Faktury pro forma - czy trzeba rozliczać VAT?

Faktury pro forma - skutki w VAT

Nie powinien Pan w żaden sposób rozliczać dokumentu zwanego „faktura pro forma”. Dopiero wpłata zaliczki spowoduje u Pana powstanie obowiązku podatkowego i konieczność wystawienia faktury. Podobnie jest w drugim wypadku, gdy to Pan występuje w roli nabywcy.

Faktura pro forma nie jest podstawą do odliczenia VAT. Podatnik, który otrzyma od kontrahenta tzw. fakturę pro forma, nie nabywa uprawnienia do odliczenia zawartego w niej VAT. Aby skorzystać z odliczenia VAT, musi Pan posiadać fakturę zaliczkową potwierdzającą uiszczenie zaliczki. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest dokumentem wzywającym do uiszczenia zaliczki bądź zadatku.

 

Faktura pro forma jest dokumentem handlowym wystawianym kontrahentowi w celu poinformowania go o należnej kwocie do zapłaty. Pełni zatem wyłącznie funkcję informacyjną. Jest zapowiedzią, że kontrahent wkrótce otrzyma fakturę. Jednak dowodem zawarcia transakcji oraz dowodem księgowym jest faktura. Mimo że przepisy nie regulują zasad wystawiania faktur pro forma, w praktyce są często i chętnie stosowane.

 

Faktura pro forma pełni wyłącznie funkcję informacyjną. Jest zapowiedzią, że kontrahent wkrótce otrzyma fakturę.

Jakie obowiązki ciążą na wystawcy faktury pro forma

Podatnicy często wystawiają tego rodzaju dokument, a dopiero później mają wątpliwości, czy zobowiązuje ich to do rozliczenia w zakresie VAT. Szczególnie wiele pytań pojawiło się po zmianie przepisów dotyczących fakturowania od 1 stycznia 2013 r.

Zobacz e-poradnik „Faktury VAT w 2013 r.” dostępny na www.inforfk.pl

Od 1 stycznia 2013 r. w wyniku nowelizacji rozporządzenia został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie ww. rozporządzenia, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia „Faktura VAT”. Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. regulacje nie wymagają również, aby dokument ten zawierał wyraz „Faktura”. Zmiany te zostały wprowadzone w celu implementacji dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1).

Powołane przepisy nie przewidują wystawiania dokumentów określanych mianem faktur pro forma w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Nie oznacza to, że obecnie dokument oznaczony jako „Faktura pro forma” może być uznany za normalną fakturę.

Faktura korygująca po zakończeniu roku

Podróże służbowe w kosztach uzyskania przychodów

Jak czytamy w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów:

Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Podatników, którzy wystawiają faktury pro forma, należy jednak szczególnie uczulić, aby czynili to w sposób, który pozwoli odróżnić taką fakturę od zwykłej faktury dokumentującej czynność opodatkowaną VAT, tj. otrzymanie zaliczki bądź całej należności za dostawę towaru bądź świadczenie usługi. Jak to zrobić? Po pierwsze, taka faktura musi mieć wyraźne oznaczenie „Faktura pro forma”. Po drugie, bezpiecznym rozwiązaniem będzie rezygnacja z wykazywania kwoty VAT. W takiej sytuacji wyłączamy ryzyko zastosowania sankcji z art. 108 ustawy o VAT.

Konieczność wyraźnego oznaczenia „Faktura pro forma” podkreślił również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 15 lutego 2012 r. (sygn. III SA/Wa 1373/10), w którym czytamy:

Faktura pro forma, wskazana przez Skarżącą jako przykład dokumentu, który chociaż traktowany jest jak faktura, nie rodzi obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 u.p.t.u., w istocie poza częścią nazwy - nie ma z fakturą nic wspólnego, w szczególności zaś nie wywołuje skutków podatkowych. Faktura pro forma pełni zwykle rolę swojego rodzaju oferty handlowej lub jest wystawiana w celu ustalenia podstawy do dokonania zaliczki.

Podkreślić przy tym należy, że sporna faktura wystawiona przez Skarżącą nie może być uznana za fakturę pro forma. W żaden sposób nie wynika to bowiem z jej treści. Formalizm związany z wystawianiem faktur VAT, uwzględniający konieczność zapobiegania nadużyciom podatkowym, nie pozwala uznać za fakturę pro forma faktury, w której taki jej charakter nie został wprost zapisany.

 

Jeśli faktura ma wyraźne oznaczenie „pro forma”, podatnik nie musi się obawiać, że organy podatkowe uznają ją za zwykłą fakturę, z której trzeba odprowadzić należny VAT.

 

Warto podkreślić, że wystawianie faktur pro forma nie zwalnia podatników z obowiązku wystawiania zwykłych faktur, w tym faktur zaliczkowych. Chyba że kontrahentem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Dla takich osób faktury, w tym faktury zaliczkowe, muszą być wystawiane tylko na ich żądanie (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT).

Podsumowując: wystawiona przez Pana faktura pro forma nie zobowiązuje Pana do zapłaty wynikającego z niej podatku należnego. Nie ma Pan również obowiązku jej ewidencjonowania. Wystawienie faktury pro forma nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Dopiero wpłata zaliczki na poczet dostawy, którą zobowiązał się Pan zrealizować, spowoduje powstanie obowiązku podatkowego i konieczność wystawienia faktury zaliczkowej. Obowiązek podatkowy w VAT powstanie bowiem w momencie otrzymania przez Pana zaliczki (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Fakturę zaliczkową powinien Pan wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymał Pan zaliczkę.

Przykład

Załóżmy, że 5 sierpnia br. podpisał Pan umowę o dostawę towaru. Jednocześnie tego samego dnia wystawił Pan fakturę pro forma na kwotę zaliczki na poczet dostawy (kwota netto plus VAT). Zaliczkę otrzymał Pan 19 sierpnia. Zatem najpóźniej 26 sierpnia 2013 r. powinien Pan wystawić fakturę zaliczkową i rozliczyć VAT należny w deklaracji za sierpień.

 

Jakie prawa ma nabywca otrzymujący fakturę pro forma

Faktura pro forma nie jest podstawą do odliczenia VAT. Podatnik, który otrzyma od kontrahenta tzw. fakturę pro forma, nie nabywa uprawnienia do odliczenia zawartego w niej VAT. Aby skorzystać z odliczenia VAT, musi posiadać fakturę zaliczkową potwierdzającą uiszczenie zaliczki. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest dokumentem wzywającym do uiszczenia zaliczki bądź zadatku.

Zatem różnica między fakturą zaliczkową a fakturą pro forma zaliczkową jest zasadnicza. Faktury zaliczkowe służą dokumentowaniu zaliczek i zadatków, a więc nie powinny być wystawiane przed otrzymaniem zaliczki lub zadatku. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest wystawiana przed otrzymaniem zaliczki czy zadatku. Faktura ta stanowi dla nabywcy towaru czy usługi wezwanie do zapłaty zadatku na poczet przyszłej dostawy czy usługi. Mimo że faktura pro forma zawiera te same elementy, które zawiera typowa faktura VAT, nie daje prawa do odliczania z niej VAT naliczonego. Prawo takie przysługuje w przypadku zaliczek z faktury zaliczkowej.

Tabela przedstawiająca różnice między fakturą pro forma a zwykłą fakturą

Faktura pro forma	Zwykła faktura
• wzywa do uiszczenia zaliczki bądź zadatku	• dokumentuje otrzymanie zaliczek i zadatków
• wystawiana przed otrzymaniem zaliczki czy zadatku	• wystawiana po otrzymaniu zaliczki lub zadatku, w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania zaliczki
• nie daje prawa do odliczenia VAT	• daje prawo do odliczenia VAT
• ma oznaczenie „faktura pro forma”	• ma (aczkolwiek od 1 stycznia 2013 r. nie jest to obowiązkowe) oznaczenie „faktura”
• nie jest dowodem księgowym	• jest dowodem księgowym

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19 ust. 11, art. 106 ust. 4, art. 108 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 35

• § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1428

Magdalena Miklewska

specjalista w zakresie VAT, autorka licznych publikacji