REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zaksięgować listę płac?

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jak ewidencjonować rozrachunki z tytułu wynagrodzeń? W którym momencie wynagrodzenia są kosztami podatkowymi? Jak zapewnić właściwą jakość dokumentacji wynagrodzeń?
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do prawidłowego naliczenia i wypłacenia wynagrodzeń oraz innych świadczeń ze stosunku pracy. W większych przedsiębiorstwach wyliczeń takich dokonują wydziały kadrowo-płacowe, a ewidencję księgową tych operacji prowadzą wydziały księgowości.
Lista płac
Lista płac jest to dokument, na podstawie którego ewidencjonuje się w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa zobowiązania wobec pracowników z tytułu ich pracy, zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz innych potrąceń dokonywanych za zgodą pracownika, a także wypłaty należnych wynagrodzeń. Listy płac sporządzane są najczęściej w dwóch egzemplarzach. Podpisywane są przez sporządzającego (pod względem formalnorachunkowym), przez specjalistę ds. pracowniczych (pod względem merytorycznym) oraz przez zatwierdzającego do wypłaty kierownika jednostki (lub upoważnionego zastępcę).
Kontrola listy płac powinna polegać między innymi na sprawdzeniu czy
• wykazane w nich wynagrodzenia wynikają z kart pracy i kart zarobkowych,
• w listach płac nie figurują tzw. martwe dusze,
• przy sporządzaniu listy płac nie popełniono celowo błędów rachunkowych podwyższających kwotę, którą należy pobrać z banku na wypłatę wynagrodzeń, w celu przywłaszczenia powstałej w ten sposób nadwyżki gotówki,
• w listach płac nie figurują dodatkowe wynagrodzenia za pracę, które powinny być wykonywane w ramach obowiązków służbowych poszczególnych pracowników,
• nie wypłaca się jakichkolwiek wynagrodzeń (np. nagród, premii) bez ujęcia ich w listach płac oraz czy ujęte w listach płac wypłaty są zgodne z obowiązującymi przepisami,
• liczby wykazane w rozdzielnikach kosztów wynagrodzeń wynikają z list płac za dany okres oraz czy przy ich sporządzaniu uwzględniono w pełni wymagania wynikające ze stosowanych w jednostce rozwiązań w zakresie rachunku kosztów.
Zasady ewidencji księgowej
Istnieją dwa sposoby prowadzenia ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń.
O tym, które z powyższych rozwiązań przyjąć, decyduje kierownik jednostki.
Konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
Konto 231 służy do ewidencji księgowej rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę, należnych w pieniądzu lub naturze, pracownikom wykonującym pracę na podstawie umowy o pracę oraz pracownikom i innym osobom z tytułu pracy nakładczej, umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej itp. Prowadzona ewidencja szczegółowa do konta 231 powinna zapewnić rozliczenie wynagrodzeń i ich wypłat według list wynagrodzeń oraz rozliczenie wynagrodzeń nie podjętych przez pracowników. Po stronie Wn konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” ujmuje się między innymi:
• wypłatę wynagrodzeń pieniężnych (gotówką, przelewem, przekazem pocztowym),
• potrącenia dokonywane na listach płac wynagrodzeń z tytułu: zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, czyli: emerytalne, rentowe, chorobowe, a także potrącenia, m.in. z tytułu udzielonych zaliczek na wynagrodzenia,
• odprawy, odszkodowania.
Natomiast po stronie Ma ujmuje się:
– naliczone wynagrodzenia brutto zarówno pieniężne, jak i w naturze (m.in. deputaty), obejmujące wszystkie składniki wynagrodzeń należne pracownikom, także nagrody i premie z zysku po opodatkowaniu.
– zasiłki rodzinne, chorobowe, wychowawcze i wypłacone przez jednostkę ze środków ZUS.
Saldo omawianego konta 231 jest najczęściej kredytowe i wyraża stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń. Natomiast saldo debetowe może wystąpić wyłącznie wtedy, gdy jednostka wypłaca zaliczki na poczet wynagrodzeń, które będą rozliczane dopiero w następnym miesiącu.
Ewidencja za pośrednictwem konta 261 „Rozliczenie wynagrodzeń”
Drugie z wspomnianych rozwiązań ewidencjonowania rozrachunków to wykorzystanie dwóch kont, z których jedno to konto 261, a drugie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Na koncie 231 ewidencjonuje się po stronie Wn wynagrodzenia podlegające wypłacie bezpośrednio pracownikowi w korespondencji z kontem 231„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Natomiast po stronie Ma konta 261 ujmowane są wynagrodzenia rozliczone w ciężar kosztów (także nakładów inwestycyjnych).
Ewidencja analityczna do konta 261 powinna umożliwić ustalenie wysokości poszczególnych składników wynagrodzeń, z podziałem ze względu na obciążenia podatkowe i obciążenia z tytułu interesujących nas składek na ubezpieczenia społeczne. Warto pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest do sfinansowania połowy składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (czyli po połowie z pracownikiem) oraz w całości składki na ubezpieczenie wypadkowe, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Swoistym ułatwieniem dla pracodawców jest naliczanie składek na FP od globalnie ustalonych kwot stanowiących podstawę wymiaru naliczenia tych składek. O ile składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obliczane są odrębnie za każdego ubezpieczonego, to w przypadku składek na FP i FGŚP powinno się je naliczać od globalnie ustalonych kwot stanowiących podstawę wymiaru naliczenia tych składek.
Ewidencja wynagrodzeń
Kiedy wynagrodzenia są kosztem podatkowym?
Od 1 stycznia 2005 r., zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57–57a i ust. 7d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
• niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy,
• nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek,
• nieopłaconych składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Z powyższych przepisów wynika, że wynagrodzenia za pracę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy gdy wynagrodzenia te zostały wypłacone przez pracodawcę pracownikom. Podobnie składki na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu dopiero gdy zostaną odprowadzone do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Inaczej więc regulowana jest kwestia zaliczenia wynagrodzeń do kosztów przez przepisy podatkowe i bilansowe. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości należne pracownikom wynagrodzenia za dany miesiąc (choć jeszcze nie wypłacone) i naliczone od tych wynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkami na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztami danego miesiąca. Zgodnie z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy bowiem ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).
Andrzej Bryłowski
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obejmie duże firmy, a od 2026 wszystkich podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

REKLAMA