Jak przygotować firmę do PPK?

Należy pamiętać, że lista pracowników, którzy zgodzą się na PPK może być dynamiczna. Z PPK można zrezygnować, zmienić jego warunki i dowolnie modyfikować w zależności od potrzeb. Ciągłe zmiany oznaczają, że należy kontrolować listę do PPK. W jaki sposób najlepiej to zrobić? Oczywiście za pomocą automatyzacji.

Dlaczego warto zainwestować w program do PPK?

Program pozwoli na kontrolowanie zmiennych, mających wpływ na wysokość wpłat do PPK. Ponieważ są one zmienne, automatyzacja list do PPK niesamowicie ułatwi i usprawni pracę. Program taki powinien:

- umożliwiać prowadzenie bazy, w której widnieje aktualny spis pracowników wyrażających chęć udziału w PPK

- rejestrować rezygnację z PPK

- przechowywać informacje o wysokości składek do PPK

- pomagać w naliczaniu składek

- przekazywać deklaracje związane z PPK do instytucji finansowych

- pilnować harmonogramu związanego z PPK narzuconego przez instytucje finansowe, najlepiej wysyłając nam powiadomienia, np. „najwyższy czas zgłosić pracownika do PPK, ponieważ przepracował już określoną ilość czasu”.

Kto może znaleźć się na liście do PPK?

Na liście do PPK mogą znaleźć się osoby, które:

- są między 18. A 55. Rokiem życia

- otrzymują wynagrodzenie podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (np. umowa o pracę, umowa zlecenie, praca nakładcza, członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, członkowie rad nadzorczych)

- obcokrajowcy zatrudnieni w Polsce.

Kto wpłaca do PPK? Pracodawca czy pracownik?

Do PPK wpłacać może zarówno pracodawca jak i pracownik. Z tym że wpłaty pracodawcy są dla pracownika przychodem. Oznacza to, że od wpłat do PPK finansowanych przez pracodawcę trzeba odprowadzać podatek dochodowy.

Wpłaty do PPK dzieli się na podstawowe (które są obowiązkowe) oraz dodatkowe. W sumie zarówno pracodawca jak i pracownik mogą wpłacić do PPK każdego miesiąca maksymalnie 4% wynagrodzenia każdy.

Wpłaty podstawowe wynoszą (w stosunku do wynagrodzenia):

- 2% - jeśli wpłaty finansowane są przez pracownika

- 1,5% - jeśli wpłaty finansowane są przez pracodawcę

Wpłaty dodatkowe (w stosunku do wynagrodzenia):

- maksymalnie 2% - jeśli wpłaty finansowane są przez pracownika

- maksymalnie 2,5% - jeśli wpłaty finansowane są przez pracodawcę

Od czego zależy wysokość maksymalnej wpłaty?

Wysokość wpłaty do PPK może się zmienić, jeśli:

- pracownik zwyczajnie ma ochotę zmienić jej wysokość (oczywiście w ramach procentowych określonych przez ustawę o pracowniczych planach kapitałowych)

- pracownik otrzymał premię lub nagrodę (podlegającą „ozusowaniu”)

- pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim

- pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym

- wynagrodzenie miesięczne pracownika (może pochodzić z kilku różnych źródeł) nie jest wyższe niż 120% minimalnego wynagrodzenia. Wtedy podstawowa wpłata do PPK może wynieść tylko 0,5%.

Jak nalicza się wpłaty do PPK?

Wpłaty do PPK nalicza się od wynagrodzenia brutto, wliczając w to również nadgodziny, premie i benefity, które podlegają składkom na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Wpłaty do PPK są wstrzymane, jeśli pracownik przebywa na urlopie wychowawczym, rodzicielskim, macierzyńskim, bezpłatnym, zasiłku rehabilitacyjnym lub zwolnieniu lekarskim.

Odliczanie wpłat do PPK

Wpłaty do PPK są naliczane od wynagrodzenia brutto, ale odliczane od wynagrodzenia netto.

Wpłaty pracowników do PPK odlicza się z wynagrodzenia netto pracowników. Wpłaty pracodawców są dodatkiem dla zatrudnionych, należy jednak z wynagrodzenia potrącić podatek dochodowy od tych dopłat (odpowiednio 17% lub 32%). Zgodnie z ustawą o PPK wpłaty pracodawców nie są „ozusowane”.

Ważną informacją dla podmiotów zatrudniających jest fakt, że wpłaty pracodawców stanowią koszty podatkowe (KUP), ale dopiero od momentu przesłania na rachunek bankowy instytucji finansowej. Np. jeśli pracodawca sfinansował wpłaty do PPK i przekazał je do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym naliczył wpłaty, może zaliczyć te środki do KUP za miesiąc, za który są należne.

Wynagrodzenie uczestnika PPK

Pracodawca rozpoczyna wpłacać pieniądze do PPK, zaczynając od miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny opisany w umowie zawartej o prowadzenie PPK.

W myśl Art. 28 pracodawca jest obowiązany w szczególności do naliczania i pobierania wpłat od osoby, która wyraziła zgodę na PPK. Pracodawca musi też dokonywać wpłaty do wybranej instytucji finansowej.

Ponad to obowiązkiem pracodawcy jest naliczenie i dokonanie wpłat, do których sam się zobowiązał.

Pracodawca ma na przekazanie wpłat do wybranej instytucji finansowej określoną ilość czasu, a mianowicie musi to zrobić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym naliczył i pobrał wpłaty.

W celu naliczania wpłat pracodawca uwzględnia podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. Wpłata od wynagrodzenia nie uwzględnia składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz podatek dochodowy.

Limit wpłat do PPK

Należy pamiętać, że istnieje maksymalna wysokość wpłaty do PPK. Maksymalny limit wpłat (a także dopłat) do PPK, które można dokonać na konto danego uczestnika PPK to 50.000 dolarów amerykańskich. Oznacza to, że wpłaty i dopłaty nie mogą przekroczyć   w danym roku kalendarzowym równowartości tej kwoty w polskich złotych (przeliczając według średniego kursu dolara amerykańskiego w Narodowym Banku Polskim na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy).

Jolanta Rustecki, HR Manager
VGD

Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na temat PPK, a także zobaczyć kilka praktycznych przykładów oraz poznać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z PPK, zachęcamy do udziału w webinarium pt. "PPK dla pracodawcy – 10 dni przed terminem zawarcia umowy o zarządzanie". Webinarium odbędzie się 16.10.2020 roku (piątek) w godzinach 10:30 - 11:45. Więcej szczegółów oraz rejestracja: https://pl.vgd.eu/webinar-o-ppk/.