Kto ma obowiązek złożyć informację ZUS IWA

Zróżnicowano ją w zależności od poziomu bezpieczeństwa u płatnika składek, mierzonego liczbą wypadków przy pracy oraz pracowników pracujących w warunkach zagrożenia. ZUS zbiera dane o bezpieczeństwie pracy u płatnika składek z informacji ZUS IWA. Informację tę płatnik zobowiązany jest złożyć do 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy, czyli ZUS IWA za 2006 r. należy przekazać do ZUS w terminie do 31 stycznia 2007 r. 

Kto składa informację ZUS IWA

Informację ZUS IWA należy sporządzić na formularzu, którego wzór został określony w rozporządzeniu (załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków). Zasady składania tego dokumentu reguluje zaś ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Obowiązek przekazywania do ZUS Informacji ZUS IWA nie dotyczy wszystkich płatników składek. Nie wszyscy są bowiem objęci mechanizmem różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Informację ZUS IWA składają w ZUS ci płatnicy składek, którzy:

- byli zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, oraz co najmniej przez jeden dzień w styczniu następnego roku. Za "nieprzerwane zgłoszenie w ZUS" należy uznać rozliczanie i opłacanie składki na ubezpieczenie wypadkowe przez płatnika w każdym z miesięcy roku kalendarzowego, którego dotyczy ZUS IWA, za co najmniej jednego ubezpieczonego,

- zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego przez cały rok, za który składana jest informacja ZUS IWA, co najmniej 10 ubezpieczonych,

 posiadają numer REGON (art. 31 ust. 7 w zw. z art. 28 ust. 2 ustawy o ubezpieczeniu społecznym...).

Firma X zgłosiła się do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne (w tym na ubezpieczenie wypadkowe) od 1 lipca 2006 r. Ponieważ firma X nie była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez cały rok 2006 r., nie jest zobowiązana do złożenia za ten rok ZUS IWA.

Firma Y rozliczała składki na ubezpieczenie wypadkowe od stycznia 2001 r. do 30 grudnia 2006 r. Z uwagi na zakończenie działalności z dniem 31 grudnia 2006 r. firma X wyrejestrowała się z ZUS z tym dniem jako płatnik składek. Firma Y nie ma obowiązku złożenia ZUS IWA za 2006 r., ponieważ nie rozliczała składek na ubezpieczenie wypadkowe przez co najmniej jeden dzień stycznia 2007 r.

Płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego mniej niż 10 ubezpieczonych lub nie posiadają numeru REGON, opłacają składki na ubezpieczenie wypadkowe według zryczałtowanej stopy procentowej, wynoszącej 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności. Płatnicy ci nie są więc objęci mechanizmem różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Stopa procentowa składki wypadkowej w okresie od 1 kwietnia 2006 r. do 31 marca 2007 r. wynosi od 0,90% do 3,60% podstawy wymiaru. Tak więc 50% najwyższej stopy procentowej do 31 marca 2007 r. wynosi 1,80% (50% z 3,60%).

Należy w tym miejscu dodać, że obowiązku złożenia ZUS IWA nie mają także płatnicy składek, którzy w trakcie roku kalendarzowego, którego dotyczy ZUS IWA, zmienili formę prawną, w jakiej prowadzili działalność (np. przekształcenie spółki cywilnej w spółkę handlową), i znalazło to swoje odzwierciedlenie we właściwym dla nich rejestrze (ewidencji). W takim przypadku mamy do czynienia z nowym płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, który nie spełnia wymienionych wcześniej warunków.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Jak ustalić liczbę ubezpieczonych

Liczbę ubezpieczonych na potrzeby określenia obowiązku złożenia ZUS IWA stanowi iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w ZUS co najmniej jeden dzień (art. 28 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy.). Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w danym miesiącu bierzemy więc pod uwagę wszystkie te osoby, które co najmniej jeden dzień podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu. Dlatego w liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się osób:

- które nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu (np. zleceniobiorca wykonujący zlecenie poza siedzibą i miejscem prowadzenia działalności przez zleceniodawcę),

- które przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, odbywały służbę zastępczą,

- za które w danym miesiącu zostały rozliczone składki na ubezpieczenie wypadkowe, ale już po ustaniu ich tytułu do ubezpieczeń społecznych w miesiącu poprzedzającym ten miesiąc.

W przypadku gdy ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch lub więcej tytułów, w liczbie ubezpieczonych uwzględnia się go tylko raz. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności (tj. poniżej 0,5 pomija się, a 0,5 i więcej zaokrągla się w górę).

Firma X jest płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od maja 2000 r. W 2006 r. rozliczała i opłacała składki na ubezpieczenie wypadkowe za następującą liczbę ubezpieczonych: styczeń - 5, luty - 7, marzec - 6, kwiecień - 6, maj - 6, czerwiec - 6, lipiec - 5, sierpień - 5, wrzesień - 7, październik - 7, listopad - 7, grudzień - 7.

Liczba ubezpieczonych w 2006 r.: 74 : 12 = = 6,16, po zaokrągleniu jest to 6 ubezpieczonych. Tym samym firma X nie ma obowiązku złożenia ZUS IWA za 2006 r.

Ostateczny termin na przekazanie do ZUS informacji na formularzu ZUS IWA upływa 31 stycznia.

Jak wypełnić informację ZUS IWA

Informacja ZUS IWA nie jest formularzem skomplikowanym, ale należy zwrócić uwagę na poprawne wypełnienie niektórych jej pól.

W polu 01 bloku I należy wpisać numer identyfikatora informacji ZUS IWA, który składa się z numeru i roku (np. w przypadku ZUS IWA za 2006 r. w polu tym wpisujemy - 01 2006). Jeżeli w złożonej już przez płatnika składek informacji ZUS IWA zostaną stwierdzone błędy, korektę ZUS IWA za dany rok oznacza się kolejnym numerem z zakresu 02-39 (np. pierwszą korektę ZUS IWA za 2006 r. oznacza się numerem 02 2006). Pole 02 bloku I przeznaczone jest na kod terytorialny jednostki terenowej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Wykaz tych kodów dostępny jest na stronie internetowej ZUS.

Pole 06 bloku I wypełniamy tylko w sytuacji, gdy płatnik składa korektę ZUS IWA, która jest następstwem kontroli ZUS. Wpisujemy wówczas w tym polu znak i numer decyzji pokontrolnej.

W bloku II płatnik wpisuje swoje dane identyfikacyjne, które wykazał w złożonym w ZUS dokumencie ZUS ZPA albo ZUS ZFA, a więc nazwę skróconą (w przypadku osób fizycznych także nazwisko i imię) oraz numery NIP i REGON. Jeżeli płatnikowi nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, należy wpisać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

W bloku IV płatnik składek wpisuje:

l w polu 01 - kod PKD określony w wydanym płatnikowi przez urząd statystyczny "Zaświadczeniu o numerze identyfikacyjnym REGON", aktualnym na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,

l w polu 02 - liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, którego dotyczy ZUS IWA:

- zostały wpisane do rejestru wypadków przy pracy (w przypadku pracowników),

- zostały stwierdzone w karcie wypadku (w przypadku ubezpieczonych innych niż pracownicy),

l w polu 03 - liczbę wypadków przy pracy o charakterze ciężkim i śmiertelnym, wpisanych do rejestru wypadków lub stwierdzonych w karcie wypadku w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, którego dotyczy ZUS IWA,

l w polu 04 - liczbę osób zatrudnionych w warunkach przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

W liczbie, którą wykazuje się w polu 04 bloku IV, należy uwzględnić tylko pracowników w znaczeniu Kodeksu pracy i określa się ją zgodnie z zasadami obowiązującymi przy wypełnianiu sprawozdania statystycznego o warunkach pracy Z-10 (tj. działu 2 wiersza 1 tego sprawozdania). Jeżeli u płatnika składek w roku kalendarzowym, za który składa ZUS IWA, nie miały miejsca wypadki przy pracy bądź nie miały one charakteru śmiertelnego lub ciężkiego, w odpowiednich polach wpisuje się zero.

Firma X prowadzi działalność w zakresie produkcji wyrobów stalowych. 28 grudnia 2006 r. jeden z pracowników uległ śmiertelnemu wypadkowi przy pracy. Wypadek wpisano do rejestru wypadków 5 stycznia 2007 r. Z uwagi na datę wpisania tego wypadku do rejestru nie podlega on ujawnieniu w informacji ZUS IWA za 2006 r.

Jak przekazać informację ZUS IWA

Informację ZUS IWA płatnik przekazuje do ZUS w taki sposób jak pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe. A zatem płatnik uprawniony do składania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu pisemnego składa ZUS IWA w takiej formie, a płatnik zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w drodze teletransmisji danych w formie dokumentu elektronicznego z programu "Płatnik" informację ZUS IWA przekazuje w formie elektronicznej. Płatnicy, którzy formularz ZUS IWA wysyłają pocztą, powinni pamiętać o umieszczeniu na kopercie dopisku "ZUS IWA".

Jak długo należy przechowywać kopie informacji ZUS IWA

Kopie ZUS IWA oraz korekt ZUS IWA płatnik zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat, licząc od dnia, w którym zostały one przekazane do ZUS, w formie pisemnej lub elektronicznej.

Jakie są sankcje za niezłożenie informacji ZUS IWA

Niedopełnienie obowiązku złożenia informacji ZUS IWA lub przekazanie w niej nieprawdziwych danych obarczone jest określonymi skutkami prawnymi. Jeżeli na skutek nieprzekazania informacji ZUS IWA lub przekazania w niej nieprawdziwych danych doszło do zaniżenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS ustala w drodze decyzji stopę procentową składki na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Wynikające z zastosowania tej stopy procentowej składki płatnik zobowiązany jest opłacić wraz z odsetkami za zwłokę.

Natomiast w przypadku gdy niezłożenie ZUS IWA lub przekazanie w niej nieprawdziwych danych spowodowało zawyżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS określa stopę procentową na podstawie prawidłowych danych.

W jednym i drugim przypadku płatnik, który nie złożył ZUS IWA, musi ją przekazać do ZUS, a jeżeli wykazał w niej nieprawdziwe dane, musi ją skorygować.

- art. 27-36 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - Dz.U. Nr 199, poz. 1673; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 164, poz. 1366

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków - Dz.U. Nr 200, poz. 1692; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 42, poz. 283

Piotr Kostrzewa

ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych