REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kaucję gwarancyjną w bilansie zalicza się do aktywów obrotowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
W bilansie kaucję gwarancyjną zalicza się do aktywów obrotowych /fot. Fotolia
W bilansie kaucję gwarancyjną zalicza się do aktywów obrotowych /fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zabezpieczenie pieniężne dla najmu w postaci kaucji gwarancyjnej może być wykazywane u kontrahentów jako „Pozostałe rozrachunki”. Jeśli zaś dotyczy robót budowlanych, to ujmuje się je jako „Rozrachunki z tytułu dostaw towarów i usług”.

REKLAMA

Autopromocja

Pod pojęciem kaucji należy rozumieć sumę pieniężną złożoną jako gwarancję dotrzymania zobowiązania, zastaw, zabezpieczenie. Pojęcie kaucji jest używane w przypadku, gdy określona wpłata zabezpiecza interesy dającego kaucję, jednak jednocześnie strony przewidują zwrot tej należności.

Zmiany w rachunkowości od 2016 roku

Szczególną odmianą kaucji jest kaucja gwarancyjna, której celem jest zabezpieczenie roszczeń osoby otrzymującej taką kaucję w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania przez drugą stronę umowy. W sytuacji gdyby strona umowy, która złożyła kaucję, nie wywiązała się z niej, wówczas druga strona umowy może się zaspokoić ze złożonej kaucji. Kaucja gwarancyjna podlega zwrotowi w przypadku prawidłowego wykonania umowy. Może ona również stanowić odszkodowanie w sytuacji niewywiązania się przez kontrahenta z umowy. Kaucja gwarancyjna może także zostać zaliczona na poczet ceny, jeżeli wynika to z postanowień umownych zawartych między stronami (pełni wówczas rolę zaliczki).

VAT

Kaucja gwarancyjna nie podlega VAT ani z chwilą otrzymania, ani z chwilą jej późniejszego zwrotu wskutek rozwiązania umowy, której dotyczyła. Bowiem w przypadku zwrotu kaucji ma miejsce wypłata nieuiszczonej dotychczas w całości należności, która już wcześniej została opodatkowana jako przychód należny. Pobieranych (zwracanych) kaucji nie należy wykazywać w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT. Kaucja nie podlega VAT również wówczas, gdy zostanie zatrzymana z powodu nieprawidłowego wykonania umowy przez kontrahenta, który ją przekazał. Pełni wówczas rolę odszkodowania (por. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 czerwca 2013 r., nr IPPP3/443-265/13-2/KB). W związku z tym pobranie (zwrot) kaucji stanowiącej zabezpieczenie wykonania umowy nie stanowi obrotu i nie podlega VAT. Otrzymanie kaucji nie powoduje więc konieczności rozliczenia VAT i nie powinno być dokumentowane fakturami VAT. Dopiero zaliczenie kaucji gwarancyjnej przez sprzedawcę na poczet wynagrodzenia (należności z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług) może rodzić powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Jeżeli zaliczenie nastąpi przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, wówczas należy uznać, że sprzedawca otrzymał zaliczkę podlegającą VAT, którą należy udokumentować fakturą (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 marca 2014 r., sygn. akt I FSK 1759/12). Jeżeli natomiast kaucja gwarancyjna zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia po dokonaniu dostawy towaru lub wykonaniu usługi, a więc już po powstaniu obowiązku podatkowego na zasadach ogólnych, wówczas to zaliczenie nie będzie wywoływało skutków podatkowych w zakresie VAT, a będzie służyło jedynie rozliczeniu transakcji między stronami umowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Ewidencja

Kaucja gwarancyjna w zależności od jej charakteru może być wykazywana w księgach kontrahentów jako „Pozostałe rozrachunki” (w przypadku umów najmu) lub jako „Rozrachunki z tytułu dostaw towarów i usług” (w przypadku umów o wykonanie robót budowlanych). Wykazanie kaucji gwarancyjnej w księgach rachunkowych wpłacającego wymaga dokonania następujących zapisów:

1. Wpłata kaucji gwarancyjnej w kwocie czynszu jako zabezpieczenia dotrzymania umowy najmu lokalu użytkowego:

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

2. Wystawienie faktury sprzedaży z tytułu wykonania usług budowlanych:

- Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

- Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług”;

- Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

Nieprawidłowości występujące w sprawozdaniach finansowych - część I

3. Utworzenie rezerwy na roboty poprawkowe:

- Wn konto 70-1 „Koszty sprzedanych usług budowlanych”;

- Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”;

4. Wpływ należności z tytułu wykonania usług budowlanych na rachunek bankowy sprzedawcy, pomniejszonej o potrąconą przez inwestora kaucję gwarancyjną:

- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;

- Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

5. Zwrot niewykorzystanej kaucji na rachunek bankowy wpłacającego (w sytuacji dotrzymania przez niego warunków umowy):

- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;

- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

6. Przepadek kaucji w związku z niedotrzymaniem przez wpłacającego warunków umowy (w związku z jej wykorzystaniem na zabezpieczenie roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy):

- Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”;

- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Jak wybrać biegłego rewidenta do badania sprawozdania finansowego

Z kolei wykazanie kaucji gwarancyjnej w księgach rachunkowych otrzymującego kaucję wymaga dokonania następujących zapisów:

1. Otrzymanie kaucji gwarancyjnej w kwocie czynszu jako zabezpieczenia dotrzymania umowy najmu lokalu użytkowego:

- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;

- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

2. Otrzymanie faktury z tytułu nabycia usług budowlanych:

- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

- Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

3. Zapłata należności z tytułu wykonania usług budowlanych na rachunek bankowy sprzedawcy, pomniejszonej o potrąconą przez inwestora kaucję gwarancyjną:

- Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

4. Zwrot niewykorzystanej kaucji na rachunek bankowy wpłacającego (w sytuacji dotrzymania przez niego warunków umowy):

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

5. Przepadek kaucji w związku z niedotrzymaniem przez wpłacającego warunków umowy (w związku z jej wykorzystaniem na zabezpieczenie roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy):

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

- Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Na dzień bilansowy kaucję gwarancyjną należy wykazać w aktywach bilansu w pozycji:

- A.III.1 lub 2 – jako należność długoterminową, jeżeli zostanie rozliczona w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, lub

- B.II.1 lit. b lub B.II.2 lit. c – jako inne należności krótkoterminowe, jeżeli zostanie rozliczona w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Podwykonawstwo

Inwestorzy często żądają od firm budowlanych zabezpieczenia należytego wykonania umowy na roboty budowlane. Takie zabezpieczenie może przyjąć formę gwarancji bankowej lub kaucji gwarancyjnej. Dotyczy to także przypadku, gdy generalny wykonawca robót zleca innej firmie budowlanej wykonanie części tych prac w ramach podwykonawstwa. Zleceniodawca (inwestor) będzie się chciał zabezpieczyć na wypadek wykrycia ewentualnych usterek w pracach realizowanych przez podwykonawcę. Kwota przetrzymywana przez inwestora ma motywować wykonawcę zarówno do należytego wykonania robót budowlanych, jak i terminowego usuwania wad stwierdzonych w okresie rękojmi lub gwarancji. Po upływie okresu gwarancyjnego określonego przez strony w umowie na roboty budowlane niewykorzystana (w całości lub w części) kaucja podlega zwrotowi. Natomiast w sytuacji zaistnienia potrzeby usunięcia przez inwestora we własnym zakresie wad w przedmiocie wykonania umowy budowlanej środki zatrzymane jako kaucja gwarancyjna zostaną wykorzystane do ich sfinansowania. Dla inwestora stanowią one zatem zabezpieczenie ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę (firmę budowlaną). Z kolei dla wykonawcy wykorzystanie środków przez usługobiorcę będzie równoznaczne z przepadkiem kaucji.

Polecamy: Sporządzanie polityki rachunkowości w firmie – przykład praktyczny

REKLAMA

Kaucja gwarancyjna jest potrącana zazwyczaj z ogólnej kwoty wynikającej z faktury wystawionej przez wykonawcę robót budowlanych. Część kwoty faktury pozostaje wówczas w dyspozycji zleceniodawcy (inwestora) przez uzgodniony okres. Ze względu na zwrotny charakter kaucji gwarancyjnej oraz jej cel gospodarczy wartości kaucji zatrzymanej przez potrącenie z faktury nie zalicza się do kosztów. Jest to tylko bowiem czasowe zatrzymanie należności. Dlatego też wykonawca usług wykazuje w swojej ewidencji przychód ze sprzedaży tych usług zgodnie z zasadą memoriałową w pełnej zafakturowanej wysokości, czyli w cenie sprzedaży netto (bez potrąceń). Natomiast zapłatę za wykonaną usługę otrzymuje w kwocie pomniejszonej o potrąconą przez zleceniodawcę (inwestora) kaucję gwarancyjną. Z punktu widzenia podatku od towarów i usług przedsiębiorca nie może dzielić zapłaty na kwotę, którą otrzymuje po wykonaniu usługi, i kaucję gwarancyjną otrzymywaną dopiero po pewnym czasie. Analogicznie w księgach inwestora powinna zostać rozpoznana jako zobowiązanie cała kwota wynikająca z faktury.

Możliwe jest również dokonanie przez wykonawcę robót (firmę budowlaną) wpłaty kaucji gwarancyjnej na rachunek bankowy inwestora (w takiej sytuacji wykonawca robót ujmuje w księgach odpowiednio wypływ środków pieniężnych oraz rozpoznaje należność z tego tytułu – Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” oraz Ma konto 13 „Rachunki bankowe”). Z kolei inwestor powinien w swoich księgach rozpoznać wpływ środków pieniężnych oraz zobowiązanie z tytułu kaucji (Wn konto 13 „Rachunki bankowe” oraz Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”).

Warto pamiętać, że przykładowo kaucja, jaką zatrzyma inwestor na pokrycie kosztów usunięcia wad bądź usterek, stanowi należność z tytułu dostaw i usług. W bilansie należy ją więc wykazać w pozycji B.II.1 lit. a lub B.II.2 lit. a aktywów (w zależności od tego, czy są to należności od jednostki powiązanej, czy od jednostek pozostałych).

Należności

Zaliczenie kaucji gwarancyjnej na poczet należności z tytułu dostaw towarów i usług powoduje konieczność dokonania przez wpłacającego kaucję (będącego równocześnie nabywcą) następujących księgowań:

1. Wpłata kaucji gwarancyjnej:

● Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

● Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

2. Otrzymanie faktury zaliczkowej:

● Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

● Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

● Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

3. Przeksięgowanie kaucji gwarancyjnej na właściwe konto rozrachunkowe:

● Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

● Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

4. Rozliczenie dostawy towarów i usług (np. przyjęcie towarów do magazynu, zakwalifikowanie usług do kosztów):

● Wn konto 33 „Towary” lub konto 40 „Koszty według rodzajów”;

● Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Z kolei u otrzymującego kaucję gwarancyjną (będącego równocześnie sprzedawcą) jej zaliczenie na poczet należności z tytułu dostaw towarów i usług powoduje konieczność dokonania następujących księgowań:

1. Wpływ kaucji gwarancyjnej na rachunek bankowy:

● Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;

● Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

2. Zaliczenie kaucji gwarancyjnej na poczet należności (wystawienie faktury zaliczkowej na podstawie zawartego uprzednio porozumienia):

● Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

● Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”;

● Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

3. Przeksięgowanie kaucji gwarancyjnej na właściwe konto rozrachunkowe:

● Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

● Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

4. Zarachowanie otrzymanej zaliczki do przychodów bieżącego okresu sprawozdawczego:

● Wn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”;

● Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” lub konto 70-0 „Sprzedaż produktów (usług)”, lub konto 73-0 „Sprzedaż towarów”. ©?

Marek Barowicz

specjalista z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna:

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA