Jak powinien być prawidłowo wystawiony rachunek? Jakie elementy musi zawierać? Czy są one obowiązkowe? Jak długo trzeba przechowywać takie dokumenty?
Aktualnie obowiązujące przepisy wymagają, aby rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawierał pewne elementy obowiązkowe. Muszą to być co najmniej imiona i nazwiska, nazwa albo firma, oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi, data wystawienia, numer kolejny rachunku, odpowiednio wyraz „oryginał” albo „kopia”. Powinien również zawierać określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe, ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie, czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.
W przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera również wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia. Ponadto należy pamiętać, że podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować. Rachunki należy przechowywać aż do czasu upływu zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że podatnik, który wystawił rachunek jest zobowiązany przechowywać kopię takiego rachunku przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy jednak pamiętać, że powyższych regulacji, dotyczących treści rachunków, nie wolno stosować do faktur wystawianych przez podatników podatku od towarów i usług.
Piotr Polański
PODSTAWA PRAWNA
• Artykuł 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 137, poz. 926 ze zm.) oraz par. 16 rozporządzenia ministra finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 240, poz. 2063).
