REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc
Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak utrzymać pieniądze firmy pod kontrolą? Częste zmiany przepisów podatkowych, wzrost obciążeń finansowych oraz permanentny brak czasu to tylko część problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorcy. Z kolei w lipcu 2024 roku zapowiadane są kolejne podwyżki energii elektryczne. Jak zatem wspomóc działy księgowe?

Stale rosnące obciążenia finansowe wymagają od działów księgowych firm bardzo dobrej kontroli budżetu. Z pewnością warto w takiej sytuacji nie tylko przyjrzeć się wszystkim stałym wydatkom, ale też przepływowi finansów w relacjach z kontrahentami. Czy na pewno wszystkie faktury – po obu stronach – opłacane są na czas? Czy zdarzają się podwójne płatności? W wygospodarowaniu dodatkowych środków w budżecie firmy pomoże identyfikacja takich obszarów, z których mogą “uciekać” środki.

REKLAMA

Autopromocja

Gdzie uciekają pieniądze? Problem monitorowania wydatków w działach księgowych firm

REKLAMA

Przedsiębiorcy często uważają, że procesy w ich firmach są efektywne i wydajne. Rzeczywistość bywa jednak inna. Wystarczy jedna, dwie zagubione lub niewprowadzone w terminie do systemu faktury, aby np. opóźnić przelew do kluczowego kontrahenta. A to może skutkować karą za niedotrzymanie warunków umowy lub innymi konsekwencjami.

Dodatkowo w wielu działach księgowych do informacji o finansach firmy ma dostęp jedna czy dwie osoby. Wystarczy chwila nieuwagi, choroba lub dłuższa nieobecność, by stracić kontrolę nad budżetem. Centralizacja wszystkich faktur w jednym systemie i dostęp do danych o statusie płatności dla większej liczby osób jest w stanie znacząco podnieść skuteczność zarządzania budżetem. Dzięki takim rozwiązaniom można nie tylko od razu reagować na nieuregulowane faktury, ale też na bieżąco analizować wydatki i szukać obszarów do optymalizacji. Obejmuje ona np. negocjacje niższych stawek z dostawcami lub identyfikację innych nieefektywnych kosztów, które można zredukować lub całkowicie wyeliminować.

Jak usprawnić procesy fakturowania, płatności  i archiwizowania dokumentów księgowych?

Sposobem na dodatkowy zastrzyk gotówki jest oczywiście znalezienie nowych odbiorców swoich produktów i usług. Jednak każdy nowy klient wiąże się także z dodatkową pracą po stronie zespołu firmy. Czy zatem rozszerzanie listy kontrahentów musi wiązać się z zatrudnieniem nowych pracowników? Niekoniecznie. W pierwszej kolejności warto przyjrzeć się temu, jakie działania pochłaniają najwięcej czasu w codziennej pracy zespołu. Być może część z nich da się zastąpić technologiami, które automatyzują zadania i wykonują za pracowników powtarzalne czynności.

REKLAMA

Jak to działa? Weźmy za przykład biuro rachunkowe. Dzięki technologicznym innowacjom może ono obsługiwać większą liczbę klientów bez konieczności angażowania nowego personelu. - Dzięki odpowiednim narzędziom można usprawnić procesy fakturowania, płatności  i archiwizowania dokumentów oraz zminimalizować ich wpływ na codzienną pracę. Wykorzystanie automatyzacji rozrachunków i rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji przekłada się na więcej czasu. Można go przeznaczyć na inne, strategiczne zadania. To zdecydowanie zmniejsza stres – tłumaczy Edyta Wojtas, założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sprawniejszym prowadzeniu biznesu pomóc mogą różnego rodzaju automatyzacje, które wspierają między innymi obsługę klienta, komunikację w zespole, działania marketingowe, prowadzenie projektów, a nawet onboarding pracowników. Rozwiązań, które pozwalają oszczędzać czas i poprawiają wydajność zespołów, jest wiele.

Warto wybierać rozwiązania międzynarodowe, takiej jak Dyrektywa PSD2, by kontrolować księgowość firmy

Wróćmy jednak do monitorowania tego, co dzieje się z fakturami i rachunkami firmy. Rozwiązaniem, które może wspomóc przedsiębiorców w utrzymaniu kontroli nad finansami, jest automatyzacja procesów rozrachunkowych. Jednak część przedsiębiorców nadal boi się takiego rozwiązania. Dlaczego? - Obawy przed automatyzacją rozrachunków są zrozumiałe, zwłaszcza w kontekście coraz częstszych incydentów cybernetycznych. Jeśli zależy nam na bezpieczeństwie danych i zasobów, warto wybierać rozwiązania spełniające wymogi międzynarodowych przepisów. Dyrektywa PSD2 jest jednym z dokumentów, które warto wziąć pod uwagę. To unijne rozporządzenie, które reguluje rynek płatności elektronicznych w Europie. Jego celem jest zwiększenie bezpieczeństwa płatności i ułatwienie dostępu do informacji o rachunku – mówi Edyta Wojtas.

Korzystanie z systemów spełniających wymagania dyrektywy i posiadających odpowiednie certyfikaty znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa. Producenci oprogramowania nie mają dostępu do kont bankowych klientów. Współpracują jednak z certyfikowanymi firmami, które mają gwarancję Komisji Nadzoru Finansowego. Cały proces łączenia z bankiem jest w rękach tych organizacji, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych. Dodatkowo, systemy wspierające pracę księgowych i biur rachunkowych pobierają jedynie dane z rachunku bankowego i nie mają uprawnień do zlecania płatności. Jest zatem i bezpiecznie, i skutecznie, a o to właśnie chodzi.

Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach

Wystawianie, opłacanie i przetwarzanie faktur jest czasochłonne. Największym problemem jest to, że w większych firmach kontrolowanie statusu dokumentów jest skomplikowane. Niewiele osób na dostęp do konta bankowego i jest w stanie potwierdzić, czy dana faktura została już opłacona czy jeszcze nie. Księgowi zatem albo czekają na listę transakcji, albo rozpoczynają proces windykacyjny, nie mając pewności, czy kontrahent nie opłacił faktury w czasie ostatnich kilku godzin. Często nie są też w stanie na bieżąco sprawdzać, czy uregulowane zostały wszystkie zobowiązania finansowe firmy, a to może prowadzić do opóźnień w płatnościach i konieczności zapłacenia odsetek lub kar.

Technologie zmieniają tę sytuację. Dzięki integracji programów wspierających księgowych z bankami lista transakcji jest pobierana regularnie i automatycznie. Podobnie automatycznie faktury są rozliczane i łączone z odpowiednimi dokumentami. A to oznacza większy porządek w fakturach i lepszą kontrolę nad finansami. - Dzięki odpowiednim narzędziom możemy szybko i skutecznie zarządzać płatnościami, minimalizując czas i nakłady pracy. Optymalizacja płatności pozwala na skuteczne zarządzanie przepływem finansowym oraz unikanie zbędnych opóźnień – dodaje Edyta Wojtas.

Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach. Dzięki sztucznej inteligencji mogą działać szybciej i lepiej. Nie muszą czekać na listę transakcji ani szukać odpowiednich dokumentów. System robi to za nie. Dodatkowo i księgowi, i właściciele firm mają szybki dostęp do danych finansowych przedsiębiorstwa. Są w stanie łatwo sprawdzić, kto zalega z płatnościami, i zacząć proces windykacji, gdy jest to potrzebne.

Jednak lista osób zadowolonych z automatyzacji na tym się nie kończy. Dzięki niej osoby oczekujące na przelewy nie muszą upominać się o zapłatę, a przedsiębiorca cieszy się korzyściami finansowymi związanymi z optymalizacją czasu pracy i brakiem odsetek za zwłokę. Kontrola finansów to dziś podstawa sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań przekłada się nie tylko na oszczędność czasu, ale także na większą efektywność i lepsze wykorzystanie zasobów. Uwalnia od monotonnych zadań i pozwala skupić się na strategicznych działaniach i rozwoju biznesu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA