| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak rozliczać krajowe podróże służbowe

Jak rozliczać krajowe podróże służbowe

Co jest warunkiem zwolnienia od podatku świadczeń należnych z tytułu podróży służbowej? Kiedy dokonać rozliczenia podróży służbowej?

Wyżywienie w podróży

Świadczeniem przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia osoby podróżującej jest dieta. Wynosi ona obecnie 23 zł za dobę. Ryczałtowa postać diety oznacza, że powinna łącznie wystarczyć na opłacenie wszystkich posiłków w ciągu doby.

Sposób wykorzystania diety jest dowolny i nie podlega weryfikacji, dlatego podmiot zlecający odbycie podróży nie rozlicza żadnych faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie w trakcie trwania podróży służbowej, nawet gdyby były one potwierdzone fakturami i rachunkami z restauracji lub z innych punktów gastronomicznych. Zasada ta dotyczy w równym stopniu pracowników i osób niebędących pracownikami, w tym także podróżujących przedsiębiorców.

W praktyce zdarza się jednak, że osoby podróżujące otrzymują zamiast diet zwrot faktycznie poniesionych wydatków żywieniowych, udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na podmiot, który wydał polecenie wyjazdu. Pojawia się wówczas problem z podatkowym rozliczeniem takiego świadczenia.

Jeśli sytuacja dotyczy pracownika, któremu dieta należy się z mocy prawa (jeżeli nie miał zapewnionego całodziennego bezpłatnego wyżywienia), rozwiązanie jest stosunkowo proste. Udokumentowane wydatki należy zliczyć i otrzymaną wartość porównać z sumą przysługujących diet. Jeżeli faktycznie poniesione koszty wyżywienia są wyższe od diet, nadwyżka wypłacona pracownikowi będzie dla niego przychodem do opodatkowania, jeżeli zaś niższe - pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości diet.

Inaczej rzecz się będzie miała w odniesieniu do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Organ podatkowy może bowiem uznać, że zwrot wydatków faktycznie poniesionych na wyżywienie nie mieści się w zakresie regulacji, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f., a zatem podlega opodatkowaniu w całości.

Z punktu widzenia podmiotu wydającego polecenie podróży, zarówno wypłacone diety (także w wysokości przewyższającej ustalony limit), jak i zwrot osobie podróżującej wydatków żywieniowych będzie stanowić koszt podatkowy (por. postanowienie Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu z 26 kwietnia 2005 r., nr PSUS/PBOI/423/33/P2/05/AG). W ciężar kosztów uzyskania przychodów nie można natomiast odpisać wydatków żywieniowych, faktycznie poniesionych przez podróżującego przedsiębiorcę. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą rozliczyć diety tylko w ramach limitu. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f. Zgodnie z wymienionym przepisem nie uważa się za koszty podatkowe wartości diet osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wydatki na zapewnienie noclegu

Przepisy wspomnianego na wstępie rozporządzenia przewidują dla pracownika odbywającego podróż służbową zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub ryczałt za nocleg, w wysokości 150 proc. diety. Świadczenia te będą więc w całości zwolnione od opodatkowania także u osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W przypadku podróżujących przedsiębiorców ryczałt za nocleg nie wchodzi w grę - do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie wydatki rzeczywiście poniesione i udokumentowane. Nie występuje przy tym ograniczenie co do miejsca noclegu.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Mikołaj Przywara

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »