REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

REKLAMA

REKLAMA

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może polegać na ustaleniu, czy w okresie niezdolności do pracy pracownik nie wykonuje innej pracy zarobkowej lub też nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego w sposób sprzeczny z jego celem.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa o świadczeniach pieniężnych) oraz na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczególnych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, pracodawcom zatrudniającym ponad 20 pracowników przysługuje uprawnienie do skontrolowania prawidłowości wykorzystania przez pracowników zwolnień lekarskich.

REKLAMA

Autopromocja

Kontrola może się odbyć w każdym czasie oraz w miarę potrzeb pracodawcy. Przeprowadza ją imiennie upoważniona przez pracodawcę osoba. Upoważnienie uprawnia do przeprowadzenia kontroli w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. Przepisy nie wprowadzają ograniczenia co do tego, kto może zostać upoważniony. W związku z powyższym może to być osoba, która jest zatrudniona u pracodawcy (np. w dziale kadr) bądź też osoba zatrudniona przez podmiot zewnętrzny.

W praktyce pracodawcy chętnie korzystają z usług firm lub osób zawodowo zajmujących się kontrolą pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich. Podpisywane są z nimi umowy określające warunki współpracy w zakresie realizacji usług związanych z kontrolą absencji chorobowych. Należy jednak w takiej sytuacji zadbać o kwestie związane z ochroną danych osobowych.

Kontrola zwolnień lekarskich przez podmiot zewnętrzny a ochrona danych osobowych pracowników

Pracodawca przetwarza zwykłe dane osobowe osób fizycznych na podstawie jednej z przesłanek uregulowanych w art. 6 ust. 1 RODO. Bez względu na zgodę pracownika, pracodawca będący administratorem danych osobowych przetwarza dane m.in. gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, a także gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust 1 lit. b i c RODO).

REKLAMA

Ponadto, w zakresie legalności przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, danych dotyczących zdrowia, art. 9 ust. 2 lit. b RODO wprost przewiduje, że dopuszczalne jest przetwarzanie gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych przewiduje wprost uprawnienie pracodawców do kontrolowania zwolnień lekarskich, a co za tym idzie upoważnienie pracownika lub zlecenie przeprowadzenia kontroli podmiotowi zewnętrznemu należy traktować jako realizację szczególnego prawa przez administratora.

Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r.

Niedawno do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga na nieprawidłowość w procesie przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę polegająca na udostępnieniu danych osobowych osobom nieuprawnionym.

Skarżąca była zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W sierpniu 2018 r. umowa została rozwiązana z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia, a skarżąca została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. We wrześniu 2018 r., kiedy pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim, pracodawca postanowił skontrolować zasadność tego zwolnienia, zlecając przeprowadzenie kontroli podmiotowi zewnętrznemu. Do mieszkania skarżącej przyszło dwóch kontrolujących, czego skutkiem było wniesienie przez nią skargi do Prezesa UODO, a także wniosku o zobowiązanie osób, którym jej dane osobowe zostały przekazane, do nieudostępniania ich oraz nałożenie na pracodawcę kary administracyjnej.

Po analizie stanu faktycznego Prezes UODO stwierdził, że nie ma podstaw do stwierdzenia niezgodności z RODO przetwarzania danych osobowych skarżącej. Pracodawca realizując szczególne prawa administratora zawarł z podmiotem zewnętrznym zgodną z przepisami prawa pracy umowę o świadczenie usług oraz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych spełniającą wymogi art. 28 RODO, a co za tym idzie prawidłowo określającą zakres i kategorie powierzanych danych osobowych. Ponadto osoby przeprowadzające kontrolę posiadały imienne upoważnienia, a także zostały im przekazane wyłącznie dane niezbędne do przeprowadzenia kontroli, tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz informacje o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim – bez podawania treści tego zwolnienia, a więc przekazane zostały dane wynikające z umowy powierzenia.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla księgowych i biur rachunkowych

Prezes UODO orzekł, że proces przetwarzania danych osobowych odbywał się w oparciu o art. 28 RODO w zw. z przesłankami określonymi w art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zakresie tzw. zwykłych danych tj. imienia, nazwiska i adresu zamieszkania oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zakresie danych dot. stanu zdrowia skarżącej.

Podsumowując, obowiązujące przepisy nie ograniczają możliwości powierzenia przez pracodawcę przeprowadzenia kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego podmiotowi zewnętrznemu. Należy natomiast pamiętać o zawarciu umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Ponadto powierzenie przetwarzania danych osobowych w celu przeprowadzenia kontroli zwolnień lekarskich powinno być zgodne z zasadą minimalizacji danych. W związku z tym osobie kontrolującej nie można przekazać informacji o przyczynie wydania zwolnienia lekarskiego, a także nie ma ona prawa wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji na temat swojego stanu zdrowia.

Niniejszy artykuł powstał w oparciu o Decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r. (Decyzja ZSZZS.440.727.2018)

Magdalena Kęska, prawnik
KSP Legal & Tax Advice –
www.ksplegal.pl

Magdalena Kęska – prawnik w KSP Legal & Tax Advice
Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w Ordynacji podatkowej 2024. Likwidacja terminu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty podatku po wyroku TSUE i TK, rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pisma

Likwidacja ograniczenia czasowego na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty powstałej w wyniku orzeczenia TSUE lub TK oraz rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pism do organów podatkowych – to najważniejsze nowości zawarte w projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który został opublikowany 14 czerwca 2024 r. Nowe przepisy mają wejść w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia, a więc najprawdopodobniej jeszcze w 2024 roku.

Zmiany w VAT. Uproszczenia dla drobnych przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT

Szykują się zmiany w VAT. Małe firmy będą miały możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE niż ten, w którym mają siedzibę. Tak wynika z planowanej nowelizacji ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno firm z Polski, jak i z innych krajów członkowskich UE.

Dotacje dla śląskich przedsiębiorców na transformację działalności w 2024 roku. Od kiedy nabór wniosków?

W dniu 27 czerwca 2024 r. powinien zostać uruchomiony nabór wniosków o dofinansowanie dla projektów badawczo-rozwojowych, planowanych do realizacji przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność w województwie śląskim. 

Komisja Europejska uruchamia wobec Polski procedurę nadmiernego deficytu. Otwarcie możliwe w lipcu 2024 r. Jakie skutki? Co dalej?

Komisja Europejska poinformowała 19 czerwca 2024 r., że jej zdaniem uzasadnione jest otwarcie procedury nadmiernego deficytu m.in. wobec siedmiu państw członkowskich UE (w tym Polski) i zamierza zaproponować Radzie UE jej otwarcie w lipcu br. Zdaniem ekspertów banku PKO BP to sygnał, że m.in. nie ma przestrzeni do zwiększania wydatków budżetowych.

REKLAMA

Unijna Odprawa Scentralizowana w Imporcie (CCI), Faza 1. Kurs e-learningowy Komisji Europejskiej

Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że Komisja Europejska przygotowała moduł e-learningowy opisujący założenia "Unijnej Odprawy Scentralizowanej w Imporcie (CCI), Faza 1" w ramach Unijnego Kodeksu Celnego. 

Projekt zmian w składce zdrowotnej. Już wiemy kiedy trafi do Sejmu

Projekt zmian składki zdrowotnej i uproszczenia sposobu jej wyliczania powinien trafić do Sejmu po wakacjach. Natomiast jeszcze przed wakacjami sejmowymi minister finansów Andrzej Domański ma spotkać się z Lewicą w celu ostatecznego uzgodnienia propozycji zawartych w projekcie.

Wyrok TSUE dot. nadpłaty VAT. Prawo do zwrotu nadpłaconego podatku wskutek błędnej ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej

TSUE w wyroku z 21 marca 2024 r. zapadłym w sprawie C‑606/22 orzekł, że wykazanie nadpłaty podatku VAT i dochodzenie jej zwrotu dopuszczalne jest również wtedy, gdy sprzedaż z zawyżoną stawką VATu odbywała się na rzecz konsumentów na podstawie paragonów z kas rejestrujących (fiskalnych), a więc nie wyłącznie wówczas, gdy wystawiano faktury. Naczelny Sąd Administracyjny - w oczekiwaniu na powyższe orzeczenie - zawiesił kilka prowadzonych postępowań. Po wyroku TSUE postępowania te zostały podjęte na nowo i oczekują na rozstrzygnięcia.

W bankomacie Euronetu wypłacisz maksymalnie jednorazowo 200 zł (tylko 18 czerwca). Dlaczego? To akcja protestacyjna

We wtorek 18 czerwca 2024 r. w bankomatach Euronetu można wypłacić jednorazowo maksymalnie do 200 zł. Wprowadzone ograniczenie to akcja protestacyjna Euronetu, która - jak powiedział PAP prezes Euronet Polska Marek Szafirski - ma zwrócić uwagę na sytuację operatorów bankomatów.

REKLAMA

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników. MRPiPS przygotował zmianę rozporządzenia

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotował 13 czerwca 2024 r. projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, który ma wejść w życie przed 1 lipca 2024 r. Co się zmieni?

Karty przedpłacone - jak rozliczać w VAT. Czy tak samo jak bony?

Aktualnie w obrocie gospodarczym często można się spotkać z różnego rodzaju kartami przedpłaconymi. Jak takie karty przedpłacone należy rozliczać dla celów VAT? Czy może tak samo jak bony (towarowe i usługowe)? A także czy niewykorzystane środki na kartach przedpłaconych należy opodatkować VAT?

REKLAMA