Ustawa o doręczeniach elektronicznych podpisana przez Prezydenta RP

Ustawa o doręczeniach elektronicznych - usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Ustawa określa zasady korzystania z:
- publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i
- publicznej usługi hybrydowej, a także
- kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
w taki sposób, aby możliwe było wykorzystywanie tych narzędzi w komunikacji pomiędzy stronami na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym.

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego została przewidziana w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE, zwanym dalej „rozporządzeniem eIDAS”.

Ustawa znajdzie zastosowanie do doręczenia korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi, a także w relacji podmiotów publicznych z podmiotami niepublicznymi, w tym z osobami fizycznymi.

Ustawa zawiera ogólną regulację, nakładającą na podmioty publiczne obowiązek doręczania między sobą korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Ustawa nakłada również na podmioty publiczne obowiązek doręczenia korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego w kontaktach z podmiotami niepublicznymi, które posiadają adresy do doręczeń elektronicznych wpisane do bazy adresów elektronicznych. Podmiot publiczny zobligowany będzie do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych. Wprowadzenie nowych rozwiązań zmieni tradycyjny sposób wymiany korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru (listy polecone). Doręczenie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie wywierać skutek prawny równoważny do tradycyjnego doręczenia korespondencji.

Do świadczenia publicznej usługi doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej obowiązany będzie operator wyznaczony, który wybierany będzie w drodze konkursu i na którym spoczywać będzie odpowiedzialność w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi. W okresie przejściowym, czyli do dnia 31 grudnia 2025 r., obowiązki operatora wyznaczonego wynikające z ustawy powierzone zostały operatorowi wyznaczonemu, o którym mowa w art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, czyli Poczcie Polskiej.

Baza adresów elektronicznych

Ustawa przewiduje utworzenie nowego rejestru publicznego – bazy adresów elektronicznych, przeznaczonego do ujawniania adresu do doręczeń elektronicznych podmiotów korzystających z takich doręczeń. W bazie adresów elektronicznych zamieszczone zostaną wszystkie adresy do doręczeń. Za prowadzenie i zabezpieczenie bazy adresów elektronicznych będzie odpowiedzialny minister właściwy do spraw informatyzacji.

Zgodnie z ustawą korespondencja, co do zasady, będzie nadawana i odbierana przez podmiot publiczny wyłącznie w postaci elektronicznej. Dla celów przechowywania przez podmioty korespondencji elektronicznej (w tym dowodów doręczeń) utrzymywane będą przez operatora wyznaczonego skrzynki doręczeń. Jeden podmiot posiadał będzie jeden adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, ale ustawa przewiduje od tej zasady wyjątki, w szczególności jeśli będzie to uzasadnione strukturą organizacyjną danego podmiotu.

Przedsiębiorcy – zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jak również podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, będą obowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego tj. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, notariusze, rzecznicy patentowi i radcowie Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej będą obowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych o ile wykonują zawód.

W przypadku osób fizycznych będących przedsiębiorcami wpisanymi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, notariuszy, rzeczników patentowych, komorników sądowych i radców Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, do bazy adresów elektronicznych wpisywane będą dodatkowe adresy do doręczeń elektronicznych wykorzystywane na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej albo działalności zawodowej. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego obowiązek doręczania korespondencji na ten adres.

Publiczna usługa hybrydowa

Uzupełnieniem podstawowej usługi doręczenia elektronicznego będzie publiczna usługa hybrydowa, zapewniająca podmiotom publicznym wysyłkę korespondencji w postaci elektronicznej również w kontaktach z osobami wykluczonymi cyfrowo lub osobami, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej nie są jeszcze gotowe. Osoby te otrzymają możliwość odbierania korespondencji w postaci papierowej.

Korespondencja nadawana w ten sposób będzie przesyłana w formie elektronicznej, a następnie przekształcana w formę papierową za pomocą zautomatyzowanej linii wydruków, pakowania i kopertowania. Usługa ta będzie świadczona przez operatora wyznaczonego. Operator wyznaczony do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie obowiązany do zapewnienia identyfikacji nadawcy przed wysłaniem danych i adresata przed ich dostarczeniem. Ponadto będzie on zapewniał zabezpieczenie wysyłki zaawansowaną pieczęcią elektroniczną, w taki sposób, aby wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych.

Realizacja publicznej usługi hybrydowej będzie wymagała od operatora wyznaczonego organizacji centrów wydruku oraz konfekcjonowania korespondencji, zapewniających bezpieczeństwo, jakość oraz wydajność usług. Warunki i wymagania dla publicznej usługi hybrydowej będą określone w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw łączności w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji. Operator wyznaczony będzie zobligowany do wydawania regulaminu, w którym określi warunki świadczenia publicznej usługi doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. W regulaminie tym operator wyznaczony określi także sposób postępowania w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług. Projekt regulaminu będzie przedkładany do zatwierdzenia Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

Od kiedy zmiany? Terminy

W przepisach intertemporalnych przewidziano m.in. że do dnia 30 września 2029 r. wykorzystywane będą zarówno elektroniczne skrzynki podawcze, dotychczas funkcjonujące na ePUAP, jak i „nowe” skrzynki doręczeń podmiotów publicznych. W okresie przejściowym utrzymane zostaną dotychczasowe potwierdzenia otrzymania korespondencji w postaci urzędowych poświadczeń odbioru, przy jednoczesnym nadaniu umocowania prawnego, wprowadzanym przedmiotową ustawą, dowodom doręczenia i dowodom otrzymania.

Do momentu dostosowania elektronicznych skrzynek podawczych urzędowe poświadczenie będzie równoważne dowodowi otrzymania. Dotychczasowe konta osób fizycznych w ePUAP będą zapewniać możliwość składania podań i wniosków w ramach usług online świadczonych przez podmioty publiczne, do czasu ich dostosowania do nowego rozwiązania. Zgromadzona w ePUAP korespondencja będzie dostępna dla posiadacza skrzynki w sposób umożliwiający jej przeglądanie, kopiowanie i usuwanie do dnia 30 września 2029 r. Po upływie tego czasu skrzynki z ePUAP zostaną usunięte wraz z zawartością.

Ponadto przewidziano, że przepisy ustawy w zakresie obowiązku doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej będą stosowane:

1) od dnia 1 października 2021 r. – przez organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;

2) od dnia 1 stycznia 2022 r. – przez organy władzy publicznej inne niż wymienione w pkt 1, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe je obsługujące, a także przez ZUS, KRUS i NFZ;

3) od dnia 1 stycznia 2023 r – przez agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polską Akademię Nauk, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne;

4) od dnia 1 stycznia 2024 r. – przez jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.;

5) od dnia 1 stycznia 2025 r. – przez pozostałe podmioty publiczne;

6) od dnia 1 października 2029 r. – przez sądy i trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania i Służbę Więzienną.

Ustawa wejdzie w życie zasadniczo z dniem 1 lipca 2021 r. Część jej przepisów wejdzie w życie w terminie późniejszym, w szczególności:

1) z dniem 1 października 2021 r. – przepisy obligujące profesjonalnych pełnomocników, a także przedsiębiorców wpisanych do KRS, do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych;

2) z dniem 1 stycznia 2022 r. – przepisy zmieniające ustawę – Prawo pocztowe w zakresie zasad przeprowadzania konkursu na operatora wyznaczonego;

3) z dniem 1 października 2026 r. – przepisy obligujące przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych;

4) z dniem 1 października 2028 r. – przepisy zmieniające ustawę – Kodeks postępowania karnego dotyczące utworzenia systemu teleinformatycznego, w którym zamieszczane będą kopie orzeczeń i zarządzeń wydawanych w postępowaniu karnym i w postępowaniu w sprawach o wykroczenia;

5) z dniem 1 października 2029 r. – przepisy zmieniające ustawę – Kodeks postępowania karnego, ustawę – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia, ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, modyfikujące zasady dokonywania doręczeń w tych postępowaniach.

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes