REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć koszty delegacji zagranicznych?

Subskrybuj nas na Youtube
Rozliczanie kosztów delegacji zagranicznych.
Rozliczanie kosztów delegacji zagranicznych.

REKLAMA

REKLAMA

W firmach często pojawia się potrzeba wysłania pracownika w podróż służbową. Pojawia się zatem pytanie, jak powinno wyglądać rozliczenie podróży pracownika, zwłaszcza tych zagranicznych.

Koszty delegacji

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

REKLAMA

REKLAMA

1) diety;

2) zwrot kosztów:

– przejazdów,

REKLAMA

– dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

– noclegów,

3) zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozliczenie zwrotu dotacji do środka trwałego w księgach rachunkowych

Kalkulator ryczałtów samochodowych za paliwo

Rozliczenie kosztów delegacji

W przypadku wysłania pracownika w podróż zagraniczną pojawiają się różne pytania. Jak należy rozliczyć takie delegacje, jakie kursy należy zastosować do rozliczeń z pracownikiem- kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia delegacji, czy kursy NBP z dni poprzedzających wystawienie faktur zagranicznych załączonych do delegacji?

Przed wyjazdem w podróż zagraniczną pracownik powinien otrzymać zaliczkę na wydatki z nią związane. Można ją wypłacić w walucie obcej lub w złotówkach, pod warunkiem, że pracownik wyraził na to zgodę. Zaliczkę wypłaconą w walucie obcej rozlicza się według kursu z dnia jej wypłacenia.

Wysokość zaliczki

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Wysokość zaliczki zależy od wstępnej kalkulacji kosztów delegacji. W przypadku gdy za zgodą pracownika zaliczka zostanie wypłacona w walucie polskiej, jej kwota musi stanowić równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu PLN w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Jak rozliczyć i zaksięgować zakupu tonera do drukarki

Koszty podróży zagranicznej mogą zostać rozliczone przez pracownika w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Jej rozliczenie odbywa się z zastosowaniem średniego kursu NBP z dnia wypłacenia zaliczki, dzięki czemu nie powstaną różnice kursowe obciążające pracodawcę.

Kiedy koszty podróży służbowych stają się kosztami poniesionymi

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie rozliczeń podróży służbowych pracownik ma obowiązek rozliczenia wydatków związanych z delegacją w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Wówczas pracodawca rozlicza się z pracownikiem, a koszty delegacji ujmuje w księgach jako pozostałe koszty rodzajowe. W celu rozliczenia podatku dochodowego, należy pamiętać, że zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, momentem poniesienia kosztów jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury bądź rachunku, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).  Poniesione w walutach obcych koszty należy przeliczyć na walutę polską według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dniem poniesienia kosztu jest w związku z tym dzień rozliczenia delegacji, dlatego też do rozliczeń należy stosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia. Warto także podkreślić, że stosowanie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia powinno wynikać z przyjętej przez jednostkę polityki rachunkowości.

Rozliczenie

W związku z tym pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Natomiast dla pracodawcy dniem poniesienia kosztu będzie dzień rozliczenia delegacji. Z § 20 rozporządzenia Ministra Finansów jednoznacznie wynika, że pracownikowi wypłaca się zaliczkę i tylko za jego zgodą można mu ją wypłacić w walucie polskiej. Żeby pracownika nie obciążyły ewentualne różnice kursowe, rozliczenie z nim do wysokości zaliczki następuje według kursu średniego z dnia wypłaty zaliczki.

Pamiętaj:

Różnice kursowe nie powstają, jeżeli spełnione są następujące warunki:

1) zgodnie z przepisami rozporządzenia zaliczkę rozlicza się według kursu średniego NBP z dnia wypłaty,

2) zaliczka jest wypłacona w EUR,

3) zaliczkę rozlicza się w EUR,

4) zaliczka jest niższa od kosztów ostatecznie poniesionych lub im równa, a jeżeli zaliczka jest niższa niż koszty udokumentowane, wtedy zwrot kosztów powinien nastąpić w PLN.


Podstawa prawna:

- Art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613

- § 20 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r. poz. 167


Autor: Marta Przyborowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości 2026: stawki maksymalne. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

REKLAMA

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

REKLAMA