KSeF 2026: Czy można odliczyć VAT i zaliczyć wydatek do kosztów na podstawie skanu faktury?

• Jakie warunki należy spełnić, aby odliczyć VAT
• Czy wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmienia warunki odliczenia VAT
• Jak przechowywać otrzymane faktury
• FAQ - odliczanie VAT i ujmowanie kosztów na podstawie skanu faktury

Jakie warunki należy spełnić, aby odliczyć VAT

Zgodnie z generalną zasadą przewidzianą w art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawo do odliczenia VAT przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Dodatkowo dla skorzystania z tego prawa konieczne jest, aby nie wystąpiły negatywne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia VAT, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 10 oraz art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Jeżeli zatem skany faktur będą dotyczyły wydatków za towary i usługi wykorzystywane do czynności opodatkowanych i nie wystąpią przesłanki wyłączające to prawo, to podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z takich faktur.

Takie podejście potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo w interpretacji z 5 czerwca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.2.PRM) organ wskazał, że:
(…) w stosunku do faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowaniu – poprzez skanowanie lub fotografowanie – wysłanych do Spółki będzie Wnioskodawcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

Podatnik ma również możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych bezpośrednio przez spółkę, jak i wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowanych skanem faktury (interpretacja z 20 lutego 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.631.2023.2.EB).

Czy wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmienia warunki odliczenia VAT

Warunków odliczenia VAT nie zmienia również fakt wejścia w życie systemu KSeF od 1 lutego 2026 r. Zgodnie z najnowszymi interpretacjami wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej, prawidłowej pod względem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego (por. interpretację z 14 stycznia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.856.2025.1.MG).

Jak przechowywać otrzymane faktury

Warto jednak pamiętać, że art. 112a i art. 112aa ustawy o VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej w dowolny sposób. Jednak sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podstawa prawna:
- art. 86 ust. 1, art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1, art. 88 ust. 1, art. 112a i 112aa ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1811)
- art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 278; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1846)

POWOŁANE INTERPRETACJE URZĘDOWE
- pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 czerwca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.2.PRM)
- pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 stycznia 2026 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.856.2025.1.MG)
- pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 lutego 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.631.2023.2.EB)

FAQ - odliczanie VAT i ujmowanie kosztów na podstawie skanu faktury

Czy podatnik może odliczyć VAT z wydruku skanu ręcznie wystawionej faktury otrzymanej e‑mailem?

Skan faktury dotyczący wydatków na towary i usługi do czynności opodatkowanych, przy braku przesłanek wyłączających, daje prawo do odliczenia VAT. Przepisy nie uzależniają tego prawa od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy jej przechowywania.

Jakie warunki należy spełnić, aby odliczyć VAT zgodnie z art. 86 i art. 88 ustawy o VAT?

Odliczenia dokonuje podatnik VAT jeśli nabywane towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych; nie mogą wystąpić przesłanki z art. 88 ustawy o VAT. Prawo powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem posiadania faktury (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1).

Czy wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. zmienia warunki odliczenia VAT?

Warunków odliczenia VAT nie zmienia fakt wejścia w życie systemu KSeF od 1 lutego 2026 r. Wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej, prawidłowej formalnie i materialnie, spełnia przesłankę skorzystania z prawa do odliczenia.

Jak przechowywać faktury zgodnie z art. 112a i 112aa ustawy o VAT?

Faktury papierowe i elektroniczne można przechowywać w dowolny sposób, w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność do upływu przedawnienia. Na żądanie organów trzeba zapewnić bezzwłoczny dostęp, a dla faktur w formie elektronicznej – pobór i przetwarzanie danych.

Czy wydatki pracownicze udokumentowane skanem faktury mogą być kosztem uzyskania przychodów?

Podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych bezpośrednio przez spółkę oraz wydatków pracowniczych, spełniających definicję z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowanych skanem faktury (interpretacja z 20 lutego 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.631.2023.2.EB).

Adrian Błaszkiewicz, ekspert z zakresu VAT