Kategorie

Nowoczesne technologie IT w służbie księgowego

inforCMS
Rozwój technologii IT kształtuje bardzo dynamicznie zarówno sposób, jak i technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, obniża koszty oraz podnosi efektywność działań – mówi dr Jerzy Hejnar w rozmowie z Jadwigą Wojtas.

 


Jadwiga Wojtas:
Mamy obecnie bardzo szybki rozwój technologii IT. W jaki sposób technologia IT wpisuje się w problematykę rachunkowości?

Jerzy Hejnar: Ze względu na rozwój technologii informatycznych prawie wszystkie jednostki, w chwili obecnej, wykorzystują do prowadzenia ksiąg rachunkowych systemy informatyczne. Rozwój technologii IT kształtuje bardzo dynamicznie zarówno sposób, jaki technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych. Technologia IT ma wpływ na technikę wystawiania dowodów księgowych, ich wymiany, zarządzania dokumentacją, proces przygotowywania różnego rodzaju sprawozdań, ich przekazywania do konkretnych odbiorców. Należy zauważyć, że technologia IT umożliwia podniesienie efektywności funkcjonowania całego systemu rachunkowości w jednostce, a tym samym obniżenie kosztów prowadzenia takiego systemu. Jest to jednak możliwe jedynie wówczas, gdy systemy informatyczne, których częścią jest system finansowo-księgowy są właściwie dostosowane do potrzeb konkretnej jednostki, funkcjonują według najnowszych rozwiązań i nie są ograniczane obowiązującymi przepisami.

Odpowiedzialność prawna księgowych


JW: Czy należy rozumieć, że obowiązujące w tym zakresie przepisy nie nadążają za rozwiązaniami, które oferują dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego?

JH: Skupmy uwagę przede wszystkim na tym akcie normatywnym, który reguluje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, a mianowicie ustawie o rachunkowości. Od momentu wejścia w życie ustawy, a więc od 1995 r. istnieją przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Trzeba zauważyć, że na przestrzeni 20 lat obowiązywania ustawy przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem technologii IT ulegały nowelizacji. Ustawodawca starał się kolejnymi, drobnymi nowelizacjami uzupełniać rozwiązania w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych dostosowując je do zmieniających się możliwości technologicznych. Mowa tu między innymi o tych rozwiązaniach, które dopuszczały prowadzenie ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem serwerów zewnętrznych własnych, czy dzierżawionych, uznaniu za dowody księgowe dowodów elektronicznych, rezygnacji z umieszczania na dowodach księgowych niektórych elementów, które można zidentyfikować w systemie prowadzonym przy użyciu komputera.  Należy jednak zaznaczyć, że wprowadzone przepisy mają charakter ogólny i nie precyzują szczegółów. Taki stan rzeczy powoduje, że zarówno użytkownicy, jak i dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego twierdzą, że obecnie obowiązujące przepisy w wielu miejscach nie przystają do rzeczywistości gospodarczej.

Uproszczone zasady sprawozdawczości finansowej


JW: Czego te przepisy dotyczą?

JH: Dotyczy to zarówno sposobu, jak i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale także gromadzenia i przechowywania danych.  Praktycznym potwierdzeniem nieprzystawania przepisów ustawy do rzeczywistości gospodarczej było wydane w 2010r. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące niektórych problemów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. W ten sposób środowisko wskazało na wagę problemu.


JW: Czy można dokładniej sprecyzować te nieścisłości wynikające z przepisów?

JH: W pierwszej kolejności zwróćmy uwagę na możliwość utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie oddzielnych zbiorów danych, baz danych, czy wyodrębnionych jej części niezależnie od miejsca ich powstania i przechowywania. Niewątpliwie ten przepis odpowiada na rozwój technologii IT i jej wpływ na sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednostka może korzystać z przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z serwerów zewnętrznych, pod warunkiem posiadania oprogramowania, które umożliwia dostęp do danych na warunkach wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości.

 


JW: A jaki sposób jednostka może stać się użytkownikiem takiego oprogramowania?

JH: Jednostka może być właścicielem takiego oprogramowania, może uzyskać prawo do jego użytkowania na podstawie zakupionej licencji lub sublicencji. To jest oczywiste. Wątpliwości pojawiają się co najmniej w dwóch sytuacjach. Pierwsza dotyczy grupy kapitałowej, w której licencje posiada spółka dominująca udostępniająca prawo do używania oprogramowania spółkom zależnym. Druga wątpliwość wiąże się z usługą „cloud computing”. Użytkownik oprogramowania posiada prawo dostępu do niego w zakresie mieszczącym się w ramach zakupionego abonamentu, a zatem nie jest posiadaczem oprogramowania. Korzysta jedynie z wersji oprogramowania udostępnionej przez dostawcę i dostępnej w środowisku internetowym. Myślę, że ten sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie się upowszechniał, a ustawodawca doprecyzuje przepisy w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że jest zgodny z literą prawa. 


JW: Czego dotyczą kolejne nieścisłości wynikające z przepisów, a dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych?

JH: Kolejne problemy wiążą się z techniką prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie dotyczącym gromadzenia, przetwarzania, sortowania oraz przechowywania danych. Wielu producentów oprogramowania finansowo-księgowego, szczególnie zagranicznych, tworzy architekturę takiego oprogramowania nie uwzględniając rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, które są ściśle związane z papierową techniką ich prowadzenia. Dotyczy to między innymi techniki wprowadzania danych do poszczególnych elementów ksiąg rachunkowych, odejście od zasady zapisu podwójnego na kontach księgi głównej, czy zapisu powtórzonego na kontach ksiąg pomocniczych. Jest to tendencja, której nie da się zatrzymać, zatem ustawodawca powinien odejść od szczegółowych rozwiązań dotyczących techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, zostawiając budowę systemów finansowo-księgowych producentom. Przepisy powinny określać jakościowe cechy prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zasady, które merytorycznie wpływają na jakość informacji księgowych, a w konsekwencji na jakość informacji prezentowanych i ujawnianych w sprawozdaniach finansowych sporządzanych przez jednostki.

Zmiany w prawie podatkowym tylko dwa razy w roku


JW: A czego dotyczą nieścisłości związane z przechowywaniem i ochroną danych księgowych?

JH: Dokumentację polityki rachunkowości, dowody księgowe, sprawozdania finansowe mogą być przechowywane i chronione, z pewnymi wyjątkami, w formie elektronicznej. Warunkiem podstawowym jest konieczność zapewnienia odpornych na zagrożenia nośników danych. Przepisy nie precyzują pojęcia nośników danych. Druga kwestia dotyczy przechowywania dokumentów księgowych poza jednostką pod warunkiem, że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w tym zakresie. Pojawia się zatem pytanie, czy przechowywanie danych na serwerach dostawców oprogramowania spełnia obowiązujące wymogi, w szczególności gdy chodzi tu o usługę „cloud computing”. Wydaje się, że przechowywanie szeroko rozumianej dokumentacji finansowo-księgowej na dyskach twardych udostępnianych przez dostawców właściwego oprogramowania i pracujących w systemie mirroringu jest rozwiązaniem najbardziej trwałym, a w dobie informatyzacji życia będzie zyskiwało na znaczeniu. Niezbędne jest doprecyzowanie przepisów regulujących zasady wykonywania usług z tym zakresie. Szczególnie newralgicznymi zagadnieniami w są ochrona danych osobowych oraz przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Zapraszamy na forum o Rachunkowości

 


JW: Wspominaliście Państwo o usłudze „cloud computing”. Czym się ona charakteryzuje?

JH: Cloud computing jest rozwiązaniem, w którym oprogramowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest dostarczane jako usługa w środowisku internetowym. Cloud computing pozwala na korzystanie z oprogramowania finansowo-księgowego bez konieczności jego instalowania na komputerze. Dostęp do aplikacji jest możliwy przez przeglądarkę internetową, bez konieczności zakupu serwerów i licencji. Usługa zapewnia korzystanie z oprogramowania w zakresie wykupionym przez użytkownika, przechowywania danych, robienia kopii zapasowych.


JW: Co jest istotne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykorzystując taką usługę?

JH: Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na zapewnienie ciągłości prowadzenia ksiąg rachunkowych. Szczególny problem będzie się pojawiał przy zmianie dostawcy takiej usługi. Trzeba będzie zwrócić szczególną uwagę na umowne relacje z dostawcą takiej usługi umożliwiające migracje danych pomiędzy systemami, zarówno danych bieżących, jak i archiwalnych. Trzeba będzie stworzyć procedurę umożliwiająca zamknięcie ksiąg rachunkowych u jednego usługodawcy i ich otwarcie zgodnie z wymaganymi regulacjami u drugiego usługodawcy. Szczególnego znaczenia nabiera w takiej sytuacji także ochrona systemu finansowo-księgowego  oraz ochrona danych, w tym danych osobowych.

Obowiązek tłumaczenia dokumentacji księgowej


Jadwiga Wojtas
-  dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova z firmy Soneta 


dr Jerzy Hejnar - pracownik naukowy i wykładowca w Katedrze Rachunkowości Finansowej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie

 

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    24 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Opłata paliwowa - co warto wiedzieć?

    Opłata paliwowa. Jakie są stawki opłaty paliwowej obowiązujące w 2021 r.? Kto podlega opłacie paliwowej? Kiedy powstaje obowiązek zapłaty? Gdzie wpłacać opłatę? Jak złożyć informację w sprawie opłaty paliwowej?

    Oleje smarowe a opłata paliwowa

    Opłata paliwowa. Handel olejami smarowymi w Polsce ewoluuje w kierunku zwiększenia biurokracji oraz obciążeń podatkowych związanych z obrotem tymi towarami. Czy oleje smarowe podlegają opłacie paliwowej?

    System e-TOLL ruszył 24 czerwca

    e-TOLL. 24 czerwca 2021 r. Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) uruchamiają nowy system poboru opłat za przejazd pojazdem ciężkim (powyżej 3,5 tony) po płatnych drogach krajowych oraz za przejazd po płatnych odcinkach autostrad Konin-Stryków (A2) i Wrocław-Sośnica (A4) zarówno dla pojazdów ciężkich jak i lekkich. Na miejscach poboru opłat autostrad A2 i A4 wyznaczone zostały pasy przejazdowe dedykowane dla użytkowników systemów e-TOLL i viaTOLL.

    30 tys. zł kwoty wolnej od podatku dla rozliczających się liniowo

    Polski Ład - przedsiębiorcy chcą zmian, m.in. kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 tys. zł dla przedsiębiorców rozliczających się liniowo. O wprowadzenie podatkowych zmian do Polskiego Ładu wystąpił do premiera Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców.

    Zwrot VAT zapłaconego w Wielkiej Brytanii po 1 stycznia 2021 r.

    Zwrot VAT. Wielka Brytania będzie nadal przyznawać zwroty podatku VAT przedsiębiorcom z UE. Taką informację potwierdziła brytyjska administracja podatkowa - poinformowało 23 czerwca 2021 r. polskie Ministerstwo Finansów.

    Ogólnopolski Konkurs Wiedzy o Podatkach dla uczniów szkół ponadpodstawowych

    Krajowa Izba Doradców Podatkowych i Ministerstwo Finansów zapraszają do udziału w Ogólnopolskim Konkursie Wiedzy o Podatkach. Dwuetapowy konkurs skierowany jest do uczniów szkół ponadpodstawowych, a ze względu na pandemię w tym roku zostanie przeprowadzony w formule online.

    Praktyka w stosowaniu przepisów o MDR

    Regulacje dotyczące schematów podatkowych (MDR) obowiązują w polskim porządku prawnym od 1 stycznia 2019 roku, a więc już ponad dwa lata. Co więcej, biorąc pod uwagę retrospektywny obowiązek zgłaszania schematów podatkowych, można powiedzieć, że zaraportowane do tej pory schematy podatkowe dotyczą uzgodnień, w zakresie których to pierwsza czynność miała miejsce nawet trzy lata temu (schematy transgraniczne).

    Korepetycje, kursy i inne usługi prywatnego nauczania - zwolnienie z VAT

    Prywatne nauczanie a VAT. Usługi prywatnego nauczania świadczone przez nauczycieli są zwolnione z VAT. Konieczne jest jednak posiadanie przez nauczyciela kierunkowego wykształcenia, a także świadczenie usług nauczania na podstawie umowy zawartej z uczniem (lub opiekunem prawnym ucznia). Jednak zwolnienie to nie ma zastosowania do usług świadczonych przez nauczycieli w ramach zajęć organizowanych przez podmiot trzeci.

    Zwolnienie podatkowe na inwestycję w PSI - od kiedy?

    Zwolnienie podatkowe na inwestycję w PSI. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z 18 marca 2021 r. (sygn. I SA/Op 22/21) potwierdził, że prawo do skorzystania ze zwolnienia podatkowego w Polskiej Strefie Inwestycji (PSI) istnieje od momentu poniesienia pierwszych kosztów kwalifikowanych. Takie rozstrzygnięcie kwestionuje dotychczas powszechne wśród organów skarbowych.

    Wzór deklaracji uproszczonej AKC-US od 1 lipca 2021 r.

    Akcyza od samochodów osobowych. Ustawodawca określił nowy wzór deklaracji uproszczonej w sprawie podatku akcyzowego od samochodów osobowych (AKC-US). Rozporządzenie w tej sprawie wchodzi w życie 1 lipca 2021 r.

    Globalne podatki i minimalna stawka CIT [Raport PIE]

    Globalne podatki. Transfer zysków do rajów podatkowych powoduje, że globalne wpływy z podatku CIT są corocznie zmniejszane o ok 240 mld USD. Najbogatsi ludzie świata przelewają 7,6 bln USD na zagraniczne konta, by uniknąć organów podatkowych. Polski Instytut Ekonomiczny w raporcie „Global taxes in the post-COVID-19 era” wskazuje, że wprowadzenie globalnego podatku majątkowego zapewniłoby 289 mld USD rocznie, globalnego podatku klimatycznego – 279 mld USD rocznie, a globalnej minimalnej stawki CIT – 127 mld USD rocznie. Zebrane w ten sposób środki wystarczyłyby na zaszczepienie przeciw COVID-19 każdej dorosłej osoby na świecie 4 razy w ciągu roku.

    VAT e-commerce. Procedura szczególna dla przesyłek do 150 euro

    VAT e-commerce. Resort finansów objaśnia uproszczoną procedurę w zakresie deklarowania i odroczenia płatności podatku z tytułu importu towarów w przesyłkach o wartości nieprzekraczającej 150 euro (tzw. „USZ”). Zmiany już od 1 lipca 2021 r.

    Fundusze inwestycyjne - zmiana przepisów

    Fundusze inwestycyjne. 22 czerwca 2021 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi oraz ustawy o obrocie instrumentami finansowymi. Projekt ten dostosowuje polskie prawo do przepisów Unii Europejskiej, dotyczących funduszy inwestycyjnych oraz zarządzania alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi. Zgodnie z projektem większość zmian ma wejść w życie 2 sierpnia 2021 r.

    Należyta staranność w cenach transferowych w świetle objaśnień Ministerstwa Finansów

    Należyta staranność w cenach transferowych. Pojęcie należytej staranności nie jest sprecyzowane w przepisach. Ustawodawca nie wskazuje konkretnych działań, które powinny zostać powzięte, ani informacji, które należy weryfikować. Pewne wskazówki w zakresie domniemania oraz należytej staranności, o których mowa w art. 11o ust. 1b ustawy o CIT wynikają z objaśnień podatkowych MF.

    Pakiet Slim VAT 2 z poprawkami

    Slim VAT 2. Sejmowa komisja finansów publicznych przyjęła w dniu 22 czerwca, wraz z poprawkami, nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, której celem jest uproszczenie rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług – tzw. pakiet Slim VAT 2.

    Refakturowanie podatku od nieruchomości na dzierżawcę lub najemcę

    Refakturowanie podatku od nieruchomości. Podatek od nieruchomości nie może być przedmiotem sprzedaży lub innej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, a w efekcie nie podlega odrębnemu „refakturowaniu”. Jednak jeżeli strony umowy dzierżawy lub najmu postanowią, że wynajmujący „przerzuca” koszt podatku od nieruchomości na dzierżawcę (najemcę), wówczas koszt ten stanowi element ceny usługi dzierżawy (najmu). Innymi słowy wartość podatku od nieruchomości stanowi część zapłaty (czynszu) za usługę dzierżawy lub najmu. Dlatego też w takiej sytuacji wydzierżawiający (lub najemce) powinien wystawić fakturę, w której podstawa opodatkowania, to łączna cena (wartość) usługi dzierżawy obejmująca m.in. wartość podatku od nieruchomości, zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. Koszty podatku od nieruchomości nie mogą bowiem stanowić samodzielnego świadczenia, lecz są elementem podstawowej czynności, jaką jest dzierżawa nieruchomości, zatem co do zasady nie powinny być wykazywane na fakturze w odrębnej pozycji.

    Transparentność wynagrodzeń w UE - jak się przygotować?

    Transparentność wynagrodzeń w UE. Projekt przygotowany przez Komisję Europejską zakłada rewolucyjne zmiany w zakresie transparentności wynagrodzeń. Jakie rozwiązania zakłada i jakie konsekwencje może za sobą nieść? Jak przygotować organizację do ujawnienia płac?

    Jaki wzrost PKB w 2021 roku?

    PKB w 2021 roku. Wzrost gospodarczy (tj. wzrost Produktu Krajowego Brutto - PKB) Polski w 2021 r. może zbliżyć się do 5 proc., ale resort finansów pozostaje konserwatywny w swoich prognozach - powiedział 22 czerwca PAP Biznes minister finansów, funduszy i polityki regionalnej Tadeusz Kościński. Podkreślił, że w budżecie są zabezpieczone środki na wypadek kolejnej fali pandemii. Dodał, że wykonanie budżetu po czerwcu może być zbliżone do tego po maju, kiedy to w odnotowano nadwyżkę w wysokości 9,4 mld zł.

    Elektroniczny TAX FREE od początku 2022 roku

    Ustawa o VAT daje możliwość zwrotu podatku od towarów i usług podróżnym. Procedura TAX FREE pozwala turystom odwiedzającym Polskę na uniknięcie podwójnego opodatkowania. Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa szykują zmiany dla przedsiębiorców działających w systemie zwrotu VAT podróżnym od początku 2022 roku, polegającą na odejściu od papierowej wersji procedury i zastąpienie jej elektronicznym systemem ewidencji.

    Przedsiębiorca jako honorowych dawca krwi - co przysługuje?

    Honorowy dawca krwi, który jest pracownikiem, po oddaniu krwi może otrzymać dwa dni wolnego. Co jednak w sytuacji gdy honorowym dawcą krwi jest przedsiębiorca? Czy z tego tytułu przysługują mu jakieś preferencje?

    Zmęczenie cyfrowe w czasie pandemii

    Zmęczenie cyfrowe. 41% ankietowanych niepokoi się wpływem Internetu na dobre samopoczucie bardziej niż przed pandemią – wynika z badania EY. Jak postrzegamy obecnie korzystanie z kanałów cyfrowych?

    E-faktury - zagrożenia i ryzyka

    E-faktury. Już w październiku 2021 r. w Polsce zostaną wprowadzone e-faktury – zapowiada polski rząd. Na razie będą dobrowolną formą rozliczenia, jednak za dwa lata (od 2023 roku) system podatkowy zostanie całkowicie zdigitalizowany. Eksperci wskazują, że oprócz oczywistych korzyści, takich jak uszczelnienie systemu podatkowego czy uproszczenie rozliczeń między kontrahentami, e-faktury wiążą się też z pewnymi ryzykami. To przede wszystkim obawa przed inwigilacją i działaniami hakerów.

    Pakiet VAT e-commerce, czyli podwyżki w e-handlu

    Pakiet VAT e-commerce. Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza tzw. unijny pakiet e-commerce. Zmiana ma wejść we wszystkich krajach Unii. Celem jest wyrównanie szans firm z UE w konkurowaniu w obszarze handlu elektronicznego z podmiotami z krajów trzecich.

    Podatkowa Grupa Kapitałowa (PGK) – jakie korzyści?

    Podatkowa Grupa Kapitałowa (PGK) jest narzędziem do zmniejszenia zobowiązania podatkowego w ramach grupy kapitałowej umożliwiającym zwiększenie swobody dokonywania transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi wchodzącymi w skład PGK oraz zmniejszenie obowiązków administracyjnych związanych z rozliczeniem CIT. Jednak funkcjonowanie w ramach takiej grupy wiąże się również z ryzykiem, które wynika z konieczności przestrzegania bardzo rygorystycznych warunków PGK. Jest to więc rozwiązanie korzystne, a zarazem ryzykowne dla podatników.

    Czy podatek może zapłacić za podatnika inny podmiot?

    Zapłata podatku. Naczelny Sąd Administracyjny orzekł w wyroku z 14 kwietnia 2021 r. (sygn. II FSK 3305/18) , że zobowiązanie podatkowe płatnika wygasa również w przypadku, kiedy kiedy wpłata podatku realizowana jest przez podmiot trzeci. Konieczne jest jednak aby podatek został opłacony ze środków podatnika, by podmiot uiszczający podatek miał do wykonania tej czynności umocowanie oraz aby wiedzę o tym fakcie miał organ podatkowy, na rzecz którego dokonywana jest konkretna wpłata należności.