REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany związane z obowiązkowym KSeF dotkną niemal wszystkich przedsiębiorców. Co się zmieni i od kiedy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Liderka z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży księgowej
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Zmiany związane z obowiązkowym KSeF dotkną niemal wszystkich przedsiębiorców. Co się zmieni i od kiedy?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ministerstwo Finansów, powraca do prac nad obowiązkową wersją Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), która przyniesie szereg modyfikacji. Dotkną praktycznie wszystkich przedsiębiorców. Co się zmieni i od kiedy? Wyjaśnia Anita Gołębiewska, CEO Hive Tax Sp. z o.o.

rozwiń >

Ministerstwo Finansów nie rezygnuje z wdrożenia obowiązkowego KSeF

W pierwszym kwartale bieżącego roku Minister Finansów przeprowadził szerokie konsultacje z przedsiębiorcami (w spotkaniach – od 16 lutego do 1 marca 2024 r. – uczestniczyło łącznie około 10 tys. osób), podczas których zebrano szereg informacji i opinii o planowanym systemie. W szczególności szereg postulatów przedsiębiorców dotyczących potrzeby uproszczenia otoczenia prawnego wdrożenia i funkcjonowania obowiązkowego KSeF. W dniu 18 lipca 2024 r. odbyło się dodatkowe spotkanie z przedsiębiorcami, podczas którego przedstawiciele Ministerstwa Finansów podsumowali wyniki spotkań konsultacyjnych z przedsiębiorcami zorganizowanych od lutego tego roku. Rozmawiano też o dalszych kierunkach działań prawnych i biznesowych mających na celu uproszczenie systemu.

6 listopada 2024 r. Ministerstwo Finansów (MF), oraz Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) ogłosiła nowe propozycje, które uwzględniły nie tylko postulaty przedsiębiorców, ale też nowe propozycje ustawodawcy. Zgodnie z informacją czeka nas kilka etapów wdrożenia obowiązkowego KSeF. Pojawiły się też dodatkowe przepisy, które mają na celu wsparcie przedsiębiorców w procesie wdrożenia nowych obowiązków.

REKLAMA

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur – co to takiego?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie, które ma usprawnić obieg faktur oraz zmniejszyć ryzyko błędów w dokumentacji podatkowej. KSeF ma na celu wprowadzenie jednego centralnego systemu, który umożliwi przedsiębiorcom automatyczne wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Jest to system, który pozwoli firmom na przechowywanie faktur w jednolitym formacie, a administracji skarbowej na monitorowanie transakcji w czasie rzeczywistym, co ma przyczynić się do ograniczenia oszustw podatkowych i poprawy skuteczności kontroli.

Obowiązkowy KSeF – etapowe wdrożenie

Nowy projekt przewiduje etapowe wdrożenie obowiązkowego KSeF, które uwzględnia potrzeby różnych grup przedsiębiorców. Wcześniej ministerstwo sugerowało aby KSeF został uruchomiony jednocześnie dla wszystkich przedsiębiorców, były też pomysły z odroczeniem obowiązku dla podatników zwolnionych z VAT. 

Według nowej propozycji od 1 lutego 2026 roku system ten stanie się obligatoryjny dla największych przedsiębiorstw, których roczne przychody przekraczają 200 mln zł

Dla pozostałych podatników obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie od 1 kwietniu 2026 r. Dodatkowe dwa miesiące jakie ustawodawca daje małym przedsiębiorcom na pewno się przydadzą, ponieważ mali podatnicy nie dysponują środkami oraz zasobami ludzkimi, które mogliby wykorzystać do tego celu. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mieli czas na dostosowanie swoich systemów do nowych wymogów, a firmy księgowe oraz dostawcy oprogramowania będą mogły przygotować odpowiednie narzędzia. Większe firmy rozpoczynając pracę w KSeF ”przetrą szlak” pozostałym co może przełożyć się na mniejsze zawirowania wśród już bardzo licznej grupy firm. Ministerstwo uwzględniło też zgłoszenia dotyczące osób “wykluczonych cyfrowo” - w tym przypadku okres na ostateczne został wydłużony do 30 września 2026 r. 

Tryb offline

Częstym postulatem, jaki zgłaszali przedsiębiorcy był problem z dostępem do internetu i brak możliwości bieżącej wysyłki faktur do KSeF. Nowa ustawa przewiduje wsparcie dla przedsiębiorców w okresie przejściowym. Firmy będą mogły korzystać z trybu offline KSeF aż do końca 2026 roku, co pozwoli na przesyłanie faktur do bazy KSeF z pewnym opóźnieniem. Tryb offline jest szczególnie ważny dla tych przedsiębiorstw, które mają ograniczony dostęp do internetu lub często działają w lokalizacjach z niestabilnym zasięgiem sieci. Powoli to też na wprowadzenie nowych rutyn i procedur pozwalających nauczyć pracowników nowego standardu pracy i wdrożyć nowe obowiązki.

REKLAMA

Obowiązek podawania numeru KSeF na fakturach i faktury z kas fiskalnych

Projekt przewiduje także odroczenie terminu wprowadzenia niektórych obowiązków, co ma na celu złagodzenie trudności związanych z przystosowaniem się do nowych wymogów. Obowiązek podawania numeru KSeF na fakturach oraz stosowanie KSeF dla faktur z kas rejestrujących zostały przesunięte na lipiec 2026 roku. Dodatkowo, na przedsiębiorców, którzy nie wprowadzą KSeF w terminie, nie będą nakładane kary przez pierwsze pół roku od obowiązywania nowych przepisów. To rozwiązanie ma pomóc przedsiębiorcom przejść przez proces adaptacji z minimalnymi obciążeniami finansowymi.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Uproszczenia i modyfikacje struktury logicznej e-faktur

Ministerstwo Finansów, analizując potrzeby przedsiębiorców, uwzględniło liczne propozycje zmian w strukturze logicznej e-faktur, które mają usprawnić korzystanie z systemu. Nowe przepisy przewidują m.in. zasady oznaczania terminów płatności, które mają na celu zapobieganie opóźnieniom w realizacji zobowiązań. Dodatkowo, wprowadzone będą możliwości dodawania załączników do faktur, co ma znaczenie dla branż, które wystawiają faktury z dużą ilością dokumentacji. Ustawa uwzględnia także potrzeby jednostek samorządowych, które będą miały dostęp do faktur wystawionych na rzecz JST, co umożliwi płynną wymianę dokumentów między jednostkami a administracją.

Wzmocnienie nadzoru KAS nad obiegiem faktur

Wprowadzenie KSeF wiąże się z rozszerzeniem uprawnień Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) do monitorowania transakcji w czasie rzeczywistym. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie kontroli podatkowej oraz zapobieganie nadużyciom poprzez automatyczne monitorowanie faktur w systemie. Dzięki temu KAS będzie miała dostęp do bieżących informacji o obrotach przedsiębiorstw, co pozwoli na szybszą identyfikację potencjalnych nieprawidłowości i reakcję na zagrożenia związane z wyłudzeniami podatkowymi. Ten punkt budzi niepokój przedsiębiorców, wiąże się on z obawą dotyczącą bieżącej kontroli ich firm. Podczas wcześniejszego okresu przygotowywania ustaw ministerstwo podkreśla, że system nie będzie służył “inwigilacji” przedsiębiorców i nie pojawią się nadużycia z tego tytułu. Czy zmiana sugeruje inne podejście? Czy rozszerzone uprawnienia będą pomocne we wdrażaniu projektu i pomogą przedsiębiorcom? Wszystko okaże się w przyszłości.

Komplet Podatki 2025

Reakcja biznesu na projekt ustawy

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wywołuje mieszane reakcje w środowisku przedsiębiorców. Z jednej strony system ten pozwoli na zautomatyzowanie procesu wystawiania i odbierania faktur, co zminimalizuje ryzyko błędów i zmniejszy obciążenia administracyjne. Z drugiej strony, nowe regulacje wiążą się z kosztami dostosowania się do wymogów oraz inwestycjami w nowoczesne systemy księgowe. Przedsiębiorcy i doradcy podatkowi zwracają uwagę na potrzebę zapewnienia wsparcia technicznego i edukacyjnego w okresie przejściowym, aby umożliwić wszystkim firmom efektywne wdrożenie nowych rozwiązań.

Wpływ zmian na sektor MŚP

Dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) nowe przepisy będą wyzwaniem, zwłaszcza jeśli chodzi o koszty dostosowania oprogramowania do wymogów KSeF. Choć projekt ustawy przewiduje czas na adaptację, to jednak mniejsze firmy mogą potrzebować wsparcia w zakresie przeszkolenia pracowników oraz wdrożenia niezbędnych rozwiązań technologicznych. Specjaliści wskazują na możliwość współpracy międzysektorowej, aby wspierać MŚP w przechodzeniu na nowy system fakturowania, co może przyczynić się do zwiększenia ich konkurencyjności na rynku.

Korzyści wynikające z KSeF

Pomimo wyzwań, które wiążą się z wdrożeniem KSeF, nowe przepisy mogą przynieść wiele korzyści przedsiębiorcom. Centralizacja faktur w jednym systemie pozwoli na redukcję kosztów związanych z archiwizacją dokumentów oraz uproszczenie procesów związanych z raportowaniem i kontrolą podatkową. Dodatkowo, cyfrowy obieg faktur umożliwi przedsiębiorcom szybki dostęp do dokumentacji oraz ułatwi współpracę z kontrahentami i instytucjami publicznymi.

Podsumowanie i dalsze kroki

Projekt zmian w ustawie o VAT to istotny krok w kierunku cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur i nowych przepisów VAT ma na celu dostosowanie przepisów do realiów współczesnego biznesu i zwiększenie transparentności. Przedsiębiorcy mają czas na przygotowanie się do nadchodzących zmian, a Ministerstwo Finansów zapewnia wsparcie w okresie przejściowym. Wszystkie zainteresowane strony mają możliwość udziału w konsultacjach, co pozwala na zgłaszanie uwag i dostosowanie przepisów do potrzeb rynku.

Zgodnie z harmonogramem, nowe przepisy wejdą w życie w 2026 roku, a ich pełne wdrożenie ma umożliwić firmom bezproblemowe korzystanie z cyfrowego systemu fakturowania oraz zapewnić bezpieczeństwo i efektywność procesów podatkowych.

Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska, CEO Hive Tax Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA