REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć koszty delegacji zagranicznych?

Subskrybuj nas na Youtube
Rozliczanie kosztów delegacji zagranicznych.
Rozliczanie kosztów delegacji zagranicznych.

REKLAMA

REKLAMA

W firmach często pojawia się potrzeba wysłania pracownika w podróż służbową. Pojawia się zatem pytanie, jak powinno wyglądać rozliczenie podróży pracownika, zwłaszcza tych zagranicznych.

Koszty delegacji

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

REKLAMA

Autopromocja

1) diety;

2) zwrot kosztów:

– przejazdów,

– dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

– noclegów,

3) zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozliczenie zwrotu dotacji do środka trwałego w księgach rachunkowych

Kalkulator ryczałtów samochodowych za paliwo

Rozliczenie kosztów delegacji

REKLAMA

W przypadku wysłania pracownika w podróż zagraniczną pojawiają się różne pytania. Jak należy rozliczyć takie delegacje, jakie kursy należy zastosować do rozliczeń z pracownikiem- kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia delegacji, czy kursy NBP z dni poprzedzających wystawienie faktur zagranicznych załączonych do delegacji?

Przed wyjazdem w podróż zagraniczną pracownik powinien otrzymać zaliczkę na wydatki z nią związane. Można ją wypłacić w walucie obcej lub w złotówkach, pod warunkiem, że pracownik wyraził na to zgodę. Zaliczkę wypłaconą w walucie obcej rozlicza się według kursu z dnia jej wypłacenia.

Wysokość zaliczki

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Wysokość zaliczki zależy od wstępnej kalkulacji kosztów delegacji. W przypadku gdy za zgodą pracownika zaliczka zostanie wypłacona w walucie polskiej, jej kwota musi stanowić równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu PLN w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Jak rozliczyć i zaksięgować zakupu tonera do drukarki

Koszty podróży zagranicznej mogą zostać rozliczone przez pracownika w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Jej rozliczenie odbywa się z zastosowaniem średniego kursu NBP z dnia wypłacenia zaliczki, dzięki czemu nie powstaną różnice kursowe obciążające pracodawcę.

Kiedy koszty podróży służbowych stają się kosztami poniesionymi

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie rozliczeń podróży służbowych pracownik ma obowiązek rozliczenia wydatków związanych z delegacją w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Wówczas pracodawca rozlicza się z pracownikiem, a koszty delegacji ujmuje w księgach jako pozostałe koszty rodzajowe. W celu rozliczenia podatku dochodowego, należy pamiętać, że zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, momentem poniesienia kosztów jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury bądź rachunku, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).  Poniesione w walutach obcych koszty należy przeliczyć na walutę polską według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dniem poniesienia kosztu jest w związku z tym dzień rozliczenia delegacji, dlatego też do rozliczeń należy stosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia. Warto także podkreślić, że stosowanie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia powinno wynikać z przyjętej przez jednostkę polityki rachunkowości.

Rozliczenie

W związku z tym pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Natomiast dla pracodawcy dniem poniesienia kosztu będzie dzień rozliczenia delegacji. Z § 20 rozporządzenia Ministra Finansów jednoznacznie wynika, że pracownikowi wypłaca się zaliczkę i tylko za jego zgodą można mu ją wypłacić w walucie polskiej. Żeby pracownika nie obciążyły ewentualne różnice kursowe, rozliczenie z nim do wysokości zaliczki następuje według kursu średniego z dnia wypłaty zaliczki.

Pamiętaj:

Różnice kursowe nie powstają, jeżeli spełnione są następujące warunki:

1) zgodnie z przepisami rozporządzenia zaliczkę rozlicza się według kursu średniego NBP z dnia wypłaty,

2) zaliczka jest wypłacona w EUR,

3) zaliczkę rozlicza się w EUR,

4) zaliczka jest niższa od kosztów ostatecznie poniesionych lub im równa, a jeżeli zaliczka jest niższa niż koszty udokumentowane, wtedy zwrot kosztów powinien nastąpić w PLN.


Podstawa prawna:

- Art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613

- § 20 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r. poz. 167


Autor: Marta Przyborowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA