REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zasady przechowywania akt osobowych /fot.Shutterstock
Zasady przechowywania akt osobowych /fot.Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu archiwizacji akt osobowych to zmiany, które były bardzo oczekiwane przez pracodawców. Wprowadzenie tych rozwiązań powinno w sposób istotny wpłynąć na obniżenie kosztów przedsiębiorstw.

REKLAMA

Autopromocja

Krótszy okres przechowywania akt – tylko pod pewnymi warunkami

Według ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat. Ta istotna zmiana nie dotyczy jednak wszystkich pracowników. Zróżnicowanie okresu przechowywania akt osobowych jest bowiem uzależnione od daty nawiązania stosunku pracy:

REKLAMA

-  pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – w tej grupie zatrudnionych skrócenie okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat obejmie wszystkich pracowników. Od stycznia 2019 r. pracodawcy przekazują do ZUS szczegółowe raporty miesięczne zawierające dane, które umożliwią w przyszłości wyliczenie emerytur i rent pracowników i zleceniobiorców na podstawie zgromadzonych przez ZUS informacji;

- pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – zasadniczy okres przechowywania dokumentacji nadal wynosi 50 lat, ale pracodawca może dobrowolnie skorzystać z możliwości skrócenia tego okresu do 10 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS raportów z informacjami niezbędnymi do ustalenia wysokości emerytury za pracowników zatrudnionych w tym okresie. Decyzja o złożeniu raportów musi obejmować wszystkich pracowników i wszystkie przepracowane lata;

- pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – w odniesieniu do tej grupy pracowników nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentów. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji kadrowej przez okres 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wystarczy e-dokumentacja

REKLAMA

W poprzednim stanie prawnym dokumentacja pracownicza była obligatoryjnie prowadzona w wersji papierowej. Od 2019 r. pracodawca może wybrać, czy akta pracownicze będą prowadzone w wersji papierowej, czy elektronicznej. W punktu widzenia prawa obie formy są równoważne. Przyjęty sposób prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy wszystkich pracowników.

Decyzja o prowadzeniu dokumentacji w formie elektronicznej wymagał zeskanowania i podpisania każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przygotowania systemu informatycznego do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami archiwizowania dokumentacji.

Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z digitalizacji dokumentacji pracowniczej

Według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii roczne koszty administracyjne przechowywania dokumentacji pracowniczej ponoszone przez pracodawców wynoszą około 130 mln zł. Przykładowo: firma zatrudniająca ok. 500 pracowników może zaoszczędzić w skali roku kwotę rzędu 200 tys. zł. Dodatkowym ważnym atutem przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej jest łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji kadrowej.

Wypłata wynagrodzenia gotówką tylko na wniosek pracownika

Od 2019 r. wypłata wynagrodzeń na mocy przepisów jest realizowana na konta bankowe pracowników. Otrzymanie wynagrodzenia w gotówce możliwe jest tylko w przypadku, gdy pracownik złoży do akt oświadczenie o wyborze tej formy wypłaty wynagrodzenia w ciągu 21 dni od wejścia w życie nowych przepisów.

Dodatkowe obowiązki dla pracodawców decydujących się na e-dokumentację

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji kadrowej nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki:

1) zobowiązuje do poinformowania pracowników o prowadzeniu dokumentacji w innej formie i umożliwienia pracownikom odbioru dokumentacji prowadzonej w poprzedniej formie w terminie 30 dni od daty przekazania tej informacji;

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

2) w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy zobowiązuje pracodawcę do przekazania ze świadectwem pracy informacji o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

- możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu,

- zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w określonym terminie.

Przechowywanie akt zgodnie z przepisami

- Najważniejszym elementem prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w wersji elektronicznej jest posiadanie oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami. System kadrowo-płacowy musi zapewniać należytą ochronę, integralność i autentyczność dokumentacji elektronicznej.

- Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wymaga sporządzenia szczegółowych raportów informacyjnych za każdego pracownika za cały okres pracy przypadający na lata 1999–2018, czyli w niektórych przypadkach nawet za 20 lat pracy.

- Podjęcie decyzji o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga zeskanowania i podpisania wszystkich dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pracodawca zobowiązany jest do przekazania pracownikom informacji o możliwości odebrania ich dokumentów, zanim zostaną one zniszczone.

Ustawa wprowadzająca nowe przepisy została ogłoszona w dniu 13 lutego 2018 r. jednak data wejścia przepisów w życie została przesunięta na 1 stycznia 2019 r. Okres vacatio legis dał przedsiębiorcom możliwość dostosowanie swoich systemów informatycznych i zaplanowanie prac związanych ze zmianą formy prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Zobacz także: Kadry

Sage sp. z o.o
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA