| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Porady prawne > W jakiej formie należy przechowywać księgi rachunkowe

W jakiej formie należy przechowywać księgi rachunkowe

Co dokładnie oznacza wymóg wydrukowania ksiąg rachunkowych za 2006 r. lub przeniesienie ich treści na inny komputerowy nośnik danych?

rada


Wymóg wydrukowania ksiąg oznacza nieodwołalne wyłączenie możliwości dokonania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść ksiąg rachunkowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci ich zawartość. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na ich odtworzenie w postaci wydruku. Szczegóły w uzasadnieniu.


uzasadnienie


Przepisy ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 3 pkt 6) stanowią, że rachunkowość jednostki obejmuje między innymi:

gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.


Jednym z elementów tej dokumentacji są księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe (zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości) obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

l dziennik,

l księga główna,

l księgi pomocnicze (prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, np. środki trwałe, rozrachunki z kontrahentami, rozrachunki z pracownikami, rzeczowe składniki aktywów obrotowych),

l zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

l wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).


Wydrukowanie ksiąg rachunkowych za 2006 r. lub przeniesienie ich treści na inny komputerowy nośnik danych będzie zatem dotyczyć wskazanych dokumentów obejmujących okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2006 r.


W przypadku jednostek, dla których rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, wydruk ten powinien nastąpić do 15. dnia po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, a więc najpóźniej do 15 lipca 2007 r.


WAŻNE!

Zbiory te należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.


Przepisy ustawy stanowią, że za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (czyli 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą).


Nośnik taki powinien być trwały i odporny na zagrożenia. Takim nośnikiem może być np. płyta CD (w wersji CD-R, czyli z możliwością jedynie jednokrotnego zapisu) lub DVD-R. Warunku odpowiedniej trwałości i odporności nie spełnia już jednak dyskietka magnetyczna i płyta CD-RW lub DVD-RW (płyta o możliwości wielokrotnego zapisu), ponieważ nośniki te nie zapewniają nieodwracalnego wyłączenia możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.


WAŻNE!

Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości na trwałych nośnikach komputerowych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.


Jeżeli zatem jednostka prowadzi księgi rachunkowe we własnym zakresie, wykorzystując do tego program finansowo-księgowy, na który posiada licencję, może ograniczyć się do archiwizacji danych programu, np. na płycie CD, która w każdej chwili może być odtworzona w programie, umożliwiając zarówno odczyt danych, jak i ich wydruk.


W przypadku gdy jednostka zmienia oprogramowanie finansowo-księgowe i w związku z tym dany program ma zostać usunięty, istnieje możliwość zachowania danych w formie elektronicznej. Wszystkie wymagane dane należy sporządzić wówczas w opcji „do wydruku” lub „drukuj do pliku”. Tak przekształcony zbiór można zapisać w programie MS Excel lub MS Word. Odtworzenie oraz możliwość wydruku takiego zbioru danych nie są wówczas uzależnione od posiadania konkretnego programu księgowego.


Jednak ze względu na możliwe kłopoty z odtworzeniem tak zarchiwizowanych danych bezpieczniejszym rozwiązaniem jest fizyczny wydruk ksiąg rachunkowych.


Podstawa prawna:
- art. 12 ust. 5, art. 13, art. 71-74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540


Anna Kędziora

księgowa, konsultant podatkowy

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Gargas

Księgowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »