REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

List polecony nie gwarantuje doręczenia dokumentu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Tarka

REKLAMA

Przesłanie deklaracji czy odwołania listem poleconym nie zawsze jest bezpieczne dla podatnika. Jeżeli pismo zginie w urzędzie skarbowym, to podatnik musi udowodnić, że koperta nie była pusta. Najpewniejszą metodą doręczania pism jest ich bezpośrednie złożenie w biurze podawczym urzędu.

Wysyłanie pism i wszelkich deklaracji podatkowych pocztą jest wygodną formą ich doręczania do urzędów skarbowych. Okazuje się jednak, że nie zawsze bezpieczną. Jeżeli przesyłka nie trafi do urzędu albo pismo gdzieś zginie, to podatnik może mieć kłopoty. Organy podatkowe w takiej sytuacji uznają, że podatnik nie złożył na czas zeznania podatkowego czy odwołania. Potwierdzają to orzeczenia sądów administracyjnych, które uznają, że sam fakt wysłania listu nie potwierdza jeszcze, że w kopercie były odpowiednie dokumenty.

REKLAMA

Eksperci - choć nie do końca zgadzają się z taką interpretacją - podkreślają, że najbezpieczniej pofatygować się do urzędu i złożyć pismo w biurze podawczym. Jeśli zaś wysyłamy list pocztą, to warto zgromadzić odpowiedni materiał dowodowy, żeby w razie sporu z fiskusem mieć silne argumenty.

Można wysłać pocztą

Jeżeli podatnik wyśle list polecony pocztą w ostatniej chwili, to termin zostanie zachowany, nawet jeśli przesyłka trafi do urzędu np. miesiąc później.

Przepis mówi jednak o zachowaniu terminu, a nie potwierdzeniu zawartości koperty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Jak wyjaśnia Michał Goj, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego Ernst & Young, choć korzystanie z Poczty Polskiej jest rozwiązaniem popularnym i zwykle nie niesie ze sobą problemów, musimy pamiętać, że na poczcie otrzymamy jedynie potwierdzenie faktu nadania przesyłki. I w praktyce może się zdarzyć, że organy zakwestionują zawartość otrzymanej koperty, co potwierdzają orzeczenia sądów.

- Nie zgadzam się z poglądem, że podatnik musi zawsze przedstawić dowód na zawartość korespondencji wysłanej do urzędu - mówi Michał Goj. W jego ocenie przeczyłoby to nie tylko specyfice obrotu pocztowego, ale również mogłoby stać się bronią obosieczną. Podatnicy mogliby próbować uchylać się od skutków doręczenia decyzji poprzez użycie analogicznych argumentów, tj. że odebrana przez nich przesyłka była pusta lub że zawierała dokument bez ostatniej strony z podpisem.

Podobnego zdania jest Małgorzata Sobońska, adwokat partner w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy. W jej ocenie, skoro sam ustawodawca przewidział taki właśnie sposób składania pism umożliwiający zachowanie terminów wynikających z ustawy, to nie można poddawać go w wątpliwość jako bezpiecznego dla podatnika.

- Co więcej, Ordynacja podatkowa nie wymaga nawet w takiej sytuacji, aby przesyłka z pismem procesowym czy też deklaracją podatkową miała charakter rejestrowany, np. list polecony - mówi Małgorzata Sobońska. Dla zachowania terminu wniesienia pisma czy złożenia zeznania podatkowego wystarczające jest, aby data stempla pocztowego na kopercie nie była późniejsza niż ostatni dzień terminu.

Między teorią a praktyką

Jednak eksperci podkreślają, że warto być zawsze przygotowanym na wypadek, gdyby dokument wysłany przez podatnika zaginął gdzieś w urzędzie lub w drodze do niego.

- Zdarzają się sytuacje sporne, w których okazuje się, że określona przesyłka nie dotarła do adresata - zauważa Małgorzata Sobońska. Podkreśla, że wówczas to na podmiocie zobligowanym do zachowania terminu ciąży obowiązek wykazania za pomocą dostępnych środków dowodowych, że termin ten został przez niego zachowany.

 

REKLAMA

- Dla potrzeb zabezpieczenia dowodów na okoliczność potwierdzenia daty nadania przesyłki, która następnie może zaginąć, rozpowszechniła się praktyka nadawania pism procesowych lub zeznań podatkowych przesyłką rejestrowaną - mówi. Ten rodzaj przesyłki zabezpiecza interesy uczciwego podatnika na dwa sposoby. Po pierwsze, podatnik dysponuje urzędowym potwierdzeniem nadania przesyłki listowej z datą stempla pocztowego z dnia nadania i zarachowanym w systemie pocztowym numerem przesyłki. Po drugie, w razie zaginięcia przesyłki istnieje określona procedura reklamacyjna, która umożliwia wyjaśnienie okoliczności zaginięcia i potwierdzenie daty nadania.

Jak podkreśla Michał Goj, należy zawsze zachowywać kopię wysyłanych pism. Powinny one być nadawane wyłącznie przesyłką poleconą. Podkreśla, że załączniki należy wymienić w treści dokumentu. Ponadto do jednej koperty należy wkładać tylko jedno pismo. Jeśli chcemy jedną przesyłką nadać więcej dokumentów, dobrze jest wymienić je na kopercie lub w liście przewodnim.

- Jednak najbezpieczniejszą metodą doręczania wszelkich pism do organów skarbowych jest ich bezpośrednie (niekoniecznie osobiste) złożenie w biurze podawczym - urzędu obsługującego dany organ uważa Maciej Grela, prawnik z kancelarii Gide Loyrette Nouel. Również on podkreśla, że wysyłając przesyłkę pocztą warto pamiętać o podstawowych zasadach ostrożności, takich jak nadanie w formie listu poleconego lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, dokładnym oznaczeniu zawartości przesyłki zarówno na potwierdzeniu nadania, jak i na kopercie przez odpowiedni dopisek, np. zeznanie PIT-37 za 2007 rok. J. Kowalski, NIP... oraz zachowaniu potwierdzenia nadania (i ewentualnie zwrotki).

- Działania te pozwolą składającemu na uzyskanie materiału dowodowego, który może mieć dla niego kluczowe znaczenie na wypadek sporu z organem co do zawartości i daty złożenia przesyłki, np. w przypadku jej zaginięcia w urzędzie - tłumaczy Maciej Grela. W jego ocenie, zastosowanie się do tych reguł jest niezwykle istotne w związku z praktycznym brakiem alternatywnych możliwości dowodzenia swojego stanowiska w oparciu o inne dowody.

Można reklamować

Jak zauważa Małgorzata Sobońska, nadanie przesyłki podatkowej listem poleconym ma dodatkowy walor. Podatnik nie tylko dysponuje urzędowym potwierdzeniem nadania przesyłki listowej z datą stempla pocztowego z dnia nadania i zarachowanym w systemie pocztowym numerem przesyłki.

- W razie zaginięcia przesyłki istnieje określona procedura reklamacyjna, która umożliwia wyjaśnienie okoliczności zaginięcia i potwierdzenie daty nadania - mówi Małgorzata Sobońska.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Doręczanie pism i deklaracji

ALEKSANDRA TARKA

aleksandra.tarka@infor.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

KSeF nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury – obowiązek już od lutego 2026: Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony? Zapoznaj się z podstawowymi informacjami

Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.

Nowe prawo ratuje rolników przed komornikiem! Teraz egzekucje długów wstrzymane po złożeniu wniosku do KOWR

Rolnicy w tarapatach finansowych zyskali tarczę ochronną. Dzięki nowelizacji ustawy o restrukturyzacji zadłużenia złożenie wniosku do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa wstrzymuje egzekucję komorniczą. Zmiana ma dać czas na rozmowy z wierzycielami, ułatwić restrukturyzację i uchronić tysiące gospodarstw przed nagłą utratą majątku. To krok, który eksperci określają jako bardzo istotny dla bezpieczeństwa produkcji żywności w Polsce.

KSeF 2026: Tryb offline24, offline, awaria i awaria całkowita - co trzeba wiedzieć? MF wyjaśnia

Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdą w życie od lutego 2026 r., przewidują różne procedury na wypadek problemów technicznych i awarii systemu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, czym różni się tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz procedura na wypadek awarii całkowitej – a także jakie obowiązki w zakresie wystawiania, przesyłania i udostępniania faktur będą spoczywać na podatnikach w każdej z tych sytuacji.

REKLAMA

KSeF 2.0: Wielka rewolucja w fakturowaniu i VAT! Co dokładnie się zmieni i kogo obejmą nowe przepisy?

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

REKLAMA