REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

REKLAMA

REKLAMA

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może polegać na ustaleniu, czy w okresie niezdolności do pracy pracownik nie wykonuje innej pracy zarobkowej lub też nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego w sposób sprzeczny z jego celem.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa o świadczeniach pieniężnych) oraz na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczególnych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, pracodawcom zatrudniającym ponad 20 pracowników przysługuje uprawnienie do skontrolowania prawidłowości wykorzystania przez pracowników zwolnień lekarskich.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Kontrola może się odbyć w każdym czasie oraz w miarę potrzeb pracodawcy. Przeprowadza ją imiennie upoważniona przez pracodawcę osoba. Upoważnienie uprawnia do przeprowadzenia kontroli w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. Przepisy nie wprowadzają ograniczenia co do tego, kto może zostać upoważniony. W związku z powyższym może to być osoba, która jest zatrudniona u pracodawcy (np. w dziale kadr) bądź też osoba zatrudniona przez podmiot zewnętrzny.

W praktyce pracodawcy chętnie korzystają z usług firm lub osób zawodowo zajmujących się kontrolą pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich. Podpisywane są z nimi umowy określające warunki współpracy w zakresie realizacji usług związanych z kontrolą absencji chorobowych. Należy jednak w takiej sytuacji zadbać o kwestie związane z ochroną danych osobowych.

Kontrola zwolnień lekarskich przez podmiot zewnętrzny a ochrona danych osobowych pracowników

Pracodawca przetwarza zwykłe dane osobowe osób fizycznych na podstawie jednej z przesłanek uregulowanych w art. 6 ust. 1 RODO. Bez względu na zgodę pracownika, pracodawca będący administratorem danych osobowych przetwarza dane m.in. gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, a także gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust 1 lit. b i c RODO).

REKLAMA

Ponadto, w zakresie legalności przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, danych dotyczących zdrowia, art. 9 ust. 2 lit. b RODO wprost przewiduje, że dopuszczalne jest przetwarzanie gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych przewiduje wprost uprawnienie pracodawców do kontrolowania zwolnień lekarskich, a co za tym idzie upoważnienie pracownika lub zlecenie przeprowadzenia kontroli podmiotowi zewnętrznemu należy traktować jako realizację szczególnego prawa przez administratora.

Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r.

Niedawno do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga na nieprawidłowość w procesie przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę polegająca na udostępnieniu danych osobowych osobom nieuprawnionym.

Skarżąca była zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W sierpniu 2018 r. umowa została rozwiązana z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia, a skarżąca została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. We wrześniu 2018 r., kiedy pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim, pracodawca postanowił skontrolować zasadność tego zwolnienia, zlecając przeprowadzenie kontroli podmiotowi zewnętrznemu. Do mieszkania skarżącej przyszło dwóch kontrolujących, czego skutkiem było wniesienie przez nią skargi do Prezesa UODO, a także wniosku o zobowiązanie osób, którym jej dane osobowe zostały przekazane, do nieudostępniania ich oraz nałożenie na pracodawcę kary administracyjnej.

Po analizie stanu faktycznego Prezes UODO stwierdził, że nie ma podstaw do stwierdzenia niezgodności z RODO przetwarzania danych osobowych skarżącej. Pracodawca realizując szczególne prawa administratora zawarł z podmiotem zewnętrznym zgodną z przepisami prawa pracy umowę o świadczenie usług oraz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych spełniającą wymogi art. 28 RODO, a co za tym idzie prawidłowo określającą zakres i kategorie powierzanych danych osobowych. Ponadto osoby przeprowadzające kontrolę posiadały imienne upoważnienia, a także zostały im przekazane wyłącznie dane niezbędne do przeprowadzenia kontroli, tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz informacje o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim – bez podawania treści tego zwolnienia, a więc przekazane zostały dane wynikające z umowy powierzenia.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla księgowych i biur rachunkowych

Prezes UODO orzekł, że proces przetwarzania danych osobowych odbywał się w oparciu o art. 28 RODO w zw. z przesłankami określonymi w art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zakresie tzw. zwykłych danych tj. imienia, nazwiska i adresu zamieszkania oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zakresie danych dot. stanu zdrowia skarżącej.

Podsumowując, obowiązujące przepisy nie ograniczają możliwości powierzenia przez pracodawcę przeprowadzenia kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego podmiotowi zewnętrznemu. Należy natomiast pamiętać o zawarciu umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Ponadto powierzenie przetwarzania danych osobowych w celu przeprowadzenia kontroli zwolnień lekarskich powinno być zgodne z zasadą minimalizacji danych. W związku z tym osobie kontrolującej nie można przekazać informacji o przyczynie wydania zwolnienia lekarskiego, a także nie ma ona prawa wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji na temat swojego stanu zdrowia.

Niniejszy artykuł powstał w oparciu o Decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r. (Decyzja ZSZZS.440.727.2018)

Magdalena Kęska, prawnik
KSP Legal & Tax Advice –
www.ksplegal.pl

Magdalena Kęska – prawnik w KSP Legal & Tax Advice
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

REKLAMA

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA