| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Wszystko o fakturach elektronicznych

Wszystko o fakturach elektronicznych

Faktury elektroniczne są coraz chętniej wykorzystywane przez przedsiębiorców. Możliwość ich wystawiania i przesyłania zagwarantowało obowiązujące od ponad roku rozporządzenie ministra finansów. Żeby jednak z tej możliwości skorzystać, trzeba spełnić odpowiednie warunki. Podstawowym warunkiem skorzystania z tej możliwości jest jednak uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Jak wystawiać e-faktury
 
Szczegółowe zasady wystawiania faktur elektronicznych określa rozporządzenie wykonawcze ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119). Określa ono szczegółowo sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. A także zasady ich przechowywania i udostępniania organom podatkowym.
Zgodnie z jego treścią faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się w tej formie odbiorcy. W pojęciu przesłanie mieści się także udostępnienie faktury. Do przesłania i przechowywania w tej formie stosuje się elektroniczne urządzenia do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Najistotniejszym obowiązkiem przed wprowadzeniem w firmie e-faktur jest powiadomienie o tym kontrahentów. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, tylko pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Można ją uzyskać zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej.
Uzyskanie akceptacji ma istotnie znaczenie dla korzystania z faktur elektronicznych. Zarówno ich wystawianie, jak i przesyłanie możliwe jest najwcześniej następnego dnia po tym jak odbiorca faktury dokonał akceptacji tego sposobu. W praktyce oznacza to, że podatnik musi na tyle wcześniej wysłać informację do kontrahenta o nowym sposobie wystawiania dokumentów, żeby uzyskać jego akceptację przed uruchomieniem procedury. Jeżeli potwierdzenia nie przyjdą na czas, trzeba wstrzymać się z wystawianie e-faktur.
Ściśle określono też moment, kiedy podatnik traci prawo do korzystania z faktur elektronicznych. Zgodnie z rozporządzeniem stanie się tak w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury. Wystawca straci prawo do wystawiania i przesyłania elektronicznych faktur następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Nie oznacza to jednak, że podatnik traci całkowicie prawo do posługiwania się e-fakturą. Z przepisów wynika, że akceptacja odnosi się do każdego z odbiorców osobno. Pociąga to za sobą dwie konsekwencje. Po pierwsze, wystawca faktury będzie więc musiał uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów. Fakt uzyskania pierwszej akceptacji nie załatwia możliwości posługiwania się e-fakturą w stosunku do kolejnych czy wszystkich kontrahentów. Jednak wycofanie jednej lub kilku akceptacji nie wpłynie na możliwość korzystania z e-faktury w stosunku do innych, którzy akceptacji nie cofnęli.
Warunkiem wystawiania, przesyłania i przechowywania e-faktur jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści. Podatnik ma do wyboru dwa sposoby dochowania tych wymogów:
• bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub
• wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Rozporządzenie określa także warunki dotyczące sposobu przechowywania faktur elektronicznych. Co do zasady muszą one być przechowywane na terytorium kraju. I musi być to taki sposób, żeby na każde żądanie organów podatkowych lub kontroli skarbowej był do nich natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną. W szczególności podatnik musi zapewnić organom możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania faktur elektronicznych, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności faktur.
Od powyższej zasady jest odstępstwo. E-faktury mogą być także przechowywane na terytorium państwa członkowskiego, czyli krajów UE innych niż Polska. Wcześniej trzeba jednak pisemnie poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego (w odniesieniu do podatnika tego podatku). Powiadomienie musi zawierać informacje o miejscu przechowywania faktur, zwłaszcza o adresie. W przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który
wystawił lub otrzymał fakturę – również o nazwie tego podmiotu. Również zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur na terenie UE mogą być dokonywane tylko pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej organów podatkowych. Trzeba to zrobić niezwłocznie, czyli nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany. Również w tym przypadku obowiązują wszystkie zasady dostępu dla organów podatkowych.
Obowiązku informowania o zagranicznym miejscu przechowywania faktur nie mają jednak podmioty nie będące podatnikami.
WAŻNE ADRESY
Bezpieczny podpis elektroniczny musi być weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Certyfikaty takie wydają trzy kwalifikowane polskie centra certyfikacji. Są nimi:
Unizeto – Certum, www.certum.pl
PWPW – Sigillum, www.sigillum.pl
KIR – Szafir, www.kir.com.pl
Ważne informacje znajdziesz również na stronie www.mf.gov.pl
WAŻNE TERMINY
Podatnicy mają obowiązek przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Connected Life Magazine

Connected Life Magazine jest pierwszym w Polsce pismem skupiającym uwagę na zagadnieniach z zakresu rosnącego rynku Internetu Rzeczy i szeroko rozumianych usługach connected.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »