REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dokumentować usługi niematerialne

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Oferujemy usługi księgowe dużym firmom z kapitałem zagranicznym. Firmy te często świadczą lub uzyskują z zagranicy tzw. usługi niematerialne. Czasami jedynym śladem, jaki zostaje po takiej usłudze, jest faktura wystawiona przez zagranicznego kontrahenta. Wiemy, że zagadnienia te nierzadko są przedmiotem kontroli urzędu skarbowego. Jak dokumentować świadczenie tych usług, by związane z tym ryzyko było jak najmniejsze?
RADA
Dokumentacja usług niematerialnych musi potwierdzać fakt, że usługa taka rzeczywiście była świadczona. Sama faktura i dowód zapłaty nie są wystarczającymi dowodami. Obsługiwane przez Państwa spółki powinny gromadzić wszelką dokumentację potwierdzającą wykonanie usługi. Należy też zadbać o to, by dokumenty zawierały datę ich podpisania i podpisy osób je sporządzających.

UZASADNIENIE
Usługi niematerialne rzeczywiście są przedmiotem szczególnej uwagi ze strony kontrolujących. Potwierdzają to wytyczne dla urzędów skarbowych ze strony MF (patrz: broszura MF „Podstawowe Zakresy Obszarów Kontroli Podatkowej na 2006 r.”, opublikowana w „MONITORZE księgowego” 7/2006).
Obowiązek udowodnienia, że wydatki poniesione na nabycie usług niematerialnych stanowią koszt uzyskania przychodu, spoczywa na podatniku. Zatem korzystający z Państwa usług powinni dowieść, że:
• miało miejsce faktyczne świadczenie usługi,
• usługa miała na celu uzyskiwanie przez spółkę przychodu,
• wydatki poniesione na nabycie tej usługi były racjonalne (a więc wynikały z charakteru prowadzonej działalności).
Częstym zarzutem ze strony kontrolujących jest to, że usługa niematerialna była fikcyjna, czyli że firma nigdy jej nie świadczyła. Ryzyko wzrasta, gdy mamy do czynienia z usługami o znacznej wartości, świadczonymi przez firmy powiązane lub z siedzibami w tzw. rajach podatkowych. Dla kontrolowanego może to oznaczać nie tylko wyrzucenie wydatków na jej nabycie z kosztów. W razie niemożności udowodnienia faktu korzystania z takich usług naraża się on na zarzut popełnienia przestępstwa.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
O możliwości uznania za koszt poniesiony w celu uzyskania przychodu decyduje nie to, czy podatnik wykaże się dokumentem jego poniesienia, lecz to, czy usługa została faktycznie wykonana.
Niezwykle istotne jest więc właściwe udokumentowanie takich usług. Sama faktura czy umowa o świadczenie usług nie przekona kontrolujących. Potwierdza to wyrok z 8 grudnia 2005 r., sygn. akt II FSK 618/05 (opublikowany w
„INTERPRETACJACH Urzędów Skarbowych i
ORZECZNICTWIE” z komentarzem, 4/2006), w którym NSA stwierdza:
(…) sam fakt zawarcia umowy i wypłata wynagrodzenia nie uprawniały do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów z tytułu konsultingu. Dopiero wykonanie usługi konsultingowej i ocena realizacji efektów działań konsultingowych dają podstawy do odliczenia od przychodu wydatków poniesionych na ten cel.
Dokumentacja usług niematerialnych powinna obejmować:
• umowy ze świadczącymi usługi niematerialne – określające zakres usług oraz system rozliczeń (np. cena ryczałtowa, stawki godzinowe, cena zabudżetowana),
• protokoły zakończenia i odbioru wykonanej usługi, podpisane przez strony,
• opis na fakturach, jakiego rodzaju usługi dotyczy faktura (nie wystarczą spotykane w praktyce opisy: „Usługi doradcze za okres...”),
• inną dokumentację potwierdzającą wykonane usługi – np. opracowania na piśmie, korespondencję handlową (wydruki e-maili), dokumentację zamówień na usługi,
• kopie dokumentów potwierdzających, że sprzedawca usługi był uprawniony do jej sprzedaży – np. kopie dokumentów rejestracji znaków handlowych, znaków firmowych,
• dokumenty potwierdzające, że sprzedający był uprawniony do przeniesienia praw (np. praw autorskich),
• w przypadku transakcji między podmiotami powiązanymi dokumentację wymaganą przepisami ustaw o podatkach dochodowych (art. 9a updop) (przykładowy wzór takiej dokumentacji mogą Państwo znaleźć w „BIULETYNIE podatków DOCHODOWYCH”, 1/2005, str. 78).
W przywołanym już wyroku NSA określił minimalne wymagania stawiane takiej dokumentacji:
(…) przedmiotem sporu w rozpoznawanej sprawie był wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, związany z usługą doradztwa finansowego, a więc z usługą o charakterze niematerialnym. W takiej sytuacji bardzo ważne było udokumentowanie faktu wykonania takiej usługi. W sprawie zebrano i oceniono kilka dokumentów przedłożonych przez podatnika. Niektóre z nich, takie jak notatki w sprawie współpracy z bankiem, wewnętrzny rachunek powstawania i przenoszenia kosztów w spółce, nie spełniają nawet tak liberalnych wymogów, jakie dowodom w postępowaniu podatkowym stawia przepis art. 180 Ordynacji podatkowej. Brak było bowiem podpisu osoby sporządzającej te dokumenty czy daty ich wystawienia.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Za dowody odbioru usług o charakterze niematerialnym nie można uznać pism bez dat i podpisów.

• art. 9a i art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538

Sławomir Biliński
konsultant podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

REKLAMA

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

KSeF 2.0 już nadchodzi: Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

REKLAMA

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi powinni się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

REKLAMA