REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych
Kontrola zwolnień lekarskich a ochrona danych osobowych

REKLAMA

REKLAMA

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może polegać na ustaleniu, czy w okresie niezdolności do pracy pracownik nie wykonuje innej pracy zarobkowej lub też nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego w sposób sprzeczny z jego celem.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa o świadczeniach pieniężnych) oraz na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczególnych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, pracodawcom zatrudniającym ponad 20 pracowników przysługuje uprawnienie do skontrolowania prawidłowości wykorzystania przez pracowników zwolnień lekarskich.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Kontrola może się odbyć w każdym czasie oraz w miarę potrzeb pracodawcy. Przeprowadza ją imiennie upoważniona przez pracodawcę osoba. Upoważnienie uprawnia do przeprowadzenia kontroli w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. Przepisy nie wprowadzają ograniczenia co do tego, kto może zostać upoważniony. W związku z powyższym może to być osoba, która jest zatrudniona u pracodawcy (np. w dziale kadr) bądź też osoba zatrudniona przez podmiot zewnętrzny.

W praktyce pracodawcy chętnie korzystają z usług firm lub osób zawodowo zajmujących się kontrolą pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich. Podpisywane są z nimi umowy określające warunki współpracy w zakresie realizacji usług związanych z kontrolą absencji chorobowych. Należy jednak w takiej sytuacji zadbać o kwestie związane z ochroną danych osobowych.

Kontrola zwolnień lekarskich przez podmiot zewnętrzny a ochrona danych osobowych pracowników

Pracodawca przetwarza zwykłe dane osobowe osób fizycznych na podstawie jednej z przesłanek uregulowanych w art. 6 ust. 1 RODO. Bez względu na zgodę pracownika, pracodawca będący administratorem danych osobowych przetwarza dane m.in. gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, a także gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust 1 lit. b i c RODO).

REKLAMA

Ponadto, w zakresie legalności przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, danych dotyczących zdrowia, art. 9 ust. 2 lit. b RODO wprost przewiduje, że dopuszczalne jest przetwarzanie gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych przewiduje wprost uprawnienie pracodawców do kontrolowania zwolnień lekarskich, a co za tym idzie upoważnienie pracownika lub zlecenie przeprowadzenia kontroli podmiotowi zewnętrznemu należy traktować jako realizację szczególnego prawa przez administratora.

Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r.

Niedawno do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga na nieprawidłowość w procesie przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę polegająca na udostępnieniu danych osobowych osobom nieuprawnionym.

Skarżąca była zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W sierpniu 2018 r. umowa została rozwiązana z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia, a skarżąca została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. We wrześniu 2018 r., kiedy pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim, pracodawca postanowił skontrolować zasadność tego zwolnienia, zlecając przeprowadzenie kontroli podmiotowi zewnętrznemu. Do mieszkania skarżącej przyszło dwóch kontrolujących, czego skutkiem było wniesienie przez nią skargi do Prezesa UODO, a także wniosku o zobowiązanie osób, którym jej dane osobowe zostały przekazane, do nieudostępniania ich oraz nałożenie na pracodawcę kary administracyjnej.

Po analizie stanu faktycznego Prezes UODO stwierdził, że nie ma podstaw do stwierdzenia niezgodności z RODO przetwarzania danych osobowych skarżącej. Pracodawca realizując szczególne prawa administratora zawarł z podmiotem zewnętrznym zgodną z przepisami prawa pracy umowę o świadczenie usług oraz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych spełniającą wymogi art. 28 RODO, a co za tym idzie prawidłowo określającą zakres i kategorie powierzanych danych osobowych. Ponadto osoby przeprowadzające kontrolę posiadały imienne upoważnienia, a także zostały im przekazane wyłącznie dane niezbędne do przeprowadzenia kontroli, tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz informacje o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim – bez podawania treści tego zwolnienia, a więc przekazane zostały dane wynikające z umowy powierzenia.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla księgowych i biur rachunkowych

Prezes UODO orzekł, że proces przetwarzania danych osobowych odbywał się w oparciu o art. 28 RODO w zw. z przesłankami określonymi w art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zakresie tzw. zwykłych danych tj. imienia, nazwiska i adresu zamieszkania oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zakresie danych dot. stanu zdrowia skarżącej.

Podsumowując, obowiązujące przepisy nie ograniczają możliwości powierzenia przez pracodawcę przeprowadzenia kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego podmiotowi zewnętrznemu. Należy natomiast pamiętać o zawarciu umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Ponadto powierzenie przetwarzania danych osobowych w celu przeprowadzenia kontroli zwolnień lekarskich powinno być zgodne z zasadą minimalizacji danych. W związku z tym osobie kontrolującej nie można przekazać informacji o przyczynie wydania zwolnienia lekarskiego, a także nie ma ona prawa wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji na temat swojego stanu zdrowia.

Niniejszy artykuł powstał w oparciu o Decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 20 marca 2019 r. (Decyzja ZSZZS.440.727.2018)

Magdalena Kęska, prawnik
KSP Legal & Tax Advice –
www.ksplegal.pl

Magdalena Kęska – prawnik w KSP Legal & Tax Advice
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA