Na jakich zasadach pracodawca może kontrolować pracowników

Sfera prywatności każdego człowieka jest chroniona na podstawie przepisów Konstytucji RP. Konstytucja zapewnia, że:

• każdy ma prawo do ujawniania informacji o sobie tylko w takim zakresie, w jakim chce, jakikolwiek obowiązek ujawnienia określonych danych może być nałożony tylko przepisami ustawy,

• życie rodzinne, prywatne, cześć i dobre imię każdego człowieka podlega ochronie prawnej,

• każdy człowiek ma prawo do wolności i ochrony tajemnicy komunikowania się.

Gwarantowane konstytucją prawo do wolności i prywatności jest chronione przepisami prawa cywilnego oraz przepisami ustawy o ochronie danych osobowych (art. 51 konstytucji).

Ochrona dóbr osobistych

Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest obowiązek poszanowania przez pracodawcę godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 11¹ Kodeksu pracy). Zatem obowiązkiem pracodawcy będzie zapewnienie takich warunków pracy, w których nie będzie dochodzić do naruszania dóbr osobistych. Dlatego o stosowanych zasadach i metodach kontroli, a także o jej zakresie pracownicy muszą być poinformowani.

Uregulowania dotyczące kontroli pracowników mogą zostać zawarte:

• w układzie zbiorowym pracy - jeżeli u danego pracodawcy obowiązuje taki akt,

• w regulaminie pracy - w przypadku pracodawców zatrudniających minimum 20 pracowników,

• w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. w formie zarządzenia, przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub doręczenie dokumentu każdemu pracownikowi) - w przypadku pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminu pracy.

Zakres i metody kontroli powinny być ustalane zgodnie z zasadą adekwatności do celu, jaki pracodawca chce osiągnąć. Przekroczenie powyższej zasady - adekwatności do celu - może skutkować naruszeniem dóbr osobistych pracownika.

Formy kontroli pracowników

Sposoby kontroli pracowników mogą być różne. Są one uzależnione z reguły od rodzaju wykonywanej pracy. Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane w praktyce formy kontroli pracowników.

Monitoring video

Kamery video są instalowane coraz powszechniej, a celem tego typu monitoringu jest przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa pracowników. Szczególnie mogą sprawdzić się w pomieszczeniach kasowych, w salach, w których są obsługiwani interesanci, w magazynach itp.

Tak jak w przypadku innych kontroli, o zainstalowaniu kamer pracownicy powinni być poinformowani przez pracodawcę. Pracodawca nie musi natomiast uzyskiwać zgody pracowników na prowadzenie monitoringu video.

WAŻNE!

Bezwzględnie nie można montować kamer w szatniach, toaletach, łazienkach, przebieralniach.

Monitoring video pracowników mieści się w sferze ochrony danych osobowych. Nagranie pracowników, a później przechowywanie taśmy jest przetwarzaniem danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych pracownika innych niż bezpośrednio związanych ze stosunkiem pracy jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy pracownik wyrazi na to zgodę lub przetwarzanie danych jest podyktowane usprawiedliwionymi celami pracodawcy (tym celem, jak wskazano wyżej, mogą być względy bezpieczeństwa, zabezpieczenie przed kradzieżą itp.).

Nagrywając pracowników za pomocą kamery i tym samym ingerując w pewną sferę prywatności pracownika, pracodawca powinien działać w granicach prawa. Powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony osób, których dane są przetwarzane, a w szczególności powinien zapewnić, aby dane te były:

• przetwarzane zgodnie z prawem,

• zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i

• niepoddawane dalszemu przetwarzaniu, które jest niezgodne z celem tego przetwarzania.

Zatem nagrania należy przechowywać nie dłużej niż to jest konieczne oraz zapewnić taki sposób ich przechowywania, aby niepowołane osoby nie miały do nich dostępu.

Kontrola poczty tradycyjnej

Zarówno pracodawca, jak i przełożeni pracownika mają prawo kontrolować służbową pocztę pracownika, która wpłynęła drogą tradycyjną, za pośrednictwem poczty. Dopuszczalność takiej kontroli wynika z uprawnień pracodawcy lub osób kierujących zakładem w jego imieniu. Brak takiej możliwości skutkowałby pozbawieniem pracodawcy efektywnego realizowania prowadzonej działalności.

Problem może pojawić się wtedy, gdy pracownik otrzyma list prywatny adresowany na zakład pracy (np. taki adres wskazał do korespondencji). Na wykorzystanie adresu pracodawcy jako adresu do korespondencji pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy. Jeżeli jednak nawet taką zgodę otrzyma, nie można wykluczyć sytuacji, w której dojdzie do przypadkowego naruszenia tajemnicy korespondencji, szczególnie w dużych firmach, gdzie ewidencjonowaniem wpływającej poczty zajmują się kancelarie.

W razie gdy prywatna korespondencja pracownika będzie kierowana na adres pracodawcy, należy poinformować o tym pracowników zajmujących się rejestrowaniem poczty, tak aby cała i nienaruszona dotarła do adresata. W razie przypadkowego otwarcia koperty, pracownikowi należy wyjaśnić zaistniałą sytuację i bezwzględnie nie wolno rozpowszechniać informacji, które w ten sposób zostały uzyskane.

Kontrola poczty elektronicznej pracowników

Służbowa poczta elektroniczna stanowi obecnie jeden z podstawowych sposobów komunikowania się pracowników w obrębie firmy, a także z przedstawicielami firm zewnętrznych. Często jednak zdarza się, że poczta firmowa jest wykorzystywana do celów prywatnych.

Pracodawcy chcąc egzekwować efektywne wykorzystanie czasu pracy, chcieliby również kontrolować elektroniczną korespondencję pracowników.

Do prywatnych listów przesyłanych za pośrednictwem poczty e-mail nie powinny mieć dostępu osoby postronne, w tym pracodawca. Trzeba jednak pamiętać, że wszelkie przesyłane tą drogą wiadomości (a nawet całe skrzynki pocztowe) mogą być archiwizowane na serwerach firmowych. Dostęp do nich mogą mieć zatem nie tylko przełożeni, ale również informatycy. Gromadzone w ten sposób informacje niekoniecznie muszą stanowić przejaw kontroli pracowników. Ich przechowywanie wiąże się najczęściej z zachowaniem kopii bezpieczeństwa adresów lub poczty służbowej.

WAŻNE!

W przypadku przechowywania poczty służbowej na serwerach pracodawcy nie wolno przeglądać i udostępniać ewentualnej korespondencji prywatnej pracowników.

Rzecznik Praw Obywatelskich stanął na stanowisku, że elektroniczna poczta służbowa pracowników nie może być kontrolowana przez pracodawców. Jednak zasada ta w praktyce może być ograniczona np. ze względu na wyżej wskazane archiwizowanie dokumentów.

Nie wolno również zapominać, że poczta firmowa przede wszystkim powinna być wykorzystywana do celów służbowych. Zatem zabronienie pracodawcy możliwości jej kontroli czy przeglądania mogłoby w konsekwencji prowadzić do ograniczenia jego uprawnień. Pracownik korespondując z innymi pracownikami lub kontrahentami realizuje zadania służbowe, działając w interesie pracodawcy.

Dlatego analogicznie jak w przypadku tradycyjnych pism przesyłanych drogą pocztową, treść maili służbowych nie może być dla pracodawcy niedostępna. Jednak jeżeli w trakcie przeglądania korespondencji służbowej pracodawca lub przełożony natrafi na listy prywatne, bezwzględnie nie powinny być one przez niego czytane, przechowywane czy rozpowszechniane. Poczta pracownika nie powinna być kontrolowana tylko w celu zapoznania się z jej treścią i „wyłapywania” ewentualnych prywatnych treści.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, w których przeglądanie służbowych maili będzie koniecznością, np. w celu poznania dokonanych przez pracownika tą drogą uzgodnień z kontrahentem w związku z długotrwałą nieobecnością pracownika.

Dopuszczalne jest również całkowite zakazanie wykorzystania poczty służbowej do celów prywatnych.

Kontrolowanie stron internetowych

Podobnie jak poczta elektroniczna, dostęp do Internetu może być bardzo ważnym elementem wykonywanej pracy, przede wszystkim przez możliwość szybkiego pozyskiwania informacji niezbędnych do wykonywania pracy. Udostępnione pracownikom łącza internetowe mogą być również wykorzystywane przez pracowników do przeglądania stron w celach prywatnych. W skrajnych przypadkach surfowanie może prowadzić do spadku efektywności pracy i poświęcania większości czasu sprawom prywatnym.

Kontrola przeglądanych przez pracowników stron internetowych przede wszystkim jest uzasadniona kwestią sprawdzenia sposobu wykorzystywania przez pracownika czasu pracy. Ponadto z niektórych stron pracownik może również przypadkiem ściągnąć niebezpieczne wirusy, co w konsekwencji może doprowadzić do utraty lub zniszczenia istotnych dla firmy danych.

Z drugiej strony informacje o przeglądanych stronach mogą umożliwić pracodawcy stworzenie pewnego profilu pracownika, jego zainteresowań, problemów zdrowotnych itp. Ten zakres informacji wykracza poza ustawowe uprawnienia pracodawcy.

Zatem kontrola przeglądanych stron internetowych powinna służyć tylko wyżej wskazanym celom bezpieczeństwa i efektywności pracy.

W powyższej kwestii, podobnie jak w przypadku poczty elektronicznej, najlepsza jest profilaktyka, czyli ustalenie zasad korzystania z Internetu w miejscu pracy oraz zablokowanie dostępu do stron, które ewidentnie nie mają związku z wykonywaną pracą (np. stron pornograficznych itp.).

Przeszukania

Również w tym przypadku możliwość kontroli przez pracodawcę np. zawartości toreb pracowników powinna być przewidziana w wewnętrznych przepisach regulujących porządek i organizację pracy. Dopuszczalność przeszukiwania pracowników została potwierdzona orzeczeniem Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 r. (sygn. akt IPR 153/72, OSNC 1972/10/184), w którym sąd stwierdził, że „stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia z zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli”.

WAŻNE!

Uprawnienie pracodawcy do przeszukania pracowników nie może być mylone z rewizją, do jakiej są uprawnione organy ścigania.

Kontrola pracodawcy powinna ograniczyć się do wglądu w siatki lub torby. Szczegółowa rewizja osobista będzie już godzić w dobra osobiste pracownika.

W razie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik kradnie mienie pracodawcy, najlepiej zgłosić ten fakt policji.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący sklep spożywczy wyznaczył pracownikom szafki zamykane na zamki patentowe, w których pracownicy mają zostawiać swoje rzeczy osobiste (w tym torby, siatki itp.). Ponadto w regulaminie pracy określił, że po zakończeniu pracy pracodawca lub upoważniona przez niego na piśmie osoba może zażądać przedłożenia zawartości toreb lub siatek będących własnością pracownika oraz opróżnienia kieszeni. W regulaminie ustalono również, że pracownik, który w czasie godzin pracy chce dokonać zakupu na swój użytek jakiegoś towaru, powinien ten fakt zgłosić pracodawcy, a do zakupionego towaru dołączyć paragon. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

W przepisach wewnątrzzakładowych należy zatem określić, kto, kiedy i jakich czynności może dokonywać w przypadku przeszukania pracownika.

Pytania i odpowiedzi

(?) Czy pracowników wychodzących z zakładu pracy mogę kontrolować za pomocą wykrywacza metali?

W przypadku gdy zachodzi ryzyko kradzieży przez pracowników cennych materiałów metalowych będących własnością pracodawcy, które są niewielkich rozmiarów i które łatwo ukryć w torbach lub w odzieży, pracodawca mógłby użyć wykrywacza metali jako środka kontroli pracowników (np. instalując bramki w przejściach). Jeżeli jednak nie będzie takiego celu, jak szczególna ochrona majątku pracodawcy, wówczas użycie wykrywacza metali byłoby zbyt daleko posuniętą metodą kontroli. Przykładowo, w przypadku pracodawców prowadzących sklep spożywczy lub warzywniczy trudno byłoby znaleźć uzasadnienie dla tego typu kontroli. Tak jak w przypadku innych form monitoringu, pracownicy powinni zostać poinformowani o tego rodzaju kontroli.

Pracodawca ustalając zakres i metody kontroli pracowników powinien pamiętać o zasadzie adekwatności stosowanych środków do celu. Przede wszystkim należy ustalić, jakiemu celowi taka kontrola miałaby służyć.

(?) Z portalu internetowego otrzymaliśmy wiadomość, że ktoś z naszej firmowej sieci komputerowej uczestniczy w forum tego portalu, na którym zamieszcza treści o charakterze faszystowskim. Służby informatyczne ustaliły, który z pracowników dopuszczał się takich działań. Czy w związku z powyższym mogę wyciągnąć wobec tego pracownika konsekwencje?

Może Pan nałożyć na pracownika karę regulaminową (upomnienia lub nagany) za tego typu działanie. Pracownik wykorzystywał bowiem komputer i dostęp do Internetu niezgodnie z jego przeznaczeniem, czyli do celów niezwiązanych ze świadczeniem pracy. Ponadto treść zamieszczanych na forum wypowiedzi może skutkować nawet wszczęciem postępowania przez organy ścigania.

Oprócz kary regulaminowej ma Pan również prawo niewypłacenia wynagrodzenia za czas, który pracownik poświęcił na udział w forum, zamiast wykonywać obowiązki służbowe. Programy służące do kontroli przeglądanych stron internetowych rejestrują również czas spędzony na danej witrynie, liczbę odsłon itp.

W przypadku gdy w wyniku kontroli okaże się, że pracownik przeważającą część dni pracy poświęcał na prywatne surfowanie po Internecie - może to stanowić również podstawę rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem.

(?) Prowadzę sklep jubilerski. W celu zwiększenia bezpieczeństwa zamierzam zainstalować monitoring wideo. Czy mogę również zainstalować urządzenie do nagrywania rozmów?

Zainstalowanie urządzenia nagrywającego rozmowy pracowników i klientów wkracza w sferę prywatności i jest dopuszczalne tylko na podstawie przepisów odpowiedniej ustawy. We wszelkich innych przypadkach mogłoby być użyte tylko za zgodą zarówno pracowników, jak i klientów. Jednak nawet zakładając, że uzyskałby Pan taką zgodę, w mojej ocenie doszłoby w tym przypadku do naruszenia zasady adekwatności stosowanych środków do celu, jaki chce Pan osiągnąć, czyli zwiększenia bezpieczeństwa. Do zapobieżenia (zminimalizowania) ryzyka kradzieży wystarczy monitoring video.

Ponadto przez nagrywanie rozmów mógłby Pan doprowadzić do spadku obrotów (klienci wybieraliby sklepy, w których mogą czuć się swobodnie), zaś u pracowników świadomość, że są nagrywani, mogłaby skutkować wzrostem stresu związanego z pracą, a tym samym prowadzić do spadku wydajności pracy.

Niedozwolone przepisami prawa jest instalowanie ukrytych urządzeń podsłuchowych bez wiedzy i zgody osób nagrywanych.

• art. 47, art. 49, art. 51 Konstytucji RP,

• art. 23 Kodeksu cywilnego,

• art. 11¹, art. 22¹ Kodeksu pracy,

• art. 1, art. 6, art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Beata Naróg

specjalista w zakresie prawa pracy, były wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy