urząd Skarbowy w Kętrzynie. (...) Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.) wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego...
Zatem wydatki opisane powyżej jako zwrot wydatków dla pracowników za szkła korekcyjne i okulary do pracy głównie przy komputerze poniesione w części przez Pana jako pracodawcę mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, otrzymana wartość świadczenia jest dochodem zwolnionym u pracownika. (Pismo Urzędu Skarbowego w Kętrzynie, sygnatura US. III-415/81/03 z 18 grudnia 2003 r.)
Zwrot kosztów okularów w podatku VAT
W wielu przypadkach pracodawca nie zakupuje sam okularów korekcyjnych, lecz zwraca równowartość zakupionych okularów na podstawie przedstawionej przez pracownika faktury. Należy pamiętać, że pierwszym warunkiem, by móc odliczyć podatek VAT z faktury przedstawionej przez pracownika, jest fakt wystawienia jej na pracodawcę. W tym przypadku pracodawca może jako podatnik VAT obniżyć podatek należny o podatek naliczony wynikający z przedstawionej przez pracownika faktury.
Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje, że obniżenia kwoty lub zwrotu podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym (art. 88 ust. 1 pkt 2). Ponieważ w rozpatrywanym przypadku zwrot kosztów zakupu okularów jest dokonywany w wysokości stanowiącej jedynie część kwoty uwidocznionej na fakturze, to należy uznać, że pracodawca może jedynie odliczyć proporcjonalną do kwoty zwrotu część podatku. Inaczej mówiąc, prawo do odliczenia podatku VAT będzie przysługiwało proporcjonalnie do kwoty kosztów uzyskania przychodu (kosztów pokrywanych przez pracodawcę).
Przykład
Pracownik został skierowany przez pracodawcę na profilaktyczne badania lekarskie i otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy wskazujące na potrzebę zaopatrzenia pracownika w okulary korygujące wzrok. Jednostka określiła w wewnętrznych dokumentach górną granicę (limit) kosztów zwracaną pracownikowi z tytułu wydatków ponoszonych przez pracownika na zakup okularów korekcyjnych. Wspomniany limit wynosi 300 zł. Pracownik dokonał zakupu okularów za własne pieniądze, otrzymując fakturę VAT wystawioną na zakład pracy (pracodawcę). Faktura VAT obejmuje:
wartość netto 1214,95 zł
naliczony VAT 85,05 zł
wartość brutt0 1300 zł
Faktura VAT – powstanie zobowiązania wobec zakładu okulistycznego:
Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” 1300 zł
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” 1300 zł
Limit kosztów określony w regulacjach wewnętrznych za zakup okularów korekcyjnych:
Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 300 zł
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 300 zł
Ponieważ odliczenia VAT nie stosuje się od nabywanych towarów, jeśli wydatki nie mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, to część podatku od towarów i usług, która może zostać odliczona od podatku należnego, będzie wynosić:
300 zł : 1214,95 zł = 0,2469, czyli 300 zł kosztów pokrywanych przez zakład pracy stanowi 24,69% ceny netto zapłaconej za okulary korekcyjne.
Kwota podatku od towarów i usług do odliczenia powinna wynieść: 85,05 zł × 0,2469 = 21 zł
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 21 zł
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 21 zł
Kwota należności od pracownika wynosić będzie:
1300 zł – 300 zł – 21 zł = 979 zł
Wn konto 230 „Rozrachunki z pracownikami” 979 zł
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 979 zł
art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 143, poz. 1199
art. 237 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 86, poz. 732
§ 2 ust. 4, § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – Dz.U. Nr 148, poz. 973
art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 143, poz. 1199
Paweł Muż
ekonomista, pracownik redakcji


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenie przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

Oskarżony bez dowodów. Przedsiębiorca po 8 latach wygrywa z fiskusem i odzyskuje 400 tys. zł VAT!

Zwykła kontrola zamieniła jego życie w koszmar. Skarbówka oskarżyła go o udział w karuzeli VAT i zablokowała pół miliona złotych. Przez osiem lat walczył o swoje dobre imię. Teraz urzędnicy musieli przyznać: nie mieli żadnych dowodów. Poznaj historię przedsiębiorcy, który pokonał system.

Darowizna pieniężna od teściowej jeszcze przed ślubem: Jak w takiej sytuacji wygląda obowiązek podatkowy?

Czy darowizna przekazana przez teściową jeszcze przed ślubem może oznaczać obowiązek podatkowy dla przyszłego męża? Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej wyjaśnił, kto faktycznie jest obdarowanym i kiedy mąż nie musi rozliczać się z podatku od darowizny otrzymanej przez żonę.

Nowy podatek uderzy w e-commerce? KIG ostrzega: MŚP mogą nie przetrwać zmian!

Planowane rozszerzenie podatku od sprzedaży detalicznej na e-commerce może zdusić rozwój małych i średnich firm, spowolnić cyfrowy handel i podnieść ceny dla konsumentów. Zamiast wyrównania szans – ryzyko poważnych nierówności i zahamowania eksportu MŚP. Alarmuje Krajowa Izba Gospodarcza!

REKLAMA

Fakty i mity o obowiązkowym KseF. Kto w firmie jest odpowiedzialny za wdrożenie?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku stanowi jedną z najbardziej znaczących zmian w obszarze zarządzania dokumentacją podatkową i obiegiem informacji finansowej w polskich przedsiębiorstwach. Choć w debacie publicznej KSeF często postrzegany jest wyłącznie jako system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, jego wdrożenie ma charakter głęboko transformacyjny – obejmuje nie tylko narzędzia informatyczne, ale również procesy operacyjne, strukturę organizacyjną oraz podział odpowiedzialności wewnątrz firm.

Dlaczego zagraniczne firmy kurierskie płacą w Polsce podatek mniejszy niż 1% ich przychodów? „Lista wstydu” branży kurierskiej

InPost, polska firma zarejestrowana w Krakowie, w 2024 roku miał 9,85 mld złotych przychodu i zapłacił 375 mln złotych podatku CIT – to o ponad 100 mln złotych więcej niż rok wcześniej. Podatek wyniósł 3,8% przychodów – to po raz kolejny rekordowa kwota w historii firmy. Zagraniczne firmy kurierskie działające w Polsce za rok 2024 w sumie odprowadziły tylko 89,8 mln zł podatku dochodowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej

KSeF. Od lutego 2026 do stycznia 2027 roku większość firm działających w Polsce zostanie objęta obowiązkiem e-fakturowania. Proces ten wciąż budzi wiele pytań – awaryjność systemu, sprawność przesyłania danych, ich ochrona, a także niejasności w nowych regulacjach wywołują obawy co do wpływu wdrożenia e-fakturowania na funkcjonowanie sprzedaży i raportowania w firmach.

Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

REKLAMA

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

REKLAMA