REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ująć w księgach rachunkowych refundację pracownikom kosztu zakupu okularów

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Nasza spółka refunduje pracownikom koszt zakupu okularów do wysokości 300 zł. Faktura VAT jest wystawiona na pracodawcę, ale na 1300 zł brutto. Jak powinniśmy zaksięgować taką fakturę?
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Ewidencjonując te zdarzenia w księgach rachunkowych, należy pamiętać, że prawo do odliczenia podatku VAT będzie przysługiwało proporcjonalnie do kwoty kosztów uzyskania przychodu (kosztów pokrywanych przez pracodawcę). Szczegóły wraz z przykładem liczbowym – w uzasadnieniu.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Obowiązek taki wynika z uregulowań Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Zwrot kosztów okularów w Kodeksie pracy
Kodeks pracy stanowi między innymi (art. 2376 § 1 i 3), iż pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.
Kodeks pracy wskazuje również, że Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określi, w drodze rozporządzenia, ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy oraz że ministrowie właściwi dla określonych gałęzi pracy lub rodzajów prac w porozumieniu z Ministrem Pracy i Polityki Socjalnej oraz Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określą, w drodze rozporządzenia, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące tych gałęzi lub prac (art. 23715 § 1 i 2).
Zwrot kosztów okularów w rozporządzeniu MPiPS
W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wskazuje się, że:
 pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach (§ 8 ust. 1). Obowiązek dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – czas faktycznie przepracowany przy monitorze (§ 2 ust. 4);
 pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 ust. 2).
Zwrot kosztów okularów w podatku dochodowym
W świetle przytoczonych wyżej przepisów, (...) uwzględniając unormowania art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stwierdzić należy, iż wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia, wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra. Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, iż przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu okularów jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przepisy prawa podatkowego nie określają natomiast, czy faktura za okulary powinna być wystawiona na zakład pracy, czy powinna być to faktura imienna wystawiona na nazwisko pracownika. (Pismo Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, sygnatura L. IUS. XVII/415/61/04 z 4 października 2004 r.)
Podobnie wypowiada się Urząd Skarbowy w Kętrzynie. (...) Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.) wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego...
Zatem wydatki opisane powyżej jako zwrot wydatków dla pracowników za szkła korekcyjne i okulary do pracy głównie przy komputerze poniesione w części przez Pana jako pracodawcę mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, otrzymana wartość świadczenia jest dochodem zwolnionym u pracownika. (Pismo Urzędu Skarbowego w Kętrzynie, sygnatura US. III-415/81/03 z 18 grudnia 2003 r.)
Zwrot kosztów okularów w podatku VAT
W wielu przypadkach pracodawca nie zakupuje sam okularów korekcyjnych, lecz zwraca równowartość zakupionych okularów na podstawie przedstawionej przez pracownika faktury. Należy pamiętać, że pierwszym warunkiem, by móc odliczyć podatek VAT z faktury przedstawionej przez pracownika, jest fakt wystawienia jej na pracodawcę. W tym przypadku pracodawca może jako podatnik VAT obniżyć podatek należny o podatek naliczony wynikający z przedstawionej przez pracownika faktury.
Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje, że obniżenia kwoty lub zwrotu podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym (art. 88 ust. 1 pkt 2). Ponieważ w rozpatrywanym przypadku zwrot kosztów zakupu okularów jest dokonywany w wysokości stanowiącej jedynie część kwoty uwidocznionej na fakturze, to należy uznać, że pracodawca może jedynie odliczyć proporcjonalną do kwoty zwrotu część podatku. Inaczej mówiąc, prawo do odliczenia podatku VAT będzie przysługiwało proporcjonalnie do kwoty kosztów uzyskania przychodu (kosztów pokrywanych przez pracodawcę).
Przykład
Pracownik został skierowany przez pracodawcę na profilaktyczne badania lekarskie i otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy wskazujące na potrzebę zaopatrzenia pracownika w okulary korygujące wzrok. Jednostka określiła w wewnętrznych dokumentach górną granicę (limit) kosztów zwracaną pracownikowi z tytułu wydatków ponoszonych przez pracownika na zakup okularów korekcyjnych. Wspomniany limit wynosi 300 zł. Pracownik dokonał zakupu okularów za własne pieniądze, otrzymując fakturę VAT wystawioną na zakład pracy (pracodawcę). Faktura VAT obejmuje:
wartość netto 1214,95 zł
naliczony VAT 85,05 zł
wartość brutt0 1300 zł
Faktura VAT – powstanie zobowiązania wobec zakładu okulistycznego:
Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” 1300 zł
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” 1300 zł
Limit kosztów określony w regulacjach wewnętrznych za zakup okularów korekcyjnych:
Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 300 zł
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 300 zł
Ponieważ odliczenia VAT nie stosuje się od nabywanych towarów, jeśli wydatki nie mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, to część podatku od towarów i usług, która może zostać odliczona od podatku należnego, będzie wynosić:
300 zł : 1214,95 zł = 0,2469, czyli 300 zł kosztów pokrywanych przez zakład pracy stanowi 24,69% ceny netto zapłaconej za okulary korekcyjne.
Kwota podatku od towarów i usług do odliczenia powinna wynieść: 85,05 zł × 0,2469 = 21 zł
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 21 zł
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 21 zł
Kwota należności od pracownika wynosić będzie:
1300 zł – 300 zł – 21 zł = 979 zł
Wn konto 230 „Rozrachunki z pracownikami” 979 zł
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 979 zł
art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 143, poz. 1199
art. 237 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 86, poz. 732
§ 2 ust. 4, § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – Dz.U. Nr 148, poz. 973
art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 143, poz. 1199
Paweł Muż
ekonomista, pracownik redakcji


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF obowiązkowy: terminarz 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży w 2024 r. musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.

Badania techniczne od 19 września. Nowe stawki dla kierowców!

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA