Jak wykorzystać proceduralne potknięcia fiskusa

Organy podatkowe mają obowiązek załatwiania spraw w ściśle określonych terminach. Czas, jaki został określony na rozpatrzenie danej sprawy, uzależniony jest przede wszystkim od stopnia jej skomplikowania. Zdarzają się jednak sytuacje, gdzie organy podatkowe nie wywiązują się z obowiązujących ich terminów, a tym samym łamią prawo. Podatnicy mogą w takiej sytuacji złożyć ponaglenie lub skargę na bezczynność organu podatkowego.

Załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy stanowią inaczej.

Niezwłocznie powinny być załatwiane takie sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawianych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie. Trzeba zauważyć, że sprawa sama w sobie może być prosta, ale skutki jej załatwienia mogą być na tyle ważne, że organ podatkowy będzie potrzebował dłuższego terminu na jej załatwienie czy też wydanie decyzji.

Także załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy. Wszystkie te terminy są ustawowymi terminami maksymalnymi, które nie mogą być przekroczone przez organ. Służą one przeprowadzeniu przez organ czynności postępowania i wydaniu decyzji w sprawie, dlatego zasady ustalania upływu terminu muszą być do tego dostosowane.

Trzeba jednak pamiętać, że Ordynacja podatkowa może ustanawiać inne terminy i będą one miały pierwszeństwo, jako szczególne przed terminami ogólnie obowiązującymi.

W każdym przypadku, gdy nie załatwiono sprawy w określonym ustawowo terminie, organ podatkowy ma obowiązek zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Zawiadomienie strony musi nastąpić również w sytuacji, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu. Takie zawiadomienie kierowane jest tylko do stron postępowania i musi zawierać dwa elementy. Po pierwsze, wskazanie przyczyny opóźnienia biegu postępowania w sprawie. Po drugie, wyznaczenie nowego terminu załatwienia sprawy.

Jeśli organ podatkowy nie załatwił sprawy w określonym terminie lub nie zawiadomił strony o przedłużeniu takiego terminu, podatnik może przyspieszyć organ podatkowy, składając ponaglenie. Takie pismo można złożyć albo do organu podatkowego wyższego stopnia, albo do ministra właściwego do spraw finansów publicznych, jeżeli sprawa nie została załatwiona przez dyrektora izby skarbowej lub dyrektora izby celnej.

Jeśli organ podatkowy wyższego stopnia uzna ponaglenie za uzasadnione, wyznaczy dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządzi wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby podejmie środki zapobiegające naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Ponaglenie można złożyć od razu, po upływie pierwszego terminu załatwienia sprawy, albo dopiero po bezskutecznym upływie terminu dodatkowego podanego w zawiadomieniu przesłanym przez organ podatkowy.

Czasem można mieć wątpliwości, kiedy mamy do czynienia z bezczynnością organów podatkowych. W takiej sytuacji warto sięgnąć do orzecznictwa sądowego. W wyroku NSA z dnia 22 grudnia 1998 r. (sygn. akt III SAB 77/98; niepublikowany) sąd wyjaśnił, że z bezczynnością organu administracji publicznej mamy do czynienia wówczas, gdy w ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub też nie podjął stosownej czynności.

Jeśli ponaglenie na bezczynność organu podatkowego okazało się bezskuteczne, podatnik ma prawo złożyć skargę do sądu administracyjnego w takiej sprawie. Skargę do sądu wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi. Organ taki przekazuje skargę sądowi wraz z aktami sprawy i odpowiedzią na skargę w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia.

Od 1 stycznia br. obowiązują przepisy dotyczące wiążących interpretacji prawa podatkowego. Podatnik, który nie jest pewien, czy dobrze interpretuje dany przepis, może złożyć do właściwego organu podatkowego wniosek o wydanie wiążącej interpretacji prawa podatkowego. We wniosku należy zawrzeć przede wszystkim stan faktyczny oraz podać własne stanowisko w sprawie. Organ na odpowiedź ma 3 miesiące, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach termin na wydanie interpretacji może zostać wydłużony do czterech miesięcy. Oczywiście o fakcie wydłużenia terminu na odpowiedź organ musi zawiadomić podatnika składającego wniosek. Jednak jeśli mimo przedłużenia terminu organ nie wyda wiążącej interpretacji podatkowej, będzie on związany stanowiskiem podatnika zawartym we wniosku.

Komunikowanie się organów podatkowych ze stronami i wszystkimi uczestnikami postępowania w formie pisemnej należy do obowiązków tych organów. Obowiązek ten realizują m.in. poprzez doręczenia. Skutki procesowe lub materialnoprawne powoduje wyłącznie dostarczenie pisma adresatowi albo zapewnienie mu możliwości jego odebrania.

Procedura doręczenia pisma wygląda następująco: organ skarbowy wysyła pismo do podatnika zazwyczaj pocztą lub za pośrednictwem uprawnionych osób pod adres miejsca zamieszkania adresata i jeśli nie ma tam osoby, która je odbierze, to przesyłka wraca do pocztowego urzędu oddawczego, a osoba uprawniona stosownie do otrzymanego polecenia albo zostawia je w urzędzie miasta (gminy), albo zwraca pismo od razu do organu podatkowego, który następnie ustala, w jakim trybie ponowić doręczenie stosownie do posiadanych danych o adresacie.

W przypadku niemożności doręczenia pisma w mieszkaniu lub w miejscu pracy (do rąk własnych adresata) lub przez doręczenie zastępcze poczta przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez pocztę lub pismo składane jest na 14 dni w urzędzie gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.

Adresat jest dwukrotnie zawiadamiany o pozostawaniu pisma albo na poczcie, albo w urzędzie gminy (miasta). Powtórne zawiadomienie jest wysyłane w przypadku, gdy adresat nie podejmie pisma w terminie 7 dni. Zawiadomienie o pozostawaniu pisma na poczcie lub w urzędzie umieszczane jest w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu przechowywania pisma, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Osoba, która odbiera pismo, musi potwierdzić doręczenie pisma własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia. Jeśli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia lub uchyla się od tego, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, a także przyczynę braku jej podpisu.

Jeśli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub w inny sposób, pismo zwracane jest nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włączane jest do akt sprawy. W tym przypadku uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

W toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o każdej zmianie swego adresu. W razie niedopełnienia tego obowiązku pismo zostanie uznane za doręczone pod dotychczasowym adresem, a organ podatkowy pozostawi pismo w aktach sprawy.

W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

Organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań lub dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy. Jeżeli osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa lub innej ważnej przyczyny, organ podatkowy może przyjąć wyjaśnienie lub zeznanie albo dokonać czynności w miejscu pobytu tej osoby. Osoba wzywana ma obowiązek stawić się do urzędu osobiście tylko na obszarze województwa, w którym zamieszkuje lub przebywa. Jeżeli właściwym miejscowo do rozpatrzenia sprawy jest organ podatkowy mający siedzibę na obszarze województwa innego niż to, w którym mieszka osoba zobowiązana do osobistego stawienia się, może zastrzec, że chce stawić się przed organem właściwym do rozpatrzenia sprawy.

Jednak przed osobistym stawieniem się w urzędzie warto się upewnić, dlaczego urząd nas wzywa. Taka informacja może znajdować się już na wezwaniu, jednak urzędy rzadko w wezwaniu ujawniają, o co im chodzi. Jeśli już stawisz się w urzędzie, warto pamiętać, że wcale nie trzeba na pytania czy zarzuty urzędnika odpowiadać od razu. Nawet jest to niewskazane. Plątanie się w zeznaniach może okazać się zgubą. Zawsze można oświadczyć, że stosowanych wyjaśnień udzieli się na piśmie, po przemyśleniu sprawy. Urzędnik może jednak wyznaczyć termin, w którym najpóźniej powinny być złożone takie wyjaśnienia.

Ewa Matyszewska

Zgodnie z Ordynacją podatkową, doręczenie, aby wywołać skutki prawne, musi być skuteczne, czyli zgodne z przepisami prawa. Co to oznacza?

– Podatnicy przebywający na wakacjach, częstokroć po powrocie do domu orientują się, że w okresie nieobecności otrzymali decyzję lub postanowienie organu podatkowego. Przed skorzystaniem z instytucji przywrócenia terminu warto przeanalizować, czy doręczenie rzeczywiście było skuteczne.

Osobom fizycznym pisma mogą zostać doręczone w ich mieszkaniu, miejscu pracy, siedzibie organu administracji oraz jeżeli nie jest możliwe doręczenie w miejscach przywołanych powyżej lub w przypadku wystąpienia innych uzasadnionych okoliczności, dopuszcza się doręczenie w każdym innym miejscu, gdzie osobę się zastanie. Pismo doręczone w miejscu pracy powinno zostać przekazane bezpośrednio adresatowi lub na ręce pracownika upoważnionego do przyjmowania korespondencji. W przypadku przyjęcia korespondencji w miejscu pracy przez nieupoważnionego pracownika, doręczenie jest nieskuteczne (wyrok NSA z 21 stycznia 2000 r.; sygn. akt I SA/Gd 1707/99; niepublikowany). Poza doręczeniem bezpośrednio adresatowi, kiedy mamy do czynienia z tzw. doręczeniem bezpośrednim, pismo może zostać przekazane adresatowi poprzez doręczenie zastępcze, za pośrednictwem osoby postronnej. Formą doręczenia zastępczego jest doręczenie pisma za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, pod warunkiem że osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O tym, jak ważne jest zobowiązanie odbiorcy pisma do jego przekazania adresatowi, świadczy wyrok NSA z 17 września 2002 r. (sygn. akt I SA/Wr 1117/00; publikowany w POP z 2003 r. nr 3, poz. 62), w którym uzasadniono, że skoro mąż podatniczki nie oświadczył, że zobowiązuje się oddać pismo adresatowi i ostatecznie pisma żonie nie przekazał, to doręczenie było wadliwe.

W jakich innych przypadkach doręczenie będzie wadliwe?

– Jeżeli pismo doręczono osobie mieszkającej z adresatem, można zweryfikować, czy rzeczywiście należy ona od do wspólnoty domowej, prowadzi z adresatem wspólne gospodarstwo i czy może być uznana za domownika. Wadliwe jest doręczenie pisma osobie niepełnoletniej, chociażby korespondencję przekazała adresatowi (wyrok NSA z 31 maja 2000 r.; sygn. akt SA/Sz 564/2000; niepublikowany). W przypadku doręczenia pisma sąsiadowi lub dozorcy, warunkiem koniecznym dla prawidłowego doręczenia jest umieszczenie stosownego zawiadomienia w oddawczej skrzynce pocztowej, na drzwiach mieszkania lub w widocznym miejscu na posesję adresata. Podobnie jak w przypadku domownika, istnieją wątpliwości co do zaliczenia określonych osób do „sąsiadów” adresata.

Innym rodzajem doręczenia zastępczego jest pozostawienie pisma w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy (miasta) na okres 14 dni, o czym informuje się adresata przekazując dwukrotnie zawiadomienie. Jeżeli wciągu 14 dni adresat nie podejmie pisma, zwraca się je do organu podatkowego i traktuje się je jako doręczone.

Jeżeli strona działa przez przedstawiciela lub ustanowiła pełnomocnika, wszystkie pisma procesowe powinny być doręczane przedstawicielowi lub pełnomocnikowi. Pominięcie pełnomocnika rodzi takie same skutki jak pominięcie strony.

Oprac. Ewa Matyszewska

Organy podatkowe – podobnie jak podatnicy – są zobowiązane rozpatrywać sprawy podatników w odpowiednich terminach, które wynikają z przepisów Ordynacji podatkowej. Jak zatem powinny działać organy podatkowe?

– Zgodnie z art. 125 Ordynacji podatkowej organy podatkowe powinny działać wnikliwie i szybko, zaś sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwiane niezwłocznie.

Kiedy sprawa podatnika nie zostanie załatwiona w odpowiednim terminie?

– W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, iż przez niezałatwienie sprawy w terminie rozumie się zarówno naruszenie określonych limitów czasowych, przewidzianych w art. 139 par. 1 do par. 3 Ordynacji podatkowej, jak też niewydanie decyzji w dodatkowym terminie wyznaczonym przez organ podatkowy na podstawie art. 140 par. 1 Ordynacji podatkowej. Załatwienie zaś sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Niezwłocznie zaś powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawianych przez podatnika łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie. Załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy. W przypadku niezałatwienia sprawy we wskazanych terminach organ podatkowy zobowiązany jest zawiadomić podatnika, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Podkreślić należy, iż obowiązek ten ciąży na organie podatkowym również w przypadku, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu, np. z przyczyn leżących po stronie podatnika.

Kiedy zatem podatnik będzie miał do czynienia z bezczynnością organu podatkowego?

– Z bezczynnością organu podatkowego, podatnik może mieć do czynienia wówczas, gdy w ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub prowadził postępowanie podatkowe, ale nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu bądź nie podjął stosownej czynności, np. nie zawiadomił podatnika, iż jego sprawa z powodu wystąpienia określonych przyczyn zostanie załatwiona w terminie późniejszym.

Jak podatnik może zareagować na bezczynność organu?

– W przypadku bezczynności organu podatkowego, podatnikowi służy wniosek o ponaglenie, który składa do organu podatkowego wyższego stopnia (np. dla naczelnika urzędu skarbowego organem wyższego stopnia jest dyrektor izby skarbowej). W przypadku, gdy i organ wyższego stopnia nie zareaguje na ponaglenie, podatnik ma prawo złożyć stosowny wniosek o ponaglenie do ministra finansów. Gdy i ten nie zareaguje, podatnik może złożyć skargę na bezczynność organu podatkowego do wojewódzkiego sądu administracyjnego, na którego obszarze właściwości ma siedzibę organ podatkowy, którego bezczynność jest przedmiotem skargi.

Oprac. Ewa Matyszewska