REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Deklaracje ZUS - rodzaje i terminy składania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Systim
Księgowość przez Internet – online
Deklaracje ZUS - rodzaje i terminy składania /fot.shutterstock
Deklaracje ZUS - rodzaje i terminy składania /fot.shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Rozróżniamy kilka deklaracji, jakie przedsiębiorcy są zobowiązani składać do ZUS-u podczas rejestracji działalności, ale także w trakcie jej prowadzenia. Istnieją dwa rodzaje deklaracji - zgłoszeniowe i rozliczeniowe (w tym raporty imienne).

Deklaracje ZUS zgłoszeniowe

Deklaracje zgłoszeniowe należy składać przy zakładaniu działalności i w momencie zatrudniania nowego pracownika w celu zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych. Należy pamiętać, że obowiązek składania formularzy zgłoszeniowych jest do 7 dni od zatrudnienia nowego pracownika, lub zmiany danych. Tak więc, formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej to:

REKLAMA

  • ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej. Składane jest przez przedsiębiorcę w celu zgłoszenia nowo zatrudnionego pracownika i siebie (przedsiębiorce) do ubezpieczeń, a także w sytuacji korekty danych. Formularz ten składa się, gdy osoba zgłaszana objęta jest pełnym ubezpieczeniem społecznym.

UWAGA! Formularz ten składa się również w momencie utraty prawa do korzystania z ZUS preferencyjnego (po upływie 2 lat od momentu rozpoczęcia działalności) w celu zgłoszenia się do zmiany na ZUS pełny.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych. Składane w sytuacji zgłoszenia przedsiębiorcy lub pracownika do ubezpieczeń , bądź też w przypadku zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej. Dotyczy to osób objętych tylko ubezpieczeniem zdrowotnym.

UWAGA! Formularz ten składa się również w momencie odwieszenia działalności gospodarczej - ale tylko wtedy gdy przez okres zawieszenia uległa zmianie sytuacja ubezpieczeniowa przedsiębiorcy (może opłacać tylko składkę zdrowotną).

  • ZUS ZIUA - Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Składany w celu zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, która została wcześniej zgłoszona na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA. Może to dotyczyć numeru PESEL, serii i numeru dowodu osobistego, nazwiska, daty urodzenia itd.

  • ZUS ZCNA - Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego. Składany w celu zgłoszenia członków rodziny przedsiębiorcy lub zatrudnionego  do ubezpieczenia zdrowotnego, lub też do ich wyrejestrowania z ubezpieczenia.

UWAGA! Formularz ten składa się również w momencie utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego wcześniej do ubezpieczenia, czyli wyrejestrowania z tego ubezpieczenia.

  • ZUS ZWUA - Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Składany przez płatnika składek, w celu wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych - tylko społecznych lub tylko zdrowotnych pracownika, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia. Formularz ten służy również w sytuacji likwidacji działalności gospodarczej.

UWAGA! Formularz ten składa się również w sytuacji likwidacji działalności gospodarczej (ale nie w przypadku zawieszania działalności!) lub, gdy osobie prowadzącej działalność kończy się ZUS preferencyjny i przechodzi na pełny ZUS.

Natomiast formularze zgłoszeniowe płatnika składek to:

  • ZUS ZPA – Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Składany jest przez płatników składek, którzy są osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej. Formularz ZUS ZPA płatnik składek składa w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany lub korekty danych.

  • ZUS ZFA – Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej. Służy do zgłoszenia płatników składek będących osobami fizycznymi. Składany jest przez płatnika składek w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany lub korekty danych.

  • ZUS ZIPA – Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek. Składany jest przez płatnika składek w celu zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

  • ZUS ZWPA – Wyrejestrowanie płatnika składek. Dokument ZUS ZWPA składany jest przez płatnika składek w celu wyrejestrowania płatnika składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub zgłoszenia korekty danych wyrejestrowania płatnika.

  • ZUS ZBA – Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek. Składany jest przez płatnika składek w celu zawiadomienia o rachunkach bankowych danego płatnika, nowym rachunku, zamknięciu dotychczasowego rachunku lub zmianie/korekcie danych dotyczących rachunku bankowego.

  • ZUS ZAA – Informacja o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek. Składany jest przez płatnika składek w celu zawiadomienia o adresie prowadzenia działalności, nowym adresie prowadzenia działalności, likwidacji działalności pod wcześniej wskazanym adresem lub zmianie/korekcie adresu prowadzenia działalności.

Deklaracje ZUS rozliczeniowe i raporty imienne

Deklarację rozliczeniową przedsiębiorca składa w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Deklaracje tą składa się z formularza głównego - ZUS DRA, a także załączników (imiennych raportów).

Deklarację ZUS DRA wraz z raportami imiennymi: ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA, w zależności od rodzaju działalności płatnik musi złożyć w określonym terminie:

  • jednostki i zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze - do 5 dnia następnego miesiąca,
  • osoby fizycznie, opłacające składkę tylko za siebie - do 10 dnia następnego miesiąca,
  • pozostali płatnicy - do 15 dnia następnego miesiąca.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Dla wyjaśnienia, poniżej znajduje się opis wymienionych: wyżej deklaracji rozliczeniowych i raportów imiennych:

  • ZUS DRA – główna deklaracja rozliczeniowa ZUS, służąca do rozliczania składek i wypłaconych w danym miesiącu świadczeń - przez płatnika składek. Na formularzu sporządza się raport rozliczeniowy, deklarację korygującą. Jeżeli płatnik składek zatrudnia pracowników, to ma obowiązek złożenia deklaracji ZUS DRA wraz z dołączonymi do niej imiennymi raportami miesięcznymi: ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA. Jeżeli jednak płatnik składek rozlicza składki wyłącznie na własne ubezpieczenie, to przekazuje jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez załączników.

  • ZUS RCA - imienny raport, w którym wykazywane są należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego, oraz zdrowotnego (w przypadku gdy ubezpieczony podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym). Płatnik składek sporządza raport na formularzu raportu miesięcznego lub korygującego. Jest załącznikiem do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

  • ZUS RZA - imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne (do rozliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne za zatrudnionych pracowników, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych). Płatnik składek sporządza raport na formularzu raportu miesięcznego lub korygującego. Jest załącznikiem do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

  • ZUS RSA - imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach (zasiłkach) i przerwach w opłacaniu składek (np. podczas urlopu chorobowego, macierzyńskiego). Płatnik składek sporządza raport na formularzu raportu miesięcznego lub korygującego. Jest załącznikiem do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Przykład:

Przedsiębiorca założył działalność gospodarczą dnia 13. sierpnia 2018 roku, zdecydował się na opłacanie składek ZUS od najniższej możliwej podstawy. Postanowił opłacać składki tylko na ubezpieczenie zdrowotne.

W tym wypadku, przedsiębiorca jest zobligowany do złożenia deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZZA w ciągu 7 dni od założenia działalności, czyli do 20. sierpnia w ZUS.

Następnie do 10. września jest zobowiązany złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA. W związku z tym, że pierwszy miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej jest niepełny, to deklarację rozliczeniową ZUS DRA, przedsiębiorca będzie musiał złożyć również w następnym miesiącu.

Autor: Żaneta Dulczykowska, Systim.pl

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.),

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. z 2018 r. poz. 804).

Zobacz także: Kadry

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak wystawiać faktury w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

REKLAMA