REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kaucję gwarancyjną w bilansie zalicza się do aktywów obrotowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
W bilansie kaucję gwarancyjną zalicza się do aktywów obrotowych /fot. Fotolia
W bilansie kaucję gwarancyjną zalicza się do aktywów obrotowych /fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zabezpieczenie pieniężne dla najmu w postaci kaucji gwarancyjnej może być wykazywane u kontrahentów jako „Pozostałe rozrachunki”. Jeśli zaś dotyczy robót budowlanych, to ujmuje się je jako „Rozrachunki z tytułu dostaw towarów i usług”.

REKLAMA

Pod pojęciem kaucji należy rozumieć sumę pieniężną złożoną jako gwarancję dotrzymania zobowiązania, zastaw, zabezpieczenie. Pojęcie kaucji jest używane w przypadku, gdy określona wpłata zabezpiecza interesy dającego kaucję, jednak jednocześnie strony przewidują zwrot tej należności.

Zmiany w rachunkowości od 2016 roku

Szczególną odmianą kaucji jest kaucja gwarancyjna, której celem jest zabezpieczenie roszczeń osoby otrzymującej taką kaucję w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania przez drugą stronę umowy. W sytuacji gdyby strona umowy, która złożyła kaucję, nie wywiązała się z niej, wówczas druga strona umowy może się zaspokoić ze złożonej kaucji. Kaucja gwarancyjna podlega zwrotowi w przypadku prawidłowego wykonania umowy. Może ona również stanowić odszkodowanie w sytuacji niewywiązania się przez kontrahenta z umowy. Kaucja gwarancyjna może także zostać zaliczona na poczet ceny, jeżeli wynika to z postanowień umownych zawartych między stronami (pełni wówczas rolę zaliczki).

VAT

Kaucja gwarancyjna nie podlega VAT ani z chwilą otrzymania, ani z chwilą jej późniejszego zwrotu wskutek rozwiązania umowy, której dotyczyła. Bowiem w przypadku zwrotu kaucji ma miejsce wypłata nieuiszczonej dotychczas w całości należności, która już wcześniej została opodatkowana jako przychód należny. Pobieranych (zwracanych) kaucji nie należy wykazywać w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT. Kaucja nie podlega VAT również wówczas, gdy zostanie zatrzymana z powodu nieprawidłowego wykonania umowy przez kontrahenta, który ją przekazał. Pełni wówczas rolę odszkodowania (por. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 czerwca 2013 r., nr IPPP3/443-265/13-2/KB). W związku z tym pobranie (zwrot) kaucji stanowiącej zabezpieczenie wykonania umowy nie stanowi obrotu i nie podlega VAT. Otrzymanie kaucji nie powoduje więc konieczności rozliczenia VAT i nie powinno być dokumentowane fakturami VAT. Dopiero zaliczenie kaucji gwarancyjnej przez sprzedawcę na poczet wynagrodzenia (należności z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług) może rodzić powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Jeżeli zaliczenie nastąpi przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, wówczas należy uznać, że sprzedawca otrzymał zaliczkę podlegającą VAT, którą należy udokumentować fakturą (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 marca 2014 r., sygn. akt I FSK 1759/12). Jeżeli natomiast kaucja gwarancyjna zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia po dokonaniu dostawy towaru lub wykonaniu usługi, a więc już po powstaniu obowiązku podatkowego na zasadach ogólnych, wówczas to zaliczenie nie będzie wywoływało skutków podatkowych w zakresie VAT, a będzie służyło jedynie rozliczeniu transakcji między stronami umowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Ewidencja

Kaucja gwarancyjna w zależności od jej charakteru może być wykazywana w księgach kontrahentów jako „Pozostałe rozrachunki” (w przypadku umów najmu) lub jako „Rozrachunki z tytułu dostaw towarów i usług” (w przypadku umów o wykonanie robót budowlanych). Wykazanie kaucji gwarancyjnej w księgach rachunkowych wpłacającego wymaga dokonania następujących zapisów:

1. Wpłata kaucji gwarancyjnej w kwocie czynszu jako zabezpieczenia dotrzymania umowy najmu lokalu użytkowego:

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

2. Wystawienie faktury sprzedaży z tytułu wykonania usług budowlanych:

- Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

- Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług”;

- Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

Nieprawidłowości występujące w sprawozdaniach finansowych - część I

3. Utworzenie rezerwy na roboty poprawkowe:

- Wn konto 70-1 „Koszty sprzedanych usług budowlanych”;

- Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”;

4. Wpływ należności z tytułu wykonania usług budowlanych na rachunek bankowy sprzedawcy, pomniejszonej o potrąconą przez inwestora kaucję gwarancyjną:

- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;

- Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

5. Zwrot niewykorzystanej kaucji na rachunek bankowy wpłacającego (w sytuacji dotrzymania przez niego warunków umowy):

- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;

- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

6. Przepadek kaucji w związku z niedotrzymaniem przez wpłacającego warunków umowy (w związku z jej wykorzystaniem na zabezpieczenie roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy):

- Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”;

- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Jak wybrać biegłego rewidenta do badania sprawozdania finansowego

Z kolei wykazanie kaucji gwarancyjnej w księgach rachunkowych otrzymującego kaucję wymaga dokonania następujących zapisów:

1. Otrzymanie kaucji gwarancyjnej w kwocie czynszu jako zabezpieczenia dotrzymania umowy najmu lokalu użytkowego:

- Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;

- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

2. Otrzymanie faktury z tytułu nabycia usług budowlanych:

- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

- Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

3. Zapłata należności z tytułu wykonania usług budowlanych na rachunek bankowy sprzedawcy, pomniejszonej o potrąconą przez inwestora kaucję gwarancyjną:

- Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

4. Zwrot niewykorzystanej kaucji na rachunek bankowy wpłacającego (w sytuacji dotrzymania przez niego warunków umowy):

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

5. Przepadek kaucji w związku z niedotrzymaniem przez wpłacającego warunków umowy (w związku z jej wykorzystaniem na zabezpieczenie roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy):

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

- Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Na dzień bilansowy kaucję gwarancyjną należy wykazać w aktywach bilansu w pozycji:

- A.III.1 lub 2 – jako należność długoterminową, jeżeli zostanie rozliczona w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, lub

- B.II.1 lit. b lub B.II.2 lit. c – jako inne należności krótkoterminowe, jeżeli zostanie rozliczona w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Podwykonawstwo

Inwestorzy często żądają od firm budowlanych zabezpieczenia należytego wykonania umowy na roboty budowlane. Takie zabezpieczenie może przyjąć formę gwarancji bankowej lub kaucji gwarancyjnej. Dotyczy to także przypadku, gdy generalny wykonawca robót zleca innej firmie budowlanej wykonanie części tych prac w ramach podwykonawstwa. Zleceniodawca (inwestor) będzie się chciał zabezpieczyć na wypadek wykrycia ewentualnych usterek w pracach realizowanych przez podwykonawcę. Kwota przetrzymywana przez inwestora ma motywować wykonawcę zarówno do należytego wykonania robót budowlanych, jak i terminowego usuwania wad stwierdzonych w okresie rękojmi lub gwarancji. Po upływie okresu gwarancyjnego określonego przez strony w umowie na roboty budowlane niewykorzystana (w całości lub w części) kaucja podlega zwrotowi. Natomiast w sytuacji zaistnienia potrzeby usunięcia przez inwestora we własnym zakresie wad w przedmiocie wykonania umowy budowlanej środki zatrzymane jako kaucja gwarancyjna zostaną wykorzystane do ich sfinansowania. Dla inwestora stanowią one zatem zabezpieczenie ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę (firmę budowlaną). Z kolei dla wykonawcy wykorzystanie środków przez usługobiorcę będzie równoznaczne z przepadkiem kaucji.

Polecamy: Sporządzanie polityki rachunkowości w firmie – przykład praktyczny

REKLAMA

Kaucja gwarancyjna jest potrącana zazwyczaj z ogólnej kwoty wynikającej z faktury wystawionej przez wykonawcę robót budowlanych. Część kwoty faktury pozostaje wówczas w dyspozycji zleceniodawcy (inwestora) przez uzgodniony okres. Ze względu na zwrotny charakter kaucji gwarancyjnej oraz jej cel gospodarczy wartości kaucji zatrzymanej przez potrącenie z faktury nie zalicza się do kosztów. Jest to tylko bowiem czasowe zatrzymanie należności. Dlatego też wykonawca usług wykazuje w swojej ewidencji przychód ze sprzedaży tych usług zgodnie z zasadą memoriałową w pełnej zafakturowanej wysokości, czyli w cenie sprzedaży netto (bez potrąceń). Natomiast zapłatę za wykonaną usługę otrzymuje w kwocie pomniejszonej o potrąconą przez zleceniodawcę (inwestora) kaucję gwarancyjną. Z punktu widzenia podatku od towarów i usług przedsiębiorca nie może dzielić zapłaty na kwotę, którą otrzymuje po wykonaniu usługi, i kaucję gwarancyjną otrzymywaną dopiero po pewnym czasie. Analogicznie w księgach inwestora powinna zostać rozpoznana jako zobowiązanie cała kwota wynikająca z faktury.

Możliwe jest również dokonanie przez wykonawcę robót (firmę budowlaną) wpłaty kaucji gwarancyjnej na rachunek bankowy inwestora (w takiej sytuacji wykonawca robót ujmuje w księgach odpowiednio wypływ środków pieniężnych oraz rozpoznaje należność z tego tytułu – Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” oraz Ma konto 13 „Rachunki bankowe”). Z kolei inwestor powinien w swoich księgach rozpoznać wpływ środków pieniężnych oraz zobowiązanie z tytułu kaucji (Wn konto 13 „Rachunki bankowe” oraz Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”).

Warto pamiętać, że przykładowo kaucja, jaką zatrzyma inwestor na pokrycie kosztów usunięcia wad bądź usterek, stanowi należność z tytułu dostaw i usług. W bilansie należy ją więc wykazać w pozycji B.II.1 lit. a lub B.II.2 lit. a aktywów (w zależności od tego, czy są to należności od jednostki powiązanej, czy od jednostek pozostałych).

Należności

Zaliczenie kaucji gwarancyjnej na poczet należności z tytułu dostaw towarów i usług powoduje konieczność dokonania przez wpłacającego kaucję (będącego równocześnie nabywcą) następujących księgowań:

1. Wpłata kaucji gwarancyjnej:

● Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

● Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

2. Otrzymanie faktury zaliczkowej:

● Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

● Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

● Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

3. Przeksięgowanie kaucji gwarancyjnej na właściwe konto rozrachunkowe:

● Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

● Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

4. Rozliczenie dostawy towarów i usług (np. przyjęcie towarów do magazynu, zakwalifikowanie usług do kosztów):

● Wn konto 33 „Towary” lub konto 40 „Koszty według rodzajów”;

● Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Z kolei u otrzymującego kaucję gwarancyjną (będącego równocześnie sprzedawcą) jej zaliczenie na poczet należności z tytułu dostaw towarów i usług powoduje konieczność dokonania następujących księgowań:

1. Wpływ kaucji gwarancyjnej na rachunek bankowy:

● Wn konto 13 „Rachunki bankowe”;

● Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

2. Zaliczenie kaucji gwarancyjnej na poczet należności (wystawienie faktury zaliczkowej na podstawie zawartego uprzednio porozumienia):

● Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

● Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”;

● Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

3. Przeksięgowanie kaucji gwarancyjnej na właściwe konto rozrachunkowe:

● Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

● Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

4. Zarachowanie otrzymanej zaliczki do przychodów bieżącego okresu sprawozdawczego:

● Wn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”;

● Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” lub konto 70-0 „Sprzedaż produktów (usług)”, lub konto 73-0 „Sprzedaż towarów”. ©?

Marek Barowicz

specjalista z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna:

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

REKLAMA

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA