REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak podpisywać e-sprawozdania finansowe?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jakie są zasady podpisywania e-sprawozdań finansowych. O czym trzeba wiedzieć?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie sprawozdania finansowe można sporządzać jedynie w formie elektronicznej, zgodnie wytycznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów. W tym artykule omówimy, jak prawidłowo podpisywać e-sprawozdania finansowe, aby były zgodne z obowiązującymi przepisami.

Podstawowe zasady podpisywania e-sprawozdań finansowych

E-sprawozdanie finansowe podpisuje zazwyczaj kierownik jednostki oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, na przykład główny księgowy. W przypadku, gdy jednostką zarządza organ wieloosobowy, sprawozdanie może podpisać co najmniej jedna osoba z tego organu, pod warunkiem, że pozostali członkowie złożą odpowiednie oświadczenia.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Przed podpisaniem e-sprawozdania przez upoważnioną osobę, pozostali członkowie organu zarządzającego muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawowe. Odmowa złożenia takiego oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania i wymaga pisemnego uzasadnienia. Oświadczenia te mogą być sporządzone elektronicznie i opatrzone podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym. Istnieje również możliwość sporządzenia oświadczeń w formie papierowej, jednak w takim przypadku należy zapewnić ich elektroniczne kopie.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Podpis kwalifikowany to najbardziej zaawansowana forma podpisu elektronicznego, oferująca najwyższy poziom bezpieczeństwa. Podpis kwalifikowany może być wydany zarówno na terenie Unii Europejskiej, jak i poza nią, pod warunkiem, że jest zgodny z algorytmem XAdES.

Podpis zaufany to kolejna forma podpisu elektronicznego, która jest akceptowana przy podpisywaniu e-sprawozdań finansowych. Jest on nieco mniej zaawansowany niż podpis kwalifikowany, ale nadal zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa.

REKLAMA

Podpis osobisty to najprostsza forma elektronicznego podpisu. Choć jest mniej bezpieczny niż podpis kwalifikowany lub zaufany, nadal jest akceptowany w procesie podpisywania e-sprawozdań finansowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowe dokumenty

Oprócz samego e-sprawozdania finansowego, istnieje szereg dokumentów, które również wymagają elektronicznego podpisu, na przykład:

  • uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
  • uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty.

Te dokumenty mogą być przesłane w formie skanów wraz z e-sprawozdaniem. Ponadto, ważnym elementem procesu są opinie i raporty z badania biegłego rewidenta, które to dokumenty muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta, co zapewnia ich autentyczność i wiarygodność.

Praktyczne aspekty podpisywania e-sprawozdań finansowych

Wybór odpowiedniego narzędzia do podpisu: Aby móc skutecznie i bezpiecznie podpisać e-sprawozdanie finansowe, konieczne jest wybranie odpowiedniego narzędzia do podpisu elektronicznego. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które oferują różne poziomy bezpieczeństwa i funkcjonalności. Ważne jest, aby wybrać narzędzie, które jest zgodne z obowiązującymi przepisami i standardami.

Szkolenie i świadomość użytkowników: Kluczowym aspektem jest również odpowiednie przeszkolenie osób, które będą podpisywać e-sprawozdania finansowe. Użytkownicy muszą być świadomi, jak korzystać z narzędzi do podpisu elektronicznego, jak również rozumieć znaczenie i konsekwencje podpisywania dokumentów elektronicznych.

Bezpieczeństwo danych: Podczas pracy z e-sprawozdaniami finansowymi i podpisami elektronicznymi, niezwykle ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Należy stosować odpowiednie środki ochrony, takie jak szyfrowanie danych, bezpieczne przechowywanie kluczy do podpisów elektronicznych oraz regularne aktualizacje oprogramowania.

Zgodność z przepisami: Wszystkie procesy związane z e-sprawozdaniami finansowymi muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami. Obejmuje to zarówno przepisy krajowe, jak i międzynarodowe, szczególnie w kontekście podpisów elektronicznych i ochrony danych osobowych.

Reasumując, podpisywanie e-sprawozdań finansowych jest procesem, który wymaga nie tylko odpowiedniej wiedzy i narzędzi, ale również świadomości prawnej i technologicznej. Przestrzeganie zasad i procedur jest kluczowe dla zapewnienia prawidłowości i legalności dokumentów finansowych przedstawianych w formie elektronicznej. W dobie cyfryzacji, umiejętność efektywnego zarządzania e-dokumentacją staje się niezbędna dla każdej nowoczesnej organizacji.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

REKLAMA

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA