| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Wszystko o e-fakturach

Wszystko o e-fakturach

Od 4 sierpnia br. podatnicy mogą wystawiać i wysyłać faktury elektroniczne. Muszą jednak spełniać kilka bardzo istotnych warunków. Ponadto, jeżeli podatnicy zdecydują się na wystawianie faktur elektronicznych jeszcze przed 1 stycznia 2006 r., to muszą powiadomić o tym fakcie organ podatkowy. Po nowym roku ten wymóg nie będzie już obowiązywał.

Od kiedy można wystawiać e-faktury
 
Pierwszym warunkiem, jaki musi spełnić podatnik, który chce korzystać z e-faktury, jest akceptacja. Oznacza to, że najpierw trzeba wystąpić o akceptację tej formy do odbiorcy faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Jeżeli nasz kontrahent wyraził zgodę na tę formę dokumentu, można mu zacząć wystawiać i przesyłać faktury drogą elektroniczną. Zgodnie z rozporządzeniem faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej dzień po tym, jak odbiorca faktury dokonał wymaganej akceptacji. Po otrzymaniu zgody kontrahenta trzeba więc dzień odczekać.
Analogicznie postąpimy w przypadku cofnięcia zgody na elektroniczną formę faktury. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury straci prawo do wystawiania i przesyłania mu e-faktur dzień po otrzymaniu wycofania akceptacji. Cofnięcie akceptacji może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.
Bardzo istotne jest to, że akceptacja dotyczy jednego kontrahenta. Oznacza to, że zgodę na wystawienie i wysłanie e-faktury trzeba uzyskać od każdego odbiorcy osobno.
Warto zauważyć, że akceptacja nie może być dorozumiana. Wymagana jest forma pisemna bądź forma elektroniczna (z zachowaniem warunków technicznych przewidzianych dla e-faktur). Należy się spodziewać, że akceptacja będzie jednym z pierwszych dokumentów, jakim zainteresuje się organ podatkowy. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest zadbanie o potwierdzenie daty, w jakiej akceptacja dotarła do wystawcy. Od tego w końcu rozporządzenie uzależnia możliwość wystawienia i wysłania faktury danemu kontrahentowi. Trzeba też zwrócić uwagę, że nowa forma wystawiania i przesyłania faktur w obrocie jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem podatników. Ma ona ułatwić im życie, ale to od wzajemnych stosunków i możliwości technicznych kontrahentów zależy, czy z niej skorzystają. Świadczy o tym najlepiej fakt, że rozporządzenie nie przewiduje sposobu na przymuszenie kontrahenta do odbioru faktury w nowej formie ani też terminu do wyrażenia zgody.
UWAGA
Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.
 
 
Jak zapewnić bezpieczeństwo danych
 
Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania bezpieczeństwa. Sposoby na zagwarantowanie autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści są dwa. Pierwszym z nich jest posługiwanie się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Drugim może być wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. W tym przypadku mamy dodatkowy warunek. Zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Decydując się na e-fakturę musimy być konsekwentni. Taką samą formę muszą mieć zarówno dotyczące ich faktury korygujące jak i duplikaty. Tylko jeśli wystąpią przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie korekty faktury czy duplikatu w formie elektronicznej można od formy elektronicznej odstąpić. Nie oznacza to, że podatnik traci takie prawo, czy może usprawiedliwić się trudnościami technicznymi. W tej sytuacji trzeba duplikat czy korektę e-faktury wystawić w formie papierowej. Koniecznie zamieszczając adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej. Taka sytuacja dotyczy w szczególności przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Anna Malinowska

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »