REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesne technologie IT w służbie księgowego

inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Rozwój technologii IT kształtuje bardzo dynamicznie zarówno sposób, jak i technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, obniża koszty oraz podnosi efektywność działań – mówi dr Jerzy Hejnar w rozmowie z Jadwigą Wojtas.

 

Autopromocja


Jadwiga Wojtas:
Mamy obecnie bardzo szybki rozwój technologii IT. W jaki sposób technologia IT wpisuje się w problematykę rachunkowości?

Jerzy Hejnar: Ze względu na rozwój technologii informatycznych prawie wszystkie jednostki, w chwili obecnej, wykorzystują do prowadzenia ksiąg rachunkowych systemy informatyczne. Rozwój technologii IT kształtuje bardzo dynamicznie zarówno sposób, jaki technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych. Technologia IT ma wpływ na technikę wystawiania dowodów księgowych, ich wymiany, zarządzania dokumentacją, proces przygotowywania różnego rodzaju sprawozdań, ich przekazywania do konkretnych odbiorców. Należy zauważyć, że technologia IT umożliwia podniesienie efektywności funkcjonowania całego systemu rachunkowości w jednostce, a tym samym obniżenie kosztów prowadzenia takiego systemu. Jest to jednak możliwe jedynie wówczas, gdy systemy informatyczne, których częścią jest system finansowo-księgowy są właściwie dostosowane do potrzeb konkretnej jednostki, funkcjonują według najnowszych rozwiązań i nie są ograniczane obowiązującymi przepisami.

Odpowiedzialność prawna księgowych


JW: Czy należy rozumieć, że obowiązujące w tym zakresie przepisy nie nadążają za rozwiązaniami, które oferują dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

JH: Skupmy uwagę przede wszystkim na tym akcie normatywnym, który reguluje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, a mianowicie ustawie o rachunkowości. Od momentu wejścia w życie ustawy, a więc od 1995 r. istnieją przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Trzeba zauważyć, że na przestrzeni 20 lat obowiązywania ustawy przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem technologii IT ulegały nowelizacji. Ustawodawca starał się kolejnymi, drobnymi nowelizacjami uzupełniać rozwiązania w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych dostosowując je do zmieniających się możliwości technologicznych. Mowa tu między innymi o tych rozwiązaniach, które dopuszczały prowadzenie ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem serwerów zewnętrznych własnych, czy dzierżawionych, uznaniu za dowody księgowe dowodów elektronicznych, rezygnacji z umieszczania na dowodach księgowych niektórych elementów, które można zidentyfikować w systemie prowadzonym przy użyciu komputera.  Należy jednak zaznaczyć, że wprowadzone przepisy mają charakter ogólny i nie precyzują szczegółów. Taki stan rzeczy powoduje, że zarówno użytkownicy, jak i dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego twierdzą, że obecnie obowiązujące przepisy w wielu miejscach nie przystają do rzeczywistości gospodarczej.

Uproszczone zasady sprawozdawczości finansowej


JW: Czego te przepisy dotyczą?

JH: Dotyczy to zarówno sposobu, jak i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale także gromadzenia i przechowywania danych.  Praktycznym potwierdzeniem nieprzystawania przepisów ustawy do rzeczywistości gospodarczej było wydane w 2010r. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące niektórych problemów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. W ten sposób środowisko wskazało na wagę problemu.


JW: Czy można dokładniej sprecyzować te nieścisłości wynikające z przepisów?

JH: W pierwszej kolejności zwróćmy uwagę na możliwość utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie oddzielnych zbiorów danych, baz danych, czy wyodrębnionych jej części niezależnie od miejsca ich powstania i przechowywania. Niewątpliwie ten przepis odpowiada na rozwój technologii IT i jej wpływ na sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednostka może korzystać z przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z serwerów zewnętrznych, pod warunkiem posiadania oprogramowania, które umożliwia dostęp do danych na warunkach wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości.

 


JW: A jaki sposób jednostka może stać się użytkownikiem takiego oprogramowania?

JH: Jednostka może być właścicielem takiego oprogramowania, może uzyskać prawo do jego użytkowania na podstawie zakupionej licencji lub sublicencji. To jest oczywiste. Wątpliwości pojawiają się co najmniej w dwóch sytuacjach. Pierwsza dotyczy grupy kapitałowej, w której licencje posiada spółka dominująca udostępniająca prawo do używania oprogramowania spółkom zależnym. Druga wątpliwość wiąże się z usługą „cloud computing”. Użytkownik oprogramowania posiada prawo dostępu do niego w zakresie mieszczącym się w ramach zakupionego abonamentu, a zatem nie jest posiadaczem oprogramowania. Korzysta jedynie z wersji oprogramowania udostępnionej przez dostawcę i dostępnej w środowisku internetowym. Myślę, że ten sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie się upowszechniał, a ustawodawca doprecyzuje przepisy w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że jest zgodny z literą prawa. 


JW: Czego dotyczą kolejne nieścisłości wynikające z przepisów, a dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Autopromocja

JH: Kolejne problemy wiążą się z techniką prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie dotyczącym gromadzenia, przetwarzania, sortowania oraz przechowywania danych. Wielu producentów oprogramowania finansowo-księgowego, szczególnie zagranicznych, tworzy architekturę takiego oprogramowania nie uwzględniając rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, które są ściśle związane z papierową techniką ich prowadzenia. Dotyczy to między innymi techniki wprowadzania danych do poszczególnych elementów ksiąg rachunkowych, odejście od zasady zapisu podwójnego na kontach księgi głównej, czy zapisu powtórzonego na kontach ksiąg pomocniczych. Jest to tendencja, której nie da się zatrzymać, zatem ustawodawca powinien odejść od szczegółowych rozwiązań dotyczących techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, zostawiając budowę systemów finansowo-księgowych producentom. Przepisy powinny określać jakościowe cechy prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zasady, które merytorycznie wpływają na jakość informacji księgowych, a w konsekwencji na jakość informacji prezentowanych i ujawnianych w sprawozdaniach finansowych sporządzanych przez jednostki.

Zmiany w prawie podatkowym tylko dwa razy w roku


JW: A czego dotyczą nieścisłości związane z przechowywaniem i ochroną danych księgowych?

Autopromocja

JH: Dokumentację polityki rachunkowości, dowody księgowe, sprawozdania finansowe mogą być przechowywane i chronione, z pewnymi wyjątkami, w formie elektronicznej. Warunkiem podstawowym jest konieczność zapewnienia odpornych na zagrożenia nośników danych. Przepisy nie precyzują pojęcia nośników danych. Druga kwestia dotyczy przechowywania dokumentów księgowych poza jednostką pod warunkiem, że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w tym zakresie. Pojawia się zatem pytanie, czy przechowywanie danych na serwerach dostawców oprogramowania spełnia obowiązujące wymogi, w szczególności gdy chodzi tu o usługę „cloud computing”. Wydaje się, że przechowywanie szeroko rozumianej dokumentacji finansowo-księgowej na dyskach twardych udostępnianych przez dostawców właściwego oprogramowania i pracujących w systemie mirroringu jest rozwiązaniem najbardziej trwałym, a w dobie informatyzacji życia będzie zyskiwało na znaczeniu. Niezbędne jest doprecyzowanie przepisów regulujących zasady wykonywania usług z tym zakresie. Szczególnie newralgicznymi zagadnieniami w są ochrona danych osobowych oraz przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Zapraszamy na forum o Rachunkowości

 


JW: Wspominaliście Państwo o usłudze „cloud computing”. Czym się ona charakteryzuje?

JH: Cloud computing jest rozwiązaniem, w którym oprogramowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest dostarczane jako usługa w środowisku internetowym. Cloud computing pozwala na korzystanie z oprogramowania finansowo-księgowego bez konieczności jego instalowania na komputerze. Dostęp do aplikacji jest możliwy przez przeglądarkę internetową, bez konieczności zakupu serwerów i licencji. Usługa zapewnia korzystanie z oprogramowania w zakresie wykupionym przez użytkownika, przechowywania danych, robienia kopii zapasowych.


JW: Co jest istotne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykorzystując taką usługę?

JH: Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na zapewnienie ciągłości prowadzenia ksiąg rachunkowych. Szczególny problem będzie się pojawiał przy zmianie dostawcy takiej usługi. Trzeba będzie zwrócić szczególną uwagę na umowne relacje z dostawcą takiej usługi umożliwiające migracje danych pomiędzy systemami, zarówno danych bieżących, jak i archiwalnych. Trzeba będzie stworzyć procedurę umożliwiająca zamknięcie ksiąg rachunkowych u jednego usługodawcy i ich otwarcie zgodnie z wymaganymi regulacjami u drugiego usługodawcy. Szczególnego znaczenia nabiera w takiej sytuacji także ochrona systemu finansowo-księgowego  oraz ochrona danych, w tym danych osobowych.

Obowiązek tłumaczenia dokumentacji księgowej


Jadwiga Wojtas
-  dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova z firmy Soneta 


dr Jerzy Hejnar - pracownik naukowy i wykładowca w Katedrze Rachunkowości Finansowej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie

 

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Progi statystyczne w systemie INTRASTAT na 2024 rok

    Prezes Głównego Urzędu Statystycznego zaakceptował wysokości progów statystycznych na 2024 r. w systemie INTRASTAT. Progi te (zarówno podstawowe i szczegółowe) wzrosły w porównaniu do obowiązujących w 2023 roku.

    Egzamin na doradcę podatkowego - zmiany od 2024 roku

    Ministerstwo Finansów poinformowało, że 1 stycznia 2024 r. wejdzie w życie rozporządzenie Ministra Finansów zmieniające rozporządzenie w sprawie Państwowej Komisji Egzaminacyjnej do Spraw Doradztwa Podatkowego i przeprowadzania egzaminu na doradcę podatkowego. Jak wskazuje MF, głównym celem nowelizacji jest usprawnienie procesu egzaminacyjnego.

    Tabela kursów średnich NBP z 6 grudnia 2023 roku - nr 236/A/NBP/2023

    Tabela kursów średnich NBP waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona 6 grudnia 2023 roku - nr 236/A/NBP/2023. Kurs euro w tym dniu to 4,3382 zł.

    Komentarz do posiedzenia RPP z 5-6 grudnia 2023 roku

    Komentarz do posiedzenia RPP z 5-6 grudnia 2023 roku. "Wszystko wskazuje na to, iż mamy obecnie do czynienia ze stabilizacją stóp procentowych na bieżącym poziomie przez najbliższe kilka miesięcy, najprawdopodobniej do następnej projekcji inflacyjnej, która zostanie opublikowana przez Narodowy Bank Polski w marcu 2024 r."

    Stopy procentowe NBP bez zmian od 6 grudnia 2023 r.

    Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 5-6 grudnia 2023 r. postanowiła pozostawić wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. Stopa referencyjna wynosi nadal 5,75 proc. - podał w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja była zgodna z oczekiwaniami rynku.

    Co dostaniemy zamiast podwyżki w 2024 roku? Firmy szukają oszczędności. Ale pracownicy mogą na tym zyskać!

    Widmo wysokich kosztów firmowych skłania pracodawców do szukania rozwiązań, które pozwolą optymalizować wydatki. Jednym z nich jest wdrożenie strategii pozapłacowej bazującej na benefitach żywieniowych, która zapewnia oszczędności zarówno firmie, jak i zatrudnionym. Aby przyciągnąć i zatrzymać talenty, firmy coraz częściej już na etapie rekrutacji informują o wartości finansowej benefitów, ponieważ kandydaci nie mają świadomości, z czego składa się całkowity pakiet wynagrodzeń. 

    Pracownik wystawił pustą fakturę. Kto za to odpowiada? Pracodawca (podatnik VAT)?

    W codziennej praktyce biznesowej wielokrotnie powstaje pytanie, czy za pustą fakturę zawsze odpowiada podatnik (firma), gdy to pracownik, bez wiedzy i zgody pracodawcy, wystawiał fikcyjne faktury, umożliwiając innym podmiotom odliczenie VAT. Jedna z takich spraw trafiła do sądu, a w wyniku zadanego pytania prejudycjalnego – do TSUE. Poznaliśmy właśnie opinię Rzecznika Generalnego TSUE, który uznał, że co do zasady administracja skarbowa nie powinna egzekwować VAT od przedsiębiorcy. Zobaczymy, czy Trybunał weźmie pod uwagę tę opinię (bo z reguły tak robi), wydając wyrok, na który trzeba jeszcze trochę poczekać.

    Jaki dochód do ulgi rehabilitacyjnej?

    Kwota limitu dochodu osoby niepełnosprawnej, która uprawnia jej opiekuna do skorzystania z ulgi rehabilitacyjnej do własnych dochodów, wynosi obecnie 19 061,28 zł. Kwota ta będzie miała zastosowanie w rozliczeniu rocznym PIT w 2024 roku (dokonywanym za rok 2023).

    Czy faktury dla konsumentów będą wystawiane w KSeF?

    Faktury w systemie KSeF. Czy faktury dla osób fizycznych (konsumentów) będą mogły być dobrowolnie wystawiane w KSeF?

    Zerowy VAT na żywność 2024. "Większość sejmowa nie chce tego rozwiązania"

    Projekt ustawy o zerowym VAT na żywność w pierwszym półroczu 2024 roku jest gotowy, ale nowa większość sejmowa ma problem z jego przyjęciem, bo jest autorstwa naszego rządu; za ich podejście, niestety, zapłacą Polacy - powiedział dzisiaj premier Mateusz Morawiecki.

    REKLAMA