REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zaksięgować listę płac?

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jak ewidencjonować rozrachunki z tytułu wynagrodzeń? W którym momencie wynagrodzenia są kosztami podatkowymi? Jak zapewnić właściwą jakość dokumentacji wynagrodzeń?
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do prawidłowego naliczenia i wypłacenia wynagrodzeń oraz innych świadczeń ze stosunku pracy. W większych przedsiębiorstwach wyliczeń takich dokonują wydziały kadrowo-płacowe, a ewidencję księgową tych operacji prowadzą wydziały księgowości.
Lista płac
Lista płac jest to dokument, na podstawie którego ewidencjonuje się w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa zobowiązania wobec pracowników z tytułu ich pracy, zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz innych potrąceń dokonywanych za zgodą pracownika, a także wypłaty należnych wynagrodzeń. Listy płac sporządzane są najczęściej w dwóch egzemplarzach. Podpisywane są przez sporządzającego (pod względem formalnorachunkowym), przez specjalistę ds. pracowniczych (pod względem merytorycznym) oraz przez zatwierdzającego do wypłaty kierownika jednostki (lub upoważnionego zastępcę).
Kontrola listy płac powinna polegać między innymi na sprawdzeniu czy
• wykazane w nich wynagrodzenia wynikają z kart pracy i kart zarobkowych,
• w listach płac nie figurują tzw. martwe dusze,
• przy sporządzaniu listy płac nie popełniono celowo błędów rachunkowych podwyższających kwotę, którą należy pobrać z banku na wypłatę wynagrodzeń, w celu przywłaszczenia powstałej w ten sposób nadwyżki gotówki,
• w listach płac nie figurują dodatkowe wynagrodzenia za pracę, które powinny być wykonywane w ramach obowiązków służbowych poszczególnych pracowników,
• nie wypłaca się jakichkolwiek wynagrodzeń (np. nagród, premii) bez ujęcia ich w listach płac oraz czy ujęte w listach płac wypłaty są zgodne z obowiązującymi przepisami,
• liczby wykazane w rozdzielnikach kosztów wynagrodzeń wynikają z list płac za dany okres oraz czy przy ich sporządzaniu uwzględniono w pełni wymagania wynikające ze stosowanych w jednostce rozwiązań w zakresie rachunku kosztów.
Zasady ewidencji księgowej
Istnieją dwa sposoby prowadzenia ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń.
O tym, które z powyższych rozwiązań przyjąć, decyduje kierownik jednostki.
Konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
Konto 231 służy do ewidencji księgowej rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę, należnych w pieniądzu lub naturze, pracownikom wykonującym pracę na podstawie umowy o pracę oraz pracownikom i innym osobom z tytułu pracy nakładczej, umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej itp. Prowadzona ewidencja szczegółowa do konta 231 powinna zapewnić rozliczenie wynagrodzeń i ich wypłat według list wynagrodzeń oraz rozliczenie wynagrodzeń nie podjętych przez pracowników. Po stronie Wn konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” ujmuje się między innymi:
• wypłatę wynagrodzeń pieniężnych (gotówką, przelewem, przekazem pocztowym),
• potrącenia dokonywane na listach płac wynagrodzeń z tytułu: zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, czyli: emerytalne, rentowe, chorobowe, a także potrącenia, m.in. z tytułu udzielonych zaliczek na wynagrodzenia,
• odprawy, odszkodowania.
Natomiast po stronie Ma ujmuje się:
– naliczone wynagrodzenia brutto zarówno pieniężne, jak i w naturze (m.in. deputaty), obejmujące wszystkie składniki wynagrodzeń należne pracownikom, także nagrody i premie z zysku po opodatkowaniu.
– zasiłki rodzinne, chorobowe, wychowawcze i wypłacone przez jednostkę ze środków ZUS.
Saldo omawianego konta 231 jest najczęściej kredytowe i wyraża stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń. Natomiast saldo debetowe może wystąpić wyłącznie wtedy, gdy jednostka wypłaca zaliczki na poczet wynagrodzeń, które będą rozliczane dopiero w następnym miesiącu.
Ewidencja za pośrednictwem konta 261 „Rozliczenie wynagrodzeń”
Drugie z wspomnianych rozwiązań ewidencjonowania rozrachunków to wykorzystanie dwóch kont, z których jedno to konto 261, a drugie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Na koncie 231 ewidencjonuje się po stronie Wn wynagrodzenia podlegające wypłacie bezpośrednio pracownikowi w korespondencji z kontem 231„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Natomiast po stronie Ma konta 261 ujmowane są wynagrodzenia rozliczone w ciężar kosztów (także nakładów inwestycyjnych).
Ewidencja analityczna do konta 261 powinna umożliwić ustalenie wysokości poszczególnych składników wynagrodzeń, z podziałem ze względu na obciążenia podatkowe i obciążenia z tytułu interesujących nas składek na ubezpieczenia społeczne. Warto pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest do sfinansowania połowy składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (czyli po połowie z pracownikiem) oraz w całości składki na ubezpieczenie wypadkowe, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Swoistym ułatwieniem dla pracodawców jest naliczanie składek na FP od globalnie ustalonych kwot stanowiących podstawę wymiaru naliczenia tych składek. O ile składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obliczane są odrębnie za każdego ubezpieczonego, to w przypadku składek na FP i FGŚP powinno się je naliczać od globalnie ustalonych kwot stanowiących podstawę wymiaru naliczenia tych składek.
Ewidencja wynagrodzeń
Kiedy wynagrodzenia są kosztem podatkowym?
Od 1 stycznia 2005 r., zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57–57a i ust. 7d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
• niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy,
• nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek,
• nieopłaconych składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Z powyższych przepisów wynika, że wynagrodzenia za pracę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy gdy wynagrodzenia te zostały wypłacone przez pracodawcę pracownikom. Podobnie składki na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu dopiero gdy zostaną odprowadzone do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Inaczej więc regulowana jest kwestia zaliczenia wynagrodzeń do kosztów przez przepisy podatkowe i bilansowe. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości należne pracownikom wynagrodzenia za dany miesiąc (choć jeszcze nie wypłacone) i naliczone od tych wynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkami na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztami danego miesiąca. Zgodnie z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy bowiem ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).
Andrzej Bryłowski
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

REKLAMA

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

REKLAMA

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenia przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA