Strona główna » Księgowość » Porady prawne » Jak dokumentować usługi niematerialne

Jak dokumentować usługi niematerialne

17 lipca 2006, 07:00

Oferujemy usługi księgowe dużym firmom z kapitałem zagranicznym. Firmy te często świadczą lub uzyskują z zagranicy tzw. usługi niematerialne. Czasami jedynym śladem, jaki zostaje po takiej usłudze, jest faktura wystawiona przez zagranicznego kontrahenta. Wiemy, że zagadnienia te nierzadko są przedmiotem kontroli urzędu skarbowego. Jak dokumentować świadczenie tych usług, by związane z tym ryzyko było jak najmniejsze?

RADA

Dokumentacja usług niematerialnych musi potwierdzać fakt, że usługa taka rzeczywiście była świadczona. Sama faktura i dowód zapłaty nie są wystarczającymi dowodami. Obsługiwane przez Państwa spółki powinny gromadzić wszelką dokumentację potwierdzającą wykonanie usługi. Należy też zadbać o to, by dokumenty zawierały datę ich podpisania i podpisy osób je sporządzających.

UZASADNIENIE

Usługi niematerialne rzeczywiście są przedmiotem szczególnej uwagi ze strony kontrolujących. Potwierdzają to wytyczne dla urzędów skarbowych ze strony MF (patrz: broszura MF „Podstawowe Zakresy Obszarów Kontroli Podatkowej na 2006 r.”, opublikowana w „MONITORZE księgowego” 7/2006).

Obowiązek udowodnienia, że wydatki poniesione na nabycie usług niematerialnych stanowią koszt uzyskania przychodu, spoczywa na podatniku. Zatem korzystający z Państwa usług powinni dowieść, że:

• miało miejsce faktyczne świadczenie usługi,

• usługa miała na celu uzyskiwanie przez spółkę przychodu,

• wydatki poniesione na nabycie tej usługi były racjonalne (a więc wynikały z charakteru prowadzonej działalności).

Częstym zarzutem ze strony kontrolujących jest to, że usługa niematerialna była fikcyjna, czyli że firma nigdy jej nie świadczyła. Ryzyko wzrasta, gdy mamy do czynienia z usługami o znacznej wartości, świadczonymi przez firmy powiązane lub z siedzibami w tzw. rajach podatkowych. Dla kontrolowanego może to oznaczać nie tylko wyrzucenie wydatków na jej nabycie z kosztów. W razie niemożności udowodnienia faktu korzystania z takich usług naraża się on na zarzut popełnienia przestępstwa.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

O możliwości uznania za koszt poniesiony w celu uzyskania przychodu decyduje nie to, czy podatnik wykaże się dokumentem jego poniesienia, lecz to, czy usługa została faktycznie wykonana.

Niezwykle istotne jest więc właściwe udokumentowanie takich usług. Sama faktura czy umowa o świadczenie usług nie przekona kontrolujących. Potwierdza to wyrok z 8 grudnia 2005 r., sygn. akt II FSK 618/05 (opublikowany w
„INTERPRETACJACH Urzędów Skarbowych i
ORZECZNICTWIE” z komentarzem, 4/2006), w którym NSA stwierdza:

(…) sam fakt zawarcia umowy i wypłata wynagrodzenia nie uprawniały do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów z tytułu konsultingu. Dopiero wykonanie usługi konsultingowej i ocena realizacji efektów działań konsultingowych dają podstawy do odliczenia od przychodu wydatków poniesionych na ten cel.

Dokumentacja usług niematerialnych powinna obejmować:

• umowy ze świadczącymi usługi niematerialne – określające zakres usług oraz system rozliczeń (np. cena ryczałtowa, stawki godzinowe, cena zabudżetowana),

• protokoły zakończenia i odbioru wykonanej usługi, podpisane przez strony,

• opis na fakturach, jakiego rodzaju usługi dotyczy faktura (nie wystarczą spotykane w praktyce opisy: „Usługi doradcze za okres...”),

• inną dokumentację potwierdzającą wykonane usługi – np. opracowania na piśmie, korespondencję handlową (wydruki e-maili), dokumentację zamówień na usługi,

• kopie dokumentów potwierdzających, że sprzedawca usługi był uprawniony do jej sprzedaży – np. kopie dokumentów rejestracji znaków handlowych, znaków firmowych,

• dokumenty potwierdzające, że sprzedający był uprawniony do przeniesienia praw (np. praw autorskich),

• w przypadku transakcji między podmiotami powiązanymi dokumentację wymaganą przepisami ustaw o podatkach dochodowych (art. 9a updop) (przykładowy wzór takiej dokumentacji mogą Państwo znaleźć w „BIULETYNIE podatków DOCHODOWYCH”, 1/2005, str. 78).

W przywołanym już wyroku NSA określił minimalne wymagania stawiane takiej dokumentacji:

(…) przedmiotem sporu w rozpoznawanej sprawie był wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, związany z usługą doradztwa finansowego, a więc z usługą o charakterze niematerialnym. W takiej sytuacji bardzo ważne było udokumentowanie faktu wykonania takiej usługi. W sprawie zebrano i oceniono kilka dokumentów przedłożonych przez podatnika. Niektóre z nich, takie jak notatki w sprawie współpracy z bankiem, wewnętrzny rachunek powstawania i przenoszenia kosztów w spółce, nie spełniają nawet tak liberalnych wymogów, jakie dowodom w postępowaniu podatkowym stawia przepis art. 180 Ordynacji podatkowej. Brak było bowiem podpisu osoby sporządzającej te dokumenty czy daty ich wystawienia.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Za dowody odbioru usług o charakterze niematerialnym nie można uznać pism bez dat i podpisów.

• art. 9a i art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538

Sławomir Biliński

konsultant podatkowy

Od 1 lipca 2022 r. zmiany w podatkach i wynagrodzeniach »

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

PRZEJDŹ DO SKLEPU

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE