Pierwszym krokiem jest zapewnienie, by proces wyboru i realizacji projektów współfinansowanych z dotacji unijnych przebiegał zgodnie z przepisami. W tym celu należy koniecznie zapoznać się zarówno z regulacjami unijnymi, krajowymi, jak i wewnętrznymi firmy.
Przepisy regulujące funkcjonowanie funduszy pomocowych można podzielić na trzy podstawowe grupy:
I. Regulacje unijne
Wśród regulacji unijnych najważniejsze są:
1. Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych (Dz.U.UE.L z 1999 r. nr 161 str. 1, Numer Celex: 31999R1260)
2. Rozporządzenie Komisji Europejskiej nr 438/2001 z 2 marca 2001 r. wprowadzające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych (Dz.U.UE.L. z 2001 r. nr 63 str. 21, Numer Celex: 32001R0438)
3. Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) nr 448/2004 z 10 marca 2004 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1685/2000 ustanawiajace szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 w odniesieniu do warunków, jakie muszą spełniać wydatki na działanie współfinansowane z funduszy strukturalnych i uchylające rozporządzenia (WE) nr 1145/2003 (Dz.U.UE.L. z 2004 r. nr 72 str. 66, Numer Celex: 32004R0448)
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 1784/1999 z 12 lipca 1999 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego (Dz.U.UE.L. z 1999 r. nr 213 str. 5, Numer Celex: 31999R1784)
5. Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.
Pełne teksty tych rozporządzeń znajdą Państwo są m.in. na stronie internetowej Ministerstwa Gospodarki i Pracy: www.funduszestrukturalne.gov.pl
Wszystkie rozporządzenia dostępne są również w angielskiej wersji językowej na oficjalnej stronie Unii Europejskiej pod adresem: http://europa.eu.int/eur-lex/
Międzynarodowe Standardy Rachunkowości dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w zakładce „Rachunkowość”: www.mofnet.gov.pl
WAŻNE!
Państwa Członkowskie mogą stosować własne, bardziej rygorystyczne przepisy i wymogi, które jednak muszą pozostawać w zgodzie z rozporządzeniami organów wspólnotowych.
Takie zapisy rozporządzeń unijnych powodują, że jednostki kontraktujące, czyli wypłacające dotacje beneficjentom (korzystającym z dotacji unijnych), bardzo rygorystycznie wymagają pedantycznego wręcz przestrzegania prawa zarówno unijnego, jak i krajowego. Niektóre, czasem drobne uchybienia, nad którymi niejeden biegły rewident przeszedłby do porządku dziennego podczas badania sprawozdania finansowego, w przypadku kontroli rozliczenia dotacji będą na pewno kwestionowane.
II. Regulacje krajowe
W polskim systemie prawnym podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie korzystania ze środków pomocowych Unii Europejskiej jest ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz.U. Nr 116, poz. 1206; ost.zm. Dz.U z 2005 r. Nr 267, poz. 2251).
Ustawa określa sposób przygotowania i realizacji Narodowego Planu Rozwoju, w tym:
1) zasady koordynacji i współdziałania organów administracji rządowej, organów administracji samorządowej i partnerów społecznych i gospodarczych,
2) zasady współdziałania z instytucjami Wspólnot Europejskich oraz organizacjami międzynarodowymi,
3) instrumenty finansowe,
4) system instytucjonalny,
5) system programowania, monitorowania, sprawozdawczości, oceny i kontroli.
1. Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 45, poz. 319). Określa ona ramy prawne funkcjonowania środków otrzymywanych w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej z budżetu Unii Europejskiej. Z ustawy o finansach publicznych wynika, iż środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej są środkami publicznymi. Objęte są one zatem rygorami określonymi w tej ustawie dla środków publicznych.
2. Ustawa z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. Nr 123, poz. 1291).
3. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252).
4. Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19; poz. 177; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 79, poz. 551. Zgodnie z zapisami tej ustawy środki pochodzące z dotacji unijnych są środkami publicznymi i podlegają rygorom tej ustawy, bez względu na rodzaj podmiotu gospodarczego, który otrzymał dotację.
5. Przepisy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. rozporządzenie z 27 sierpnia 1991 r. Rady Ministrów w sprawie zasad gospodarki finansowej uczelni (Dz.U. Nr 84, poz. 380; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 101, poz. 842).
III. Regulacje wewnętrzne jednostki organizacyjnej
Głównymi regulacjami wewnętrznymi jednostek organizacyjnych są:
1) zasady (polityka) rachunkowości jednostki organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych,
2) instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniająca specyfikę dokumentacji związanej z funduszami unijnymi,
3) inne dokumenty wewnętrzne (regulamin wynagradzania, zasady rozliczania podróży służbowych, regulamin pracy itp.).
Prawidłowe opracowanie i stosowanie regulacji wewnętrznych może mieć niejednokrotnie kluczowe znaczenie dla rozliczenia dotacji. Jak już wspomniano, przepisy unijne w wielu miejscach odwołują się do przepisów poszczególnych państw członkowskich, stanowiąc, że do rozliczeń dotacji należy stosować przepisy obowiązujące w tych państwach. Jeżeli więc w ramach dotacji będą rozliczane np. podróże służbowe, to należy pamiętać, że podstawowym dokumentem będącym podstawą tego rozliczenia są wewnętrzne zasady stosowane przez jednostkę.
WAŻNE!
Przedsiębiorstwa korzystające z funduszy unijnych muszą posiadać oddzielny system rachunkowości albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji dotyczących pomocy.
Bardzo istotne jest również prawidłowe opracowanie zasad (polityki) rachunkowości.
Przepisy rozporządzenia Komisji Europejskiej nr 1260/1999 stanowią, iż: Instytucja Zarządzająca jest odpowiedzialna za skuteczność i poprawność zarządzania i wykonywania pomocy, w szczególności za zapewnienie, by instytucje biorące udział w zarządzaniu i wykonywaniu pomocy zachowały albooddzielny system rachunkowości, alboodpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji dotyczących pomocy. Spełnienie tego warunku wymaga wprowadzenia odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości.
