| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > Podatki osobiste > Podatnik w urzędzie > Wszystko o NIP - PORADNIK

Wszystko o NIP - PORADNIK

To, że każdy podatnik powinien mieć swój Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) wiedzą chyba wszyscy. Jednak już znacznie mniej osób zdaje sobie sprawę jakie obowiązki wynikają z posiadania tego numeru. A jest ich kilka.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności:

- pełną i skróconą nazwę (firmę),

- formę organizacyjno-prawną,

- adres siedziby,

- numer identyfikacyjny REGON,

- nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego i numer nadany przez ten organ,

- wykaz rachunków bankowych,

- adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej

- przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.


Jest to zakres informacji podawany w praktyce przy rejestracji każdej spółki (zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności).


Występując o NIP w niektórych przypadkach należy podać dodatkowe informacje

1) w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami – danymi tymi są NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;

2) w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych - dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom;

3) w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi a rozpoczynający działalność gospodarczą mogą złożyć zgłoszenie identyfikacyjne wraz z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców (chyba że posiadają już NIP).
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego z podaniem w szczególności wykazu rachunków bankowych oraz złożeniem uwierzytelnionej lub urzędowo poświadczonej kopii zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON.

Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie

NIP można załatwić przez pełnomocnika


Występując z wnioskiem o nadanie NIP bądź składając zgłoszenie aktualizacyjne nie musimy tych czynności wykonywać osobiście.


Może nas w tym wyręczyć inny podmiot: pełnomocnik bądź kurator sądowy. Jeśli to właśnie jeden z tych podmiotów w naszym imieniu dokonuje zgłoszenia identyfikacyjnego, to ma on obowiązek dołączyć do zgłoszenia uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu.


W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, do tego zgłoszenia należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa.


Uwierzytelnione kopie dokumentów a wystąpienie o NIP


Prowadząc działalność gospodarczą mamy obowiązek dołączyć do zgłoszenia identyfikacyjnego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem. Są to np.:

  • odpis z Krajowego Rejestru Sądowego,
  • umowa spółki,
  • dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba,
  • zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON,
  • umowa rachunku bankowego.


W praktyce często jednak zdarza się, że dołączamy kopie dokumentów bez ich uwierzytelnienia w wymagany przepisami sposób. W konsekwencji czeka nas albo konieczność powtórnego przedłożenia uwierzytelnionych kopii, bądź wizyta w urzędzie skarbowym celem okazania oryginałów.


Wtedy kopie potwierdzi za zgodność z oryginałem upoważniony pracownik urzędu skarbowego. W uzasadnionych przypadkach urzędnik może również sporządzić odpisy dokumentów, oryginały zaś zwraca zgłaszającemu za pokwitowaniem na odpisach.


NIP a subkonta do głównego rachunku firmy


Jeśli jako osoby fizyczne prowadzimy działalność gospodarczą, to występując o nadanie NIP lub aktualizując dane zawarte w zgłoszeniu mamy obowiązek poinformować fiskusa o numerze firmowego rachunku bankowego.


Coraz częściej zdarza się, że oprócz głównego rachunku bank otwiera dla naszej firmy szereg rachunków pomocniczych (tzw. subkont). Może się zdarzyć, że będą ich setki a nawet tysiące. Każde subkonto jest np. przypisane jednemu klientowi firmy. Pojawiają się wówczas wątpliwości, czy obowiązek ujawniania w dokumentach związanych z NIP firmowego rachunku bankowego dotyczy również subkont


Na szczęście dla nas jako podatników obowiązek ujawniania w dokumentach związanych z NIP firmowego rachunku bankowego nie dotyczy subkont. Subkonta nie są bowiem osobnymi rachunkami bankowymi, lecz jedynie kontami technicznymi.


Nie są też nadawane poszczególnym klientom lub rodzajom płatności w osobnych umowach. Taka możliwość (najczęściej opcjonalnie bądź w zakresie ograniczonym np. czasowo bądź ilościowo) określona jest w umowie o otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego


Gdzie złożyć wniosek o nadanie NIP


Ponieważ NIP nadawany jest jednokrotnie, ustawa o NIP szczegółowo określa, do jakiego organu podatkowego należy złożyć wniosek o nadanie NIP. Ma to zapobiec wydaniu jednemu podmiotowi kilku decyzji o nadaniu NIP

Rodzaj podatnika

Właściwy organ podatkowy

Podatnik podatku od towarów i usług, niekorzystający ze zwolnienia od tego podatku

naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług

Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, korzystające ze zwolnienia od podatku od towarów i usług (np. spółki cywilne)

naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności

podatnicy podatku dochodowego

naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku

Podatnik niebędący podatnikiem podatku dochodowego

naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, a jeżeli podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce - naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście

Płatnicy podatków oraz płatnicy składek ubezpieczeniowych, niebędący jednocześnie podatnikami, o których mowa powyżej

naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; w pozostałych przypadkach właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego jest naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.

Nie można wystąpić dwukrotnie o nadanie NIP. Taki czyn zagrożony jest sankcjami karnymi skarbowymi. W razie zagubienia decyzji o nadaniu NIP nie powinniśmy występować jeszcze raz o wydanie NIP, lecz wystąpić z wnioskiem o wydanie duplikatu pierwotnej decyzji nadającej nam NIP.

Właściwym urzędem, do którego powinniśmy się zwrócić o wydanie tego duplikatu jest ten urząd skarbowy, który wydał decyzję o nadaniu NIP (nawet jeśli w międzyczasie zaczęliśmy się rozliczać w zupełnie innym urzędzie skarbowym ze względu np. na zmianę miejsca zamieszkania).


Decyzja o nadaniu NIP czasem może być nieważna


W przypadku wadliwej decyzji o nadaniu NIP może ona zostać uchylona niezależnie od tego, ile lat minęło od jej wydania. Ustawa o NIP zawiera nawet zastrzeżenie, że gdyby jednak doszło do umorzenia wszczętych z urzędu postępowań w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznych, w sprawie nadania NIP wydanych przed 1 stycznia 1997 r., postępowania to powinno zostać wznowione z urzędu.


W jakich sytuacjach najczęściej dochodzi do stwierdzenia nieważności decyzji o nadanie NIP ? Z praktyki wynika, że może to dotyczyć sytuacji złamania zasady, iż podatnik ma jeden NIP.


Tego rodzaju sytuacje zdarzają się zwłaszcza w odniesieniu do spółek osobowych, w których wspólnik będący osobą fizyczną jest podatnikiem podatku dochodowego, a spółka jest podatnikiem podatku VAT. Wspólnik może popełnić błąd i wystąpić o nadanie osobnego NIP jako podatnik podatku VAT.

Jeżeli do obrotu prawnego zostały wprowadzone dwie decyzje przyznające jednemu podmiotowi dwa numery NIP, jedna z nich musi zostać wyeliminowana. Odbywa się to poprzez stwierdzenie nieważności jednej decyzji o nadaniu NIP. Podstawą działań organów podatkowych jest wówczas konieczność usunięcia z obrotu decyzji ostatecznej, która dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją.


Postępowanie w sprawie o stwierdzenie nieważności decyzji o nadaniu NIP jest prowadzone na podstawie Ordynacji podatkowej. Do takiego postępowania nie stosuje się jednak art. 249 i art. 338 tej ustawy. Przepisy te wprowadzają ograniczenia czasowe uchylenia, zmiany lub stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznych.

Przykładowo na podstawie art. 249 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy wydaje decyzję o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej, jeżeli żądanie zostało wniesione po upływie 5 lat od dnia doręczenia decyzji.

Musimy aktualizować swoje dane

Samo wystąpienie i uzyskanie NIP nie kończy naszych obowiązków jako podatników w tym zakresie. Wszystkie dane potrzebne do uzyskania NIP trzeba aktualizować. Są na to przewidziane ściśle określone terminy.

W przypadku ich niedotrzymania oprócz złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na odpowiednim formularzu NIP musimy dodatkowo złożyć tzw. czynny żal, czyli w odrębnym piśmie przyznać się do opóźnienia, oświadczyć że czynu tego dokonaliśmy sami i powołać się na chęć skorzystania z dobrodziejstwa art. 16 kodeksu karnego skarbowego. Pozwoli to nam uniknąć kary za nieterminowe złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego.


A zgodnie z art. 81 kodeksu karnego skarbowego podatnik (również płatnik), który nie dokonuje w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych albo też podaje w nim dane niezgodne ze stanem rzeczywistym lub niepełne - podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Tabela. Przykładowe terminy na dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego

Rodzaj podatnika

Termin na aktualizację danych związanych z NIP

Podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego

Nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Obowiązek dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego występuje również w przypadku, gdy podatnikom tym, w wyniku utraty prawa do zwolnienia od podatku od towarów i usług lub rezygnacji z tego prawa, zmieniła się właściwość naczelnika urzędu skarbowego. W tym przypadku zgłoszenia aktualizacyjnego dokonuje się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach podatku od towarów i usług, wraz ze zgłoszeniem rejestracyjnym (zob. art. 96 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług)

Podatnicy podatku dochodowego prowadzący działalność gospodarczą oraz płatnicy zaliczek na ten podatek

Nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Podatnicy podatku dochodowego nieprowadzący działalności gospodarczej, ale płacący zaliczki na podatek dochodowy lub podatek dochodowy w trakcie roku podatkowego.

Nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Podatnicy podatku dochodowego nieprowadzący działalności gospodarczej i nie płacący zaliczek na podatek dochodowy lub samego podatku dochodowego w trakcie roku podatkowego

Nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Płatnicy podatków, niepodlegający obowiązkowi aktualizacji danych ewidencyjnych jako podatnicy.

Nie później niż w następującym bezpośrednio po zaistnieniu zdarzenia powodującego obowiązek aktualizacji terminie przekazania do organu podatkowego pierwszej deklaracji podatkowej, do składania której obowiązani są płatnicy podatków.

Jeśli organ emerytalny lub rentowy jest dla nas płatnikiem, to jako podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych możemy dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za jego pośrednictwem. Płatnik jest obowiązany przekazać zgłoszenie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez nas tego zgłoszenia.

Podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.


Zmiana dowodu osobistego


Zarówno występując o NIP, jak i aktualizując objęte nim dane jako osoby fizyczne jesteśmy zobowiązani ujawnić organowi podatkowemu nr i serię dowodu osobistego.

Jeżeli nie prowadzimy działalności gospodarczej, a musimy zmienić dane ze względu na otrzymanie dowodu osobistego, możemy dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem organu wydającego dowód osobisty.


Organ ten obowiązany jest do poinformowania nas o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia. Właściwym formularzem w tym przypadku jest druk NIP-3.


Potwierdzenie nadania NIP (druk NIP-5)


Składając m.in. zgłoszenie rejestracyjne dla celów podatku od towarów i usług jesteśmy zobowiązani uzyskać potwierdzenie nadania NIP.


Zainteresowanym w uzyskaniu potwierdzenia nadania NIP może być podatnik lub płatnik, którego potwierdzenie dotyczy lub osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku. Procedurę potwierdzenia uruchamia się poprzez złożenie wniosku na druku NIP-5.


Wniosek składa się w dwóch identycznych egzemplarzach; jeden egzemplarz zostanie zwrócony wnioskodawcy. Bardzo ważne jest podanie w NIP-5 precyzyjnie adresu wnioskodawcy. W NIP-5 podkreślone jest polecenie adresowane do wnioskodawcy, aby na formularzu należy podać wszystkie nazwy w pełnym brzmieniu (bez stosowania własnych skrótów). W rubryce 23 NIP-5 należy wpisać NIP, którego dotyczy potwierdzenie. Naczelnik urzędu skarbowego odpowiadając na wniosek:

  1. potwierdzi nadanie NIP,
  2. nie potwierdza nadaniu NIP (oznacza to, że NIP podany w rubryce 23 NIP-5 należy do innego podmiotu niż wymieniony we wniosku),
  3. stwierdzi, że nie może potwierdzić podanego NIP ze względu na podanie niewystarczających danych o podmiocie, którego dotyczy wniosek.

W przypadku, gdy podatnik nie pamięta numeru NIP nie jest możliwe złożenie wniosku o potwierdzenie nadania NIP na formularzu NIP-5.


W przypadku zagubienia decyzji o nadaniu NIP na wniosek podatnika naczelnik urzędu skarbowego wydaje duplikat decyzji o nadaniu NIP. Może to zrobić tylko naczelnik urzędu skarbowego, który wydał pierwotną decyzję o nadaniu NIP ( patrz też Gdzie złożyć wniosek o nadanie NIP


Sukcesja NIP


Zasadą jest, że NIP nadany podatnikowi lub płatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego.


Jak prawie każda reguła, także ta ma wyjątki. NIP nadany podatnikowi lub płatnikowi przechodzi na następcę prawnego np. w przypadku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową. Dotyczy to także przymusowego przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną, ze względu na określony poziom przychodów spółki cywilnej (zob. art. 26 § 4 Kodeksu spółek handlowych).

W przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika, decyzja o nadaniu NIP wygasa z mocy prawa, z wyjątkiem przypadków wymienionych powyżej.


Jednak najczęściej mamy z sytuacją, kiedy NIP jest ściśle przypisany do podatnika. Dlatego w przypadku śmierci podatnika będącego osobą fizyczną, jego spadkobiercy nie mogą się posługiwać NIP zmarłego.

Przepisy przewidują obecnie możliwość skorzystania przez wdowę lub wdowca ze wspólnego rozliczenia, jeżeli ich małżonek zmarł w trakcie roku podatkowego, bądź zmarł wprawdzie po jego zakończeniu, ale przed złożeniem zeznania rocznego, warunki do wspólnego rozliczenia były spełnione. Wprost taką możliwość wprowadza art. 6a updof. Nie oznacza to jednak, że w zeznaniu rocznym ujawnia się NIP zmarłego oraz podpisuje za niego zeznanie podatkowe.


Reguła, iż NIP jest ściśle związany z danym podmiotem wymagała stworzenia systemu obiegu informacji o osobach, które zmarły oraz o podmiotach, których byt prawny ustał. Dlatego organy prowadzące ewidencję ludności są obowiązane – w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu – do przekazania informacji o zgonie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego podatnika.


Natomiast w odniesieniu do innych podmiotów niż osoby fizyczne, to sądy rejestrowe są obowiązane – w terminie 14 dni od dnia wykreślenia podmiotu z rejestru – do przekazania informacji o wykreśleniu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na ostatni adres siedziby podmiotu. Dotyczy to przedsiębiorców, stowarzyszeń, organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.


Jak przechowywane są dane związane z NIP


Uzyskanie NIP wymaga od nas uprzedniego ujawnienia szeregu informacji. Czy zastanawialiśmy się kiedykolwiek, kto i gdzie je przechowuje ?

Dokumentacja związana z nadaniem NIP oraz aktualizowaniem danych zawartych w zgłoszeniach identyfikacyjnych jest gromadzona i przechowywana w urzędach skarbowych. Dokumentacja ta nie podlega przekazaniu do archiwów państwowych.


Została też stworzona Krajowa Ewidencja Podatników. Prowadzi ją Minister Finansów. Krajowa Ewidencja Podatników służy np. gromadzeniu i weryfikacji danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników. Naczelnicy urzędów skarbowych obowiązani są niezwłocznie przekazywać do Krajowej Ewidencji Podatników dane zawarte w dokumentacji związanej z nadaniem NIP oraz aktualizowaniem danych ujawnianych przy tej okazji. Dane te są objęte tajemnicą skarbową.


Podstawa prawna:

Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 – ost. zmiana Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 769);


Anna Welsyng

radca prawny,

doradca podatkowy

kancelaria www.welsyng.pl

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Eksperci Lafarge

Światowy lider w produkcji materiałów budowlanych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »