REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć koszty delegacji zagranicznych?

Subskrybuj nas na Youtube
Rozliczanie kosztów delegacji zagranicznych.
Rozliczanie kosztów delegacji zagranicznych.

REKLAMA

REKLAMA

W firmach często pojawia się potrzeba wysłania pracownika w podróż służbową. Pojawia się zatem pytanie, jak powinno wyglądać rozliczenie podróży pracownika, zwłaszcza tych zagranicznych.

Koszty delegacji

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

1) diety;

2) zwrot kosztów:

– przejazdów,

REKLAMA

– dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

– noclegów,

3) zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozliczenie zwrotu dotacji do środka trwałego w księgach rachunkowych

Kalkulator ryczałtów samochodowych za paliwo

Rozliczenie kosztów delegacji

W przypadku wysłania pracownika w podróż zagraniczną pojawiają się różne pytania. Jak należy rozliczyć takie delegacje, jakie kursy należy zastosować do rozliczeń z pracownikiem- kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia delegacji, czy kursy NBP z dni poprzedzających wystawienie faktur zagranicznych załączonych do delegacji?

Przed wyjazdem w podróż zagraniczną pracownik powinien otrzymać zaliczkę na wydatki z nią związane. Można ją wypłacić w walucie obcej lub w złotówkach, pod warunkiem, że pracownik wyraził na to zgodę. Zaliczkę wypłaconą w walucie obcej rozlicza się według kursu z dnia jej wypłacenia.

Wysokość zaliczki

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Wysokość zaliczki zależy od wstępnej kalkulacji kosztów delegacji. W przypadku gdy za zgodą pracownika zaliczka zostanie wypłacona w walucie polskiej, jej kwota musi stanowić równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu PLN w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Jak rozliczyć i zaksięgować zakupu tonera do drukarki

Koszty podróży zagranicznej mogą zostać rozliczone przez pracownika w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Jej rozliczenie odbywa się z zastosowaniem średniego kursu NBP z dnia wypłacenia zaliczki, dzięki czemu nie powstaną różnice kursowe obciążające pracodawcę.

Kiedy koszty podróży służbowych stają się kosztami poniesionymi

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie rozliczeń podróży służbowych pracownik ma obowiązek rozliczenia wydatków związanych z delegacją w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Wówczas pracodawca rozlicza się z pracownikiem, a koszty delegacji ujmuje w księgach jako pozostałe koszty rodzajowe. W celu rozliczenia podatku dochodowego, należy pamiętać, że zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, momentem poniesienia kosztów jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury bądź rachunku, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).  Poniesione w walutach obcych koszty należy przeliczyć na walutę polską według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dniem poniesienia kosztu jest w związku z tym dzień rozliczenia delegacji, dlatego też do rozliczeń należy stosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia. Warto także podkreślić, że stosowanie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia powinno wynikać z przyjętej przez jednostkę polityki rachunkowości.

Rozliczenie

W związku z tym pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Natomiast dla pracodawcy dniem poniesienia kosztu będzie dzień rozliczenia delegacji. Z § 20 rozporządzenia Ministra Finansów jednoznacznie wynika, że pracownikowi wypłaca się zaliczkę i tylko za jego zgodą można mu ją wypłacić w walucie polskiej. Żeby pracownika nie obciążyły ewentualne różnice kursowe, rozliczenie z nim do wysokości zaliczki następuje według kursu średniego z dnia wypłaty zaliczki.

Pamiętaj:

Różnice kursowe nie powstają, jeżeli spełnione są następujące warunki:

1) zgodnie z przepisami rozporządzenia zaliczkę rozlicza się według kursu średniego NBP z dnia wypłaty,

2) zaliczka jest wypłacona w EUR,

3) zaliczkę rozlicza się w EUR,

4) zaliczka jest niższa od kosztów ostatecznie poniesionych lub im równa, a jeżeli zaliczka jest niższa niż koszty udokumentowane, wtedy zwrot kosztów powinien nastąpić w PLN.


Podstawa prawna:

- Art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613

- § 20 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r. poz. 167


Autor: Marta Przyborowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA