REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

REKLAMA

REKLAMA

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może polegać na ustaleniu, czy w okresie niezdolności do pracy pracownik nie wykonuje innej pracy zarobkowej lub też nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego w sposób sprzeczny z jego celem.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa o świadczeniach pieniężnych) oraz na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczególnych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, pracodawcom zatrudniającym ponad 20 pracowników przysługuje uprawnienie do skontrolowania prawidłowości wykorzystania przez pracowników zwolnień lekarskich.

REKLAMA

Autopromocja

Kontrola może się odbyć w każdym czasie oraz w miarę potrzeb pracodawcy. Przeprowadza ją imiennie upoważniona przez pracodawcę osoba. Upoważnienie uprawnia do przeprowadzenia kontroli w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. Przepisy nie wprowadzają ograniczenia co do tego, kto może zostać upoważniony. W związku z powyższym może to być osoba, która jest zatrudniona u pracodawcy (np. w dziale kadr) bądź też osoba zatrudniona przez podmiot zewnętrzny.

W praktyce pracodawcy chętnie korzystają z usług firm lub osób zawodowo zajmujących się kontrolą pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich. Podpisywane są z nimi umowy określające warunki współpracy w zakresie realizacji usług związanych z kontrolą absencji chorobowych. Należy jednak w takiej sytuacji zadbać o kwestie związane z ochroną danych osobowych.

Kontrola zwolnień lekarskich przez podmiot zewnętrzny a ochrona danych osobowych pracowników

Pracodawca przetwarza zwykłe dane osobowe osób fizycznych na podstawie jednej z przesłanek uregulowanych w art. 6 ust. 1 RODO. Bez względu na zgodę pracownika, pracodawca będący administratorem danych osobowych przetwarza dane m.in. gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, a także gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust 1 lit. b i c RODO).

REKLAMA

Ponadto, w zakresie legalności przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, danych dotyczących zdrowia, art. 9 ust. 2 lit. b RODO wprost przewiduje, że dopuszczalne jest przetwarzanie gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych przewiduje wprost uprawnienie pracodawców do kontrolowania zwolnień lekarskich, a co za tym idzie upoważnienie pracownika lub zlecenie przeprowadzenia kontroli podmiotowi zewnętrznemu należy traktować jako realizację szczególnego prawa przez administratora.

Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r.

Niedawno do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga na nieprawidłowość w procesie przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę polegająca na udostępnieniu danych osobowych osobom nieuprawnionym.

Skarżąca była zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W sierpniu 2018 r. umowa została rozwiązana z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia, a skarżąca została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. We wrześniu 2018 r., kiedy pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim, pracodawca postanowił skontrolować zasadność tego zwolnienia, zlecając przeprowadzenie kontroli podmiotowi zewnętrznemu. Do mieszkania skarżącej przyszło dwóch kontrolujących, czego skutkiem było wniesienie przez nią skargi do Prezesa UODO, a także wniosku o zobowiązanie osób, którym jej dane osobowe zostały przekazane, do nieudostępniania ich oraz nałożenie na pracodawcę kary administracyjnej.

Po analizie stanu faktycznego Prezes UODO stwierdził, że nie ma podstaw do stwierdzenia niezgodności z RODO przetwarzania danych osobowych skarżącej. Pracodawca realizując szczególne prawa administratora zawarł z podmiotem zewnętrznym zgodną z przepisami prawa pracy umowę o świadczenie usług oraz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych spełniającą wymogi art. 28 RODO, a co za tym idzie prawidłowo określającą zakres i kategorie powierzanych danych osobowych. Ponadto osoby przeprowadzające kontrolę posiadały imienne upoważnienia, a także zostały im przekazane wyłącznie dane niezbędne do przeprowadzenia kontroli, tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz informacje o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim – bez podawania treści tego zwolnienia, a więc przekazane zostały dane wynikające z umowy powierzenia.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla księgowych i biur rachunkowych

Prezes UODO orzekł, że proces przetwarzania danych osobowych odbywał się w oparciu o art. 28 RODO w zw. z przesłankami określonymi w art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zakresie tzw. zwykłych danych tj. imienia, nazwiska i adresu zamieszkania oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zakresie danych dot. stanu zdrowia skarżącej.

Podsumowując, obowiązujące przepisy nie ograniczają możliwości powierzenia przez pracodawcę przeprowadzenia kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego podmiotowi zewnętrznemu. Należy natomiast pamiętać o zawarciu umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Ponadto powierzenie przetwarzania danych osobowych w celu przeprowadzenia kontroli zwolnień lekarskich powinno być zgodne z zasadą minimalizacji danych. W związku z tym osobie kontrolującej nie można przekazać informacji o przyczynie wydania zwolnienia lekarskiego, a także nie ma ona prawa wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji na temat swojego stanu zdrowia.

Niniejszy artykuł powstał w oparciu o Decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r. (Decyzja ZSZZS.440.727.2018)

Magdalena Kęska, prawnik
KSP Legal & Tax Advice –
www.ksplegal.pl

Magdalena Kęska – prawnik w KSP Legal & Tax Advice
Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA