Kiedy i w jaki sposób ustanowić pełnomocnika firmy?

Sytuacji, w których przedsiębiorca wyznacza pełnomocnika może być wiele. Przeważnie pełnomocnictwo stosuje się, gdy właściciel firmy nie jest w stanie wykonywać części obowiązków lub nie posiada odpowiedniej wiedzy i kwalifikacji. Wśród przykładowych sytuacji, w których warto wyznaczyć pełnomocnika, można wymienić:

- powierzenie pełnomocnikowi części obowiązków, na które brakuje czasu przedsiębiorcy,

- nieobecność przedsiębiorcy wynikającą z długotrwałej choroby lub delegacji,

- pełnomocnictwo udzielone podmiotowi świadczącemu na rzecz przedsiębiorcy obsługę księgową i który zajmuje się rozliczeniem należnego podatku oraz składaniem deklaracji w imieniu przedsiębiorcy,

- sytuacja, gdy przedsiębiorca przebywa w innym kraju, jest rezydentem podatkowym i rozlicza się w Polsce,

- pełnomocnictwo udzielane prawnikom, którzy reprezentują przedsiębiorcę przed sądami czy organami administracji publicznej,

- zawieszenie lub zamknięcie działalności i wyjazd za granicę - pełnomocnik w imieniu przedsiębiorcy może odbierać pisma urzędowe i reprezentować go przed urzędami,

Pełnomocnik może w imieniu przedsiębiorcy dokonywać większości czynności prawnych. 

Rodzaje pełnomocnictwa

Można wyróżnić trzy rodzaje pełnomocnictwa: ogólne, rodzajowe i szczególne. W przypadku pełnomocnictwa ogólnego, wyznaczona osoba ma prawo do tzw. zwykłego zarządu, czyli w uproszczeniu do bieżącej działalności. Taki zwykły zarząd w każdym przypadku jest inaczej określany - w zależności od danej działalności. A zatem pełnomocnik może  podejmować decyzje dotyczące bieżącej działalności przedsiębiorstwa o ile nie wykraczają poza „zwykły zarząd”, czyli np. zaciągać zobowiązania, wynajmować lokale, rozliczać się z fiskusem itd. Pełnomocnictwo ogólne nie uprawnia jednak do zaciągania kredytów ani sprzedaży nieruchomości, zakupionych przez mocodawcę.

Nowe obowiązki pracodawców w związku z wydłużeniem urlopów macierzyńskich od 17 czerwca 2013

Zmiany w PKPiR oraz ewidencji przychodów

Kiedy warto korzystać z faktoringu - skutki bilansowe

Osoba działająca w oparciu o pełnomocnictwo rodzajowe jest upoważniona do wykonywania czynności określonego rodzaju. Do tej grupy zalicza się np. pełnomocnictwo udzielane prawnikowi. Dzięki niemu adwokat lub radca prawny może reprezentować przedsiębiorcę we wszystkich sprawach przed sądami.

Z kolei pełnomocnictwo szczególne precyzyjnie określa czynność, jaką może wykonywać wskazana osoba w imieniu przedsiębiorcy. Taką czynnością może być udział w konkretnym przetargu lub sprzedaż samochodu, wskazanego w pełnomocnictwie.

Przedsiębiorca, który chce powołać pełnomocnika, oprócz zakresu uprawnień może również wskazać okres, w którym pełnomocnictwo jest ważne. To wygodne rozwiązanie w sytuacji, gdy mocodawca jest w stanie z góry przewidzieć jak długo będzie potrzebował pomocy, na przykład wyjeżdżając na urlop. Jeśli określenie terminu nie jest możliwe (np. w przypadku przewlekłej choroby), odwołanie pełnomocnictwa również nie stanowi problemu. Można to zrobić w każdej chwili.

Kto może zostać pełnomocnikiem?

W zależności od rodzaju działalności, jakie ma podejmować pełnomocnik w imieniu przedsiębiorcy, pełnomocnictwo regulują przepisy:

- Kodeksu cywilnego,

- Kodeksu postępowania cywilnego oraz karnego,

- Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi

- Ordynacji podatkowej.

W większości przypadków pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych, a zatem w teorii mogłaby to być nawet osoba niepełnoletnia. W praktyce jednak wyznaczając pełnomocnika należy zachować dużą dozę ostrożności, ponieważ czynności wykonywane przez pełnomocnika mają taki sam skutek, jak czynności dokonane przez samego mocodawcę. Należy także pamiętać, że często do reprezentowania przed sądem wymagane jest, aby pełnomocnik był adwokatem bądź radcą prawnym. Pełnomocnikiem może być także osoba prawna, choć przepisy mogą w konkretnym przypadku wymagać, aby pełnomocnikiem była osoba fizyczna (np. Ordynacja podatkowa - patrz niżej).

Jakie uprawnienia ma pełnomocnik?

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą często korzystają z pełnomocników w kontaktach z różnymi urzędami: skarbowym, celnym, czy ZUS-em. Pełnomocnik może również występować w imieniu swojego mocodawcy na poczcie lub w banku i mieć dostęp do firmowego konta. Istnieje bowiem możliwość ustanowienia pełnomocnictwa do rachunku zwykłego lub maklerskiego, jednak ten typ uprawnień jest regulowany wewnętrznymi przepisami banków.

Przepisy podatkowe mówią, że przedsiębiorca może korzystać z pełnomocnika w celu składania deklaracji podatkowych. Wyznaczona osoba może mieć również prawo do składania podpisów pod dokumentami podatkowymi. Dla klientów biur rachunkowych jest to duże ułatwienie w prowadzeniu działalności. Po udzieleniu pełnomocnictwa, obowiązki wobec urzędu skarbowego biorą na siebie pracownicy biura. Przedsiębiorca musi tylko pamiętać o gromadzeniu i przekazywaniu księgowym we właściwym terminie szeroko rozumianych dokumentów  niezbędnych do prowadzenia rozliczeń.

Pełnomocnik może również uzyskać prawo do odbioru korespondencji od urzędów skarbowych w imieniu swojego mocodawcy. W sytuacji długotrwałej nieobecności przedsiębiorcy w kraju, ustanowienie takiego pełnomocnika jest obowiązkowe i odbywa się na piśmie. Dokument należy złożyć w tych urzędach skarbowych, z którymi będzie kontaktowała się osoba upoważniona. Odwołanie pełnomocnictwa odbywa się na takiej samej zasadzie.

Od początku 2012 r. pełnomocnicy mają prawo dokonywać zmian we wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wypełniając wniosek CEIDG-1 przedsiębiorca może wpisać dane pełnomocnika. Przepisy wymagają, by była nim osoba fizyczna, posiadająca zdolność do czynności prawnych. Taki pełnomocnik ma prawo do załatwiania wielu spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej. Przykładowo, może dokonać zmian we wpisie firmy do CEIDG dotyczących np. adresu, konta bankowego, formy opodatkowania, itd.

Jak wnieść sprzeciw wobec kontroli podatkowej w firmie

Obowiązki firmy wobec organizacji zarządzających prawami autorskimi

Zapraszamy na forum Księgowość

Warto również pamiętać, że w pewnych sytuacjach pełnomocnik ma możliwość ustanawiania dalszych pełnomocnictw. Kolejne osoby wskazane przez pierwszego pełnomocnika nazywa się pełnomocnikami substytucyjnymi. Kodeks Cywilny (art. 106) dopuszcza taką możliwość w przypadku, gdy:

- pełnomocnik otrzymał od mocodawcy prawo do powoływania dalszych pełnomocników,

- prawo takie wynika z ustawy (np. pełnomocnictwo procesowe w postępowaniu cywilnym),

- pełnomocnictwo substytucyjne wynika ze stosunku prawnego, będącego podstawą pełnomocnictwa (np. z umowy-zlecenia).

Jak ustanowić pełnomocnika?

Z początkiem 2012 r. w ramach CEIDG uruchomiono rejestr pełnomocników. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną mogą uwzględnić w nim swoich pełnomocników. Dane o osobach uprawnionych są jawne (poza numerami PESEL i adresami zamieszkania) i można je podać, uzupełniając rubrykę 30 w formularzu CEIDG-1. Przedsiębiorcy, chcący ustanowić więcej niż jednego pełnomocnika, muszą wypełnić formularz CEIDG-PN. Ustanowienie pełnomocnika (lub pełnomocników) jest bezpłatne.

Inaczej wygląda procedura wyznaczenia pełnomocnika w sprawach podatkowych i kontaktach z urzędem skarbowym. Przepisy Ordynacji Podatkowej mówią, że w postępowaniu podatkowym przedsiębiorcę może reprezentować jedynie osoba fizyczna, posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że pełnomocnictwo powinno być udzielone konkretnej osobie, a nie spółce (np. kancelarii doradztwa podatkowego).

Pełnomocnictwo może mieć postać pisemną lub ustną, wpisaną do protokołu. W treści należy określić jego zakres: pojedynczą czynność (pełnomocnictwo szczegółowe), grupę czynności (rodzajowe) lub całość uprawnień (pełnomocnictwo ogólne). Osoba wyznaczona przez przedsiębiorcę może w jego imieniu składać deklaracje podatkowe, korekty, wnioski pisma wyjaśniające i inne dokumenty. Za każdym razem musi jednak dołączyć do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.

Zasady reprezentacji spółki z o.o. w organizacji

W przypadku, gdy mocodawca chce upoważnić pełnomocnika do podpisywania deklaracji podatkowych, powinien złożyć pełnomocnictwo we właściwym urzędzie skarbowym. W ten sposób można również przekazać uprawnienia do podpisywania deklaracji składanych drogą elektroniczną - do tego służy formularz UPL-1. W tym celu pełnomocnictwo przekazuje się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.

Szczególną sytuacją jest kontrola podatkowa. Przedsiębiorca poddany kontroli może wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie go reprezentować przed organami podatkowymi. Takie pełnomocnictwo należy w formie pisemnej zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego. Podczas kontroli pełnomocnik może (o ile co innego nie wynika z treści pełnomocnictwa): odebrać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, zakończyć ją i złożyć stosowne wyjaśnienia.

Reprezentacja przed ZUS-em, sądami powszechnymi i administracyjnymi wymaga przygotowania pełnomocnictwa szczególnego. Przedsiębiorca powinien zatem przygotować dokument ustanawiający pełnomocnika, zawierający:

- dane przedsiębiorcy jako mocodawcy firma, siedziba, adres,  NIP;

- dane pełnomocnika;

- datę i podpis mocodawcy.

Dodatkowo, pełnomocnictwo szczegółowe powinno określać uprawnienia, jakie posiada pełnomocnik. Przykładowo, w kontaktach z ZUS-em, przedsiębiorca może upoważnić swojego pracownika do wglądu do dokumentacji na swój temat, znajdującej się w ZUS oraz do wnioskowania o wydanie kserokopii i odpisów z akt. Warto również zaznaczyć, że pełnomocnik otrzymuje prawo do uzyskania od pracowników urzędu informacji dotyczących mocodawcy w zakresie, określonym przez pełnomocnictwo.

Jak dokonać likwidacji części majątku firmowego?

Pod jakim adresem można zarejestrować działalność gospodarczą?

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt