REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc
Gdzie uciekają firmowe pieniądze? Księgowej można pomóc
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak utrzymać pieniądze firmy pod kontrolą? Częste zmiany przepisów podatkowych, wzrost obciążeń finansowych oraz permanentny brak czasu to tylko część problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorcy. Z kolei w lipcu 2024 roku zapowiadane są kolejne podwyżki energii elektryczne. Jak zatem wspomóc działy księgowe?

Stale rosnące obciążenia finansowe wymagają od działów księgowych firm bardzo dobrej kontroli budżetu. Z pewnością warto w takiej sytuacji nie tylko przyjrzeć się wszystkim stałym wydatkom, ale też przepływowi finansów w relacjach z kontrahentami. Czy na pewno wszystkie faktury – po obu stronach – opłacane są na czas? Czy zdarzają się podwójne płatności? W wygospodarowaniu dodatkowych środków w budżecie firmy pomoże identyfikacja takich obszarów, z których mogą “uciekać” środki.

REKLAMA

Gdzie uciekają pieniądze? Problem monitorowania wydatków w działach księgowych firm

REKLAMA

Przedsiębiorcy często uważają, że procesy w ich firmach są efektywne i wydajne. Rzeczywistość bywa jednak inna. Wystarczy jedna, dwie zagubione lub niewprowadzone w terminie do systemu faktury, aby np. opóźnić przelew do kluczowego kontrahenta. A to może skutkować karą za niedotrzymanie warunków umowy lub innymi konsekwencjami.

Dodatkowo w wielu działach księgowych do informacji o finansach firmy ma dostęp jedna czy dwie osoby. Wystarczy chwila nieuwagi, choroba lub dłuższa nieobecność, by stracić kontrolę nad budżetem. Centralizacja wszystkich faktur w jednym systemie i dostęp do danych o statusie płatności dla większej liczby osób jest w stanie znacząco podnieść skuteczność zarządzania budżetem. Dzięki takim rozwiązaniom można nie tylko od razu reagować na nieuregulowane faktury, ale też na bieżąco analizować wydatki i szukać obszarów do optymalizacji. Obejmuje ona np. negocjacje niższych stawek z dostawcami lub identyfikację innych nieefektywnych kosztów, które można zredukować lub całkowicie wyeliminować.

Jak usprawnić procesy fakturowania, płatności  i archiwizowania dokumentów księgowych?

REKLAMA

Sposobem na dodatkowy zastrzyk gotówki jest oczywiście znalezienie nowych odbiorców swoich produktów i usług. Jednak każdy nowy klient wiąże się także z dodatkową pracą po stronie zespołu firmy. Czy zatem rozszerzanie listy kontrahentów musi wiązać się z zatrudnieniem nowych pracowników? Niekoniecznie. W pierwszej kolejności warto przyjrzeć się temu, jakie działania pochłaniają najwięcej czasu w codziennej pracy zespołu. Być może część z nich da się zastąpić technologiami, które automatyzują zadania i wykonują za pracowników powtarzalne czynności.

Jak to działa? Weźmy za przykład biuro rachunkowe. Dzięki technologicznym innowacjom może ono obsługiwać większą liczbę klientów bez konieczności angażowania nowego personelu. - Dzięki odpowiednim narzędziom można usprawnić procesy fakturowania, płatności  i archiwizowania dokumentów oraz zminimalizować ich wpływ na codzienną pracę. Wykorzystanie automatyzacji rozrachunków i rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji przekłada się na więcej czasu. Można go przeznaczyć na inne, strategiczne zadania. To zdecydowanie zmniejsza stres – tłumaczy Edyta Wojtas, założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sprawniejszym prowadzeniu biznesu pomóc mogą różnego rodzaju automatyzacje, które wspierają między innymi obsługę klienta, komunikację w zespole, działania marketingowe, prowadzenie projektów, a nawet onboarding pracowników. Rozwiązań, które pozwalają oszczędzać czas i poprawiają wydajność zespołów, jest wiele.

Warto wybierać rozwiązania międzynarodowe, takiej jak Dyrektywa PSD2, by kontrolować księgowość firmy

Wróćmy jednak do monitorowania tego, co dzieje się z fakturami i rachunkami firmy. Rozwiązaniem, które może wspomóc przedsiębiorców w utrzymaniu kontroli nad finansami, jest automatyzacja procesów rozrachunkowych. Jednak część przedsiębiorców nadal boi się takiego rozwiązania. Dlaczego? - Obawy przed automatyzacją rozrachunków są zrozumiałe, zwłaszcza w kontekście coraz częstszych incydentów cybernetycznych. Jeśli zależy nam na bezpieczeństwie danych i zasobów, warto wybierać rozwiązania spełniające wymogi międzynarodowych przepisów. Dyrektywa PSD2 jest jednym z dokumentów, które warto wziąć pod uwagę. To unijne rozporządzenie, które reguluje rynek płatności elektronicznych w Europie. Jego celem jest zwiększenie bezpieczeństwa płatności i ułatwienie dostępu do informacji o rachunku – mówi Edyta Wojtas.

Korzystanie z systemów spełniających wymagania dyrektywy i posiadających odpowiednie certyfikaty znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa. Producenci oprogramowania nie mają dostępu do kont bankowych klientów. Współpracują jednak z certyfikowanymi firmami, które mają gwarancję Komisji Nadzoru Finansowego. Cały proces łączenia z bankiem jest w rękach tych organizacji, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych. Dodatkowo, systemy wspierające pracę księgowych i biur rachunkowych pobierają jedynie dane z rachunku bankowego i nie mają uprawnień do zlecania płatności. Jest zatem i bezpiecznie, i skutecznie, a o to właśnie chodzi.

Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach

Wystawianie, opłacanie i przetwarzanie faktur jest czasochłonne. Największym problemem jest to, że w większych firmach kontrolowanie statusu dokumentów jest skomplikowane. Niewiele osób na dostęp do konta bankowego i jest w stanie potwierdzić, czy dana faktura została już opłacona czy jeszcze nie. Księgowi zatem albo czekają na listę transakcji, albo rozpoczynają proces windykacyjny, nie mając pewności, czy kontrahent nie opłacił faktury w czasie ostatnich kilku godzin. Często nie są też w stanie na bieżąco sprawdzać, czy uregulowane zostały wszystkie zobowiązania finansowe firmy, a to może prowadzić do opóźnień w płatnościach i konieczności zapłacenia odsetek lub kar.

Technologie zmieniają tę sytuację. Dzięki integracji programów wspierających księgowych z bankami lista transakcji jest pobierana regularnie i automatycznie. Podobnie automatycznie faktury są rozliczane i łączone z odpowiednimi dokumentami. A to oznacza większy porządek w fakturach i lepszą kontrolę nad finansami. - Dzięki odpowiednim narzędziom możemy szybko i skutecznie zarządzać płatnościami, minimalizując czas i nakłady pracy. Optymalizacja płatności pozwala na skuteczne zarządzanie przepływem finansowym oraz unikanie zbędnych opóźnień – dodaje Edyta Wojtas.

Kto zyskuje na automatyzacji rozliczeń? Między innymi działy księgowe w firmach. Dzięki sztucznej inteligencji mogą działać szybciej i lepiej. Nie muszą czekać na listę transakcji ani szukać odpowiednich dokumentów. System robi to za nie. Dodatkowo i księgowi, i właściciele firm mają szybki dostęp do danych finansowych przedsiębiorstwa. Są w stanie łatwo sprawdzić, kto zalega z płatnościami, i zacząć proces windykacji, gdy jest to potrzebne.

Jednak lista osób zadowolonych z automatyzacji na tym się nie kończy. Dzięki niej osoby oczekujące na przelewy nie muszą upominać się o zapłatę, a przedsiębiorca cieszy się korzyściami finansowymi związanymi z optymalizacją czasu pracy i brakiem odsetek za zwłokę. Kontrola finansów to dziś podstawa sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań przekłada się nie tylko na oszczędność czasu, ale także na większą efektywność i lepsze wykorzystanie zasobów. Uwalnia od monotonnych zadań i pozwala skupić się na strategicznych działaniach i rozwoju biznesu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wdrażamy KSeF, czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

REKLAMA

Ważna zmiana prawa: fakturowanie offline w KSeF nie tylko w trybie awaryjnym: co to znaczy

Najnowszy projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur zakłada, że tryb offline24 przestanie być rozwiązaniem awaryjnym i stanie się stałym elementem systemu stosowanym wedle uznania przez sprzedawców.

Ucieczka z JDG? Coraz mniej zamknięć, ale zawieszeń przybywa. Przedsiębiorcy kalkulują inaczej

W maju 2025 roku liczba wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej spadła o niemal 20% względem kwietnia, ale wzrosła o 4% w skali roku. Eksperci wskazują, że główne powody decyzji o likwidacji JDG pozostają niezmienne – to przede wszystkim wysokie koszty, presja płacowa i trudności z zatrudnieniem.

REKLAMA