Czy prywatne rozmowy telefoniczne pracownika są opodatkowane i oskładkowane

RADA

Wydatki pokrywane przez pracodawcę z tytułu prywatnych rozmów pracowników powinni Państwo zaliczyć do przychodów i podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik jest zobowiązany do zwrotu pracodawcy tych wydatków. Abonamentu, do którego opłacenia jest zobowiązana firma, nie należy dzielić na część odpowiadającą rozmowom prywatnym i zaliczać do przychodów pracownika.

UZASADNIENIE

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Zaliczamy do nich w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, a także różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).

Pracownik w przypadku wykorzystania telefonu na potrzeby prywatne otrzyma nieodpłatne świadczenie. Wydruk połączeń telefonicznych (tzw. billing) pozwala na wyeliminowanie kosztów rozmów prywatnych pracownika. Jeżeli rozmowa jest przeprowadzona w celach prywatnych, pracownik powinien to wskazać na billingu. W sytuacji gdy pracownik wykazuje rozmowę jako służbową (a numer odbiorcy to uprawdopodobnia), to jest to oświadczenie pracownika, które nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe. W przypadku rozmów prywatnych należy ustalić pracownikowi przychód odpowiadający wydatkom na prywatne połączenia (ustalone na podstawie billingu). Wartość świadczenia należy również zaliczyć do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 i art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie przewidują wyłączenia z podstawy składek świadczenia w postaci sfinansowania prywatnych rozmów zatrudnionych. Jednak nie są raczej spotykane przypadki, aby organy podatkowe czy kontroli skarbowej podczas kontroli sprawdzały billingi telefonów służbowych używanych przez pracowników. Niemniej nie można wykluczyć takiej ewentualności.

Jeżeli pracownik jest zobowiązany do zwrotu wydatków z tytułu prywatnych rozmów telefonicznych, to nie zaistnieje nieodpłatne świadczenie. Tym samym nie będą one zaliczane do przychodów pracownika ani do podstawy wymiaru jego składek.

Podobne stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 23 grudnia 2008 r. (IBPB2/415-1606/08/BD), w której stwierdziła, że „(...) nieodpłatne świadczenie otrzymane od pracodawcy w formie używania samochodu i telefonu służbowego do celów prywatnych stanowi po stronie pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Jeśli jednak pracownik zostanie obciążony kosztami ww. świadczenia, nie będzie to świadczenie nieodpłatne skutkujące powstaniem przychodu. Użyczenie pracownikowi samochodu i telefonu służbowego do celów prywatnych jest zatem świadczeniem usług (...)”.

Abonamentu, do którego opłacenia firma jest zobowiązana, nie należy dzielić na część odpowiadającą rozmowom prywatnym i zaliczać do przychodów pracownika. Wydatki na abonament wynikają z zarejestrowania telefonu na firmę oraz z tego, że jest on jej własnością. Ponoszone są niezależnie od wykorzystania telefonu (chociaż z założenia służbowy telefon komórkowy jest przeznaczony do celów firmowych). Do ich opłacenia jest zobowiązana firma, a nie pracownik. Abonament stanowi wydatek na utrzymanie telefonu w gotowości do wykorzystywania go do rozmów firmowych. W związku z powyższym nie należy dzielić abonamentu i zaliczać jego części odpowiadającej rozmowom prywatnym pracownika do przychodów ze stosunku pracy oraz podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Pracownik nie uzyska w tym przypadku przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym i tym samym nie zaistnieje obowiązek zaliczenia go do podstawy wymiaru składek.

Problem pojawia się jednak wtedy, gdy abonament przewiduje tzw. darmowe minuty i z tych minut pracownik korzysta w celach prywatnych. Mimo że abonament wynika z wykorzystania telefonu na potrzeby firmy, to jednak pracownik korzystając z takich minut do celów prywatnych uzyskuje pewną korzyść. Korzystając ze swojego telefonu prywatnego musiałby ponieść koszty takich rozmów. Zdaniem autora, bezpieczniejsze byłoby w takim przypadku obciążenie pracownika według standardowej stawki, jaką stosuje dany operator, ewentualnie ustalić w powyższy sposób wartość tego świadczenia i zaliczyć go do przychodów pracownika oraz do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),

• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),

• § 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Krzysztof Rustecki

ekspert w zakresie prawa podatkowego i rozliczenia pracowników