REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc
Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak utrzymać pieniądze firmy pod kontrolą? Częste zmiany przepisów podatkowych, wzrost obciążeń finansowych oraz permanentny brak czasu to tylko część problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorcy. Z kolei w lipcu 2024 roku zapowiadane są kolejne podwyżki energii elektryczne. Jak zatem wspomóc działy księgowe?

Stale rosnące obciążenia finansowe wymagają od działów księgowych firm bardzo dobrej kontroli budżetu. Z pewnością warto w takiej sytuacji nie tylko przyjrzeć się wszystkim stałym wydatkom, ale też przepływowi finansów w relacjach z kontrahentami. Czy na pewno wszystkie faktury – po obu stronach – opłacane są na czas? Czy zdarzają się podwójne płatności? W wygospodarowaniu dodatkowych środków w budżecie firmy pomoże identyfikacja takich obszarów, z których mogą “uciekać” środki.

REKLAMA

Autopromocja

Gdzie uciekają pieniądze? Problem monitorowania wydatków w działach księgowych firm

Przedsiębiorcy często uważają, że procesy w ich firmach są efektywne i wydajne. Rzeczywistość bywa jednak inna. Wystarczy jedna, dwie zagubione lub niewprowadzone w terminie do systemu faktury, aby np. opóźnić przelew do kluczowego kontrahenta. A to może skutkować karą za niedotrzymanie warunków umowy lub innymi konsekwencjami.

Dodatkowo w wielu działach księgowych do informacji o finansach firmy ma dostęp jedna czy dwie osoby. Wystarczy chwila nieuwagi, choroba lub dłuższa nieobecność, by stracić kontrolę nad budżetem. Centralizacja wszystkich faktur w jednym systemie i dostęp do danych o statusie płatności dla większej liczby osób jest w stanie znacząco podnieść skuteczność zarządzania budżetem. Dzięki takim rozwiązaniom można nie tylko od razu reagować na nieuregulowane faktury, ale też na bieżąco analizować wydatki i szukać obszarów do optymalizacji. Obejmuje ona np. negocjacje niższych stawek z dostawcami lub identyfikację innych nieefektywnych kosztów, które można zredukować lub całkowicie wyeliminować.

Jak usprawnić procesy fakturowania, płatności  i archiwizowania dokumentów księgowych?

Sposobem na dodatkowy zastrzyk gotówki jest oczywiście znalezienie nowych odbiorców swoich produktów i usług. Jednak każdy nowy klient wiąże się także z dodatkową pracą po stronie zespołu firmy. Czy zatem rozszerzanie listy kontrahentów musi wiązać się z zatrudnieniem nowych pracowników? Niekoniecznie. W pierwszej kolejności warto przyjrzeć się temu, jakie działania pochłaniają najwięcej czasu w codziennej pracy zespołu. Być może część z nich da się zastąpić technologiami, które automatyzują zadania i wykonują za pracowników powtarzalne czynności.

REKLAMA

Jak to działa? Weźmy za przykład biuro rachunkowe. Dzięki technologicznym innowacjom może ono obsługiwać większą liczbę klientów bez konieczności angażowania nowego personelu. - Dzięki odpowiednim narzędziom można usprawnić procesy fakturowania, płatności  i archiwizowania dokumentów oraz zminimalizować ich wpływ na codzienną pracę. Wykorzystanie automatyzacji rozrachunków i rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji przekłada się na więcej czasu. Można go przeznaczyć na inne, strategiczne zadania. To zdecydowanie zmniejsza stres – tłumaczy Edyta Wojtas, założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sprawniejszym prowadzeniu biznesu pomóc mogą różnego rodzaju automatyzacje, które wspierają między innymi obsługę klienta, komunikację w zespole, działania marketingowe, prowadzenie projektów, a nawet onboarding pracowników. Rozwiązań, które pozwalają oszczędzać czas i poprawiają wydajność zespołów, jest wiele.

Warto wybierać rozwiązania międzynarodowe, takiej jak Dyrektywa PSD2, by kontrolować księgowość firmy

Wróćmy jednak do monitorowania tego, co dzieje się z fakturami i rachunkami firmy. Rozwiązaniem, które może wspomóc przedsiębiorców w utrzymaniu kontroli nad finansami, jest automatyzacja procesów rozrachunkowych. Jednak część przedsiębiorców nadal boi się takiego rozwiązania. Dlaczego? - Obawy przed automatyzacją rozrachunków są zrozumiałe, zwłaszcza w kontekście coraz częstszych incydentów cybernetycznych. Jeśli zależy nam na bezpieczeństwie danych i zasobów, warto wybierać rozwiązania spełniające wymogi międzynarodowych przepisów. Dyrektywa PSD2 jest jednym z dokumentów, które warto wziąć pod uwagę. To unijne rozporządzenie, które reguluje rynek płatności elektronicznych w Europie. Jego celem jest zwiększenie bezpieczeństwa płatności i ułatwienie dostępu do informacji o rachunku – mówi Edyta Wojtas.

Korzystanie z systemów spełniających wymagania dyrektywy i posiadających odpowiednie certyfikaty znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa. Producenci oprogramowania nie mają dostępu do kont bankowych klientów. Współpracują jednak z certyfikowanymi firmami, które mają gwarancję Komisji Nadzoru Finansowego. Cały proces łączenia z bankiem jest w rękach tych organizacji, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych. Dodatkowo, systemy wspierające pracę księgowych i biur rachunkowych pobierają jedynie dane z rachunku bankowego i nie mają uprawnień do zlecania płatności. Jest zatem i bezpiecznie, i skutecznie, a o to właśnie chodzi.

Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach

Wystawianie, opłacanie i przetwarzanie faktur jest czasochłonne. Największym problemem jest to, że w większych firmach kontrolowanie statusu dokumentów jest skomplikowane. Niewiele osób na dostęp do konta bankowego i jest w stanie potwierdzić, czy dana faktura została już opłacona czy jeszcze nie. Księgowi zatem albo czekają na listę transakcji, albo rozpoczynają proces windykacyjny, nie mając pewności, czy kontrahent nie opłacił faktury w czasie ostatnich kilku godzin. Często nie są też w stanie na bieżąco sprawdzać, czy uregulowane zostały wszystkie zobowiązania finansowe firmy, a to może prowadzić do opóźnień w płatnościach i konieczności zapłacenia odsetek lub kar.

Technologie zmieniają tę sytuację. Dzięki integracji programów wspierających księgowych z bankami lista transakcji jest pobierana regularnie i automatycznie. Podobnie automatycznie faktury są rozliczane i łączone z odpowiednimi dokumentami. A to oznacza większy porządek w fakturach i lepszą kontrolę nad finansami. - Dzięki odpowiednim narzędziom możemy szybko i skutecznie zarządzać płatnościami, minimalizując czas i nakłady pracy. Optymalizacja płatności pozwala na skuteczne zarządzanie przepływem finansowym oraz unikanie zbędnych opóźnień – dodaje Edyta Wojtas.

Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach. Dzięki sztucznej inteligencji mogą działać szybciej i lepiej. Nie muszą czekać na listę transakcji ani szukać odpowiednich dokumentów. System robi to za nie. Dodatkowo i księgowi, i właściciele firm mają szybki dostęp do danych finansowych przedsiębiorstwa. Są w stanie łatwo sprawdzić, kto zalega z płatnościami, i zacząć proces windykacji, gdy jest to potrzebne.

Jednak lista osób zadowolonych z automatyzacji na tym się nie kończy. Dzięki niej osoby oczekujące na przelewy nie muszą upominać się o zapłatę, a przedsiębiorca cieszy się korzyściami finansowymi związanymi z optymalizacją czasu pracy i brakiem odsetek za zwłokę. Kontrola finansów to dziś podstawa sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań przekłada się nie tylko na oszczędność czasu, ale także na większą efektywność i lepsze wykorzystanie zasobów. Uwalnia od monotonnych zadań i pozwala skupić się na strategicznych działaniach i rozwoju biznesu.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

REKLAMA

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

Odpowiedzialność członków zarządów spółek – co zmienia wyrok TSUE w sprawie Adjak?

W dniu 27 lutego 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał przełomowy wyrok w sprawie C-277/24 (Adjak), w którym zakwestionował przyjęty w Polsce model solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółki. W opinii TSUE obecne przepisy naruszają prawo unijne, ponieważ uniemożliwiają kwestionowanie decyzji wymiarowych organów podatkowych, zapadłych w sprawie przeciwko spółce w trakcie postępowania przeciwko członkom zarządu – tym samym godząc w podstawowe zasady ochrony praw jednostki. Orzeczenie to może wymusić istotne zmiany w polskim systemie prawnym oraz wpłynąć na dotychczasową praktykę organów administracji skarbowej wobec członków zarządów spółek.

Można już zapłacić podatek PIT kartą płatniczą w e-Urzędzie Skarbowym

Od 20 marca 2025 r. podatnicy mogą opłacać podatek PIT w serwisie e-Urząd Skarbowy (e-US) i usłudze Twój e-PIT za pomocą karty płatniczej. Dotychczas użytkownicy e-Urzędu Skarbowego mogli zapłacić podatek online przelewem bankowym lub BLIK-iem.

REKLAMA

E-księgowość z biurem rachunkowym: jak przedsiębiorca może zoptymalizować obowiązki księgowe i podatkowe oraz rozliczenia w biznesie

Biura rachunkowe coraz częściej oferują swoim klientom usługi z zakresu e-księgowości do zarządzania finansami firmy online. Z perspektywy biura rachunkowego, wprowadzenie klienta w świat systemów zautomatyzowanych może być wyzwaniem.

Prof. Witold Modzelewski: nienależny zwrot VAT to prawdopodobnie 40-50 mld zł rocznie

Prof. Witold Modzelewski szacuje, że nienależne zwroty VAT w Polsce mogą wynosić nawet 40-50 miliardów złotych rocznie. W 2024 roku wykryto blisko 292 tys. fikcyjnych faktur na łączną kwotę 8,7 miliarda złotych, co oznacza wzrost o ponad 130% w porównaniu do roku poprzedniego. Choć efektywność kontroli skarbowych rośnie, eksperci wskazują, że skala oszustw wciąż jest ogromna, a same kontrole mogą nie wystarczyć do rozwiązania problemu.

REKLAMA