Iwona Bogucka: To my, audytorzy, musimy być zmianą [WYWIAD]

Wioleta Matela-Marszałek, Infor.pl: Jak zawód audytora wewnętrznego zmienił się w ciągu ostatnich lat? Przed jakimi wyzwaniami obecnie stoją audytorzy?

Iwona Bogucka, Prezes IIA Polska: Identyfikuję dwa główne motory napędzające rozwój audytu wewnętrznego w Polsce. Pierwszy to chęć wzmocnienia kontroli wewnętrznej tam, gdzie uznano ją za nieefektywną, drugim jest konieczność spełnienie wymogów instytucji UE, dążących do zdyscyplinowania gospodarowania środkami finansowymi, zwłaszcza środkami pomocowymi. Oczywiście niezależnie od tych źródeł wiele instytucji wprowadziło różne formy audytu wewnętrznego jako sposób usprawnienia procesów informacyjnych i decyzyjnych.

Dzisiaj audyt wewnętrzny staje się jednym z głównych elementów nowoczesnego zarządzania nie tylko w biznesie, ale, co cieszy, również w administracji publicznej. Przez ostatnie lata można, co potwierdzają również badania, obserwować jak obok tradycyjnych trzech modeli audytu wewnętrznego, dynamicznie rośnie czwarty. Ten, przed którym właśnie stoimy - cyfrowy audyt wewnętrzny. Pandemia była bowiem katalizatorem zmian. Wprawdzie już wcześniej o przechodzeniu na audyt elektroniczny decydowały choćby względy ochrony środowiska i wykorzystywanie zamiast tradycyjnej postaci dokumentów zapisy elektroniczne, w której znaczącą rolę odgrywa digitalizacja i automatyzacja. Zmiany zauważalne w różnych obszarach funkcjonowania organizacji obserwuję z fascynacją każdego dnia, jednak ważne jest również uchwycenie pewnego modelu, powtarzalności i punktów odniesienia, trendu, zapotrzebowania, dostosowania do zmieniających się okoliczności, a przede wszystkim zwinnego działania.

Olbrzymie znaczenie ma konieczność ciągłego dostosowywania się organizacji do potrzeb i oczekiwań klientów. Zmienia się otoczenie, zmienia się rodzaj klienta, coraz częściej i w krajowej rzeczywistości to klient wielokulturowy, młody, potrafiący korzystać z różnych kanałów komunikacji i oczekujący danych i informacji w przyjaznej, atrakcyjnej postaci, dostępnych od ręki. Podmioty podejmują także starania zmierzające do zniesienia barier w komunikacji z klientem z różnymi ograniczeniami mowy, słuchu, wzroku.

Do tego dochodzą stałe zmiany otoczenia organizacji – pojawiają się nowe podmioty gospodarcze i instytucje, zmieniają się przepisy prawa, interpretacje i bez wątpienia ogromny wpływ na zmiany ma globalna polityka.

Każdy z tych czynników wymusza ruch, bieg, walkę. Trzeba mierzyć się z wyzwaniami, usprawniać procesy, optymalnie wykorzystywać swoje zasoby, kontrolować własne działania i procedury, a także umiejętnie zarządzać ryzykiem, przewidując możliwe niepowodzenia, zagrożenia, podatności i zapobiegać im.

To idealna przestrzeń dla audytu wewnętrznego, w którym z tradycyjnego modelu zapewnienia kontroli w obszarze finansowej, przeszliśmy do New Public Management – zapewnienia adekwatności, efektywności i skuteczności kontroli w obszarze wszystkich procesów zachodzących w organizacji. Praktycznie więc w każdym obszarze działalności danego podmiotu audytorzy wewnętrzni odgrywają znaczącą rolę – zarówno zapewniającą, jak i doradczą. Powiem więcej - jako audytorzy wewnętrzni stajemy się kwintesencją zmian. Nie tylko ich notariuszami czy uczestnikami, ale katalizatorami i nośnikami. Wyzwania, dociekliwość, poszukiwania są w obecnych czasach immamentną cechą profesji audytu wewnętrznego. Bo to my, audytorzy musimy być zmianą!

Polecamy serwis: Audyt

Czy w pracy audytora wewnętrznego może pomóc znajomość kryminalistyki?

To kolejny, ekscytujący, wymiar nadchodzących zmian. Zdecydowanie tak, szczególnie od strony dowodowej - gromadzenia i zabezpieczania materiałów – taka wiedza jest nieoceniona. Audyt wewnętrzny funkcjonuje w różnym otoczeniu i organizacjach, które realizują specyficzne zadania, nawet takie w których dokument, czy informacja nie jest jedynym materiałem dowodowym Poza tym, wymusza na przedstawicielach naszej branży poszukiwanie właściwej drogi do badania problemu, kontekstu, uwarunkowań, czy podstawy poznawczej. W świetle obowiązujących norm audytor wewnętrzny ma wręcz obowiązek zebrania dowodów. To niemal detektywistyczna praca. Dlatego też, niezwykle przydaje się wiedza interdyscyplinarna w zakresie stosowania różnych metodyk. Sam audyt wewnętrzny nie ma przecież swojego własnego instrumentarium poznawczego. Dla mnie to nie jest wada, ale zaleta. Dzięki temu audytor śmiało sięga po dorobek nauk przyrodniczych, matematycznych, psychologii, socjologii, teorii informacji i komunikacji, ekonomii, prawa i innych obszarów nauk społecznych. Co więcej, powstała grupa audytorów, którzy specjalizują się w prowadzeniu audytów śledczych, wykrywaniu nadużyć, oszustw, dysfunkcji w procesie zarządzania. Taka specjalistyczna wiedza kierunkowa jest bezcenna.

Ale powrócę do głównego nurtu uznając, jako kluczowy, fakt, że do wykonywania zawodu audytora wewnętrznego w sektorze finansów publicznych trzeba spełnić szereg ustawowych warunków. Warunki, które trzeba spełnić w sektorze publicznym, nie są tak surowo wymagane w sektorze prywatnym. Można je podzielić na te, które wynikają wprost z postanowień aktów prawnych oraz na te, które są odzwierciedleniem pożądanych umiejętności, kwalifikacji oraz postawy etycznej. Spełnienie ustawowych wymagań jest warunkiem sine qua non uzyskania statusu audytora wewnętrznego, osobom pełniącym te funkcje są również stawiane dodatkowe wymagania. Poza umiejętnościami zawodowymi audytor musi posiadać zdolność twórczego i samodzielnego myślenia oraz obiektywnej oceny sytuacji. Również niezwykle ważna jest umiejętność szybkiego przystosowania się do zmieniającego się środowiska oraz łatwość przyswajania wiedzy, zarówno teoretycznej, jak i praktycznej. Dzisiaj audytorzy wewnętrzni już nie tylko dysponują umiejętnościami z poziomu doboru narzędzi, zdolnością ich wykorzystania, ale wiedzą merytoryczną, specjalistyczną i ekspercką do diagnozy zjawisk, i wspierania menedżerów w trudnych i złożonych procesach zarządczych.

W jakim kierunku powinien rozwijać się Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA Polska?

Jesteśmy nierozerwalnie związani z polityką IIA Global, stanowimy część większej całości. Instytut Audytorów Wewnętrznych - to światowy lider w dziedzinie normalizacji, certyfikacji, badań, kształcenia i przygotowania do praktycznego wykonywania zawodu audytora wewnętrznego. Ma decydujący wkład w procesy wzmacniające jakość zarządzania oraz wzmacniania mechanizmów kontroli i zarządzania ryzykiem w organizacjach, bez względu na ich formę prawną i strukturę własnościową na całym świecie. To olbrzymie wsparcie, ale też i ogromne zobowiązanie.

Promujemy wykorzystanie wypracowanych narzędzi zarządzania dla osiągania celów biznesowych oraz ustawicznie zalecamy usprawnianie ładu korporacyjnego w organizacjach dla uzyskania efektu równowagi pomiędzy indywidualnymi i korporacyjnymi celami w różnego typu podmiotach.

Wprowadzamy nowe projekty i produkty, które będą dotykać niezwykle istotnych zagadnień związanych z nowymi rozwiązaniami. Podejmujemy aktywną współpracę ze środowiskiem naukowym angażując się w projekty badawcze z obszaru audytu wewnętrznego.

Powyższe podejście powoduje, w świecie dynamicznych zmian, potrzebę stałych analiz pozwalających nie tylko diagnozować te zmiany, ale też elastycznie się do nich dostosować. Efekty wspólnie realizowanych projektów to wiedza, a lektura raportów to intrygujący wgląd w esencję naszego zawodu, ale też bezcenne informacje służące definiowaniu kierunków rozwoju organizacji branżowych.

Badania pokazują m.in jak kluczowe znaczenie ma dziś informacja. Audytorzy muszą nieustannie uczyć się nowych źródeł informacji i jej analizy. Myślę tu zwłaszcza o analizach dużej ilości danych i oprogramowania do BigData. Ale to również umiejętność przetwarzania danych w informacje i przekazanie w formie syntetycznych, jasnych raportów.

Menedżerowie, przytłoczeni ilością informacji i obowiązków oczekują zwartych, obrazowych przekazów. Potrafię sobie wyobrazić sytuację, w której prezentacja wyników audytu będzie sprowadzała się do pokazu kilku najbardziej kluczowych infografik z omówieniem ich kontekstu i znaczenia.

Ale, na co wskazują również badania, obok opanowania specjalistycznego oprogramowania i najnowszych technologii liczyć się będzie stara, dobra, klasyczna szkoła - psychologia, umiejętność kontaktu i empatia. Tego, czego brakuje sztucznej inteligencji i nawet najbardziej wyrafinowanym algorytmom.

Jakie działania będą priorytetowe dla branży?

Czas pandemii stał się swego rodzaju papierkiem lakmusowym odporności wielu organizacji i instytucji w Polsce i na świecie na kryzys. Wiele podmiotów dokonało przewartościowania swoich priorytetów, optymalizacji procesów oraz poznało swoje możliwości lub zidentyfikowało braki w tym zakresie. Dla nas, jako organizacji non-profit to też stanowiło wyzwanie. Niezwykle ceniliśmy i nadal cenimy spotkania osobiste, wymianę doświadczeń, myśli, integrację środowiska. Czas pandemii stał się dla nas nie tylko ryzykiem, jak dla większości organizacji, ale także szansą na korzystanie z nowych rozwiązań, nowych kanałów komunikacji, nowych formuł spotkań. Bo dzisiaj kontakt jest nam niezwykle potrzebny. Przeszliśmy na formę komunikacji on-line. Nasze wydarzenia cieszą się niezwykłym zainteresowaniem, nie tylko szkolimy on-line, ale również prowadzimy konferencje, debaty, warsztaty. Paradoksalnie, nie ruszając się z domu, nasi członkowie i sympatycy, ale także inne osoby zainteresowane naszymi produktami czy usługami mogą brać udział w oferowanych przez nas wydarzeniach, w o wiele szerszym wymiarze niż wcześniej.

W nowych realiach Instytut realizuje stare zadania. Zajmuje się kompleksowo problematyką audytu wewnętrznego, umacnianiem rangi zawodowej audytorów oraz integracją środowiska audytorskiego. Koordynujemy współpracę z administracją publiczną na wszystkich szczeblach, uczelniami wyższymi, organizacjami zajmującymi się zarządzaniem ryzykiem oraz technologiami IT, a także z innymi instytucjami, fundacjami i stowarzyszeniami. Tworzymy bogatą ofertę szkoleń, konferencji, webinariów dla wszystkich sektorów: bankowego i instytucji finansowych, ubezpieczeniowego, administracji publicznej i przedsiębiorstw.

Promujemy instytucję audytu wewnętrznego w obszarze zwiększania zakresu działania audytora wewnętrznego oraz wzmocnienie jego pozycji i roli w organizacji. Tłumaczymy i wydajemy publikacje dotyczące audytu wewnętrznego, kontroli, zarządzania ryzykiem i obszarów pokrewnych. Przykładem, jest chociażby podręcznik modelu COSO, który trafi to audytorów jeszcze w tym miesiącu.

Dlaczego tak ważna w rozwoju Instytutu jest współpraca z uczelniami wyższymi?

Ta współpraca ma wiele aspektów a kolejność, w jakiej postaram się je wymienić, nie odzwierciedla ich rzeczywistej wartości, którą trudno rankingować i hierarchizować.

Po pierwsze identyfikujemy lukę na rynku - ciągle mamy deficyt specjalistów i ekspertów audytu wewnętrznego w stosunku do ilości pracy dla nich. Ta droga kariery jest słabo promowana. Niewiele osób myśli o zdobyciu kwalifikacji, które pozwalają na pracę w charakterze audytora wewnętrznego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności dotyczące administracji publicznej) w Polsce istnieją konkretne drogi do uzyskania niezbędnych uprawnień. Jedną z nich jest jednoczesne spełnienie dwóch kryteriów: dwuletnia praktyka w zakresie audytu wewnętrznego i ukończenie odpowiednich studiów podyplomowych. Istotną kwestią jest wymóg - muszą to być studia na uczelni, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

Po drugie, chcemy kształcić w zakresie audytu wewnętrznego przyszłą kadrę menedżerską, pracowników organizacji, ale także zewnętrznych kontrolujących i audytorów. Dzisiaj w przestrzeni naszych organizacji obcujemy z audytem wewnętrznym i jako audytor i jako audytowany, ale również jesteśmy oceniani i kontrolowani przez różne podmioty i instytucje.

Po trzecie, chcemy uczestniczyć w kształceniu w zakresie audytu wewnętrznego na różnych poziomach edukacji: od licencjatu, studiów magisterskich poprzez studia podyplomowe, aż wreszcie MBA. Patronujemy i współprowadzimy już takie projekty w całej Polsce. Cieszą się one uznaniem wśród słuchaczy. Serdecznie zapraszam wszystkich, którzy zainteresowani są poznaniem aspektów, przede wszystkim praktycznych, niezbędnych w pracy osób zarządzających, jak i kandydatów na audytorów wewnętrznych. Zajęcia prowadzone są przez wybitnych i uznanych w Polsce ekspertów, m.in. w dziedzinie audytu wewnętrznego, prawa, ekonomii, socjologii, komunikacji, a nawet psychologii biznesu.

Po czwarte, audyt wewnętrzny to obszar niezwykle fascynujący pod względem naukowym. Zależy nam na badaniu zjawisk, trendów, projektowaniu i wdrażaniu modeli audytu wewnętrznego, w końcu na badaniu potencjału audytu wewnętrznego umożliwiającego pełnienie ustawowych funkcji w systemie organizacyjnym i prawnym organizacji. Zależy nam, żeby ukazywało się wiele publikacji, podręczników, poradników związanych z audytem wewnętrznym.

Audyt się zmienia, musimy za tymi zmianami nadążać albo nawet być ich inicjatorem. Bo najgorsze to stać w miejscu, a audytor wewnętrzny nie może sobie na to pozwolić!

Bardzo dziękuję za rozmowę.

Iwona Bogucka Prezes IIA Polska - absolwentka prawa oraz licznych studiów podyplomowych z zakresu kompetencji menedżerskich, doradztwa podatkowego, poprzez kryminalistykę i prawo dowodowe do systemów IT, analityk zarządzania, audytor wewnętrzny, certyfikowany Approved Compliance Officer ACO, Approved Compliance Expert ACE, menedżer w audycie wewnętrznym i zewnętrznym z kilkunastoletnim doświadczeniem w kluczowych obszarach zarządzania finansami publicznymi. Wykładowca akademicki na studiach wyższych i podyplomowych, autorka i współautorka ponad 20 publikacji naukowych i popularyzatorskich.