Kategorie

Jak zaksięgować listę płac?

Jak ewidencjonować rozrachunki z tytułu wynagrodzeń? W którym momencie wynagrodzenia są kosztami podatkowymi? Jak zapewnić właściwą jakość dokumentacji wynagrodzeń?
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do prawidłowego naliczenia i wypłacenia wynagrodzeń oraz innych świadczeń ze stosunku pracy. W większych przedsiębiorstwach wyliczeń takich dokonują wydziały kadrowo-płacowe, a ewidencję księgową tych operacji prowadzą wydziały księgowości.
Lista płac
Lista płac jest to dokument, na podstawie którego ewidencjonuje się w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa zobowiązania wobec pracowników z tytułu ich pracy, zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz innych potrąceń dokonywanych za zgodą pracownika, a także wypłaty należnych wynagrodzeń. Listy płac sporządzane są najczęściej w dwóch egzemplarzach. Podpisywane są przez sporządzającego (pod względem formalnorachunkowym), przez specjalistę ds. pracowniczych (pod względem merytorycznym) oraz przez zatwierdzającego do wypłaty kierownika jednostki (lub upoważnionego zastępcę).
Kontrola listy płac powinna polegać między innymi na sprawdzeniu czy
• wykazane w nich wynagrodzenia wynikają z kart pracy i kart zarobkowych,
• w listach płac nie figurują tzw. martwe dusze,
• przy sporządzaniu listy płac nie popełniono celowo błędów rachunkowych podwyższających kwotę, którą należy pobrać z banku na wypłatę wynagrodzeń, w celu przywłaszczenia powstałej w ten sposób nadwyżki gotówki,
• w listach płac nie figurują dodatkowe wynagrodzenia za pracę, które powinny być wykonywane w ramach obowiązków służbowych poszczególnych pracowników,
• nie wypłaca się jakichkolwiek wynagrodzeń (np. nagród, premii) bez ujęcia ich w listach płac oraz czy ujęte w listach płac wypłaty są zgodne z obowiązującymi przepisami,
• liczby wykazane w rozdzielnikach kosztów wynagrodzeń wynikają z list płac za dany okres oraz czy przy ich sporządzaniu uwzględniono w pełni wymagania wynikające ze stosowanych w jednostce rozwiązań w zakresie rachunku kosztów.
Zasady ewidencji księgowej
Istnieją dwa sposoby prowadzenia ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń.
O tym, które z powyższych rozwiązań przyjąć, decyduje kierownik jednostki.
Konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
Konto 231 służy do ewidencji księgowej rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę, należnych w pieniądzu lub naturze, pracownikom wykonującym pracę na podstawie umowy o pracę oraz pracownikom i innym osobom z tytułu pracy nakładczej, umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej itp. Prowadzona ewidencja szczegółowa do konta 231 powinna zapewnić rozliczenie wynagrodzeń i ich wypłat według list wynagrodzeń oraz rozliczenie wynagrodzeń nie podjętych przez pracowników. Po stronie Wn konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” ujmuje się między innymi:
• wypłatę wynagrodzeń pieniężnych (gotówką, przelewem, przekazem pocztowym),
• potrącenia dokonywane na listach płac wynagrodzeń z tytułu: zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, czyli: emerytalne, rentowe, chorobowe, a także potrącenia, m.in. z tytułu udzielonych zaliczek na wynagrodzenia,
• odprawy, odszkodowania.
Natomiast po stronie Ma ujmuje się:
– naliczone wynagrodzenia brutto zarówno pieniężne, jak i w naturze (m.in. deputaty), obejmujące wszystkie składniki wynagrodzeń należne pracownikom, także nagrody i premie z zysku po opodatkowaniu.
– zasiłki rodzinne, chorobowe, wychowawcze i wypłacone przez jednostkę ze środków ZUS.
Saldo omawianego konta 231 jest najczęściej kredytowe i wyraża stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń. Natomiast saldo debetowe może wystąpić wyłącznie wtedy, gdy jednostka wypłaca zaliczki na poczet wynagrodzeń, które będą rozliczane dopiero w następnym miesiącu.
Ewidencja za pośrednictwem konta 261 „Rozliczenie wynagrodzeń”
Drugie z wspomnianych rozwiązań ewidencjonowania rozrachunków to wykorzystanie dwóch kont, z których jedno to konto 261, a drugie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Na koncie 231 ewidencjonuje się po stronie Wn wynagrodzenia podlegające wypłacie bezpośrednio pracownikowi w korespondencji z kontem 231„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Natomiast po stronie Ma konta 261 ujmowane są wynagrodzenia rozliczone w ciężar kosztów (także nakładów inwestycyjnych).
Ewidencja analityczna do konta 261 powinna umożliwić ustalenie wysokości poszczególnych składników wynagrodzeń, z podziałem ze względu na obciążenia podatkowe i obciążenia z tytułu interesujących nas składek na ubezpieczenia społeczne. Warto pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest do sfinansowania połowy składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (czyli po połowie z pracownikiem) oraz w całości składki na ubezpieczenie wypadkowe, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Swoistym ułatwieniem dla pracodawców jest naliczanie składek na FP od globalnie ustalonych kwot stanowiących podstawę wymiaru naliczenia tych składek. O ile składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obliczane są odrębnie za każdego ubezpieczonego, to w przypadku składek na FP i FGŚP powinno się je naliczać od globalnie ustalonych kwot stanowiących podstawę wymiaru naliczenia tych składek.
Ewidencja wynagrodzeń
Kiedy wynagrodzenia są kosztem podatkowym?
Od 1 stycznia 2005 r., zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57–57a i ust. 7d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
• niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy,
• nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek,
• nieopłaconych składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Z powyższych przepisów wynika, że wynagrodzenia za pracę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy gdy wynagrodzenia te zostały wypłacone przez pracodawcę pracownikom. Podobnie składki na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu dopiero gdy zostaną odprowadzone do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Inaczej więc regulowana jest kwestia zaliczenia wynagrodzeń do kosztów przez przepisy podatkowe i bilansowe. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości należne pracownikom wynagrodzenia za dany miesiąc (choć jeszcze nie wypłacone) i naliczone od tych wynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkami na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztami danego miesiąca. Zgodnie z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy bowiem ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).
Andrzej Bryłowski
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych. Objaśnienia. Wzory. Przykłady
Sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych. Objaśnienia. Wzory. Przykłady
Tylko teraz
Źródło: Prawo Przedsiębiorcy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    21 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ryczałt w 2022 r. Co zmieni Polski Ład?

    Ryczałt 2022. W ramach Polskiego Ładu mają zostać ujednolicone zasady opodatkowania przychodów z najmu lub dzierżawy. Ustawodawca planuje także zmiany w stawkach ryczałtu. Jakie nowości mogą się pojawić od przyszłego roku?

    Podatek od korporacji zapłacą prawie wszystkie firmy

    Minimalny podatek od korporacji zapłacą prawie wszystkie firmy, w tym MŚP, spółki Skarbu Państwa, startupy, a nawet mikrofirmy. Nowy podatek doprowadzi do znaczącej podwyżki cen wielu towarów i spowoduje ucieczkę dużych firm do innych krajów UE - ocenia Konfederacja Lewiatan.

    System viaTOLL tylko do 30 września 2021 r.

    System viaTOLL będzie działać wyłącznie do 30 września br. Od 1 października zostanie wyłączony, a jedynym systemem umożliwiającym opłacanie przejazdów ciężkich po drogach płatnych będzie system e-TOLL – powiedziała Magdalena Rzeczkowska, Szefowa Krajowej Administracji Skarbowej.

    Zasady ustalania rezydencji podatkowej

    Rezydencja podatkowa. Jak wyglądają zasady ustalania rezydencji podatkowej na podstawie objaśnień Ministerstw Finansów z 29 kwietnia 2021 r.?

    Sprzedaż nieruchomości wykorzystywanej w działalności gospodarczej a PIT

    Odpłatne zbycie nieruchomości wykorzystywanej na potrzeby związane z działalnością gospodarczą, która nie była środkiem trwałym i nie podlegała ujęciu w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej. Taką interpretację przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) został zaprezentowany w uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego (podjętej w składzie siedmiu sędziów) z 17 lutego 2014 r. (sygn. akt II FPS 8/13). Tak samo uważają organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

    Minimalne wynagrodzenie otrzymuje 2,2 mln Polaków. Podwyżka już w 2022 r.

    Płaca minimalna w 2022 roku. Rząd podniósł minimalne wynagrodzenie oraz godzinową stawkę minimalną od 2022 roku. Najniższe wynagrodzenie dla zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wyniesie brutto 3010 złotych, a stawka godzinowa dla samozatrudnionych i zleceniobiorców – 19,70 złotych brutto. Obecnie w Polsce 2,2 miliona osób otrzymuje płace na poziomie minimalnego wynagrodzenia.

    Minimalny podatek dochodowy od wielkich korporacji, a obciążenie małych i średnich firm

    Minimalny podatek dochodowy. Na wzór rozwiązań stosowanych w USA czy Kanadzie, polski ustawodawca wprowadził w ramach pakietu zmian do ustaw podatkowych tzw. „Polski Ład” minimalny podatek dochodowy. Jako cel wprowadzenia nowego obciążenia Ministerstwo Finansów wskazało konieczność wsparcia gospodarki osłabionej w wyniku pandemii COVID – 19 oraz załatanie luki budżetowej powstałej w podatku dochodowym od osób prawnych.

    Korekta JPK_V7M - błędna nazwa dostawcy

    Korekta JPK_V7M. Podatnik otrzymał fakturę korygującą dotyczącą sprzedaży z czerwca 2021 r. Korekta jest na 0,00 zł i dotyczy wyłącznie zmiany danych sprzedawcy. Firma sprzedawcy się przekształciła, w związku z czym zmieniła się jego nazwa (NIP został ten sam). Czy podatnik powinien korygować JPK za czerwiec 2021 r.?

    Projekt zmian w ustawach podatkowych w ramach Polskiego Ładu

    Polski Ład a podatki. Sejm skierował do komisji projekt zmian w ustawach podatkowych w ramach Polskiego Ładu. Zgłoszony przez Koalicję Obywatelską wniosek o odrzucenie projektu w pierwszym czytaniu nie uzyskał większości.

    Komornicze e-licytacje nieruchomości od 19 września 2021 r.

    Komornicze e-licytacje nieruchomości. Od 19 września 2021 r. zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące możliwości sprzedaży nieruchomości w drodze komorniczej licytacji elektronicznej. Resort sprawiedliwości ocenia, że zmiana pozwoli na likwidację zmów między licytantami oraz zapewni transparentność i bezpieczeństwo postępowań.

    Windykacja należności na własną rękę, czy przez firmę windykacyjną?

    Windykacja należności. Aż 73 proc. małych i średnich przedsiębiorstw wskazuje, że firmy korzystające z profesjonalnej windykacji są postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialnie traktują zapłatę za swoją pracę – wynika z badania Kaczmarski Inkasso. Mimo to wiele z nich decyduje się na samodzielne dochodzenie należności od kontrahentów. Uważają, że tak będzie taniej i prościej. Jak jest naprawdę?

    Wzrosła liczba faktur przekazywanych do odzyskania

    Faktury przekazywane do odzyskania. O 1/3 zwiększyła się od sierpnia ub. r. do sierpnia 2021 r. liczba faktur przekazywanych przez przedsiębiorców do odzyskania, a średni okres przeterminowania faktur skrócił się w tym czasie od 222 do 180 dni - wynika z danych Kaczmarski Inkasso, partnera Krajowego Rejestru Długów.

    Rekompensaty dla firm w związku ze stanem wyjątkowym - Sejm uchwalił ustawę

    Stan wyjątkowy - rekompensaty dla firm. 17 września 2021 r. Sejm przyjął ustawę ws. rekompensaty dla podmiotów gospodarczych w związku ze stanem wyjątkowym. Uprawnione podmioty mogą ubiegać się o rekompensatę na poziomie 65 proc. średniego miesięcznego przychodu z trzech letnich miesięcy - czerwca, lipca i sierpnia.

    Zmiana umów podatkowych z Maltą i Holandią - uszczelnienie przepisów

    Zmiana umów podatkowych z Maltą i Holandią, która przewiduje wprowadzenie rozwiązań ograniczających agresywną optymalizację podatkową, zwiększy wpływy do polskiego budżetu - ocenia Dyrektor Departamentu Systemu Podatkowego w Ministerstwie Finansów Przemysław Szymczyk.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR) od 2022 r.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). W ramach Polskiego Ładu ustawodawca planuje wprowadzenie ulgi dla podatników wspierających działalność sportową, kulturalną oraz szkolnictwo wyższe i naukę. Ulga na CSR ma wejść w życie od 2022 roku.

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich - projekt ustawy

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich. Jest zgoda na prace nad tzw. ustawą antylichwiarską, której projekt uzyskał wpis do planu prac rządu. To daje resortowi "zielone światło" do kolejnych kroków legislacyjnych i działań, aby projekt ten mógł być jak najszybciej przyjęty - powiedział PAP wiceminister sprawiedliwości Michał Woś.

    Czasowa rejestracja samochodu a zwrot akcyzy

    Zwrot akcyzy od samochodu. Fiskus nie może odmówić zwrotu akcyzy przedsiębiorcy tylko dlatego, że ten przed sprzedażą samochodu dokonał jego czasowej rejestracji w Polsce - tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu.

    Informacje TPR - będą zmiany rozporządzeń

    Informacje TPR. Ministerstwo Finansów informuje, że na stronach Rządowego Centrum Legislacji zostały opublikowane projekty rozporządzeń zmieniających rozporządzenia TPR w zakresie podatku PIT i CIT.

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodów

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodu. Istnieje wiele profesji w których wymagane jest korzystanie z określonego rodzaju garderoby. Mogą to być ubrania wskazane jako konieczne dla bezpieczeństwa pracowników – np. specjalny stój na budowie - zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, lub też ze względu na inne regulacje prawne – jak na przykład obowiązkowa toga dla adwokata podczas rozprawy na sali sądowej. Poza ścisłymi regulacjami wynikającymi z przepisów istnieją również reguły wyznaczane przez tradycje czy zwyczaje – chociażby konieczność dostosowania stroju do oficjalnych wystąpień publicznych, czy na wysokiej rangi spotkaniach biznesowych. W wielu sytuacjach zakup stroju staje się więc obowiązkiem pracodawcy lub przedsiębiorcy. Powstaje więc pytanie - jakie wydatki związane z garderobą stanowić mogą koszty uzyskania przychodu? Na jakich zasadach oceniać konieczność, prawidłowość oraz wysokość zakupu?

    Granice opodatkowania budynku w podatku od nieruchomości

    Budynek jako przedmiot opodatkowania podatkiem do nieruchomości to „obiekt budowlany w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, który jest trwale związany z gruntem, wydzielony z przestrzeni za pomocą przegród budowlanych oraz posiada fundamenty i dach”.

    Zmiany w opodatkowaniu gruntów kolejowych

    Opodatkowanie gruntów kolejowych. Podatkiem od nieruchomości zostaną objęte grunty, na których przedsiębiorstwa kolejowe prowadzą działalność komercyjną inną niż kolejową - tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

    Kantor wymiany walut - wymogi formalne

    Prowadzenie kantoru wymiany walut to jedna z tych form działalności, które w ostatnich latach cieszą się ogromną popularnością. Łatwy dostęp do podróżowania i powszechność emigracji z kraju np. w celach zarobkowych, to główne powody, dla których taki biznes jest szczególnie opłacalny. Kantor to punkt usługowy oferujący sprzedaż i zakup obcej waluty po określonych kursach. Wydawałoby się, że to dość prosta sprawa, jednak samo założenie takiej firmy nie jest łatwe. Jeżeli chcemy prowadzić kantor, musimy uzyskać zezwolenie i spełnić kilka istotnych warunków.

    Wirtualna kasa fiskalna nie będzie musiała drukować paragonów

    Wirtualne kasy fiskalne. Kasa fiskalna w postaci oprogramowania (czyli tzw. wirtualna kasa fiskalna) nie będzie musiała drukować paragonów, jeśli została umieszczona w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Taka zmiana wynika z projektu rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej opublikowanego w czwartek 16 września 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

    Kwota wolna od podatku w 2022 roku

    Kwota wolna od podatku. W ramach Polskiego Ładu ustawodawca proponuje podwyższenie do 30 000 zł kwoty wolnej od podatku. Zmiana ma wejść w życie od 2022 roku.

    Składy podatkowe - zmiany w akcyzie

    Składy podatkowe. Jeśli dany podmiot przejmie od innego skład podatkowy, to dotychczasowy posiadacz składu nie będzie musiał zapłacić akcyzy od produktów znajdujących się w nim - przewiduje projekt nowelizacji ustawy o podatku akcyzowym, który trafi do dalszych prac w sejmowej komisji energii.