| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Porady prawne > Ewidencja księgowa zaliczki na podróż służbową

Ewidencja księgowa zaliczki na podróż służbową

Po raz pierwszy wysyłamy pracownika w podróż służbową za granicę. Chcemy mu wypłacić zaliczkę w euro. Czy jest to możliwe? Jak wyglądać będą w związku z tym rozliczenia w podatku dochodowym i jak należy ująć tę operację w księgach rachunkowych?

Warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.). Powyższe rozporządzenie ma również zastosowanie do innych podmiotów niż tylko wymienione, czyli również do Państwa.
Zgodnie z tym rozporządzeniem z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Wysyłając pracownika w podróż służbową za granicę pracodawca ma obowiązek wypłaty pracownikowi zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Zaliczka ta powinna być wypłacana w walucie obcej. Za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od zakończenia podróży (w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej). Do rozliczenia tego pracownik musi załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Zgodnie z przepisami koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów. Ważne jednak jest to, by koszty te miały związek z przychodem. W tym wypadku, by podróż służbowa, w którą wysyłacie Państwo pracownika, miała związek z osiąganiem przychodów przez Państwa.
Wypłacane delegacje będące Państwa kosztem należy ujmować w księgach rachunkowych zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.), tj. na dzień ich poniesienia po średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez NBP. Ustawodawca nie określił jednak wprost w ustawie, co należy uważać za dzień przeprowadzenia operacji związanej z kosztami delegacji. Pozostawił to do uznania każdemu podmiotowi. Dlatego też w zakładowym planie kont powinien znajdować się zapis, jaki dzień będzie dniem przeprowadzenia takiej operacji. Czy będzie to na przykład dzień rozliczenia delegacji czy też dzień wystawienia poszczególnych rachunków.
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Szkolenia 24 h

internetowy serwis szkoleń

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »