REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

REKLAMA

REKLAMA

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może polegać na ustaleniu, czy w okresie niezdolności do pracy pracownik nie wykonuje innej pracy zarobkowej lub też nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego w sposób sprzeczny z jego celem.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

REKLAMA

Zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa o świadczeniach pieniężnych) oraz na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczególnych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, pracodawcom zatrudniającym ponad 20 pracowników przysługuje uprawnienie do skontrolowania prawidłowości wykorzystania przez pracowników zwolnień lekarskich.

REKLAMA

Kontrola może się odbyć w każdym czasie oraz w miarę potrzeb pracodawcy. Przeprowadza ją imiennie upoważniona przez pracodawcę osoba. Upoważnienie uprawnia do przeprowadzenia kontroli w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. Przepisy nie wprowadzają ograniczenia co do tego, kto może zostać upoważniony. W związku z powyższym może to być osoba, która jest zatrudniona u pracodawcy (np. w dziale kadr) bądź też osoba zatrudniona przez podmiot zewnętrzny.

W praktyce pracodawcy chętnie korzystają z usług firm lub osób zawodowo zajmujących się kontrolą pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich. Podpisywane są z nimi umowy określające warunki współpracy w zakresie realizacji usług związanych z kontrolą absencji chorobowych. Należy jednak w takiej sytuacji zadbać o kwestie związane z ochroną danych osobowych.

Kontrola zwolnień lekarskich przez podmiot zewnętrzny a ochrona danych osobowych pracowników

Pracodawca przetwarza zwykłe dane osobowe osób fizycznych na podstawie jednej z przesłanek uregulowanych w art. 6 ust. 1 RODO. Bez względu na zgodę pracownika, pracodawca będący administratorem danych osobowych przetwarza dane m.in. gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, a także gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust 1 lit. b i c RODO).

REKLAMA

Ponadto, w zakresie legalności przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, danych dotyczących zdrowia, art. 9 ust. 2 lit. b RODO wprost przewiduje, że dopuszczalne jest przetwarzanie gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych przewiduje wprost uprawnienie pracodawców do kontrolowania zwolnień lekarskich, a co za tym idzie upoważnienie pracownika lub zlecenie przeprowadzenia kontroli podmiotowi zewnętrznemu należy traktować jako realizację szczególnego prawa przez administratora.

Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r.

Niedawno do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga na nieprawidłowość w procesie przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę polegająca na udostępnieniu danych osobowych osobom nieuprawnionym.

Skarżąca była zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W sierpniu 2018 r. umowa została rozwiązana z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia, a skarżąca została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. We wrześniu 2018 r., kiedy pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim, pracodawca postanowił skontrolować zasadność tego zwolnienia, zlecając przeprowadzenie kontroli podmiotowi zewnętrznemu. Do mieszkania skarżącej przyszło dwóch kontrolujących, czego skutkiem było wniesienie przez nią skargi do Prezesa UODO, a także wniosku o zobowiązanie osób, którym jej dane osobowe zostały przekazane, do nieudostępniania ich oraz nałożenie na pracodawcę kary administracyjnej.

Po analizie stanu faktycznego Prezes UODO stwierdził, że nie ma podstaw do stwierdzenia niezgodności z RODO przetwarzania danych osobowych skarżącej. Pracodawca realizując szczególne prawa administratora zawarł z podmiotem zewnętrznym zgodną z przepisami prawa pracy umowę o świadczenie usług oraz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych spełniającą wymogi art. 28 RODO, a co za tym idzie prawidłowo określającą zakres i kategorie powierzanych danych osobowych. Ponadto osoby przeprowadzające kontrolę posiadały imienne upoważnienia, a także zostały im przekazane wyłącznie dane niezbędne do przeprowadzenia kontroli, tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz informacje o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim – bez podawania treści tego zwolnienia, a więc przekazane zostały dane wynikające z umowy powierzenia.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla księgowych i biur rachunkowych

Prezes UODO orzekł, że proces przetwarzania danych osobowych odbywał się w oparciu o art. 28 RODO w zw. z przesłankami określonymi w art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zakresie tzw. zwykłych danych tj. imienia, nazwiska i adresu zamieszkania oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zakresie danych dot. stanu zdrowia skarżącej.

Podsumowując, obowiązujące przepisy nie ograniczają możliwości powierzenia przez pracodawcę przeprowadzenia kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego podmiotowi zewnętrznemu. Należy natomiast pamiętać o zawarciu umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Ponadto powierzenie przetwarzania danych osobowych w celu przeprowadzenia kontroli zwolnień lekarskich powinno być zgodne z zasadą minimalizacji danych. W związku z tym osobie kontrolującej nie można przekazać informacji o przyczynie wydania zwolnienia lekarskiego, a także nie ma ona prawa wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji na temat swojego stanu zdrowia.

Niniejszy artykuł powstał w oparciu o Decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r. (Decyzja ZSZZS.440.727.2018)

Magdalena Kęska, prawnik
KSP Legal & Tax Advice –
www.ksplegal.pl

Magdalena Kęska – prawnik w KSP Legal & Tax Advice
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

Kawa z INFORLEX. Perspektywy zawodu księgowego

Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 3 cenionymi ekspertami: Żanetą Hejne – właścicielką biura rachunkowego, Piotrem Juszczykiem – doradcą podatkowym inFakt oraz Radosławem Kowalskim – doradcą podatkowym.

Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

REKLAMA

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

REKLAMA

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

REKLAMA