Dowody księgowe dokumentujące zakup od rolników ryczałtowych

Polecamy: INFORFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Dokumentowanie zakupu fakturą VAT-RR

Zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych powinien być ewidencjonowany fakturą VAT-RR, którą wystawia nabywca produktów, przekazujący zbywcy oryginał tej faktury. Zgodnie bowiem z art. 116 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy. Faktura taka jest w świetle przepisów ustawy o rachunkowości zewnętrznym dowodem własnym.

Jeżeli więc zakupy produktów rolnych dokonywane będą od rolników ryczałtowych, wówczas podatnik, nabywając te produkty, ma obowiązek wystawienia faktury VAT-RR i przekazania zbywcy oryginału tej faktury. Natomiast w przypadku nieujawnienia przez zbywcę produktów rolnych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT-RR zakup tych produktów nie może zostać udokumentowany przez ich nabywcę dowodem zastępczym.

Ewidencja składników majątku rolniczego

Możliwość wystawienia dowodów zastępczych może wyłącznie dotyczyć zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, niedokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Co więcej, powyższe dowody powinny zostać sporządzone przez osoby dokonujące operacji, których dotyczą, a więc muszą zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji.

Wymagania dotyczące dowodów księgowych

Przypomnijmy, że wymagania stawiane wobec dokumentów księgowych zawarte zostały art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub technik dokumentowania zapisów księgowych.

Klasyfikacja składników majątku rzeczowego - inwentarz żywy

Natomiast dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej dzielimy na: zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom), wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki). Dodatkowo, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

- korygujące poprzednie zapisy,

- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zakup od rolników nieryczałtowych

Natomiast dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy od rolników nieryczałtowych (ludności), którzy nie udostępniają danych osobowych, nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatków. Takie dowody wewnętrzne nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w przywołanym wyżej art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ponieważ nie zawierają takich danych, jak określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument do dowodów księgowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych - produkcja rolna

Należy więc uznać, że zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych może zostać ujęty w księgach rachunkowych jedynie na podstawie faktury VAT-RR, gdyż możliwość wystawienia dowodów zastępczych może dotyczyć wyłącznie zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, niedokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Natomiast dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy od rolników niebędących rolnikami ryczałtowymi (ludności), którzy nie udostępniają danych osobowych, również nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku, ponieważ nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w ustawie o rachunkowości.

A zatem wydatki potwierdzone dowodami wewnętrznymi, niezawierającymi określenia stron dokonujących operacji gospodarczej, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. W świetle art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody wewnętrzne nie będą stanowiły źródłowego dokumentu księgowego.