REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesne technologie IT w służbie księgowego

inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Rozwój technologii IT kształtuje bardzo dynamicznie zarówno sposób, jak i technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, obniża koszty oraz podnosi efektywność działań – mówi dr Jerzy Hejnar w rozmowie z Jadwigą Wojtas.

 

Autopromocja


Jadwiga Wojtas:
Mamy obecnie bardzo szybki rozwój technologii IT. W jaki sposób technologia IT wpisuje się w problematykę rachunkowości?

Jerzy Hejnar: Ze względu na rozwój technologii informatycznych prawie wszystkie jednostki, w chwili obecnej, wykorzystują do prowadzenia ksiąg rachunkowych systemy informatyczne. Rozwój technologii IT kształtuje bardzo dynamicznie zarówno sposób, jaki technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych. Technologia IT ma wpływ na technikę wystawiania dowodów księgowych, ich wymiany, zarządzania dokumentacją, proces przygotowywania różnego rodzaju sprawozdań, ich przekazywania do konkretnych odbiorców. Należy zauważyć, że technologia IT umożliwia podniesienie efektywności funkcjonowania całego systemu rachunkowości w jednostce, a tym samym obniżenie kosztów prowadzenia takiego systemu. Jest to jednak możliwe jedynie wówczas, gdy systemy informatyczne, których częścią jest system finansowo-księgowy są właściwie dostosowane do potrzeb konkretnej jednostki, funkcjonują według najnowszych rozwiązań i nie są ograniczane obowiązującymi przepisami.

Odpowiedzialność prawna księgowych


JW: Czy należy rozumieć, że obowiązujące w tym zakresie przepisy nie nadążają za rozwiązaniami, które oferują dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

JH: Skupmy uwagę przede wszystkim na tym akcie normatywnym, który reguluje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, a mianowicie ustawie o rachunkowości. Od momentu wejścia w życie ustawy, a więc od 1995 r. istnieją przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Trzeba zauważyć, że na przestrzeni 20 lat obowiązywania ustawy przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem technologii IT ulegały nowelizacji. Ustawodawca starał się kolejnymi, drobnymi nowelizacjami uzupełniać rozwiązania w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych dostosowując je do zmieniających się możliwości technologicznych. Mowa tu między innymi o tych rozwiązaniach, które dopuszczały prowadzenie ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem serwerów zewnętrznych własnych, czy dzierżawionych, uznaniu za dowody księgowe dowodów elektronicznych, rezygnacji z umieszczania na dowodach księgowych niektórych elementów, które można zidentyfikować w systemie prowadzonym przy użyciu komputera.  Należy jednak zaznaczyć, że wprowadzone przepisy mają charakter ogólny i nie precyzują szczegółów. Taki stan rzeczy powoduje, że zarówno użytkownicy, jak i dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego twierdzą, że obecnie obowiązujące przepisy w wielu miejscach nie przystają do rzeczywistości gospodarczej.

Uproszczone zasady sprawozdawczości finansowej


JW: Czego te przepisy dotyczą?

JH: Dotyczy to zarówno sposobu, jak i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale także gromadzenia i przechowywania danych.  Praktycznym potwierdzeniem nieprzystawania przepisów ustawy do rzeczywistości gospodarczej było wydane w 2010r. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące niektórych problemów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. W ten sposób środowisko wskazało na wagę problemu.


JW: Czy można dokładniej sprecyzować te nieścisłości wynikające z przepisów?

JH: W pierwszej kolejności zwróćmy uwagę na możliwość utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie oddzielnych zbiorów danych, baz danych, czy wyodrębnionych jej części niezależnie od miejsca ich powstania i przechowywania. Niewątpliwie ten przepis odpowiada na rozwój technologii IT i jej wpływ na sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednostka może korzystać z przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z serwerów zewnętrznych, pod warunkiem posiadania oprogramowania, które umożliwia dostęp do danych na warunkach wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości.

 


JW: A jaki sposób jednostka może stać się użytkownikiem takiego oprogramowania?

JH: Jednostka może być właścicielem takiego oprogramowania, może uzyskać prawo do jego użytkowania na podstawie zakupionej licencji lub sublicencji. To jest oczywiste. Wątpliwości pojawiają się co najmniej w dwóch sytuacjach. Pierwsza dotyczy grupy kapitałowej, w której licencje posiada spółka dominująca udostępniająca prawo do używania oprogramowania spółkom zależnym. Druga wątpliwość wiąże się z usługą „cloud computing”. Użytkownik oprogramowania posiada prawo dostępu do niego w zakresie mieszczącym się w ramach zakupionego abonamentu, a zatem nie jest posiadaczem oprogramowania. Korzysta jedynie z wersji oprogramowania udostępnionej przez dostawcę i dostępnej w środowisku internetowym. Myślę, że ten sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie się upowszechniał, a ustawodawca doprecyzuje przepisy w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że jest zgodny z literą prawa. 


JW: Czego dotyczą kolejne nieścisłości wynikające z przepisów, a dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych?

JH: Kolejne problemy wiążą się z techniką prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie dotyczącym gromadzenia, przetwarzania, sortowania oraz przechowywania danych. Wielu producentów oprogramowania finansowo-księgowego, szczególnie zagranicznych, tworzy architekturę takiego oprogramowania nie uwzględniając rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, które są ściśle związane z papierową techniką ich prowadzenia. Dotyczy to między innymi techniki wprowadzania danych do poszczególnych elementów ksiąg rachunkowych, odejście od zasady zapisu podwójnego na kontach księgi głównej, czy zapisu powtórzonego na kontach ksiąg pomocniczych. Jest to tendencja, której nie da się zatrzymać, zatem ustawodawca powinien odejść od szczegółowych rozwiązań dotyczących techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, zostawiając budowę systemów finansowo-księgowych producentom. Przepisy powinny określać jakościowe cechy prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zasady, które merytorycznie wpływają na jakość informacji księgowych, a w konsekwencji na jakość informacji prezentowanych i ujawnianych w sprawozdaniach finansowych sporządzanych przez jednostki.

Zmiany w prawie podatkowym tylko dwa razy w roku


JW: A czego dotyczą nieścisłości związane z przechowywaniem i ochroną danych księgowych?

JH: Dokumentację polityki rachunkowości, dowody księgowe, sprawozdania finansowe mogą być przechowywane i chronione, z pewnymi wyjątkami, w formie elektronicznej. Warunkiem podstawowym jest konieczność zapewnienia odpornych na zagrożenia nośników danych. Przepisy nie precyzują pojęcia nośników danych. Druga kwestia dotyczy przechowywania dokumentów księgowych poza jednostką pod warunkiem, że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w tym zakresie. Pojawia się zatem pytanie, czy przechowywanie danych na serwerach dostawców oprogramowania spełnia obowiązujące wymogi, w szczególności gdy chodzi tu o usługę „cloud computing”. Wydaje się, że przechowywanie szeroko rozumianej dokumentacji finansowo-księgowej na dyskach twardych udostępnianych przez dostawców właściwego oprogramowania i pracujących w systemie mirroringu jest rozwiązaniem najbardziej trwałym, a w dobie informatyzacji życia będzie zyskiwało na znaczeniu. Niezbędne jest doprecyzowanie przepisów regulujących zasady wykonywania usług z tym zakresie. Szczególnie newralgicznymi zagadnieniami w są ochrona danych osobowych oraz przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Zapraszamy na forum o Rachunkowości

 


JW: Wspominaliście Państwo o usłudze „cloud computing”. Czym się ona charakteryzuje?

JH: Cloud computing jest rozwiązaniem, w którym oprogramowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest dostarczane jako usługa w środowisku internetowym. Cloud computing pozwala na korzystanie z oprogramowania finansowo-księgowego bez konieczności jego instalowania na komputerze. Dostęp do aplikacji jest możliwy przez przeglądarkę internetową, bez konieczności zakupu serwerów i licencji. Usługa zapewnia korzystanie z oprogramowania w zakresie wykupionym przez użytkownika, przechowywania danych, robienia kopii zapasowych.


JW: Co jest istotne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykorzystując taką usługę?

JH: Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na zapewnienie ciągłości prowadzenia ksiąg rachunkowych. Szczególny problem będzie się pojawiał przy zmianie dostawcy takiej usługi. Trzeba będzie zwrócić szczególną uwagę na umowne relacje z dostawcą takiej usługi umożliwiające migracje danych pomiędzy systemami, zarówno danych bieżących, jak i archiwalnych. Trzeba będzie stworzyć procedurę umożliwiająca zamknięcie ksiąg rachunkowych u jednego usługodawcy i ich otwarcie zgodnie z wymaganymi regulacjami u drugiego usługodawcy. Szczególnego znaczenia nabiera w takiej sytuacji także ochrona systemu finansowo-księgowego  oraz ochrona danych, w tym danych osobowych.

Obowiązek tłumaczenia dokumentacji księgowej


Jadwiga Wojtas
-  dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova z firmy Soneta 


dr Jerzy Hejnar - pracownik naukowy i wykładowca w Katedrze Rachunkowości Finansowej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie

 

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Składka zdrowotna 2024. Rozliczenie za rok 2023. Wpływ na kwestie podatkowe

Już po raz drugi od momentu wprowadzenia rewolucyjnych przepisów Polskiego Ładu przedsiębiorcy mają obowiązek złożenia rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. Dwudziesty dzień maja jest ostatnim dniem na dopełnienie tego obowiązku. Na szczęście tym razem Ustawodawca oszczędził płatnikom wstecznych zmian form opodatkowania oraz półrocznych okresów składkowych. 

Prezes URE: od lipca 2024 r. o ponad 40 proc. wzrosną opłaty za dystrybucję energii. O 30 zł miesięcznie więcej zapłaci przeciętne gospodarstwo domowe

Prezes URE Rafał Gawin szacuje, że w II połowie roku miesięczne rachunki za energię elektryczną, w tym za dystrybucję, wzrosną o ok. 30 zł dla przeciętnego gospodarstwa domowego o zużyciu do 2 MWh energii elektrycznej rocznie. Analizy URE pokazują, że średnia cena taryfowa sprzedaży prądu dla gospodarstw domowych w taryfie na II połowę 2024 i na rok 2025 może wynieść poniżej 600 zł za MWh

Jakie są rezerwy walutowe Polski? Aktualne dane NBP

Rezerwy walutowe Polski w końcu kwietnia 2024 roku wyniosły 206 097,4 mln USD tj. o 1,8% więcej niż przed miesiącem i równocześnie o 15,7% więcej niż przed rokiem. Takie dane podał Narodowy Bank Polski (NBP).

MF oferuje pomoc dla przedsiębiorców z Marywilskiej 44

Ministerstwo Finansów informuje, że Krajowa Administracja Skarbowa przygotowała pomoc dla przedsiębiorców z Marywilskiej 44. Mogą oni wystąpić z wnioskiem m.in. o rozłożenie na raty podatku oraz odroczenie terminu jego zapłaty. MF uruchomił specjalną infolinię, gdzie poszkodowani przedsiębiorcy mogą pytać o rozliczenia podatkowe (PIT, VAT) oraz o ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych.

Zatrudnianie i rozliczanie kierowców w branży produkcyjnej. Jak i dlaczego różni się od rozliczania pozostałych pracowników?

W firmach, w których transport jest jedynie narzędziem do wykonywania ich głównego biznesu, istnieje wiele różnic pomiędzy rozliczaniem kierowców a pracowników na innych stanowiskach. Ewidencja czasu pracy i naliczenie wynagrodzenia w branży produkcyjnej to ciekawy przypadek, często także problematyczny dla kadr. Na czym polegają te różnice?

Przedawnienie prawa do zwrotu nadpłaty (art. 77 i 80 Ordynacji podatkowej)

Kiedy występuje przedawnienie prawa do zwrotu nadpłaty, co wynika z przepisów zawartych w art. 77 i 80 Ordynacji podatkowej? Co do zasady prawo do zwrotu nadpłaty podatku wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu. Co jeszcze warto wiedzieć?

Ministerstwo Finansów: Coraz więcej spraw można załatwić bez wizyty w urzędzie skarbowym. Wystarczy internet i telefon

Klienci Krajowej Administracji Skarbowej coraz więcej spraw urzędowych mogą załatwić bez wizyty w urzędzie skarbowym. Jest to możliwe z dowolnego miejsca za pośrednictwem infolinii KAS lub za pośrednictwem usług e-Urzędu Skarbowego.

Pakiety medyczne dla pracowników. Czy wiesz, jak prawidłowo rozliczać VAT przy ich zakupie? Sprawdź, jakie są zasady

Pakiety medyczne dla pracowników. Czy wiesz, jak prawidłowo rozliczać VAT przy ich zakupie? Usługi w zakresie opieki medycznej podlegają zwolnieniu z VAT. Ale czy również przy odsprzedaży?

20 maja upływa termin na rozliczenie składki zdrowotnej za 2023 rok

20 maja jest ostatnim dniem, kiedy przedsiębiorca musi złożyć dokumenty rozliczeniowe za kwiecień 2024 r. wraz z rocznym rozliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2023 rok. Jest to również termin na opłacenie należnych składek za kwiecień 2024 r. wraz z ewentualną dopłatą składki rocznej.

Okulary dla pracownika. O odliczeniu VAT nie przesądza wskazanie podatnika jako nabywcy. Kluczowe jest prawo do rozporządzania towarem jak właściciel

Do najczęściej popełnianych błędów VAT należą nieprawidłowości w zakresie odliczenia podatku naliczonego od zakupów dotyczących pracowników. O prawie do odliczenia nie przesądza wykazanie podatnika jako nabywcy na fakturze. Kluczowe jest nabycie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.

REKLAMA