Czy w regulaminie wynagradzania można zapisać, z ilu miesięcy będzie ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego

RADA

Ustalenia liczby miesięcy, z których będą Państwo obliczać wynagrodzenie za urlop pracownika, należy dokonywać indywidualnie w każdym konkretnym przypadku. Nie ma przy tym znaczenia, do jakiej grupy zatrudnionych należy dany pracownik. Wskazanie w regulaminie wynagradzania stałej liczby miesięcy, z których będzie ustalana podstawa wynagrodzenia urlopowego, może być w pewnych przypadkach uznane za niezgodne z prawem. Nie ma natomiast przeszkód, by w przepisach wewnątrzzakładowych uszczegółowić pojęcie „znacznego wahania” wysokości zmiennych składników wynagrodzenia pracownika.

UZASADNIENIE

Zgodnie z obowiązującymi regułami obliczania wynagrodzenia pracownika korzystającego z urlopu wypoczynkowego, wypłacone mu zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się z różnej liczby miesięcy poprzedzających ten urlop. Zasadą jest, że do ustalenia wynagrodzenia urlopowego bierze się pod uwagę łączną sumę tych składników z 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Zatem jeżeli pracownik będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego w maju 2008 r., to ustalając wynagrodzenie za ten okres, należy wziąć pod uwagę wypłacone mu zmienne składniki (prowizje, premie itp.) z: lutego, marca i kwietnia 2008 r.

Co istotne, należy uwzględniać składniki przysługujące za określony miesiąc, bez względu na to, kiedy nastąpiła ich rzeczywista wypłata. Prowizja wypłacona w maju za kwiecień musi być zatem uwzględniona przy obliczaniu średniej zmiennych składników z poprzednich miesięcy.

W przypadku znacznego wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia, mogą być one uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Okres, z którego w danym przypadku należy obliczać tę średnią, będzie uzależniony od konkretnego przypadku.

PRZYKŁAD

Pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego w maju 2008 r. W okresie 12 miesięcy poprzedzających urlop otrzymywał zmienne premie w następującej wysokości: kwiecień 2008 r. - 100 zł, marzec 2008 r. - 200 zł, luty 2008 r. - 300 zł, styczeń 2008 r. - 400 zł, grudzień 2007 r. - 500 zł, listopad 2007 r. - 600 zł, październik 2007 r. - 700 zł, wrzesień 2007 r. - 800 zł, sierpień 2007 r. - 900 zł, lipiec 2007 r. - 1000 zł, czerwiec 2007 r. - 1100 zł, maj 2007 r. - 1200 zł.

Licząc wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych z ostatnich 6 miesięcy kalendarzowych premia wyniosłaby 350 zł (100 zł + 200 zł + 300 zł + 400 zł + 500 zł + 600 zł) : 6 = 350 zł.

Przyjmując natomiast do obliczenia średniej maksymalny ogólnie dopuszczalny obowiązującymi przepisami rozporządzenia okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu, wyniosłaby ona 650 zł.

(100 zł + 200 zł + 300 zł + 400 zł + 500 zł + 600 zł + 700 zł + 800 zł + 900 zł + 1000 zł + 1100 zł + 1200 zł) : 12 = 650 zł.

W tym przypadku prawidłowe jest naliczanie średniej z 12 miesięcy.

Jak widać na powyższym przykładzie, obliczenie średniej zmiennych składników wynagrodzenia pracownika wyłącznie z 6 miesięcy może być dla pracownika znacznie mniej korzystne niż w przypadku obliczenia jej z 12 miesięcy. Zatem również przepis regulaminu wynagradzania, który ograniczałby okres, z którego oblicza się tę średnią wyłącznie z 6 miesięcy, byłby niezgodny z prawem jako mniej korzystny dla pracowników w porównaniu powszechnie obowiązującymi z przepisami, które dają w takim przypadku możliwość obliczenia średniej z dłuższego okresu, maksymalnie 12 miesięcy. Dlatego każdorazowo w indywidualnym przypadku pracodawca lub osoba przez niego upoważniona (księgowa, kadrowa) musi zdecydować, z jakiego okresu dokonać wyliczenia średniej zmiennych składników wynagrodzenia, by dochować zasady, że pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego jest należne takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym okresie pracował.

Tak samo niewskazane będzie regulowanie w różny sposób okresu, z którego jest obliczana podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, w zależności od zajmowanego przez pracownika stanowiska pracy (handlowca, pracownika administracji, pracownika obsługi itp.). W takim przypadku bowiem, poza zarzutem stosowania przepisów wewnętrznych mniej korzystnych od powszechnie obowiązujących, mogłoby dojść do naruszenia przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu.

Nie ma natomiast przeszkód prawnych do uszczegółowienia w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie wynagradzania, pojęcia „znacznego wahania” zmiennych składników wynagrodzenia, jakim posługują się przepisy. Dla przejrzystości reguł stosowanych przy obliczeniu wynagrodzenia urlopowego w zakładzie można przykładowo uregulować, że znaczne wahania zmiennych składników to takie, które przekraczają 20% wartości tych składników. Wówczas, jeśli w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu przez pracownika, otrzymał on zmienny składnik wyższy lub niższy o co najmniej 20% od któregoś z tych otrzymanych w okresie 3 miesięcy poprzedzających korzystanie z urlopu, okres, z którego oblicza się średnią, byłby stosownie wydłużony do 6, 9, czy 12 miesięcy.

• § 7-8 ust. 2 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.),

• art. 9, art. 18^3a, art. 172 Kodeksu pracy.

Aleksander P. Kuźniar

specjalista w zakresie prawa pracy