| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Obrót gospodarczy > Finanse i inwestycje > Fundamenty nowoczesnego budżetowania

Fundamenty nowoczesnego budżetowania

Mimo wielkiego znaczenia przypisywanego budżetowaniu stale narasta krytyka dotycząca jego efektywności. W wyniku prowadzonej dyskusji powstają co raz to nowe koncepcje: od Better Budgeting poprzez Advanced Budgeting do Beyond Budgeting. Jedne z nich proponują stopniowe poprawianie budżetowania, inne zaś opowiadają się za jego całkowitym zniesieniem. Koncepcje te stanowią jednak tylko częściową odpowiedź na krytykowane ograniczenia klasycznego podejścia. Każdy bowiem, kto budował wie, że nowy dom nie powstaje przez pomalowanie, a tym bardziej zburzenie starego. Nowoczesne budżetowanie, jak nowy dom, potrzebuje solidnych fundamentów.

Istotny wpływ na efektywność zarządzania  ma jakość komunikowania zdefiniowanych założeń i celów. Dzięki objaśnieniu celów i zamierzeń pracownicy dowiadują się, co powinno być osiągnięte poprzez realizację planu. Wyjaśnianie i komunikowanie celów oznacza zatem, że cele i zamiary muszą być jasne i zrozumiałe, główne założenia planu muszą być komunikowane na wszystkich szczeblach organizacji, powinno następować delegowanie uprawnień oraz unikanie pętli planowania przez przekazanie założeń (top-down). Praktyczne wskazówki w tym zakresie przedstawiają następujące punkty:

  • Jasne określenie celów i intencji: Cele powinny być wyrażone tak precyzyjnie, jak to tylko możliwe, aby intencje za nimi stojące były jasne i zrozumiałe dla wszystkich. Należy kłaść nacisk na podstawy planu i jego ostateczne cele a nie na poszczególne kroki lub miarę realizacji.
  • Delegowanie odpowiedzialności za ich realizację: Odwzorowanie i planowanie celów, a także definiowanie środków do ich osiągnięcia pozostawia się osobom odpowiedzialnym za przygotowanie budżetów oraz ich pracownikom. Tylko w ten sposób można optymalnie wykorzystać ich wiedzę oraz umiejętności.
  • Zaangażowanie odpowiednich osób: Kadra zarządzająca odpowiedzialna za budżetowanie musi być zaangażowana w ten proces. Należy przy tym pamiętać, że zaangażowanie (czyli jestem, bo chcę i pragnę), to nie to samo, co przyjęcie odpowiedzialności (jestem, bo muszę i  ktoś pragnął). Nie dotyczy to jednak wszystkich pracowników. Należy określić, którzy pracownicy przejmują konkretne role rozumiane jako udział w procesie budżetowym (otrzymywanie informacji, wyrażanie opinii oraz podejmowanie decyzji). Jako gospodarz procesu budżetowania dział controllingu jest odpowiedzialny za angażowanie wszystkich uczestników tego procesu.
  • Ciągłe informowanie pracowników: Informowanie wszystkich pracowników jest bardzo ważne: podawanie uzasadnienia dla pewnych działań i zadań tworzy zrozumienie (Dlaczego musimy ciąć koszty? Jak zmieniają się ceny?). Budżet może być wykorzystany jako narzędzie komunikacji ilustrujące cele i zadania. Należy przy tym wziąć pod uwagę potencjalne ograniczenia – pracownicy nie zawsze są upoważnieni do pewnych informacji np. o wysokości wynagrodzeń. Należy przy tym przezwyciężyć przyzwyczajenia, jakie obowiązują choćby w wielu MŚP, gdzie komunikacja w ramach budżetu jest ograniczana wyłącznie do właścicieli czy zarządzających.
  • Zrozumiałe komunikaty w raportowaniu: Raporty nie mogą być miejscem pochówku liczb. Powinny interpretować wartości i zawierać jasne komunikaty oraz wytyczne do działań. Jeśli analiza danych oparta na liczbach staje się zbyt pracochłonna dla zarządzających – tak jak ma to miejsce w wielu działach lub oddziałach firm – należy starać się przygotowywać raporty na zaledwie kilku stronach formatu (A3) lub wręcz na jednej, jeśli to tylko możliwe. Raporty powinny zawierać wyłącznie niezbędne informacje. Uproszczenie oraz większą przejrzystość można osiągnąć dzięki stosowaniu elementów graficznych (tzw. kokpitów menedżerskich).
  • Umożliwianie prowadzenia analiz: System raportowania powinien również umożliwiać dalsze analizy przy użyciu drążenia danych, w idealnym przypadku po ścieżkach przyczynowo‑skutkowych.
  • Dołączanie komentarzy i uwag: Komentarze zarejestrowane w procesie budżetowania muszą pojawić się również w procesie analizy odchyleń oraz prognoz. Najlepiej jeśli komentarze są zintegrowane w bazie danych tak, aby były systemowo połączone z czasem oraz jednostkami organizacyjnymi, których dotyczą.

Ekspert:

Controlling i Zarządzanie

Controlling i Zarządzanie to fachowy magazyn kierowany do profesjonalistów rachunkowości zarządczej, controllingu, analizy finansowej i sprawozdawczości zewnętrznej.

Zdjęcia

Fundamenty nowoczesnego budżetowania /Fotolia
Fundamenty nowoczesnego budżetowania /Fotolia

Biuletyn VAT499.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Agnieszka Andrzejewska

Radca prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »